HƯỚNG DẪN CÁCH CHỌN MỘT KẾT QUẢ NGẪU NHIÊN TRONG DANH SÁCH DỮ LIỆU TRÊN GOOGLE SHEETS

Bạn có thể dễ dàng tạo một công cụ lựa chọn một số, một tên, một mặt hàng,... ngẫu nhiên từ một danh sách dài trong Google Sheets.
Nó rất hữu ích nếu bạn có một danh sách các tên trong một cột và muốn kéo 1 trong các tên đó ra.
Giả sử bạn có một cuộc thi ở trường học hoặc nơi làm việc của bạn và bạn cần chọn một người chiến thắng ngẫu nhiên từ một danh sách dài. 
Vậy ta sẽ làm như thế nào?
Mình sẽ chỉ cho bạn một giải pháp bằng cách kết hợp ba hàm Google Sheets sau:

• COUNTA: đếm số lượng người tham gia bốc thăm,
•  RANDBETWEEN: chọn một số ngẫu nhiên từ 1 đến tổng số người tham gia,
•  INDEX: khớp số được chọn ngẫu nhiên với tên tương ứng trong danh sách.

SỬ DỤNG HÀM RANDBETWEEN & INDEX ĐỂ CHỌN MỘT KẾT QUẢ NGẪU NHIÊN

Hàm RANDBETWEEN

Hàm RANDBETWEEN là hàm tạo số ngẫu nhiên và có cú pháp như sau:

1. "=": Nhập dấu bằng đầu tiên để bắt đầu bất kỳ hàm/công thức nào trong Google Sheets. 
2. Theo sau đó là tên hàm RANDBETWEEN. 
3. low: số nhỏ nhất trong phạm vi ngẫu nhiên của bạn. 
4. high: số lớn nhất trong phạm vi ngẫu nhiên của bạn.
Ví dụ, ta cần một số ngẫu nhiên từ 1 đến tổng số tên trên để chọn một người chiến thắng ngẫu nhiên. Trong danh sách đó, ta có chính xác bao nhiêu người tham gia (ví dụ có 12 người tham gia) thì ta có hàm RANDBETWEEN như sau:

Tuy nhiên, rất có thể là bạn không biết chính xác số lượng tên hoặc số lượng đó bị thay đổi. Nên đây là lý do tại sao hàm COUNTA hữu ích. COUNTA sẽ đếm số lượng ô trong phạm vi đã chọn. Do đó, mình sử dụng nó với một tham chiếu cột có chứa tất cả các tên.
Nếu danh sách các tên nằm trong cột A bắt đầu từ A2, thì bạn có thể viết công thức sau: 

Hàm này trả về một số ngẫu nhiên mà ta có thể sử dụng làm chỉ mục của người chiến thắng được chọn.
Bây giờ, ta đã biết làm thế nào để chọn một người chiến thắng ngẫu nhiên! Nhưng điều ta cần làm nữa là hiển thị cái tên được chọn. Vì vậy, chúng ta cần xác định số được chọn ngẫu nhiên và hiển thị tên tương ứng của số đó trong danh sách.

Hàm INDEX

Hàm INDEX dùng để trả về nội dung của một ô, được chỉ định bởi phần bù hàng và cột.
Hàm INDEX có cú pháp như sau: 

1. "=": bắt đầu hàm INDEX.
2. Nhập tên hàm INDEX. 
3. reference: là phạm vi của các ô cần chọn.
4. row (tùy chọn): là số thứ tự hàng trong phạm vi để trả về 1 ô tham chiếu. 
5. column (tùy chọn): là số thứ tự cột trong phạm vi để trả về 1 ô tham chiếu.
Mình muốn chọn một số ngẫu nhiên từ một danh sách dài. Do đó, ta sẽ cần sử dụng danh sách các tên làm tham chiếu và sau đó là số được chọn ngẫu nhiên dưới dạng hàng. Bằng cách này, chúng ta có thể ghép số được chọn ngẫu nhiên với tên tương ứng trong danh sách.

Mình có đính kèm FILE ví dụ bên dưới về cách chọn dữ liệu ngẫu nhiên trong GG Sheets.

Ví dụ chọn một kết quả ngẫu nhiên

Như bạn có thể thấy trong hình trên, sự kết hợp của ba hàm đã hiển thị một tên được chọn ngẫu nhiên từ danh sách. Và hàm có cú pháp như sau:

1. Mình chọn ô C2 để nhập công thức cũng như hiển thị kết quả. Như bạn có thể thấy, hàm INDEX bao gồm hàm RANDBETWEEN, hàm RANDBETWEEN thì bao gồm hàm COUNTA.
2. Ta cần đưa ra hai đối số cho hàm INDEX. Đầu tiên, ta chọn phạm vi ô. Mình chọn các ô từ A2 cho đến hết cột A làm đối số đầu tiên trong hàm INDEX.
3. Và sau đó là đến hàng (row), biến này chính là số được chọn ngẫu nhiên. Mình nhập hàm RANDBETWEEN ở đây để chọn một số ngẫu nhiên trong khoảng từ 1 đến tổng số tên trong danh sách.
4. Hàm RANDBETWEEN có hai đối số (low, high). Đối số đầu tiên (low) có nghĩa là chỉ số nhỏ nhất trong danh sách, tức là 1. Đối số thứ hai (high) là số lớn nhất mà mình muốn đưa vào bộ chọn số ngẫu nhiên, vì vậy nó là tổng số tên. Ở đây, mình sẽ sử dụng hàm COUNTA để tính toán có bao nhiêu tên được viết trong cột A, bắt đầu từ ô A2, vì vậy cú pháp sẽ là A2: A.
5. Như bạn có thể thấy, giá trị "Geoffrey Richmond" đã hiển thị ở C2 vì đây chính là tên ngẫu nhiên mà hàm đã chọn cho mình.

Cách chọn dữ liệu ngẫu nhiên trong Google Sheets

1. Chọn một ô bất kỳ để nhập công thức cũng như để hiển thị kết quả. Đối với hướng dẫn này, mình sẽ chọn ô C2.

2. Đầu tiên, ta sẽ nhập hàm RANDBETWEEN trước tiên để chọn một số ngẫu nhiên trong khoảng từ 1 đến tổng số tên bằng cách nhập dấu bằng "=" để bắt đầu hàm và theo sau là tên của hàm đó là "RANDBETWEEN".

3. Bây giờ bạn sẽ thấy rằng hộp gợi ý sẽ tự động bật lên với tên của hàm bạn nhập. Hàm ta muốn là RANDBETWEEN nên hãy chắc là bạn đã nhập đúng tên hàm.

4. Bây giờ, những gì bạn cần làm là chọn các giá trị nhỏ nhất & lớn nhất. Và "1" sẽ là giá trị nhỏ nhất.

5. Tiếp đến là giá trị lớn nhất thì bạn sẽ sử dụng hàm COUNTA bằng cách nhập dấu phẩy (,) và bắt đầu nhập tên của hàm là "COUNTA" rồi mở ngoặc "(" sau tên hàm COUNTA.

6. Đối số chúng ta cần trong hàm COUNTA là toàn bộ phạm vi ô có chứa các tên trong danh sách. Do đó, bạn cần bao gồm tất cả các ô để trường hợp danh sách có thể bị thay đổi (bị xóa hoặc thêm tên). Vì vậy, trong ví dụ của tôi, tôi sẽ chọn toàn bộ cột A bắt đầu từ ô A2 nên mình sẽ nhập là A2: A.

7. Tiếp theo, bạn hãy đóng ngoặc trên cả hai hàm. Lúc này, bạn đã tạo bộ chọn số ngẫu nhiên chọn một số từ 1 đến tổng số tên rồi.

8. Bây giờ, để hiển thị tên của người chiến thắng thì ta sẽ sử dụng hàm INDEX. Hàm INDEX sẽ phải bao gồm 2 hàm trên, vì vậy bạn cần phải nhập tên của hàm ở đầu công thức.

9. Công thức INDEX cần hai đối số và một trong hai đối số đó (row) là hàm RANDBETWEEN đã được nhập. Vì vậy, bạn chỉ cần thêm đối số đầu tiên là reference. Reference ở đây chính là tất cả các ô trong danh sách, đó là phạm vi A2: A trong ví dụ trên của mình. Bạn hãy nhập phạm vi này trước hàm RANDBETWEEN.

10. Cuối cùng, bạn chỉ cần đóng tất cả các hàm với dấu ngoặc đơn ‘)‘ rồi nhấn Enter. Và bạn sẽ thấy ngay một tên được chọn ngẫu nhiên trong ô C2. 

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết về cách chọn dữ liệu ngẫu nhiên trong Google Sheets.  Ngoài ra, để sử dụng thành thạo các tính năng khác của Google Sheets bạn cần phải tìm hiểu sâu và tiếp thu nhiều kiến thức hơn nữa. Hãy tham khảo ngay khóa học Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao đang được rất nhiều người quan tâm tại Gitiho.com nhé.