Hướng dẫn cách chuyển đổi Word sang Text, Excel và PPoint

Cách chuyển đổi hàng loạt tài liệu Word sang tệp Txt với VBA

Mã VBA dưới đây có thể giúp chuyển đổi tất cả các tài liệu Word trong một thư mục cụ thể thành tệp txt cùng một lúc. Hãy làm như sau.

Bước 1: Mở tài liệu Word cần chuyển đổi thành tệp tin Txt.

Bước 2: Trong tài liệu Word, nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để bật cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.

Bước 3: Trong giao diện Microsoft Visual Basic for Applications hiển thị, truy cập vào menu Insert > Module để tạo Module mới. 

Bước 4: Sao chép mã bên dưới và dán chúng vào tập lệnh Module mới.

Sub ConvertDocumentsToTxt()
'Updated by Extendoffice 20181123
    Dim xIndex As Long
    Dim xFolder As Variant
    Dim xFileStr As String
    Dim xFilePath As String
    Dim xDlg As FileDialog
    Dim xActPath As String
    Dim xDoc As Document
    Application.ScreenUpdating = False
    Set xDlg = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    If xDlg.Show <> -1 Then Exit Sub
    xFolder = xDlg.SelectedItems(1)
    xFileStr = Dir(xFolder & "\*.doc")
    xActPath = ActiveDocument.Path
    While xFileStr <> ""
        xFilePath = xFolder & "\" & xFileStr
        If xFilePath <> xActPath Then
            Set xDoc = Documents.Open(xFilePath, AddToRecentFiles:=False, Visible:=False)
            xIndex = InStrRev(xFilePath, ".")
            Debug.Print Left(xFilePath, xIndex - 1) & ".txt"
            xDoc.SaveAs Left(xFilePath, xIndex - 1) & ".txt", FileFormat:=wdFormatText, AddToRecentFiles:=False
            xDoc.Close True
        End If
        xFileStr = Dir()
    Wend
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Bước 5: Nhấn phím F5 để chạy mã. Trong cửa sổ Browse mở ra, bạn duyệt đến thư mục chứa tài liệu định dạng .DOC cần chuyển đổi sang tệp TXT, kích chọn tên thư mục rồi bấm nút OK. 

Bước 6: Sau đó, bạn có thể thấy tất cả các tài liệu Word trong thư mục đã chọn được chuyển đổi thành tệp TXT cùng một lúc.

Cách chuyển đổi tài liệu Word sang tệp PowerPoint (PPoint) 

Thông thường, khi bạn muốn tạo bản trình chiếu PPoint từ tài liệu Word, bạn cần sao chép và dán nội dung từ tài liệu Word sang PPoint. Nếu có nhiều nội dung trong tài liệu Word của bạn, phương pháp này sẽ không phải là một lựa chọn tốt, bài viết này Gitiho sẽ giới thiệu một cách dễ dàng và nhanh chóng để giải quyết công việc này.

Để tạo bản trình chiếu PPoint từ tài liệu Word, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu Word muốn chuyển đổi, hãy định dạng văn bản sẽ được nhập vào PPoint dưới dạng tiêu đề thành kiểu Heading 1, sau đó, định dạng nội dung khác thành kiểu Heading 2 sẽ là nội dung trang chiếu, giống như hình ảnh hiển thị dưới đây.

Thực hiện tuần tự cho đến khi định dạng hết toàn bộ nội dung của tài liệu Word cần chuyển đổi.

Bước 2: Sau khi hoàn thành việc định dạng văn bản, sau đó lưu và đóng tài liệu Word lại.

Bước 3: Khởi chạy một file PPoint mới, sau đó truy cập vào menu Home > New Slide > Slides from Outline ... từ menu xổ xuống

Bước 4: Trong cửa sổ Insert Outline được hiển thị, hãy chuyển đến thư mục chứa tệp tin Word mà bạn vừa định dạng ở bước 1 cần chuyển đổi. 

Bước 5: Kích chọn tên file rồi bấm nút Insert và tất cả nội dung trong tài liệu Word cụ thể đã được nhập vào bản trình chiếu PPoint như hình minh họa dưới đây.

Cách chuyển đổi hoặc nhập nội dung Word sang Excel 

Đôi khi, bạn có thể cần chuyển đổi tài liệu Word sang trang tính Excel hoặc nhập dữ liệu tài liệu Word sang trang tính, bạn có biết cách nào nhanh chóng thay vì sao chép và dán theo cách thủ công không? Trong hướng dẫn này Gitiho sẽ giới thiệu cho các bạn hai cách dễ nhất để xử lý công việc này.

Cách 1: Chuyển đổi Word sang Excel bằng tính năng Save As

Để chuyển đổi tài liệu Word sang trang tính Excel, bạn có thể kết hợp chức năng Save As trong Word và chức năng From Text trong Excel. Thực hiện như sau:

Bước 1: Mở tài liệu Word bạn muốn chuyển sang trang tính Excel.

Bước 2: Truy cập vào menu File > Save As, sau đó bấm nút Browse để mở hộp thoại Save As.

Bước 3: Trong hộp thoại Save As, chọn vị trí lưu tệp tin mới, đặt tên cho tệp và trong danh sách thả xuống tại mục Save as type, chọn Plain Text.

Bước 4: Bấm vào nút Save để lưu tài liệu Word dưới dạng tệp văn bản mới, sau đó hộp thoại File Conversion hiển thị, chỉ cần bấm nút OK để đóng hộp thoại.

Bước 5: Mở tệp Excel bạn muốn nhập dữ liệu từ tài liệu Word, truy cập vào thẻ Data > From Text, trong hộp thoại Import Text File hiển thị duyệt đến thư mục chứa tệp tin mới được lưu ở bước 3. Kích chọn tên tệp tin rồi bấm nút Import.

Bước 6: Tích vào tùy chọn Delimited rồi bấm tiếp nút Next.

Bước 7: Tiếp theo tích vào dấu phân cách bạn muốn tách dữ liệu dựa trên, rồi bấm nút Next.

Bước 8: Trong bước cuối cùng của trình hướng dẫn, bạn có thể chỉ định định dạng của dữ liệu, nếu bạn không cần thay đổi định dạng, hãy chọn tùy chọn General.

Bước 9: Bấm nút Finish. Sau đó, hộp thoại Import Data mở ra bạn có thể chọn một ô của trang tính đang hoạt động để đặt dữ liệu văn bản nhập hoặc chọn tùy chọn New worksheet để nhập dữ liệu trong một trang tính mới. Bấm OK để hoàn tất.

Bước 10: Sau đó, nội dung tài liệu Word sẽ được nhập trong trang tính Excel.

Cách 2: Chuyển đổi tài liệu Word sang Excel bằng mã VBA

Nếu bạn muốn chuyển đổi hoặc nhập tất cả dữ liệu trong tài liệu Word sang Excel, bạn có thể sử dụng mã VBA dưới đây.

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để bật cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.

Bước 2: Trong giao diện Microsoft Visual Basic for Applications hiển thị, truy cập vào menu Insert > Module để tạo Module mới. Sao chép mã bên dưới và dán chúng vào tập lệnh Module mới.

Sub ImportWord()
'UpdatebyExtendoffice20190530
 Dim xObjDoc As Object
 Dim xWdApp As Object
 Dim xWdName As Variant
 Dim xWb As Workbook
 Dim xWs As Worksheet
 Dim xName As String
 Dim xPC, xRPP
 Application.ScreenUpdating = False
 Application.DisplayAlerts = False
 xWdName = Application.GetOpenFilename("Word file(*.doc;*.docx) ,*.doc;*.docx", , "Gitiho - Please select")
If xWdName = False Then Exit Sub
Application.ScreenUpdating = False
Set xWb = Application.ActiveWorkbook
Set xWs = xWb.Worksheets.Add
Set xWdApp = CreateObject("Word.Application")
xWdApp.ScreenUpdating = False
xWdApp.DisplayAlerts = False
Set xObjDoc = xWdApp.Documents.Open(Filename:=xWdName, ReadOnly:=True)
xObjDoc.Activate
xPC = xObjDoc.Paragraphs.Count
Set xRPP = xObjDoc.Range(Start:=xObjDoc.Paragraphs(1).Range.Start, End:=xObjDoc.Paragraphs(xPC).Range.End)
xRPP.Select
On Error Resume Next
xWdApp.Selection.Copy
xName = xObjDoc.Name
xName = Replace(xName, ":", "_")
xName = Replace(xName, "\", "_")
xName = Replace(xName, "/", "_")
xName = Replace(xName, "?", "_")
xName = Replace(xName, "*", "_")
xName = Replace(xName, "[", "_")
xName = Replace(xName, "]", "_")
If Len(xName) > 31 Then
    xName = Left(xName, 31)
End If
xWs.Name = xName
xWs.Range("A1").Select
xWs.Paste
xObjDoc.Close
Set xObjDoc = Nothing
xWdApp.DisplayAlerts = True
xWdApp.ScreenUpdating = True
xWdApp.Quit (wdDoNotSaveChanges)
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Bước 3: Nhấn phím F5 để chạy mã, hộp thoại Gitiho – Please select hiển thị yêu cầu bạn chọn tài liệu Word để nhập (chỉ có thể nhập một tài liệu một lần).

Bước 4: Kích chọn tên file rồi bấm nút Open. Sau đó tài liệu Word đã chọn sẽ được nhập vào Excel dưới dạng một trang tính mới. Trong đó trang tính mới sẽ được đặt tên tự động cùng với tên của tài liệu Word đã nhập.

Lưu ý: Nếu tài liệu Word của bạn có nhiều đồ thị (hình ảnh, biểu đồ, công thức), chúng có thể bị chồng chéo lên nhau.

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn các bạn các cách để chuyển đổi tài liệu Word sang tệp Text, sang bảng tính Excel hoặc bản trình chiếu PowerPoint khi cần.  `Hi vọng các bạn thấy bài viết hữu ích. Chúc các bạn thành công!