Hướng dẫn cách giảm dung lượng file Word đơn giản dễ thực hiện

File Word có dung lượng lớn sẽ ảnh hưởng đến tốc độ mở tệp và quá trình edit văn bản. Do đó, hôm nay Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn các cách giảm dung lượng file Word cực kỳ đơn giản dưới đây. Cùng xem nhé.

1. Cách nén file word bằng định dạng .docx

Kể từ Office 2007 thì Microsoft đã ra mắt định dạng lưu trữ mới .docx tương tự như file .doc nhưng nhẹ hơn. Vì thế nếu tài liệu Word của bạn đang lưu ở định dạng .doc cũ hơn thì có thể giảm dung lượng của file Word bằng cách chuyển sang định dạng .docx mới. 

Bước 1: Mở tài liệu Word cần giảm dung lượng. Truy cập vào menu File trên giao diện, rồi chọn Info và bấm nút Convert ở khung bên phải.

Bước 2: Trong hộp thoại hiển thị, bấm nút OK rồi bấm tiếp nút Save để lưu tài liệu Word đó với định dạng .docx mới.

2. Chèn ảnh vào file Word thay vì sử dụng Copy và Paste

Nếu bạn thao tác Copy và Paste ảnh vào file Word thì mặc định Word sẽ giả định file ảnh dán vào ở định dạng BMP hoặc PNG, hai định dạng ảnh này thường có dung lượng khá lớn. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân làm tăng dung lượng của file Word.

Trong trường hợp này bạn nên copy file ảnh đó và dán vào các chương trình đồ họa như Paint, sau đó lưu lại với định dạng JPG với dung lượng nhỏ hơn đáng kể, sau đó chèn vào tài liệu thông qua menu Insert-> Picture.

Như ảnh ở trên cho thấy, file Word đầu tiên sử dụng chức năng copy và paste ảnh thông thường, tập tin sau khi lưu lại có dung lượng 548KB, nếu ảnh paste vào file Word là định dạng PNG thì dung lượng là 520KB.

Tuy nhiên nếu file ảnh lưu ở định dạng JPEG rồi chèn vào thì file Word (thứ ba) chỉ còn dung lượng là 351KB.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lưu tất cả ảnh trong tài liệu Microsoft Word

3. Nén tất cả các hình ảnh trong Word

Trong trường hợp file Word được chèn nhiều ảnh thì bạn có thể nén giảm dung lượng tất cả các file ảnh chèn vào. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở file Word chứa nhiều ảnh cần giảm dung lượng.

Bước 2: Từ giao diện ribbon, truy cập vào menu File-> Save as.

Bước 3: Trong hộp thoại Save As hiển thị, bấm vào nút Tools ở góc dưới bên phải, cạnh nút Save.

Bước 4: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Compress Pictures.

Bước 5: Trong hộp thoại Compress Pictures hiển thị sẽ cung cấp nhiều tùy chọn để nén ảnh như HD, để in, để upload lên web, để gửi email … Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn chọn tùy chọn phù hợp, sau đó bấm nút OK.

4. Bỏ nhúng font chữ để giảm dung lượng file Word

Tính năng nhúng font chữ vào file Word giúp bạn lưu trữ, chia sẻ trên các máy tính khác nhau đều dễ dàng, không bị lỗi font chữ. Tuy nhiên nó cũng đồng nghĩa với việc làm tăng dung lượng tập tin Word. 

Để giảm dung lượng của file Word này, bạn chỉ cần tắt tính năng nhúng font chữ vào văn bản bằng cách. Truy cập vào menu File > Options, sau đó chọn tùy chọn Save ở khung bên trái, rồi kích bỏ tùy chọn “Embed fonts in the file” ở khung bên trái và bấm nút OK là xong.

Như ảnh trên đây cho thấy, file Word đầu tiên được nhúng toàn bộ font chữ có dung lượng hơn 2,5MB nhưng nếu không nhúng font chữ (file thứ ba) thì dung lượng file chỉ còn 548KB.

Tham khảo: Cách tải và cài đặt font chữ trong Word

5. Ngừng nhúng các file khác để giảm dung lượng Word

Nếu bạn đang nhúng một bảng tính Excel hay một tài liệu Word khác vào để dễ dàng tra cứu thì hãy ngừng nhúng file khác vào tài liệu. Bạn nên chèn liên kết vào tài liệu thay vì nhúng trực tiếp khiến dung lượng file Word tăng hơn nhiều.

6. Cách giảm dung lượng file word bằng cách tắt AutoRecover

AutoRecover là một tính năng cần thiết trong Word, cho phép bạn lấy lại tài liệu đã mất trong Word do máy tính lỡ sập nguồn, mất điện hoặc quên lưu. Nhưng nó cũng góp phần làm tăng dung lượng file Word. Do đó để giảm dung lượng của file Word bạn cũng nên tắt tính năng này đi.

Bằng cách truy cập vào menu File > Options > Save > và tắt tùy chọn Save AutoRecover information every. Sau đó bấm nút OK để hoàn tất.

7. Sao chép sang một văn bản mới

Nếu file Word đó bạn đã làm việc từ lâu thì bạn có thể tạo một file mới và copy toàn bộ nội dung sang với thao tác Ctrl+A và Ctrl+V. Lúc này tài liệu mới sẽ không lưu bất cứ thông tin về các bản lưu bởi tính năng Autorecover hay các Background, do vậy sẽ giảm được dung lượng cho file Word đáng kể.

Kết luận

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn 7 cách giảm dung lượng file Word khi cần thiết. Điều này sẽ vô cùng thuận lợi khi cần lưu trữ hoặc chia sẻ tài liệu của mình với những người dùng khác. Chúc bạn thành công!