Hướng dẫn cách hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets

Bạn có bảng dữ liệu Google Sheets rất lớn và muốn đánh dấu các ô có giá trị âm. Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết cách để hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets của Gitiho ngay dưới đây.

Việc đánh dấu các số âm bằng màu đỏ (hoặc màu bất kỳ bạn thích) trong Google Sheets giúp bạn quản lý và xem qua các số liệu một cách dễ dàng vì nó làm cho các số âm này trở nên nổi bật. Để đánh dấu số âm bằng màu đỏ, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để toàn bộ ô được đánh dấu màu đỏ hoặc có thể sử dụng định dạng số tùy chỉnh để chỉ văn bản được hiển thị bằng màu đỏ.

2 cách để hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets

Sử dụng định dạng có điều kiện để hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets

Định dạng có điều kiện (Conditional formatting) cho phép bạn định dạng một ô dựa trên giá trị trong đó. Vì chúng ta muốn đánh dấu tất cả các giá trị âm nên có thể sử dụng định dạng có điều kiện để chỉ hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets và để nguyên tất cả các thành phần còn lại.

Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây:

Như bạn thấy, bạn sẽ cần một chút thời gian khi xem qua các con số để phân biệt xem số nào âm. Dưới đây là các bước để hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets:

Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn đánh dấu các số âm.

Bước 2: Truy cập vào menu Format.

Bước 3: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Conditional Formatting. Thao tác này sẽ kích hoạt công cụ Conditional formatting rules ở bên phải.

Bước 4: Kích chuột vào menu thả xuống tại ô Format cells if.

Bước 5: Cuộn xuống phía dưới để tìm và kích chọn tùy chọn Less than.

Bước 6: Tại ô Value or Formula, hãy nhập 0.

Bước 7: Chọn màu mà bạn muốn đánh dấu ô có giá trị nhỏ hơn 0 bằng cách bấm nút có biểu tượng lọ sơn.

Bước 8: Bấm nút Done để hoàn tất. 

Các bước trên sẽ ngay lập tức làm nổi bật tất cả các ô có giá trị nhỏ hơn 0

Vì định dạng có điều kiện là động, trong trường hợp bạn thay đổi bất kỳ giá trị nào trong ô, định dạng sẽ tự động cập nhật. Ví dụ: Nếu bạn thay đổi giá trị trong một ô từ dương sang âm, ô đó sẽ ngay lập tức được đánh dấu bằng màu được chỉ định.

Bạn cũng có thể chỉ cần thay đổi font chữ của giá trị ô (có số âm) thành màu đỏ, thay vì thay đổi toàn bộ màu của ô. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chỉ chọn thay đổi màu font chữ trong bước 7.

Lưu ý: Khi bạn sao chép và dán định dạng của ô có áp dụng định dạng có điều kiện, thao tác này cũng sẽ sao chép các quy tắc định dạng có điều kiện . Vì vậy, nếu bạn thêm dữ liệu mới vào dữ liệu đã áp dụng định dạng có điều kiện, bạn không cần phải lặp lại tất cả các bước ở trên. Chỉ cần sao chép bất kỳ ô nào có định dạng và chỉ dán định dạng.

Mẹo: Bạn cũng có thể đánh dấu các ô khác theo cách tương tự (trong cùng một tập dữ liệu). Ví dụ: Nếu muốn đánh dấu các ô phủ định bằng màu đỏ và các ô có giá trị nhỏ hơn 200 bằng màu vàng, bạn cũng có thể làm điều đó. Tất cả những gì cần làm là lặp lại các bước tương tự một lần nữa và thêm một quy tắc khác.

Xem thêm: Cách khắc phục lỗi về ô và dòng trong Google Sheets

Sử dụng định dạng tùy chỉnh để hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets

Các bước để sử dụng định dạng tùy chỉnh đánh dấu số âm

Một cách khác dễ dàng hơn để tự động hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets là thay đổi định dạng số tùy chỉnh (Custom Formatting).

Với định dạng số tùy chỉnh, bạn có thể chỉ định định dạng bạn muốn áp dụng gồm: Số dương; Số âm; Giá trị 0 và Giá trị văn bản

Giả sử bạn có tập dữ liệu như hình dưới đây và muốn hiển thị số âm là màu đỏ. Dưới đây là các bước để thực hiện việc này.

Bước 1: Chọn tập dữ liệu mà bạn muốn đánh dấu các số âm.

Bước 2: Truy cập vào menu Format.

Bước 3: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Number. Nó sẽ hiển thị một số tùy chọn bổ sung.

Bước 4: Di con trỏ qua tùy chọn More Formats. 

Bước 5: Tiếp theo chọn tùy chọn Custom Number format. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Custom number formats ở khung bên phải.

Bước 6: Tại khung trống phía dưới tùy chọn Custom number formats, hãy nhập vào định dạng sau: General;[RED]General;General;@

Bước 7: Bấm nút Apply

Như vậy các số âm trong tập dữ liệu của bạn bây giờ sẽ có màu đỏ trong khi mọi thứ khác sẽ vẫn như cũ (như hình bên dưới).

Định dạng tùy chỉnh trên hoạt động như thế nào?

Trong Google Sheets, mỗi ô có thể chứa bốn loại dữ liệu khác nhau gồm: Số dương, Số âm, Giá trị 0 và Giá trị văn bản.

Google Sheets cũng cho phép chỉ định định dạng bạn muốn sử dụng cho từng loại dữ liệu này. Trong ví dụ này, trong khi chúng ta cần giữ nguyên mọi thứ và chỉ thay đổi định dạng của số âm. Vì vậy phải sử dụng định dạng dưới đây:

General;[RED]General;General;@

Trong đó General ở đây cho biết định dạng chung (định dạng mặc định) và mỗi định dạng được phân tách bằng dấu chấm phẩy.

Bằng cách thêm từ [RED] vào trước định dạng thứ hai (dành cho số âm), chúng ta yêu cầu Google Sheets hiển thị tất cả các số âm bằng màu đỏ.

Đối với văn bản, sử dụng @ để Google Sheets coi văn bản là văn bản.

Lưu ý: Cũng giống như định dạng có điều kiện, sử dụng phương pháp này cũng làm cho tập dữ liệu của bạn động. Vì vậy, nếu thay đổi giá trị của bất kỳ ô nào từ dương sang âm, nó sẽ tự động thay đổi phông chữ thành màu đỏ.

Không giống như định dạng có điều kiện, bạn không thể sử dụng phương pháp định dạng tùy chỉnh để thay đổi màu của ô.

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn các bạn hai phương pháp đơn giản có thể sử dụng để hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn có thể chọn phương pháp phù hợp. Nhưng theo kinh nghiệm sử dụng Google Sheet của Gitiho thì dùng phương pháp định dạng có điều kiện tiện lợi hơn vì nó cho phép định dạng linh hoạt hơn và dễ áp dụng. Chúc các bạn thành công.

Xem thêm: Hướng dẫn cách cố định hàng/cột trong Google Sheets

Kết luận

Hi vọng bài chia sẻ về hiển thị các số âm bằng màu đỏ trong Google Sheets của Gitiho có thể giúp các bạn sử dụng công cụ này hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tìm một công cụ làm việc trực tuyến có thể thay thế được cho Excel thì Google Sheet là một lựa chọn hợp lý. Bạn có thể tham gia khóa học dưới đây để trang bị các kỹ năng sử dụng Google Sheet:

Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao, công cụ thay thế Excel tuyệt vời để làm việc

Bạn sẽ được học cách nhập dữ liệu, lập bảng biểu, xử lý thông tin, tính toán bằng các hàm có trên Google Sheet. Trong quá trình học bạn có thể trao đổi với giảng viên thông qua phần Hỏi - Đáp. Những thắc mắc của bạn sẽ được trả lời trong vòng 24h. Hoàn thành khóa học, bạn có thể tự tin sử dụng Google Sheet để xử lý các công việc văn phòng, chia sẻ tài liệu và làm việc nhóm trên công cụ này. Chúc các bạn học tập hiệu quả!