Hướng dẫn cách làm sổ quỹ tiền mặt trên Excel mới nhất theo thông tư 133

Mỗi đơn vị doanh nghiệp đều có một quỹ tiền mặt riêng phục vụ những mục đích khác nhau. Và để quản lý việc thu chi quỹ tiền mặt này, các thủ quỹ hoặc kế toán sẽ cần sử dụng đến sổ quỹ tiền mặt. Trong bài viết này, gitiho.com sẽ hướng dẫn các bạn cách làm sổ quỹ tiền mặt trên Excel mới nhất theo thông tư 133.

Sổ quỹ tiền mặt là gì?

Sổ quỹ tiền mặt là một loại sổ được thủ quỹ và kế toán sử dụng để lưu giữ, quản lý tình hình thu và chi, tồn quỹ tiền mặt của đơn vị doanh nghiệp cho những mục đích chi thu phát sinh cụ thể.

Mục đích của sổ quỹ tiền mặt là để thủ quỹ và kế toán nắm được các biến động tăng giảm, thu chi của quỹ tiền mặt của đơn vị được dùng cho những khoản/mục đích nào. Đồng thời giúp thủ quỹ và kế toán có công cụ để so sánh, đối chiếu số liệu tiền mặt với số tiền trên sổ sách hoặc các phần mềm kế toán khác. 

Để nhập dữ liệu cho sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ và kế toán sẽ cần các Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn,... của đơn vị gửi lên. Mỗi loại quỹ khác nhau sẽ cần sử dụng một sổ quỹ tiền mặt khác nhau hoặc một số lượng trang nhất định cho từng loại quỹ trong cùng một sổ. 

Mẫu sổ quỹ tiền mặt trên Excel theo thông tư 133

Hiện tại, Bộ Tài chính đã ban hành sẵn mẫu sổ quỹ tiền mặt chính thức cho thủ quỹ. Dưới đây là sổ quỹ tiền mặt theo mẫu số S04a - DNN ban hành theo thông tư số 133 của Bộ Tài chính. Các bạn có thể tải mẫu sẵn tại bản đính kèm ở cuối bài nhé.

Cách làm sổ quỹ tiền mặt trên Excel

Ngoài việc tải sẵn mẫu sổ quỹ tiền mặt của Bộ Tài chính, các bạn hoàn toàn có thể tự tạo một sổ quỹ tiền mặt trên Excel rất nhanh và đơn giản. Gitiho.com sẽ hướng dẫn các bạn từng bước để tự lập một sổ quỹ tiền mặt của riêng mình nhé.

Bước 1

Đầu tiên, các bạn sẽ tạo thông tin của sổ quỹ tiền mặt, bao gồm thông tin tên loại quỹ, sử dụng cho đơn vị và mục đích nào.

Ở góc trên cùng bên trái của sổ quỹ tiền mặt trên Excel, bạn sẽ nhập 2 dòng thông tin gồm Đơn vị và Địa chỉ, đây sẽ là thông tin của đơn vị sử dụng sổ quỹ tiền mặt này. 
- Mẫu chứng từ: Bạn sẽ cần tạo một Textbox để điền thông tin mẫu chứng từ, việc này sẽ giúp bạn di chuyển Textbox dễ dàng mà không làm ảnh hưởng đến kích thước dài rộng của các cột trong bảng. Để tạo Textbox, bạn chọn mục Insert > Textbox. Sau khi có Textbox, bạn hãy điền thông tin mẫu chứng từ và đặt ở góc trên cùng bên phải của bảng.
- Tên loại quỹ: Tên sổ sẽ được đặt ngay chính giữ bảng với tiêu đề "SỔ QUỸ TIỀN MẶT", bên dưới các bạn thêm Loại quỹ để ghi chi tiết sổ quỹ tiền mặt này được dùng cho loại quỹ nào nhé.

Bước 2

Sau khi đã có đầy đủ thông tin cần thiết về sổ quỹ tiền mặt, chúng ta sẽ tạo bảng chi tiết để nhập dữ liệu thu, chi, tồn cho quỹ tiền mặt của đơn vị. Các bạn hãy điền từng cột với những tiêu đề tương ứng theo hướng dẫn dưới đây nhé. 

- Cột A: Ngày, tháng ghi sổ - Ghi rõ ngày, tháng bạn nhập dữ liệu mới vào sổ quỹ tiền mặt.
- Cột B: Ngày, tháng chứng từ - Ghi rõ ngày tháng của các phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn,... cần thu, chi của quỹ.
- Cột C,D: Số hiệu chứng từ - Chia thành 2 cột nhỏ bên dưới gồm mục Thu và mục Chi để ghi rõ số hiệu chứng từ của Phiếu thu, Phiếu chi,... Chú ý ghi số hiệu liên tục, từ nhỏ đến lớn.
- Cột E: Diễn giải - Ghi rõ nội dung, mục đích của các Phiếu thu, Phiếu chi phát sinh.
- Cột F,G,H: Sổ tiền - Cột này cũng được chia nhỏ thành 3 cột bên dưới gồm Thu (Ghi rõ số tiền nhập thêm vào quỹ), Chi (Ghi rõ số tiền xuất quỹ), Tồn (Ghi rõ số tiền tồn trong quỹ vào cuối ngày). Lưu ý đối chiếu để số tiền ghi trong sổ quỹ tiền mặt khớp đúng với số tiền mặt quỹ hiện có. 
- Cột I: Ghi chú - Định kỳ kế toán, đối chiếu giữa “Sổ quỹ tiền mặt” và “Sổ kế toán chi tiết tiền mặt” , sau đó xác nhận vào cột.

Bước 3

Sau khi hoàn thành tạo bảng nhập dữ liệu cho sổ quỹ tiền mặt trên Excel, chúng ta sẽ cần thêm các phần ghi chú cho bảng và chữ ký.

• Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 tới trang …: Ghi rõ tổng số trang của sổ
• Ngày mở sổ: Ghi rõ ngày, tháng mở sổ
• Ngày … tháng … năm …: Ngày, tháng, năm những người liên qua ký vào sổ
• Họ và tên, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật
  Vừa rồi là những bước đơn giản để giúp những bạn thủ quỹ và kế toán tự tạo sổ quỹ tiền mặt cho đơn vị của mình trên Excel. Gitiho.com chúc các bạn áp dụng thành công và dạt hiệu quả trong công việc. Đừng quên theo dõi chúng mình thường xuyên để không bỏ lỡ những kiến thức bổ ích mỗi ngày nhé.