Cách để lập kế hoạch cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Sau khi một nhân viên nhận được đánh giá hiệu suất kém, quản lý có thể cho họ một cơ hội để nâng cao kỹ năng của mình thông qua kế hoạch cải thiện hiệu suất làm việc (PIP). 

Một kế hoạch cải thiện hiệu suất cung cấp cho nhân viên những mục tiêu rõ ràng cần đáp ứng để tránh mất việc, giảm cấp bậc hay phải thay đổi vị trí công việc. 

Theo như Christiaan Huynen, Giám đốc điều hành và sáng lập tại DesignBro cho biết: “Mục tiêu của PIP là tìm ra những vấn đề mà nhân viên có thể gặp phải và giúp nhân viên giải quyết chúng”. 

Vậy cách lập kế hoạch cải thiện hiệu suất nhân viên như thế nào và nhân viên cần làm gì để hoàn thành được kế hoạch này, theo dõi ngay bài viết dưới đây của Gitiho bạn nhé!

Kế hoạch cải thiện hiệu suất làm việc là gì?

Kế hoạch cải thiện hiệu suất là một tài liệu liệt kê những điểm yếu của nhân viên và những cách để có thể nâng cao kỹ năng và chuyên môn của mình. 

Ví dụ, một bản kế hoạch có thể trình bày chi tiết các kỹ năng mà nhân viên còn thiếu. Ngoài ra, nó có thể chỉ định cách nhân viên cần phải thay đổi hành vi của mình. Trong cả hai trường hợp, kế hoạch này sẽ nêu ra các bước nhân viên cần thực hiện để cải tiến hiệu suất cần thiết. 

PIP của nhân viên được thực hiện bởi người quản lý và sẽ gửi cho HR. Nó có thời hạn để hoàn thành, thường là 30, 60 hoặc 90 ngày. Nó cũng nêu ra những hậu quả nếu như hiệu suất nhân viên đó tiếp tục giảm. 

Nói cách khác, không có định nghĩa chính xác nào cho “Kế hoạch cải thiện hiệu suất nhân sự là gì?”. Thay vào đó, chỉ cần một PIP đủ linh hoạt để phù hợp với mọi vấn đề của doanh nghiệp. Nó cũng có thể rất dài, tùy thuộc vào số lượng mục tiêu mà quản lý và công ty yêu cầu. 

Xem thêm: 20+ cách tuyệt vời để cải thiện hiệu suất công việc cho nhân viên

Mục đích và lợi ích của kế hoạch cải thiện hiệu suất

Tại sao người sử dụng lao động sử dụng PIP để giải quyết việc nhân viên có hiệu suất kém thay vì việc sa thải nhân viên? Dưới đây chính là những lý do.   

1. Văn hóa công ty tốt hơn

Sử dụng để thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Một là phải đáp ứng được những kỳ vọng của quản lý hoặc đối mặt với những biện pháp kỷ luật.  

Điều này góp phần tạo nên văn hóa làm việc tích cực. Những nhân viên làm việc chăm chỉ họ sẽ cảm thấy được đánh giá cao vì họ biết rằng ai cũng phải nỗ lực hết mình.

Những nhân viên đang gặp khó khăn hiểu được rằng quản lý sẽ hỗ trợ họ nếu họ bị tụt lại phía sau, bằng cách cung cấp cho họ những mục tiêu có thể thực hiện được. Nhân viên sẽ hiểu rõ hơn những gì mà quản lý mong đợi ở họ.

Hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng PIP không chỉ đối với những nhân viên có vấn đề. Kế hoạch cải tiến hiệu suất cũng phù hợp với những nhân sự muốn thăng tiến trong Công ty (nhưng không biết phải làm như thế nào) cũng như đối với những nhân viên muốn chuyển sang một vị trí khác (luân chuyển công việc). 

Nói cách khác, PIP giúp cho người lao động cảm thấy được tôn trọng trong công ty, vì người quản lý luôn hỗ trợ để họ đạt được mục tiêu nghề nghiệp lâu dài. Đồng thời, việc thực hiện kế hoạch cải thiện hiệu suất cho phép các công ty tăng cường động lực và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.

2. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Mọi nhà tuyển dụng đều muốn giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên vì nó tiết kiệm thời gian và tiền bạc. 

Công ty sẽ giúp nhân viên nâng cao hiệu suất của họ và giúp loại bỏ các chi phí liên quan đến việc sa thải nhân viên và tìm kiếm ứng viên cho các vị trí. 

Nó cũng hạn chế việc tổ chức các cuộc phỏng vấn và lên lịch đào tạo cho nhân viên mới. Mặc dù nhân viên nhận PIP có thể cần đào tạo lại nhưng sẽ không nhiều so với một nhân viên mới. 

3. Đánh giá hiệu quả hơn

Thường thì những đánh giá không gây ra hậu quả. Tuy nhiên lại có một số người có phản ứng tiêu cực với những lời đánh giá, ngay cả khi đó là một phản hồi mang tính xây dựng. 

Điều tồi tệ hơn nữa là hầu hết mọi người tin rằng những phản hồi là không chính xác. Từ đó, nhân viên thường bỏ qua những đánh giá và họ lại tiếp tục công việc như trước đây mà không có sự thay đổi. 

Ngược lại, PIP sẽ cung cấp cho nhân viên những ý tưởng rõ ràng về điểm yếu của họ và những gì họ cần phải thay đổi. 

Khi đặt đúng câu hỏi “tại sao”, PIP thậm chí có thể khuyến khích nhân viên cố gắng hơn nữa. 

Theo một nghiên cứu cho biết, 65% nhân viên nói rằng họ thực sự muốn có nhiều phản hồi trong công việc, miễn nó là hành động và mang tính xây dựng. 

Gần ¼ nhân viên đã cân nhắc rời bỏ công việc của họ vì người quản lý cung cấp phản hồi không đầy đủ, đó cũng là lý do tại sao việc triển khai kế hoạch cải thiện hiệu suất nhân sự dựa trên mục tiêu lại quan trọng. 

Xem thêm: Đánh giá nhân viên - 3 nguyên tắc và 5 tiêu chí

Ví dụ về kế hoạch cải thiện hiệu suất

Sau cuộc trò chuyện ban đầu với nhân viên của bạn, người quản lý nên soạn thảo một PIP và gửi cho bộ phận nhân sự để xem xét. 

Dưới đây là một vài ví dụ về trường hợp cần có kế hoạch cải thiện hiệu suất: 

1. Ví dụ để cải thiện dịch vụ khách hàng

Kế hoạch cải thiện hiệu suất này rất cần thiết trong trường hợp khách hàng phàn nàn về thái độ hoặc sự hỗ trợ mà họ nhận được từ một nhân viên không nhiệt tình, không đáp ứng được nhu cầu của họ. 

Mục tiêu: Cải thiện sự tương tác với khách hàng. 

Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu, bạn phải tăng cường việc giữ chân khách hàng hoặc sự tương tác với khách hàng.

Hoạt động: Để đạt được mục tiêu trên, nhân viên có thể hợp tác chặt chẽ với khách hàng để giải quyết các vấn đề hoặc tham gia các buổi đào tạo về dịch vụ khách hàng. 

Số liệu: Các số liệu thích hợp nhất có thể là tỷ lệ rời bỏ khách hàng hoặc điểm hài lòng của khách hàng. 

2. Ví dụ để cải thiện chất lượng công việc 

Trong một số tình huống khác, một nhân viên có thể có hoặc không có liên hệ với khách hàng nhưng anh ta vẫn có thể làm việc kém chất lượng.

Mục tiêu: Nâng cao chất lượng công việc.

Mục tiêu cụ thể: Đáp ứng thời hạn hoặc tạo ra công việc không có sai sót. 

Hành động: Nhân viên không được bỏ lỡ thời hạn nào trong khung thời gian đã đặt ra trong PIP. Thứ hai là yêu cầu sự hợp tác với một thành viên có chuyên môn cao trong nhóm để kiểm tra lỗi và đánh giá xem chất lượng có được chấp nhận không. 

Số liệu: Số lần trễ hạn và chất lượng công việc. 

3. Ví dụ về năng suất

Ví dụ về việc lập kế hoạch cải thiện hiệu suất trong trường hợp này phù hợp nhất với người ở vị trí quản lý cấp trung. 

Giả sử nhân viên chịu trách nhiệm phát triển một chương trình bằng cách tăng số lượng người đăng ký. Sau vài tháng sẽ có sự thay đổi đáng kể. 

Mục tiêu: Phát triển chương trình theo số lượng người đăng ký. 

Mục tiêu cụ thể: Tăng số lượng khách hàng đăng ký chương trình và giảm số lượng người hủy đăng ký.

Hành động: Cải thiện chiến dịch quảng cáo tốt hơn hoặc tạo ra nhiều lợi ích tốt hơn cũng như thực hiện chiến lược duy trì. 

Số liệu: Số người đăng ký và hủy đăng ký. 

4. Ví dụ về hành vi thiếu chuyên nghiệp

PIP có thể cần thiết cho nhiều tình huống khác nhau, từ việc xử lý không công bằng với nhân viên cấp dưới đến việc đi muộn liên tục và nghỉ không lý do. 

Mục tiêu: Chấm dứt hoàn toàn hành vi.

Mục tiêu cụ thể: Nhân viên đến đúng giờ, tham dự tất cả các cuộc họp bắt buộc và thân thiện với mọi người xung quanh. 

Hành động: Chỉ vắng mặt trong công việc khi có sự cho phép của quản lý đối với lý do sức khỏe hoặc cá nhân. Cùng với đó là tham gia buổi đào tạo về hành vi phù hợp trong môi trường làm việc. 

Số liệu: Một số hành vi có thể dễ dàng đo lường được dễ dàng (ví dụ như nhân viên có đến làm việc không quá 5 phút mỗi ngày không?). Tuy nhiên, một số tình huống lại mang tính chủ quan hơn. Ví dụ bạn có thể sẽ cần phải nói chuyện với nhân viên - người đang gặp khó khăn khi làm việc với những đồng nghiệp có hành vi không tốt tại nơi làm việc.  

Làm thế nào để xây dựng kế hoạch cải thiện hiệu suất nhân sự?

Bây giờ thì bạn đã biết PIP của mình cần bao gồm những gì và bạn đã xem qua một số ví dụ. Những bước sau đó là bạn cần tập hợp mọi thứ và bắt đầu viết một PIP cho nhân viên qua vấn đề cụ thể. 

Dưới đây là từng bước chi tiết về cách viết kế hoạch cải thiện hiệu suất. 

Bước 1: Xác định hiệu suất có thể chấp nhận được

Nêu rõ những hiệu suất có thể chấp nhận được và so sánh điều này với những gì bạn đang thấy từ chính nhân viên của mình. Hãy nêu cụ thể những điều thiếu sót của nhân viên, bao gồm những ví dụ về hành vi và hiệu suất. 

Tip: Tương tác tích cực giữa các bên liên quan như quản lý, hr và nhân viên

Thay vì đưa cho nhân viên PIP một cách bất ngờ, hãy có một cuộc họp trước đó để thảo luận về các vấn đề hiệu suất. 

Tất cả các bên (người quản lý, hr và nhân viên) đều nên có cơ hội đóng góp thông tin. Như vậy nhân viên sẽ có tinh thần tham gia và cam kết đạt được các mục tiêu. 

Bước 2: Tạo ra các mục tiêu có thể đo lường được

Sử dụng mục tiêu SMART để xác định các mục tiêu mà nhân viên cần đáp ứng được. Sau đó xác định cách bạn sẽ đo lường. 

Tip: Xác định lý do cho các vấn đề về hiệu suất. 

Bạn cần phải đảm bảo rằng PIP hợp lý và mang lại tác động tích cực. Điều này đòi hỏi quản lý phải điều tra và hiểu rõ nguyên nhân gây ra hiệu suất kém cũng như đánh giá các yếu tố liên quan.  

Có nhiều lý do gây ra hiệu suất kém, ví dụ như nhân viên cảm thấy áp lực từ công việc hoặc họ đang gặp những vấn đề cá nhân mà bạn chưa biết. Ngoài ra, cũng có thể là do nhân viên không có dự định ở lại công ty lâu dài.  

Bước 3: Xác định nguồn hỗ trợ mà nhân viên sẽ nhận được

Liệt kê các phương pháp sẽ giúp nhân viên đạt được mục tiêu PIP. Điều này có thể bao gồm việc đào tạo, huấn luyện hoặc sử dụng các nguồn lực bổ sung. 

Tip: Nghĩ về cách bạn có thể giúp đỡ nhân viên một cách tốt nhất. 

Xem thêm: 9 xu hướng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 2023 và tương lai

Bạn có thể cung cấp cho nhân viên của mình các khóa học trực tuyến về kỹ năng hoặc chuyên môn mà nhân viên còn thiếu để nhân viên tự học và trau dồi kiến thức. Tham khảo ngay 500+ khóa học trên nền tảng trực tuyến Gitiho với đa dạng các khóa học như tin học văn phòng (word, excel, powerpoint), học marketing, học tiếng anh, học kỹ năng giao tiếp, học kỹ năng xử lý tình huống… đang được rất nhiều doanh nghiệp đăng ký cho nhân viên của mình. 

Xem thêm: 10 Lợi ích của việc học online - chìa khóa để thành công

Bước 4: Tổ chức những buổi đánh giá

Xác định thời gian gặp gỡ nhân viên để đưa ra những phản hồi về hiệu suất. Vì vậy hãy lên lịch trước cho những buổi trao đổi này. 

Tip: Đừng đợi đến hạn chót. 

Sẽ không hiệu quả nếu bạn tạo một PIP và sau đó đợi đến hạn chót mới đi kiểm tra tiến độ của nhân viên. 

Việc trao đổi thường xuyên với nhân viên sẽ giúp bạn hiểu rõ về những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải. Đồng thời, cũng giúp bạn xác định được nhân viên của mình có đang đi đúng hướng hay không hoặc có cần thực hiện thêm các biện pháp hỗ trợ nào khác không. 

Bước 5: Nêu rõ hậu quả của việc không có sự cải thiện

Nêu rõ những ảnh hưởng nếu như nhân viên của bạn không đạt được mục tiêu trong kế hoạch cải thiện hiệu suất. 

Tip: Tập trung vào việc cải thiện thay vì trừng phạt. 

Điều quan trọng là nhân viên của bạn không coi PIP là dấu hiệu cho thấy rằng họ sắp bị cho thôi việc. 

Hãy nhớ nói về điểm mạnh của nhân viên và nói rõ ràng mong muốn của bạn là muốn họ tiến bộ hơn. Đặt mục tiêu mà nhân viên cảm thấy họ có thể tự tin đạt được và điều đó mang đến nhiều giá trị cho mọi người. 

Đến bước này, bạn đã biết được lý do tại sao bạn muốn sử dụng PIP, cách tạo PIP cho những tình huống trên. Tuy nhiên, vẫn còn một yếu tố quan trọng đó là nhân viên của bạn cần biết cách phản ứng và vượt qua PIP như thế nào.

Làm thế nào để một kế hoạch cải thiện hiệu suất đáp ứng yêu cầu?

Về phía nhân viên, bạn cần biết cách để vượt qua kế hoạch cải thiện hiệu suất và đạt được những kết quả tích cực từ trải nghiệm đó. 

Cách phản hồi kế hoạch cải thiện hiệu suất

Quản lý của bạn nên đặt ra các mục tiêu về nâng cao hiệu suất hợp lý và có thể đạt được. 

Dựa trên những mục tiêu mà quản lý đưa ra, bạn có thể xem xét có khả thi hay không?

Nếu bạn không muốn gắn bó với công ty, bạn có thể tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng cho mọi người bằng cách tìm kiếm một công việc mới phù hợp hơn. 

Nếu bạn vẫn muốn gắn bó và cống hiến, hãy cố gắng nhìn nhận PIP một cách tích cực. Hãy coi đó như một phản hồi hữu ích để giúp bạn học hỏi và phát triển cả trong công ty và toàn bộ sự nghiệp của bạn. 

Cách để vượt qua kế hoạch cải thiện hiệu suất 

Bước tiếp theo là bạn nên duy trì PIP của bạn và trở thành một nhân viên giỏi hơn. 

1. Ưu tiên công việc của bạn

• Tránh thức khuya để làm việc 
• Hãy tham gia các sự kiện liên quan đến công việc 
• Tận dụng thời gian làm việc tại công ty để tập trung vào các hoạt động liên quan đến công việc 

2. Tìm kiếm sự giúp đỡ khi bạn cần

Quản lý đưa ra PIP cho thấy rằng họ tin rằng bạn có thể thay đổi để trở nên tốt hơn. Vì vậy, hãy trò chuyện với quản lý và bộ phận nhân sự nếu bạn không hiểu rõ bất cứ điều gì. 

3. Luôn tích cực

Đi làm mỗi ngày với một thái độ vui vẻ, tích cực. Đừng để những thử thách làm bạn nản lòng. 

Một PIP là một chiến lược tuyệt vời để giữ lại nhân viên có hiệu suất làm việc kém trong một khoảng thời gian nhất định nhưng họ vẫn có tiềm năng để trở thành nhân viên triển vọng trong tổ chức. 

Dù bạn đang ở vai trò là người sử dụng lao động hay người đi làm, bạn không nên coi PIP là một bước trước khi sa thải nhân viên. Thay vào đó, PIP chính là một công cụ hữu ích để giúp nhân viên đang gặp khó khăn trở thành tài sản quý giá của công ty.

Dù nhiều người nghĩ rằng PIP là một tín hiệu xấu, nhưng nếu được lên kế hoạch triển khai đúng cách, kế hoạch cải thiện hiệu suất làm việc sẽ giúp nhân viên thay đổi để trở nên tốt hơn.