10 bước quan trọng để sử dụng Excel thành thạo

Excel là một công cụ phổ biến giúp bạn tập hợp, quản lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Nếu bạn đang muốn sử dụng công cụ này trong học tập và công việc, thì đây là 10 bước quan trọng để sử dụng Excel thành thạo.

Cách điều hướng giao diện

Hãy bắt đầu với những điều cơ bản nhất khi mới bắt đầu học Excel, đó là điều hướng làm việc trong giao diện Excel một cách nhanh nhất. Cùng xem nhé!

Khi nhập dữ liệu vào Excel, bạn có thể sử dụng phím Tab để di chuyển đến ô tiếp theo trong cột bên phải.

Trong khi phím Enter quan trọng có thể được sử dụng để di chuyển đến các ô ngay phía dưới của cột. Nếu bạn đang sử dụng tab để di chuyển qua các cột, nhấn Enter sẽ đưa bạn xuống một hàng và quay lại ô của cột mà bạn đã bắt đầu.

Nhấn phím Ctrl và bấm các phím mũi tên lên, xuống, trái hoặc phải sẽ đưa bạn đến ô được sử dụng cuối cùng theo hướng đó. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn phải làm việc với một bảng dữ liệu lớn. 

Nhấn Ctrl và phím Home cùng nhau sẽ đưa bạn đến ô đầu tiên trong phạm vi dữ liệu của bạn.

Tìm hiểu một số phím tắt hữu ích

Cách tốt nhất để tăng tốc công việc Excel hàng ngày của bạn là tìm hiểu một số phím tắt hữu ích cả với bàn phím và chuột hoặc bàn di chuột của laptop.

Nếu bạn là người mới bắt đầu, thì hãy bắt đầu bằng các phím tắt chung, đơn giản như tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V để sao chép và dán. Ctrl + Z để hoàn tác hành động cuối cùng. Khi bạn bắt đầu sử dụng các phím tắt này trong công việc hàng ngày, hãy tìm hiểu thêm các tổ hợp phím tắt khác mà bạn thường sử dụng.

Ví dụ bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl +; để nhập ngày hôm nay vào một ô. Sau đó kích đúp vào ô điều khiển điền (hình vuông ở góc dưới cùng bên phải của ô) để sao chép xuống cuối danh sách.

Excel có hơn 500 phím tắt và một loạt các thủ thuật hữu ích để tăng tốc cách bạn làm việc. Mặc dù bạn sẽ không cần tất cả chúng, nhưng tìm hiểu và làm quen với những tổ hợp phím tắt thường sử dụng sẽ giúp làm việc với Excel nhanh và hiệu quả hơn. 

Xem thêm: Hệ thống các phím tắt thường dùng trong Excel

Đóng băng các hàng

Tính năng này giúp cho các tiêu đề và các nhãn khác của bảng dữ liệu Excel luôn hiển thị khi bạn cuộn trong bảng tính. 

Các tiêu đề của bảng tính Excel thường chỉ ở hàng trên cùng. Vì vậy, để đóng băng khu vực này, bạn truy cập vào menu View> Freeze Panes> Freeze Top Row.

Như trong hình ảnh dưới đây, chúng ta đang nhìn vào hàng 1259 nhưng tiêu đề vẫn hiển thị trên màn hình.

Bạn có thể cố định bao nhiêu hàng và cột trong Excel tùy vào nhu cầu.

Bằng cách bấm vào ô đầu tiên sau các hàng và cột bạn muốn cố định. Ví dụ, nếu bạn muốn cố định hàng 3 và cột 1, hãy nhấp vào ô B4.

Sau đó truy cập vào menu View> Freeze Panes rồi chọn tùy chọn Freeze Panes đầu tiên.

Bây giờ khi bạn cuộn xuống, 3 hàng đầu tiên vẫn hiển thị. Nếu bạn cuộn sang bên phải, cột A vẫn hiển thị.

Học thành thạo các công thức phổ biến trong Excel

Một trong những cách chính để thành thạo Excel là viết các công thức. Đây là điều cốt lõi của Excel.

Từ việc thực hiện các phép tính cơ bản trong các ô đến sử dụng các công thức nâng cao hơn. Nếu chưa quen với công thức, hãy bắt đầu với việc tạo các phép tính cơ bản cộng, trừ, nhân và chia các giá trị.

Sau đó, hãy bắt đầu tìm hiểu một số hàm thông dụng hơn. Chúng bao gồm SUM, IF, VLOOKUP, COUNTIF và CONCATENATE.

Khi bạn thấy tự tin khi viết công thức, bạn có thể làm hầu hết mọi thứ. Bạn thậm chí có thể sử dụng các công thức trong các quy tắc định dạng có điều kiện, biểu đồ và các tính năng Excel khác để làm cho chúng mạnh mẽ hơn.

Để thành thạo 150 hàm và các chức năng cơ bản đến nâng cao trên Excel, mời bạn đọc tham khảo khóa học Excel sau tại Gitiho:

EXG01: Tuyệt đỉnh Excel | Khóa học Excel online từ cơ bản đến nâng cao

G-LEARNING

499,000^đ 799,000^đ

Đăng ký Học thử

Tạo một danh sách thả xuống đơn giản

Một danh sách thả xuống đơn giản trên bảng tính Excel có thể giúp bạn nhập văn bản dễ dàng hơn nhiều và quan trọng hơn là đảm bảo văn bản chính xác. Để tạo một danh sách thả xuống, bạn thực hiện như sau.

Bước 1: Chọn phạm vi ô mà bạn muốn danh sách xuất hiện.

Bước 2: Truy cập vào menu Data > Data Validation.

Bước 3: Chọn List từ danh sách Allow.

Bước 4: Sau đó, nhập các mục danh sách vào hộp nguồn (Sourct) phân tách từng mục bằng dấu phẩy. Hoặc chọn một phạm vi ô chứa các mục danh sách bằng cách bấm phím mũi tên hướng lên.

Bước 5: Bây giờ bạn đã có một danh sách thả xuống, giúp việc nhập dữ liệu trở nên đơn giản và đáng tin cậy.

Trực quan hóa dữ liệu chính với định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) là một trong những tính năng phổ biến nhất của Excel. Nó giúp người dùng hiểu nhanh về dữ liệu họ đang xem.

Bạn có thể tạo các điều kiện đơn giản để tự động định dạng ô nếu đạt được mục tiêu, thời hạn đã qua hoặc có thể doanh số bán hàng đã giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định.

Ví dụ đơn giản nhất là nếu giá trị của một ô trong bảng Excel lớn hơn 300, chúng ta sẽ thay đổi màu ô thành xanh lục, cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn phạm vi ô mà bạn muốn áp dụng Định dạng có điều kiện.

Bước 2: Truy cập vào menu Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Greater Than.

Bước 3: Nhập 300 vào ô trống phía dưới mục Format cells that are GREATER THAN và chọn định dạng bạn muốn áp dụng tại ô With bên cạnh.

Bước 4: Bấm nút OK và màu xanh lá cây và màu phông chữ sẽ được áp dụng với định dạng bạn chọn. Nhưng tại đây bạn cũng có thể chọn nhiều định dạng màu sắc khác nếu muốn. 

Với định dạng có điều kiện, bạn cũng có khả năng áp dụng các thanh dữ liệu và bộ biểu tượng. Những hình ảnh này có thể rất hiệu quả. Hình ảnh bên dưới hiển thị các thanh dữ liệu được áp dụng cho cùng một phạm vi giá trị.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh trong Excel

Sử dụng Flash Fill

Công cụ Flash Fill vô cùng hữu ích để xử lý dữ liệu nhưng không phải ai cũng biết đến công cụ này. Tính năng này có thể giảm đáng kể thời gian thực hiện các tác vụ làm sạch dữ liệu thông thường, điều mà trước đây chúng ta thường phải dựa vào các công thức và macro để thực hiện.

Ví dụ trong danh sách dưới đây, để trích xuất tên từ danh sách trong cột A, thực hiện như sau.

Bước 1: Nhập tên đầu tiên vào ô B2.

Bước 2: Sau đó nhập tên thứ hai vào ô B3.

Bước 3: Từ giờ trở đi khi bạn nhập Flash Fill sẽ tự động hiển thị các mẫu có sẵn trong danh sách để hỏi bạn có muốn lặp lại trên các hàng còn lại không. 

Bước 4: Chọn tên bạn muốn nhập và nhấn Enter và bỏ qua dữ liệu được trích xuất.

Có một số cách để chạy Flash Fill. Bạn cũng có thể tìm thấy các nút công cụ này trên thẻ Data của thanh ribbon, hoặc có thể kích hoạt với tổ hợp phím tắt Ctrl + E .

Tổng hợp dữ liệu với PivotTables

PivotTables là một trong những công cụ tuyệt vời nhất trong Excel. Chúng giúp việc tóm tắt các tập dữ liệu lớn trở nên dễ dàng như 1, 2, 3.

PivotTable có thể được sử dụng để chia nhỏ danh sách bán hàng lớn để xem doanh số bán hàng theo khu vực hoặc thậm chí doanh số bán các sản phẩm cụ thể trong từng khu vực.

Chúng cực kỳ mạnh mẽ, nhưng cũng đơn giản để sử dụng. PivotTable là một công cụ giúp tạo báo cáo đơn giản hơn và không yêu cầu viết bất kỳ công thức phức tạp nào.

Để tạo PivotTable bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Kích vào danh sách dữ liệu bạn muốn tóm tắt.

Bước 2: Truy cập vào menu Insert > PivotTable.

Bước 3: Trong hộp thoại Create PivotTable, đảm bảo phạm vi (Select a tablet or range) đang được chọn là chính xác và chỉ định xem bạn muốn PivotTable với một trang tính mới hoặc trang tính hiện có.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo Pivot Table trong Excel cho người mới bắt đầu

Bước 4: Kéo và thả các trường từ danh sách vào bốn khu vực như hình bên dưới để tạo PivotTable của bạn.

Trong hình ảnh bên dưới, Years ở trong ô Columns, Product category trong ô Rows và tổng giá trị bán hàng trong khu vực Values.

Vùng Values là nơi thực hiện các phép tính như tổng, đếm và trung bình. Bạn có thể thay đổi phép tính bằng cách kích chuột phải vào một giá trị PivotTable, chọn Summarize Values By và chọn chức năng bạn muốn sử dụng.

Thực tế PivotTables hỗ trợ rất nhiều tính năng khác nhưng điều đó nằm ngoài phạm vi của bài viết này. Tuy nhiên các bài hướng dẫn sử dụng PivotTables cũng đã và đang dần được cập nhật trên Gitiho để các bạn có thể tìm hiểu. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách phân biệt giữa Power Pivot và Pivot Table

Bảo vệ dữ liệu Excel

Các tính năng của Excel như PivotTables, công thức và định dạng có điều kiện sẽ chỉ hoạt động nếu dữ liệu chính xác.

Một số mẹo trong bài viết này đã giới thiệu các cách để duy trì độ chính xác này bao gồm tạo danh sách thả xuống và sử dụng Flash Fill. Bảo vệ dữ liệu Excel của bạn là một bước quan trọng khác cần thực hiện.

Excel có một số kiểu bảo vệ khác nhau có thể được áp dụng, nhưng kiểu phổ biến nhất là bảo vệ trang tính (sheets).

Bảo vệ một trang tính được thực hiện trong hai giai đoạn. Đầu tiên bạn chỉ định ô nào trên trang tính, bạn không muốn khóa. Điều này đảm bảo rằng người dùng vẫn có thể chỉnh sửa các ô này. Sau đó, bạn áp dụng bảo vệ, cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn các phạm vi ô mà bạn muốn mở khóa (giữ phím Ctrl để chọn nhiều phạm vi cùng một lúc).

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.

Bước 3: Nhấp vào tab Protection, bỏ chọn Locked và nhấp vào OK.

Bước 4: Truy cập vào Review > Protect Sheet.

Bước 5: Bạn có thể nhập mật khẩu để tăng cường bảo mật, nhưng nó là tùy chọn (điều này thường bị bỏ qua vì bạn thường bảo vệ khỏi những lỗi ngoài ý muốn và mật khẩu là không cần thiết). Kích vào tùy chọn trước bất kỳ chức năng nào mà người dùng sẽ cần thực hiện và bấm nút OK.

Bước 6: Như vậy các ô đã mở khóa vẫn có thể được thay đổi, nhưng với chức năng hạn chế. Nếu bạn thử và chỉnh sửa một ô bị khóa, một thông báo sẽ xuất hiện cho bạn biết rằng trang tính đã được bảo vệ.

Tăng sức mạnh với Power Query và Power Pivot

Nếu bạn là người nắm vững kiến thức về hai công cụ Power này sẽ giúp bạn vượt xa người dùng “thông thường”. 

Power Query là một công cụ được sử dụng để nhập và định hình dữ liệu sẵn sàng để phân tích. Nó được tìm thấy trên tab Data của thanh công cụ ribbon.

Với Power Query, bạn có thể nhập dữ liệu dễ dàng từ nhiều nơi khác nhau bao gồm CSV, web và từ một thư mục.

Sau đó, Power Query Editor cung cấp một môi trường thân thiện với người dùng để thực hiện một số thao tác dọn dẹp và định hình như tách cột, định dạng, loại bỏ trùng lặp và hủy chia dữ liệu.

Power Query sử dụng một ngôn ngữ gọi là M. Điều này rất khó để thành thạo và rất may là không cần thiết đối với 99% người dùng Excel. Trình chỉnh sửa cung cấp mọi thứ mà người dùng cần.

Mọi chỉnh sửa được thực hiện đều được lưu trữ dưới dạng một bước và có thể được làm mới trong tương lai chỉ với một nút bấm.

Power Pivot là một công cụ cho phép lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu. Lưu trữ dữ liệu trong Power Pivot cho phép vượt ra ngoài các giới hạn vật lý của Excel.

Trong Power Pivot, bạn cũng có thể tạo mối quan hệ giữa nhiều bảng dữ liệu và ghi các hàm được gọi là hàm DAX.

Khả năng tạo các mô hình này và sử dụng DAX cung cấp nhiều sức mạnh hơn so với việc bạn có thể có thêm một bảng tính.

Đây là một công cụ quan trọng cần thiết đối với bất kỳ ai tham gia phân tích lượng dữ liệu khổng lồ hoặc cần thực hiện các phân tích phức tạp.

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn 10 bước quan trọng để người dùng sử dụng Excel thành thạo. Đây là những bước không chỉ dành cho người mới làm quen với Excel mà cả những người đã biết cũng rất hữu ích. Qua đó giúp người dùng biết mình cần phải tìm hiểu và học thêm điều gì là quan trọng khi làm việc với Excel. Chúc các bạn thành công.