Hướng dẫn cách ghi chú các công việc liên quan tới Excel hữu ích cho công việc

Khi chúng ta làm việc trên Excel, thường có rất nhiều công việc liên tục diễn ra. Do đó để có thể giúp bạn hệ thống lại các công việc, cũng như có 1 chỉ dẫn cụ thể cho cách thức giải quyết những công việc tương tự, chúng ta nên ghi chú lại những việc hay làm. Nhưng ghi chú thế nào để có thể có hiệu quả tốt nhất? Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu cách ghi chú khi làm việc với Excel nhé.

Cách viết ghi chú về Excel

Dưới đây là 1 mẫu ghi chú trên giấy A5 được các chuyên gia Excel sử dụng. Cụ thể như sau:

• Ở phía trước của sổ ghi chú, bạn có thể liệt kê từng công thức hoặc câu lệnh macro trong VBA và số trang của nó trong sổ. Phần này có tác dụng như mục lục cho sổ ghi chú.
• Sau đó có 100 trang có cấu trúc đặc biệt để ghi chú công thức và chức năng của bạn.

Đây là một trang mẫu trong cuốn sổ ghi chú. Cách bố trí gọn gàng, ngăn nắp cho các trang ghi chú:

Các phương pháp lưu trữ thường sử dụng

Thay vì sử dụng giấy chúng ta có thể làm như sau :

• Ghi chú công thức Excel được lưu trữ trong Notepad ++ (tải ứng dụng tại địa chỉ: https://notepad-plus-plus.org/downloads/ hoặc trong các Sheet của Excel, nơi chúng ta có thể sử dụng kỹ thuật tìm kiếm để tra cứu lại thông tin một cách dễ dàng.
• Các macro yêu thích được lưu trữ trong 1 file riêng (định dạng xlam), nơi ta luôn có thể dễ dàng tìm và sử dụng chúng.
• Hầu hết các macro có ghi chú để giải thích các bước (tham khảo bài viết hướng dẫn cách ghi chú trong VBA)
• Đối với một số công thức và macro, ta có thể lưu ở trên blog hoặc bất cứ đâu mà chúng ta có thể lưu

Có Nên Lưu Giữ Trên Giấy ?

Mặc dù chúng ta không lưu giữ các ghi chú trên giấy về các công thức Excel, nhưng rất nhiều người có thể làm thế.

Nếu chúng ta lưu trên giấy chúng ta nên tổ chức hễ thống lưu trữ để dễ tìm kiếm .

Lưu Giữ Ghi Chú Bằng Công Nghệ

Nếu ta không giữ giấy ghi chú, ta nên có một loại hệ thống điện tử để lưu trữ

Chúng ta nên sử dụng các chương trình có tính bảo mật, dễ sử dụng

Ghi Chú Excel Có Trực Tuyến

Bạn nên sử dụng blog hoặc bài đăng trên website để lưu trữ ghi chú của mình về Excel và sử dụng Google Drive (hoặc một chương trình khác) để tìm kiếm chúng

Ta có thể sử dụng Google để tìm kiếm các bài đăng trên blog của riêng ta và các bài đăng trên Excel hoặc đăng trên các diễn đàn của người khác.

Việc ghi chú sẽ giúp chúng ta không phải nhớ nhiều thông tin, đồng thời nhanh chóng tìm kiếm khi cần, không phải lo lắng về mất thông tin hoặc phải tìm kiếm lại từ đầu trên Google. Điều đó giúp tăng hiệu quả và giảm thời gian làm việc trên Excel.

Bạn có thể tìm hiểu thêm các kiến thức hữu ích khác về Excel, VBA tại địa chỉ: https://gitiho.com/

hoặc học thêm các khóa học về tin học văn phòng:

Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm

Khóa học ứng dụng lập trình VBA trong Excel vào công việc thực tế