Hệ thống KPI - Trưởng phòng Nhân sự

Một nhà quản lý sẽ có 2 chức năng cơ bản là giám sát các chức năng của bộ phận và quản lý nhân viên - Trưởng phòng Nhân sự càng không thể thiếu 2 chức năng này. Đó chính là lý do tại sao các nhà tuyển dụng phải thông thạo các kiến thức chuyên ngành như quản lý lương, thưởng và phúc lợi, đào tạo và phát triển, quản hệ giữa nhân viên, tìm kiếm và tuyển dụng.

Năng lực cốt lõi của những người làm nhân sự bao gồm kỹ năng giao tiếp và khả năng ra quyết định dựa trên kỹ năng phân tích, đánh giá.

Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm chiến lược với tất cả các lĩnh vực liên quan đến nhân sự. Một nhà quản lý nhân sự có chuyên môn sẽ là người vừa có kiến thức kinh doanh và kiến thức quản lý. Trong một tổ chức lớn, HR Manager sẽ là người báo cáo kết quả công việc cho Giám đốc nhân sự hoặc giám đốc nhân sự cấp cao.

Trong công ty nhỏ, HR Manager sẽ thực hiện tất cả các chức năng của bộ phận hoặc làm việc với trợ lý nhân sự hoặc người phụ trách chung xử lý các vấn đề hành chính. Bất kể quy mô phòng ban hay công ty, người quản lý nguồn nhân lực cần có các kỹ năng để thực hiện mọi chức năng nhân sự, nếu cần.

Bài viết này, Gitiho giới thiệu đến các bạn hệ thống KPI của Trưởng phòng Nhân sự theo chức năng nhiệm vụ của bộ phận nhân sự. Cụ thể:

Nhóm mục tiêu	Mục tiêu	Tiêu chí đánh giá / thước đo	Điểm chuẩn	Mô tả mục tiêu	Chi tiêu	Chi tiêu tối thiểu
QUY TRÌNH/NGHIỆP VỤ	TUYỂN DỤNG - ĐÀO TẠO HỘI NHẬP	Tuyển đủ số lượng theo chỉ tiêu yêu cầu/tháng	5	Đáp ứng được đúng số lượng theo số phiế YCTD (1 vị trí = 1 YCTD)	Min: theo thực tế; Max: 40 Nhân viên/tháng (với NV khối Siêu thị) Thời gian: Ngày cuối của tháng
		Số lượng nhân sự tuyển được/Tổng nhu cầu cần tuyển/tháng	5	Tuyển được người trong vòng 1 tháng kể từ khi tiếp nhận YCTD. 'Nhân viên thuộc Siêu thị, TT: 30 ngày Nhân viên khối văn phòng: 45 ngày Chuyên viên: 60 ngày	Đáp ứng đúng thời gian (Thời gian: Tinh vào ngày cuối của tháng) Thời gian quá 15 ngày chậm = 1 vị trí chậm
		Điều phối, tổ chức thực hiện chương trình đào tạo nhân viên mới	5
	THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ	Hoàn thiện thủ tục tiếp nhận nhân viên mới.	3	Thông tin của toàn bộ NV mới được cập nhật đầy đủ, chính xác lên Data 02 ngày sau ngày nhân viên đến hoàn thiện hồ sơ.	-100% trường hợp hồ sơ đúng quy định - Đảm bảo thời gian 02 ngày	-100% trường hợp hồ sơ đúng quy định - Đảm bảo thời gian 02 ngày
		Soạn thảo, ra các QĐ nhân sự theo đề xuất được duyệt	2	QĐ soạn thảo đầy đủ, kịp thời, thông tin chính xác, đúng thể thức trình bày trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận phiếu yêu cầu/email xác nhận	Đảm bảo 100% có quyết đinh, thời gian 3 ngày. 3 ngày chậm = 1 trường hợp chậm	Đảm bảo 100% có quyết đinh, thời gian 3 ngày. 3 ngày chậm = 1 trường hợp chậm
		Theo dõi, thực hiện ký kết HĐLĐ	3	CBNV được ký kết HĐLĐ đầy đủ, đúng hạn	100% TH đủ điều kiện được ký HĐLĐ trong vòng 1 tuần kể từ ngày hết hạn HĐ. NV quá 1 tuần = 1 trường hợp chậm	100% TH đủ điều kiện được ký HĐLĐ trong vòng 1 tuần kể từ ngày hết hạn HĐ. NV quá 1 tuần = 1 trường hợp chậm
		Giải quyết thủ tục nghỉ việc cho CBNV	2	Có QĐ nghỉ việc trong vòng 3 ngày kể từ ngày nghỉ được duyệt trên đơn Thanh lý HĐLĐ trong vòng 3 ngày kể từ ngày hồ sơ đủ điều kiện thanh lý	Đảm bảo 100% có quyết đinh, thời gian 3 ngày. 3 ngày chậm = 1 trường hợp chậm	Đảm bảo 100% có quyết đinh, thời gian 3 ngày. 3 ngày chậm = 1 trường hợp chậm
	BẢO HIỂM	Khai báo tăng giảm, đối chiếu dữ liệu với Cơ quan BHXH	3	Đối chiếu khớp dữ liệu và thanh toán với cơ quan BH	100% CBNV trong diện tăng mới, nghỉ việc, điều chỉnh lương được khai báo	0
		Cấp sổ, chốt sổ cho CBNV	2	Sổ được in		Có >2 bài viết/câu hỏi gửi về BP truyền thông nội bộ được truyền thông
		Thanh toán chế độ (ốm đau, thai sản)	2	Chế độ được chuyển vào tài khoản cá nhân người lao động	100% CBNV phát sinh ốm đau, thai sản trong tháng	0%
		Thanh toán các chế độ và giải quyết phát sinh (đối với các loại BH công ty tham gia thêm)	3	Chế độ được chuyển vào tài khoản cá nhân người lao động	100% CBNV được nhận chế độ	Đạt 80%
	CHÍNH SÁCH, CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ	Kiểm soát bảng công đúng, đủ, chính xác	2	Phát hiện sai sót bảng phân ca, dữ liệu công, giải trình công hoặc có tư vấn cụ thể với đơn vị	Số TH phát hiện sai sót và số ý kiến tư vấn/điều chỉnh đạt 5% trên tổng nhân viên
		Kiểm tra bảng chia số khoán và phản hồi đúng quy định	2	Bảng chia số khoán sau khi kiểm tra được khóa đúng hạn, đúng quy định	Chậm nhất 3 ngày sau khi Đơn vị gửi. Không có trường hợp sai sót theo quy định
		Tính lương chính xác	2	Đảm bảo thực hiện chính xác bảng lương cho nhân viên.	0,5%
		Trả lương đúng thời gian quy định	2	Đảm bảo lương được trả đúng thời gian quy định của Công ty	Lương được chuyển ngày theo quy định
		Theo dõi đánh giá, cảnh báo Hi theo quy định	2	Đảm bảo thông bao danh sách CBNV không đạt yêu cầu	Chậm nhất 5 ngày sau khi làm thủ tục chuyển lương theo quy định
	ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ	Báo cáo đánh giá định kỳ quý, năm	5
	TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ	Phát hành các ấn phẩm truyền thông đúng kế hoạch	3	- Talk Trần Anh: ngày 25 hàng tháng - Trần Anh Radio: ngày 15 hàng tháng	100% phát hành đúng kỳ hạn (ấn phẩm đến các đơn vị)
		Chất lượng: các ấn phẩm truyền thông	2	Đúng định hướng tháng của phụ trách nội dung, đảm bảo kết cấu báo, luôn có các bài phỏng vấn đa chiều với các sự kiện, có trên 5 bài viết của các CTV (văn/thơ/truyên ngắn..)	Số lần hoàn thành nội dung nhiều nhất sau 2 lần định hướng
		Tổ chức sự kiện truyền thông cấp công ty	5	Mỗi tháng phát động tổ chức ít nhất sự kiện truyền thông	Thực hiện 1 sự kiện theo chủ đề tháng/ngày lễ/ngày kỷ niệm
KHÁCH HÀNG/TRUYỀN THÔNG	TRUYỀN THÔNG TUYỂN DỤNG	Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số hồ sơ đạt yêu cầu.	2	Đọc và phân loại hồ sơ đúng Mô tả công việc và khả năng phù hợp	20%
		Tỷ lệ ứng viên nhận việc trên tổng số ứng viên đạt yêu cầu	1	Việc trao đổi của NV tuyển dụng với ứng viên đầy đủ để giảm thiểu các yếu tố rủi ro ứng viên từ chối	70%
		Tỷ lệ nhân viên mới được tiếp nhận làm việc chính thức/nhân viên đi làm	1	Chỉ tiêu chung của nhóm tuyển dụng	Đạt 70%
		Tỷ lệ nhân viên tiếp tục làm việc sau 3 tháng chính thức/nhân viên được tiếp nhận chính thức	1	Chỉ tiêu chung của phòng Nhân sự	Đạt 80%
	TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ	Các phòng ban, bộ phận trong công ty truyền thông trên các ấn phẩm truyền thông nội bộ	3	Tối thiểu 1/2 đơn vị/phòng ban truyền thông trên TalkTA	Tối thiểu 1/2
	TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ	Chất lượng các hoạt động truyền thông	2	Mỗi tháng phát động tổ chức ít nhất sự kiện truyền thông	- Min 5% nhân viên tham gia các sự kiện nội bộ được tổ chức hàng tháng
PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI/TỔ CHỨC/NHÂN LỰC	DUY TRÌ KỶ LUẬT	Tỷ lệ nhân viên tiếp tục làm việc sau 3 tháng chính thức/nhân viên được tiếp nhận chính thức	3	Chỉ tiêu chung của phòng Nhân sự	Đạt 80%
	DUY TRÌ KỶ LUẬT	% vi phạm kỷ luật của nhân viên	2	Giảm tối thiểu vi phạm kỷ luật của nhân viên	<10%
	QUY TRÌNH CHÍNH SÁCH	Cập nhật các thay đổi pháp luật liên quan đến quy trình, quy định nhân sự và hướng dẫn thực hiện	2	- Nêu rõ các điểm mới/sửa đổi/bãi bỏ có liên quan đến chính sách quy định - Hướng dẫn thực thi/đề xuất thay đổi liên quan	Báo cáo hàng tháng
		Khảo sát ý kiến về sự phù hợp của ít nhất 2 chính sách/quy trình/quy định	3	Thiết kế bảng câu hỏi và khảo sát nhân viên	Bảng câu hỏi khảo sát 2 quy trình & 5% nhân viên tham gia khảo sát
		Báo cáo tổng hợp tính thực tế, ưu điểm,khuyết điểm của 2 quy trình đã khảo sát	2	Đảm bảo thống kê ý kiến nhân viên, đánh giá thực trạng, đề xuất thay đổi	Có đề xuất thực tế và khả thi
		Xử lý kỷ luật	3	Đảm bảo việc thực hiện xử lý kỷ luật theo lợi ích của doanh nghiệp và không trái quy định của pháp luật	Theo sự vụ hàng tháng
	PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC	Thiết kế và xây dựng; triển khai và thực hiện các công cụ quản lý nhân tài, nhằm đảm bảo nguồn nhân sự tiềm năng phục vụ mục tiêu phát triển kinh doanh của Công ty	5	1 công cụ/quý	Ngày 20 đầu quý
		Hỗ trợ trong việc thiết kế và xây dựng; triển khai và thực hiện, điều phối các chương trình quản lý nhân tài và phát triển đội ngũ lãnh đạo (leadership).	5	1 chương trình/quý	Ngày cuối tháng 1 của Quý
		Hỗ trợ việc đánh giá, xem xét và hoàn thiện các chương trình quản lý‎ nhân tài/phát triển đội ngũ lãnh đạo, nhằm đảm bảo, chất lượng và thành công.	5	1 chương trình/quý	Ngày cuối tháng 2 của quý

Trên đây Gitiho đã giới thiệu đến các bạn hệ thống KPI của Trưởng phòng Nhân sự, mời các bạn cùng theo dõi website Gitiho để đón đọc những bài viết mới nhất về hệ thống KPI của các chức danh trong chuyên đề Hành chính - Nhân sự nhé.