Hướng dẫn Excel cơ bản về Cách sử dụng Data Validation - Phần 1

Ở bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn cho bạn về Data validation. Vậy Data validation là gì? Bạn có thể hiểu việc sử dụng Data validation giúp bạn kiểm soát được sự chính xác và chất lượng của dữ kiện đầu vào của bảng biểu. Nó giúp bạn có sự thống nhất trong cách viết nhằm loại bỏ sự thiếu sót dữ liệu hay gặp Error khi khâu tính toán.

Cách sử dụng Data Validation cơ bản

Vậy chúng ta hãy xem ví dụ để hiểu cách sử dụng Data validation nhé. Bạn hãy thử tưởng tượng rằng bạn làm trong một tổ chức tạo ứng dụng với 3 bộ phận khác nhau gồm: nhánh tạo ứng dụng Game, ứng dụng Productivity và ứng dụng Utility. Trưởng phòng yêu cầu bạn phải lập bản báo cáo nhằm thu nhập những dữ kiện từ 3 bộ phận đó.

Hình ở trên đây là form bạn tạo ra để thu nhập thông tin. Trong Cột Division (Cột chi nhánh), bạn cần những người cung cấp thông tin cho bạn phải nhập đúng bộ phận họ làm việc. Tuy nhiên bạn không thể chắc chắn rằng họ thống nhất những dữ kiện họ nhập, có thể họ chỉ nhập game hay họ nhập ứng dụng game. Vì vậy bạn cần phải sử dụng Data Validation. Vậy chúng ta làm cách nào?

Như bạn thấy ở trên, vào thanh menu, chọn mục Data, và trong mục Data tools, có kí hiệu như trên là Data Validation.

Và bạn được dẫn vào mục này, như bạn thấy ở trong mục settings, Excel cho bạn một danh sách drop-down để bạn giới hạn những dữ kiện được nhập vào, nhưng trong trường hợp này, do chúng ta muốn các dữ kiện được thống nhất nên chúng ta sử dụng list.

Bạn cũng có thể giới hạn dữ kiện theo tùy trường hợp, như nếu bạn muốn giới hạn số bạn chọn whole number, với ngày bạn có thể sử dụng time, hoặc trong trường hợp bạn không muốn giới hạn bạn có thể chọn any value hoặc custom nếu bạn muốn giới hạn lại theo cách của bạn.

Sau khi chọn dữ kiện bạn muốn giới hạn rồi, bạn muốn một source (nguồn dữ kiện) để bạn có thể kiểm soát dữ kiện đầu vào. Trong mục này bạn có thể tham chiếu cell hoặc bạn có thể nhập vào những dữ kiện bạn muốn.

Như trong trường hợp này, chúng ta chỉ có 3 bộ phận tạo ứng dụng là Game, Productivity và Utility nên tôi nhập vào như vậy để bảo đảm sự nhất quán.

Và đây là kết quả của bạn:

Như vậy, bạn đã biết cách sử dụng căn bản của Data Validation rồi. Ngoài ra, bạn có thể truy cập ngay Gitiho.com để tìm hiểu thêm các khóa học hấp dẫn về tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point. Có rất nhiều ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn.