Hướng dẫn cách đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Sheets

Sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets, bạn có thể dễ dàng đánh dấu tất cả các bản sao trùng lặp trong bảng dữ liệu của Google Sheets. Qua đó có thể quyết định nên giữ lại hay xóa chúng. Trong hướng dẫn này, Gitiho sẽ chỉ cho các bạn một số cách đơn giản để đánh dấu các bản sao trùng lặp trong Google Sheets.

Cách đánh dấu các ô trùng lặp trong một cột

Một trong những trường hợp phổ biến nhất mà chúng ta hay gặp khi sử dụng Google Sheets là đánh dấu bằng màu sắc dữ liệu trùng nhau trong một cột. 

Ví dụ: Trong bảng dữ liệu dưới đây, bạn cần đánh dấu tất cả các tên trùng lặp trong cột A.

Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần đánh dấu (không bao gồm tiêu đề).

Bước 2: Truy cập vào menu Format.

Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn Conditional formatting.

Bước 4: Trong hộp thoại Conditional formatting hiển thị ở khung bên phải, bấm nút Add another rule.

Bước 5: Đảm bảo rằng phạm vi (nơi cần đánh dấu các ô trùng lặp) là chính xác. Trong trường hợp cần phải chọn lại, bạn có thể thay đổi phạm vi tìm kiếm đánh dấu tại mục Apply to range bằng cách bấm vào biểu tượng các ô vuông nhỏ ở bên phải để chọn lại, hoặc nhập vào phạm vi tìm kiếm bằng thủ công. 

Bước 6: Bấm vào biểu tượng mũi tên xổ xuống tại mục Format cells if  và chọn tùy chọn Custom formula is.

Bước 7: Trong khung trống ngay bên dưới, hãy nhập vào công thức sau:

=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)>1 

Bước 8: Tại khung Formatting style bên dưới, hãy chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp. Theo mặc định sẽ là màu xanh lục, nhưng bạn có thể chỉ định các màu khác cũng như các kiểu như in đậm hoặc in nghiêng tùy nhu cầu. 

Bước 9: Bấm nút Done để hoàn tất.

Các bước trên sẽ đánh dấu tất cả các ô có tên trùng lặp bằng màu được chỉ định.

Ưu điểm lớn nhất của cách này đó là điều kiện áp dụng có tính năng động. Điều này có nghĩa là trong trường hợp bạn thay đổi dữ liệu trong bất kỳ ô nào, định dạng sẽ tự động cập nhật. Ví dụ: nếu bạn xóa một trong những tên trùng lặp thì mục đánh dấu của tên đó (trong ô khác) cũng sẽ biến mất vì tên đó giờ trở thành duy nhất.

Lưu ý:

Khi bạn sử dụng công thức tùy chỉnh trong Conditional formatting, nó sẽ kiểm tra từng ô bằng công thức được chỉ định. Nếu công thức trả về TRUE thì ô đó sẽ được đánh dấu ở định dạng được chỉ định và nếu trả về FALSE thì sẽ không đánh dấu.

Trong ví dụ trên, mỗi ô được chọn nếu tên xuất hiện nhiều lần trong phạm vi, nó sẽ trả về TRUE cho công thức COUNTIF và ô sẽ được đánh dấu. Còn nếu khác, ô đó sẽ không thay đổi.

Trong trường hợp bạn muốn xóa bỏ các ô được đánh dấu chỉ cần loại bỏ định dạng có điều kiện. Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô đã áp dụng định dạng, truy cập vào menu Format > Conditional Formatting và xóa các quy tắc khỏi hộp thoại Conditional format rules ở khung bên phải là xong. 

Cách đánh dấu các ô trùng lặp trong nhiều cột

Trong trường hợp bạn có bảng dữ liệu Google Sheets với rất nhiều dữ liệu và muốn đánh dấu các ô trùng lặp trong nhiều cột thì dưới đây là cách thực hiện. 

Mặc dù bạn vẫn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu các tên trùng lặp (sẽ là tên xuất hiện nhiều lần trong tất cả ba cột được kết hợp lại).

Dưới đây là các bước để đánh dấu các ô trùng lặp trong nhiều cột của bảng dữ liệu Google Sheets:

Đầu tiên các bạn thực hiện các bước từ Bước 1 đến Bước 6 như cách đánh dấu các ô trùng lặp trong một cột ở trên. 

Bước 7: Trong khung trống ngay bên dưới, hãy nhập vào công thức sau: 

=COUNTIF($A$2:$C$10,A2)>1

Bước 8: Tại khung Formatting style bên dưới, hãy chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp. Theo mặc định sẽ là màu xanh lục, nhưng bạn có thể chỉ định các màu khác cũng như các kiểu như in đậm hoặc in nghiêng tùy nhu cầu. 

Bước 9: Bấm nút Done để kết thúc.

Các bước trên sẽ đánh dấu các ô nếu tên trong ô đó xuất hiện nhiều lần trong tất cả ba cột đã chọn.

Cách đánh dấu các hàng hoặc bản ghi trùng lặp trong Google Sheets

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu Google Sheets như hình dưới đây và muốn đánh dấu tất cả các bản ghi trùng lặp.

Trong trường hợp này, một bản ghi sẽ là bản sao nếu nó có cùng giá trị chính xác trong mỗi ô trong hàng (chẳng hạn như hàng 2 và 7 trong ví dụ trên).

Dưới đây là các bước để đánh dấu các hàng trùng lặp bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện:

Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần đánh dấu (không bao gồm tiêu đề).

Bước 2: Truy cập vào menu Format.

Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn Conditional formatting.

Bước 4: Trong hộp thoại Conditional formatting hiển thị ở khung bên phải, bấm nút Add another rule.

Bước 5: Đảm bảo rằng phạm vi (nơi cần đánh dấu các ô trùng lặp) là chính xác. Trong trường hợp cần phải chọn lại, bạn có thể thay đổi phạm vi tìm kiếm đánh dấu tại mục Apply to range bằng cách bấm vào biểu tượng các ô vuông nhỏ ở bên phải để chọn lại, hoặc nhập vào phạm vi tìm kiếm bằng thủ công. 

Bước 6: Bấm vào biểu tượng mũi tên xổ xuống tại mục Format cells if  và chọn tùy chọn Custom formula is.

Bước 7: Trong khung trống ngay bên dưới, hãy nhập vào công thức sau:

=COUNTIF(ARRAYFORMULA($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1

Bước 8: Tại khung Formatting style bên dưới, hãy chỉ định định dạng mà bạn muốn đánh dấu các ô trùng lặp. Theo mặc định sẽ là màu xanh lục, nhưng bạn có thể chỉ định các màu khác cũng như các kiểu như in đậm hoặc in nghiêng tùy nhu cầu. 

Bước 9: Bấm nút Done để hoàn tất.

Các bước trên sẽ đánh dấu tất cả các bản ghi được lặp lại trong bảng dữ liệu (như hình dưới đây).

Tạo sao Google Sheets không đánh dấu các ô trùng lặp?

Đôi khi, có thể xảy ra trường hợp bạn làm theo tất cả các bước trên và sử dụng cùng một công thức, nhưng Google Sheets vẫn không đánh dấu các ô trùng lặp. Dưới đây là một số lý do có thể xảy ra mà bạn có thể kiểm tra:

Khoảng trắng bổ sung trong ô

Nếu có bất kỳ khoảng trắng thừa nào (ký tự khoảng trắng đầu hoặc cuối) trong văn bản trong một ô thì các cách trên sẽ không trả về kết quả đúng. Vì công thức để tìm kiếm là sự kết hợp chính xác cho hai hoặc nhiều ô được coi là trùng lặp nên nếu có bất kỳ ký tự khoảng trắng nào trong các ô, có nghĩa là dữ liệu sẽ không khớp.

Vì vậy, ngay cả khi bạn có thể thấy dữ liệu của ô đó trùng lặp ở ô khác nhưng kết quả sẽ không được đánh dấu. Do đó để loại bỏ điều này, bạn có thể sử dụng hàm TRIM (và hàm CLEAN) để loại bỏ tất cả các ký tự khoảng trắng thừa.

Tham chiếu không chính xác

Có ba loại tham chiếu khác nhau trong Google Sheets gồm:

- Tham chiếu tuyệt đối, ví dụ $A$1

- Tham chiếu tương đối, ví dụ A1

- Tham chiếu hỗn hợp, ví dụ $A1 hoặc A$1

Vì vậy nếu một công thức yêu cầu một loại tham chiếu và bạn lại sử dụng các tham chiếu khác thì sẽ gặp lỗi. Do đó hãy kiểm tra các tham chiếu để đảm bảo Google Sheets làm nổi bật các ô trùng lặp như mong đợi.

Trên đây là những cách mà bạn có thể đánh dấu các ô có dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện.

Nếu bạn đang tìm kiếm một khóa học giúp cải thiện kỹ năng sử dụng Google Sheets? 

Đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn: Khóa học Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao, công cụ thay thế Excel tuyệt vời để làm việc

• Khóa học online có nội dung chi tiết đầy đủ nhất trên internet.
• Cam kết chất lượng bài giảng, hoàn trả học phí nếu học viên không hài lòng với khóa học.
• Học viên được hỗ trợ trong suốt quá trình học, mọi giải đáp của học viên được giảng viên trả lời chi tiết và đầy đủ.

Đăng ký ngay tại: Gitiho.com để được áp dụng nhiều ưu đãi hấp dẫn.