Hướng dẫn 4 cách bảo vệ bản trình chiếu PowerPoint chỉ được đọc

Bạn mất rất nhiều thời gian để tạo bản trình chiếu PowerPoint và khi cần chia sẻ với người khác, đặc biệt là khi làm việc theo nhóm, bạn không muốn họ chỉnh sửa nội dung và thay đổi định dạng của bài thuyết trình. Trong trường hợp như vậy để bảo vệ bản chiếu PowerPoint không được chỉnh sửa, các bạn có thể sử dụng một trong ba cách dưới đây để cài đặt cho bản trình chiếu mà người nhận chỉ có thể đọc (Read Only).

Cách 1: Đánh dấu bản trình chiếu là cuối cùng

Nếu bạn muốn bảo vệ bản trình chiếu PowerPoint của mình thì tính năng Final Version sẽ là tùy chọn đầu tiên, cho phép người đọc biết được nội dung của bản trình chiếu hiện tại là bản cuối cùng và cài đặt nó ở chế độ chỉ đọc. Bằng cách này, bạn sẽ vô hiệu hóa tính năng gõ, chèn và các tính năng chỉnh sửa khác trên phiên bản nội dung cuối cùng. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở bản trình chiếu PPoint hoàn thiện cuối cùng mà bạn muốn bảo vệ.

Bước 2: Truy cập vào menu File ở góc trên cùng bên trái, trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Info.

Bước 3: Bấm nút Protect Presentation ở khung bên phải, trong menu xổ xuống cung cấp cho các bạn một số tùy chọn có liên quan.
 

Bước 4: Bây giờ bạn chỉ cần chọn tùy chọn Mark as Final, một hộp thoại cảnh báo từ Microsoft PowerPoint hiển thị, bấm nút OK để là xong.

Bước 5: Đóng và lưu những thay đổi này lại.

Như vậy sau này khi bạn gửi bản trình chiếu PowerPoint của mình cho những người dùng khác, khi họ mở bản trình chiếu này thì một bảng cảnh báo màu vàng sẽ hiển thị ở trên cùng, giống như hình dưới đây. 

Tuy nhiên nếu họ muốn chỉnh sửa nội dung thì chỉ cần bấm nút Edit Anyway là có thể sửa đổi văn bản và bố cục. Trên thực tế đây không phải là một lựa chọn an toàn để bảo vệ bản trình chiếu mà nó chỉ là một cảnh báo người nhận để họ biết rằng đây là bản trình chiếu đã được hoàn thiện cuối cùng mà thôi.

Cách 2: Hạn chế chỉnh sửa bằng mật khẩu

Tùy chọn này được hầu hết mọi người chọn để bảo vệ bản trình chiếu PowerPoint và chỉ cho phép người nhận xem nội dung mà không thể chỉnh sửa. Tất nhiên bạn có thể thêm các quyền hạn chế để loại bỏ khả năng chỉnh sửa, sao chép và thậm chí là chặn cả tính năng in bản trình chiếu của mình nếu cần thiết. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở bản trình chiếu PowerPoint mà bạn muốn bảo vệ.

Bước 2: Truy cập vào menu File ở góc trên cùng bên trái, trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Info.

Bước 3: Nhấp vào Bảo vệ bản trình bày và chọn Hạn chế quyền truy cập từ tùy chọn Hạn chế quyền theo người .

Bước 4: Bấm nút Protect Presentation ở khung bên phải, trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Restrict Permission by People > Restrict Access để cài đặt quyền hạn chế cho bản trình chiếu hiện tại.

Cách 3: Lưu bản trình chiếu với mật khẩu sửa đổi

Đối với người dùng PowerPoint từ 2010 trở đi họ cũng có thể thêm mật khẩu sửa đổi để bảo vệ nội dung bản trình chiếu không bị chỉnh sửa. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở bản trình chiếu PowerPoint mà bạn muốn bảo vệ.

Bước 2: Truy cập vào menu File > Save As ở góc trên cùng bên trái.

Bước 3: Trong hộp thoại Save As hiển thị, bên cạnh việc đặt tên cho bản trình chiếu (File name), chọn kiểu lưu bản trình chiếu (Save as type), bạn bấm nút Tools.

Bước 4: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn General Options.

Bước 3: Trong hộp thoại mới hiển thị, các bạn nhập mật khẩu để sửa đổi bản trình chiếu tại mục Password to modify, rồi bấm nút OK. 

Như vậy người nhận được bản trình chiếu mà bạn chia sẻ ngoài việc xem thì có thể chỉnh sửa nội dung, nhưng để lưu lại được nội dung chỉnh sửa phải nhập đúng mật khẩu sửa đổi thì mới lưu lại được.

Cách 4: Lưu file dưới dạng PDF hoặc PPSX

Vì rất khó chỉnh sửa tệp PDF hoặc PPSX nên bạn có thể khóa bảo vệ bản trình chiếu của mình bằng cách lưu dưới dạng tệp PDF hoặc PPSX. Dưới đây là cách để thực hiện.

Bước 1: Mở bản trình chiếu PowerPoint mà bạn muốn bảo vệ.

Bước 2: Truy cập vào menu File > Save As ở góc trên cùng bên trái.

Bước 3: Trong hộp thoại Save As hiển thị, bên cạnh việc đặt tên cho bản trình chiếu tại khung File name thì bạn bấm vào khung Save as type.

Bước 4: Trong menu xổ xuống bạn hãy chọn một trong hai tùy chọn là PDF hoặc PPSX.

Bước 5: Cuối cùng đóng và lưu bản trình chiếu lại là xong. 

Trên đây Gitiho vừa cùng các bạn tìm hiểu 4 cách khác nhau để bảo vệ bản trình chiếu trước khi chia sẻ với người khác. Nếu các bạn biết thêm cách nào khác hãy chia sẻ cùng chúng tôi thông qua comment ở phía dưới nhé. Chúc các bạn thành công và đừng quên theo dõi những bài viết với các mẹo hay và bổ ích khác trên Gitiho nhé.

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM

Bảo mật thông tin bài thuyết trình PowerPoint của bạn

Hướng dẫn thiết lập mật khẩu bảo vệ File Excel: Encrypt with password