Hướng dẫn cách highlight cột bất kì trong biểu đồ cột

Nhiều lúc trong việc sử dụng các biểu đồ, chúng ta muốn highlight một hoặc nhiều cột (ngang hoặc dọc) nào đó để có thể dễ dàng lọt vào mắt xanh của người đọc/xem 1 cách nhanh chóng mà họ không cần phải tốn thời gian để tìm kiếm. Trong bài viết dưới đây Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện.

cách highlight cột bất kì trong biểu đồ cột

Ví dụ bạn muốn highlight (làm nổi bật) công ty One Express so với các đối thủ còn lại như hình dưới đây:

Trong biểu đồ trên, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy công ty One Express . Chúng ta không cần tốn time để tìm kiếm bởi thông tin chính đã nổi bật rõ ràng. Đầu tiên, các công ty được bố trí theo thứ tự từ nhỏ đến lớn nên ta có thể nhìn thấy thứ hạng và trị số của từng công ty. Thứ hai, cột One Express được highlight một màu khác biệt hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn tạo ra một bar chart như trên và highlight cột bạn muốn 1 cách nhanh gọn lẹ nhất.

Dữ liệu nguồn (The source data)

Ta sẽ bắt đầu với dữ liệu nguồn.

Dữ liệu nguồn mà mình đang dùng dựa trên danh sách chưa phân loại (unsorted list). Tức là trước khi tạo biểu đồ, mình muốn nhập dữ liệu theo công thức nhất định chứ không phải làm cách thủ công là nhập từng ô.

Đầu tiên, bạn nhập tên từng công ty cho trước, rồi cho số bất kì trong cột Doanh thu hoặc bạn có thể dùng hàm RANDBETWEEN để tạo ra những số ngẫu nhiên trong Excel.

Thứ hai là Vị thứ, bạn có thể dùng hàm RANK: =RANK(number,ref,[order]), trong đó:

• Number: (Bắt buộc) Giá trị cần xếp hạng trong khối.
• Array: (Bắt buộc) Danh sách, khối dữ liệu cần sắp xếp
• Order: (Tùy chọn) Thứ tự cần sắp xếp (từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao).

Hàm RANK sẽ giúp bạn bằng cách xếp hạng dữ liệu đến sắp xếp cột trong biểu đồ theo thứ tự từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao

Nhập công thức ô A2: =RANK(C2,$C$2:$C$6)

Lưu ý: Hàm RANK sẽ xếp hạng 2 giá trị trùng lặp nhau cùng 1 thứ hạng. Để tránh điều này, ta có thể thay đổi chút công thức ở ô A2 như sau:

=RANK(C2,$C$2:$C$6)+COUNTIF($C$2:C2,C2)-1

Hàm COUNTIF sẽ cộng thêm 1 đơn vị vào kết quả của hàm RANK nếu có sự ràng buộc giữa các giá trị (2 giá trị giống nhau), điều này giúp cho các thứ hạng của các công ty là độc lập duy nhất.

Thiết lập dữ liệu cho biểu đồ

Trong vùng E2-E6, vì có 6 công ty nên mình liệt kê danh sách theo số thứ tự.

Chắc hẳn bạn băn khoăn làm sao có thể xếp các giá trị từ cao xuống thấp như vậy? Ở đây, mình có thể dùng hàm INDEX/MATCH hoặc 1 số hàm khác mà không cần chèn thứ hạng vào cột E. Nhưng để cho đơn giản và dễ hiểu, mình sẽ dùng hàm VLOOKUP cho cột F và cột G.

Công thức ô F2: =VLOOKUP(E2,$A$1:$B$6,2,0)Công thức ô G2: =VLOOKUP(E2,$A$2:$C$6,3,0)

Bây giờ, dữ liệu của mình được liệt kê theo thứ tự giảm dần. Tiếp theo là làm cho các giá trị của công ty được highlight. Để làm được điều này, mình sẽ tạo thêm 2 cột nữa: một cột cho các giá trị bình thường và cột còn lại là các giá trị được highlight.

Nhập công thức ô H2: =IF(F2="One Express",NA(),G2)Nhập công thức ô I2: =IF(F2="One Express",G2,NA())

Hàm NA() được sử dụng để buộc lỗi #N/A vì đây là kết quả của hàm IF. Vì biểu đồ trong Excel thường được bỏ qua các giá trị #N/A nên các kết quả trống hoặc có giá trị bằng 0 thì Excel sẽ hiển thị là 0, còn # N/A hoàn toàn không hiển thị. Điều này rất cần thiết vì mình chỉ muốn Data Label hiển thị giá trị ở các cột được hiển thị.

Tạo biểu đồ

Một khi dữ liệu đã nhập đầy đủ thì mình có thể tạo ra biểu đồ cột chồng. Bây giờ, mình sẽ chọn vùng F1-I8 rồi nhấn Insert => chọn Bar => 2 – D Bar (đối với Excel 2010), còn Excel 2016 chỉ cần chọn Insert => Charts => 2 – D Bar).

Biểu đồ sẽ có 3 mục: Doanh thu – Bình thường – Highlight. Lúc này, mình sẽ xóa phần Doanh thu trong biểu đồ vì mình không cần thông tin này (nhấp chuột vào phần màu đầu tiên của cột => nhấn Delete).

Sau đó, click chuột phải khi con trỏ ở vị trí tên các công ty => chọn Format Axis => Cửa sổ Format Axis xuất hiện =>tick mục Categories in reverse order.

Lưu ý: Nếu bạn chỉ sắp xếp dữ liệu của mình theo thứ tự tăng dần khi sử dụng hàm RANK thì không cần thiết phải chọn mục Categories in reverse order.

Các bước còn lại thì tùy theo sở thích bạn, nhưng để sao lưu lại biểu đồ, mình làm như sau:

• Xóa tên biểu đồ, chú thích, các trục và đường lưới (bạn có thể bỏ hoặc không cũng được)
• Click chuột phải => chọn Format Data Series
• Kéo về bên trái thanh Gap Width để làm cột to hơn
• Liên kết cột với các giá trị “Bình thường” & “Highlight” và chọn màu bạn muốn highlight

Hi vọng thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc.