Quản lý nhân sự là gì? 5 bước quản lý nguồn nhân lực hiệu quả cho doanh nghiệp thời 4.0

Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp người lao động có niềm tin vào doanh nghiệp, sẵn sàng cống hiến Nhờ vậy công ty phát triển mạnh toàn diện, nâng cao năng suất lao động. 

Vậy quản lý nhân sự là làm gì? Làm thế nào để tối ưu? Hãy cùng Gitiho giải đáp ngay bài viết sau. Gitiho tin chắc rằng qua đây bạn sẽ biết nhiệm vụ cụ thể của mình và bắt đầu từ đâu thuận lợi nhất. 

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự hay HRM (Human Resource Management) là hoạt động khai thác, sử dụng nguồn nhân lực của công ty một cách hiệu quả. Đây là cầu nối thu hút, giữ chân người tài hội tụ đầy đủ tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất. Bộ phận này sẽ sắp xếp, bố trí công việc phù hợp cho từng nhân viên để họ phát huy tối đa tiềm năng vốn có. 

Trong doanh nghiệp, HRM đảm bảo về số lượng, chất lượng nguồn nhân lực. Dựa trên kế hoạch phát triển, mục tiêu công ty từng giai đoạn, quản lý nhân sự sẽ tổ chức tuyển dụng, giám sát, đào tạo, đánh giá người lao động. 

Xem thêm: 6 kỹ năng trở thành người quản lý nhân sự thành công

Dựa vào kỹ năng khéo léo, nhà quản trị sẽ xây dựng đội ngũ nhân viên tận tâm, có kỹ năng, đoàn kết, sẵn sàng cống hiến. Từ đó, họ có thể bố trí nhân sự trong doanh nghiệp để vận hành hiệu quả, tăng năng suất, nâng cao khả năng cạnh tranh và thúc đẩy doanh thu. 

6 nhiệm vụ chính của người làm quản lý nhân sự

Theo Matsushita Konosuke: “Tài sản quý nhất của tổ chức chính là con người”. Hoạt động quản lý nhân sự diễn ra trong doanh nghiệp là cách để thu hút, giữ chân người lao động gắn bó. Dưới đây là những nhiệm vụ chính của người làm công việc HRM. 

Tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự là chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự. Người làm HRM sẽ lên kế hoạch tuyển nhân viên mới dựa trên yêu cầu công việc thực tế tại công ty. Với chiến lược bài bản, họ quyết định các kênh đăng tuyển nhằm thu hút ứng viên phù hợp. 

Đứng trước thị trường lao động đầy rẫy cạnh tranh làm thế nào để thu hút được nhân tài như một bài toán khó trong quản lý nhân sự. Như Bill Gates từng nói: “Một công ty muốn phát triển nhanh thì phải giỏi trong việc tìm ra nhân tài, nhất là những nhân tài thông minh”. 

Vậy nên chiến lược tuyển dụng phải xây dựng bài bản, chi tiết. Trong đó, HRM nên thể hiện rõ những lợi thế của công ty mình so với đối thủ cạnh tranh. Bằng cách này bạn dễ dàng chinh phục được ứng viên tiềm năng. Những hồ sơ được nhận cần đáp ứng được yêu cầu từ doanh nghiệp về năng lực, kỹ năng, phẩm chất. 

Quản lý hiệu suất làm việc

Nhiệm vụ tiếp theo của quản lý nhân sự là gì? Đó chính là đánh giá, quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Thông thường từng nhân viên sẽ được phân nhiệm vụ cụ thể. Dựa trên quá trình giám sát, HRM có thể nắm bắt được quy trình làm việc của họ. Như vậy bạn sẽ giúp mọi người hoàn thành công việc tốt hơn nhờ cung cấp công cụ hỗ trợ, kết nối phòng ban. 

Các doanh nghiệp thường áp dụng quy trình quản lý hiệu suất theo chu kỳ. Trong đó bao gồm: Lập kế hoạch, giám sát, đánh giá, khen thưởng. Thông qua đây ban lãnh đạo có thể phân loại nhân sự theo hiệu suất làm việc. 

Những chỉ số đo lường như KPI, OKR thể hiện rõ nét năng lực hoàn thành nhiệm vụ của từng người. Đối với hoạt động nhóm, hiệu quả tạo thành từ công sức của cả bộ phận và người đứng đầu đóng vai trò trực tiếp. Dựa vào đó, doanh nghiệp dễ dàng đào thảo nhân sự yếu kém, không đáp ứng nhu cầu công việc. 

Đào tạo nhân lực

Như henry Kissinger từng chia sẻ: “Một viên kim cương chỉ đơn thuần là một cục than chịu được áp lực tốt”. Muốn nhân viên của mình trở thành những viên kim cương đắt giá không thể bỏ qua hoạt động đào tạo, nâng cao năng lực, kỹ năng. 

Nhiệm vụ này được bộ phận quản lý nhân sự nói chung, ban lãnh đạo nói riêng vô cùng quan tâm. Đây cũng là nhiệm vụ hàng đầu của người làm HRM. 

Thông qua các khóa đào tạo chuyên môn, kỹ năng, đội ngũ nhân viên có thể nâng cao năng lực, trình độ. Điều đó giúp họ cải thiện hiệu suất làm việc. Hoạt động này cũng là yếu tố thu hút ứng viên tiềm năng, giữ chân nhân tài làm việc lâu dài cho công ty. 

Xem thêm: Vì sao cần đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cần được lên kế hoạch, triển khai chi tiết. Nhà quản lý sẽ đưa ra chiến lược cụ thể, xác định rõ ngân sách, thời gian, số lượng, đối tượng tham gia.  

Xây dựng kế hoạch dự phòng cho nguồn nhân lực

Trưởng phòng nhân sự trong doanh nghiệp đảm nhận vai trò lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực. Phương án này nhằm xử lý bổ sung trường hợp nhân viên nghỉ việc đột ngột. Đặc biệt các vị trí cốt cán như quản lý, ban lãnh đạo cần chuẩn bị sẵn người thay thế để đảm bảo hoạt động quản trị không bị gián đoạn. 

Đương nhiên nguồn ứng viên dự phòng phải chất lượng, đáp ứng tốt cả về năng lực chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất. Như vậy họ mới có thể bù lấp các vị trí cấp cao trong doanh nghiệp. 

Phân bổ quyền lợi, phúc lợi cho nhân sự

Elbert Hubbard từng nói rằng: “Một cái máy có thể làm việc của năm mươi người bình thường. Nhưng không máy móc nào có thể thay thế một người phi thường”. Vì thế muốn giữ chân nhân tài doanh nghiệp cần đưa ra chính sách phúc lợi, chế độ hấp dẫn cho nhân sự. 

Đây cũng là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận HRM. Lương thưởng chính là chìa khóa giữ chân, tạo động lực cống hiến, trung thành cho nhân viên. Kết hợp với việc quản lý hiệu suất làm việc, trưởng bộ phận nhân sự phải thực hiện đề xuất khen thưởng xứng đáng cho người lao động. Như vậy họ mới thấy công sức bỏ ra được trân trọng. 

Giống như câu nói của Thomas J. Watson Jr: “Luôn đặt con người ở vị trí số 1, tôn trọng nhân viên là chìa khóa thành công của nhà quản lý”. Không một nhân viên nào nỡ “phụ” nơi làm việc đề cao nhân viên, ghi nhận một cách công bằng, khách quan. 

Xem thêm: Chế độ phúc lợi giúp nhân viên cống hiến hết mình

Đánh giá, quản lý thông tin nguồn nhân lực

HRM còn đảm nhận nhiệm vụ quản lý, lưu trữ thông tin nhân lực. Thông qua các công cụ, giải pháp quản lý thông minh, họ sẽ nắm bắt đầy đủ thông tin về nhân sự. Nhờ vậy nhà quản lý biết được điểm mạnh – yếu từng người, từ đó đưa ra phương án tiếp cận, khai thác phù hợp. 

Dựa trên những dữ liệu hồ sơ, bộ phận nhân sự cũng dễ dàng lọc thông tin ứng viên chờ khi có nhu cầu về lao động. Vì thế, doanh nghiệp tối ưu được chi phí cho kế hoạch tuyển dụng mới. 

Quy trình 5 bước quản lý nhân sự hiệu quả

Tìm hiểu chuyên sâu về quản lý nhân sự là gì bạn sẽ biết để đạt hiệu quả không hề dễ dàng. Bài toán này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nắm chắc các bước của quy trình quản lý nhân sự để phù hợp từng bước đi chiến lược của doanh nghiệp. 

Bạn có thể tham khảo 5 bước cơ bản trong trong quản lý nhân sự dưới đây:

Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý

Hệ thống quản lý nhân sự cần cập nhật đầy đủ dữ liệu về người lao động để cần lúc nào có ngay lúc ấy. Thông tin này được triển khai như sau:

• Tạo bảng theo dõi theo phòng ban, gồm: Họ tên, năm sinh, quê quán… các thông tin cá nhân của nhân sự. 
• Lập file hồ sơ theo dõi tuyển dụng để lưu trữ, cho vào danh sách chờ để tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu các vị trí sau này. 
• Xây dựng bảng kết quả đánh giá khả năng thực hiện công việc để có căn cứ triển khai chiến lược nhân sự phù hợp như: Đào tạo, cơ cấu, tuyển mới. 
• Thiết lập bảng theo dõi lương nhằm nắm bắt mức lương thưởng nhân viên đang được hưởng, điều chuyển mức lương theo từng vị trí. 

Bước lưu trữ thông tin vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự. Thông qua đây nhà quản lý có thể nắm được tình trạng nhân viên của mình. Đồng thời, HRM cũng như lãnh đạo phải đảm bảo quyền lợi mỗi người lao động xứng đáng nhận khi làm việc. 

Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng, quản lý nhân sự

Nhiều người hiểu rõ quản lý nhân sự là gì nhưng khi tiến hành triển khai lại không hiệu quả. Muốn tối ưu bạn cần xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên biệt. Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc trưng riêng vào mô hình, quy mô, ngành nghề. Một số chiến lược bạn nên quan tâm gồm: 

Quản lý, điều phối nhân sự gắn liền với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

• Tuyển dụng, phỏng vấn nhân sự. 
• Đào tạo, điều chuyển nhân sự các phòng ban. 
• Xây dựng chính sách lương thưởng, đãi ngộ. 
• Ban hành nội quy, quy định, văn hóa doanh nghiệp. 

Quá trình tuyển dụng nhân sự cần được quan tâm đúng mực, cân nhắc kỹ càng đảm bảo chọn ra những ứng viên xuất sắc phù hợp nhất. Bởi đây là lực lượng nòng cốt giúp doanh nghiệp tăng trưởng, cạnh tranh trên thị trường. 

Bước 3: Xây dựng mô tả công việc cụ thể, phân công phù hợp từng nhân sự

Dựa trên quy trình làm việc chi tiết, nhân viên sẽ định hướng nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác. Để đảm bảo thực hiện đầy đủ công việc cần làm, nhân viên cần làm theo nhóm hoặc phòng ban. 

Mô tả công việc từng vị trí càng cụ thể càng thế áp dụng

Mô tả rõ ràng còn giúp người quản lý theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất dễ dàng và chính xác. HRM cần nắm rõ năng lực từng cá nhân để bố trí công việc phù hợp, phát huy tối đa năng lực cá nhân. 

Bước 4: Đặt mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá thành tích

Mục tiêu đóng vai trò là động lực thúc đẩy của mọi tổ chức. Dựa vào đó các thành viên tham gia có quyết tâm hơn trong công việc. Doanh nghiệp càng đề ra mục tiêu cụ thể, khả năng thành công sẽ cao hơn. Giống như Brian Tracy từng nói: “Mục tiêu cho phép bạn điều khiển hướng đi của sự thay đổi theo chiều có lợi cho mình”. 

Với mỗi nhân sự đều phải có chỉ tiêu đánh giá cụ thể

Ngoài ra, bộ phận quản lý nhân sự cũng cần đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất công việc theo từng giai đoạn. Nhờ vậy nhà quản lý sẽ biết được tiến độ đến đâu, khả năng hoàn thành như thế nào. 

Bước 5: Đánh giá 

Bất cứ quy trình quản trị nào trong doanh nghiệp, kể cả quản lý nhân sự cũng phải có bước đánh giá. Đó có thể thông quan quan sát, theo dõi hoặc chỉ số định lượng KPI, OKR. Dựa vào đây chúng ta có thể đưa ra quyết định thưởng – phạt phù hợp. 

Nếu xuất hiện vấn đề khó khăn bạn dễ dàng đề xuất phương án xử lý, khắc phục kịp thời. Nhờ vậy hạn chế tối đa sai sót, rủi ro cho doanh nghiệp. 

Qua chia sẻ trên đây Gitiho hy vọng bạn đã hiểu quản lý nhân sự là gì? Làm sao để triển khai hiệu quả. Nếu muốn tìm hiểu thêm các thông tin liên quan tới quản trị bạn đừng quên theo dõi chúng tôi.