Hướng dẫn cách ngắt dòng trong Excel theo 3 cách

Hướng dẫn này Gitiho sẽ giới thiệu với các bạn ba cách nhanh chóng và dễ dàng để thêm ngắt dòng vào trong các ô của Excel gồm: Sử dụng phím tắt, sử dụng tính năng Find & Replace và cuối cùng là dùng hàm trong Excel.

Theo mặc định thì trong hầu hết các ứng dụng Office để bắt đầu một đoạn mới không phải là vấn đề, chỉ cần nhấn Enter trên bàn phím.

Tuy nhiên, trong Microsoft Excel cách này lại hoạt động hơi khác vì khi nhấn phím Enter để kết thúc nhập văn bản hoặc công thức trong một ô thì con trỏ lập tức chuyển sang ô tiếp theo.

Vậy, làm thế nào để tạo một dòng mới trong Excel? Có ba cách nhanh chóng để bạn có thể thực hiện điều này.

Cách bắt đầu một dòng mới trong ô Excel

Cách nhanh nhất để tạo một dòng mới trong một ô của Excel là sử dụng các tổ hợp phím tắt:

• Với máy tính chạy Windows: Để ngắt dòng trong Excel bấm tổ hợp phím: Alt + Enter
• Với máy tính Mac, bấm tổ hợp phím: Control + Option + Return hoặc Control + Command + Return. Nhưng với Excel 365 trên máy Mac thì bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter.

Để thêm một dòng mới trong ô Excel bằng tổ hợp phím tắt, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bấm chuột đúp vào ô mà bạn muốn ngắt dòng.
• Nhập đoạn đầu tiên của văn bản. Nếu văn bản đã có sẵn trong ô, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn ngắt dòng.
• Trên Windows, bấm giữ phím Alt trong khi nhấn phím Enter. Trên máy Mac thì bấm giữ phím Control và Option trong khi nhấn phím Return.
• Nhấn Enter để hoàn tất và thoát khỏi chế độ chỉnh sửa.

Kết quả là bạn sẽ nhận được nhiều dòng trong một ô Excel hơn. Nếu văn bản vẫn hiển thị trong một dòng, hãy đảm bảo tính năng Wrap Text được bật.

Bật tính năng Wrap Text

Khi cần xem nhiều dòng trong một ô, bạn cần kích hoạt tính năng Wrap Text cho ô đó. Để thực hiện, chỉ cần “bôi đen” để chọn các ô đó trong bảng Excel rồi chọn thẻ Home và bấm nút Wrap Text thuộc nhóm tính năng Alignment.

Cách chèn nhiều ngắt dòng để tăng khoảng cách giữa các dòng

Nếu bạn muốn có một khoảng trống cách hai hoặc nhiều dòng giữa các phần văn bản khác nhau thì thực hiện như sau: Nhập nội dung vào một ô trong file Excel bình thường, sau đó chỉ cần bấm tổ hợp phím Alt + Enter hai lần trở lên.

Thao tác này sẽ chèn khoảng trống liên tiếp trong một ô như hiển thị trong ảnh dưới đây.

Tạo một dòng mới trong công thức để dễ đọc hơn

Đôi khi bạn cần hiển thị các công thức dài trong nhiều dòng của một ô trong Excel để có thể dễ đọc và hiểu công thức đó hơn, đồng thời cũng có thể tìm ra lỗi dễ hơn nếu có. Trong trường hợp này các tổ hợp phím tắt ngắt dòng của Excel cũng có thể làm điều này.

Trong một ô hoặc trong thanh công thức, đặt con trỏ chuột trước đối số mà bạn muốn ngắt xuốn dòng mới, sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + Alt . Tiếp theo nhấn phím Enter để hoàn thành công thức và thoát khỏi chế độ chỉnh sửa.

Cách chèn ngắt dòng sau một ký tự cụ thể

Trong trường hợp bạn nhận được một bảng tính có nhiều mục trong một dòng, việc ngắt từng dòng theo cách thủ công có thể mất hàng giờ. May mắn thay, Excel có một cách cực kỳ hữu ích để ngắt nhiều dòng cho tất cả các ô được chọn chỉ một lần.

Bước 1: Chọn tất cả các ô mà bạn muốn bắt đầu một dòng mới.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace của Excel. Hoặc bấm nút Find & Select > Replace ở góc trên cùng bên phải của thẻ Home thuộc nhóm Editing.

Bước 3: Trong hộp thoại Find and Reaplace, hãy thực hiện như sau:

• Tại khung Find what, nhập dấu phẩy và dấu cách (, ) vào ô trống. Nếu các chuỗi văn bản của bạn được phân tách bằng dấu phẩy không có dấu cách thì chỉ nhập dấu phẩy (,) vào ô trông.
• Tại khung Replace with, nhập tổ hợp phím Ctrl + J để chèn ngắt dòng thay cho mỗi dấu phẩy (;) và dấu phẩy sẽ bị xóa. Nhưng nếu muốn giữ lại dấu phẩy ở cuối mỗi dòng, hãy nhập dấu phẩy và sau đó nhập tổ hợp phím Ctrl + J vào ô trống.
• Cuối cùng bấm nút Replace All.

Như vậy sẽ có nhiều ngắt dòng sẽ được tạo ra trong các ô đã chọn. Tùy thuộc dữ liệu nguồn cần ngắt trang nhập vào khung Replace with, bạn sẽ nhận được kết quả là tất cả các dấu phẩy được thay thế bằng ngắt dòng.

Trong trường hợp này thì ngắt dòng sẽ được chèn sau mỗi dấu phẩy trong khi vẫn giữ lại tất cả dấu phẩy của câu trong ô.

Cách tạo một ngắt dòng mới trong Excel bằng công thức

Có thể nói, các công thức ngắt dòng mới hay thậm trí gộp nhiều dòng thành một dòng trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi thao tác với dữ liệu trong Excel. Đặc biệt là sử dụng các tổ hợp phím tắt là rất hữu ích chẳng hạn như tính năng Find and Replace.

Nhưng nếu muốn kết hợp dữ liệu từ một số ô và muốn mỗi phần bắt đầu trong một dòng mới, cách tốt nhất để thực hiện là sử dụng các hàm công thức của Excel.

Trong Microsoft Excel, có một chức năng đặc biệt để chèn các ký tự khác nhau vào các ô được gọi là CHAR. Trên Windows, mã ký tự cho ngắt dòng là 10, vì vậy chúng ta sẽ sử dụng hàm công thức CHAR (10).

Để kết hợp các giá trị từ nhiều ô, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE hoặc toán tử ghép (&). Và chức năng CHAR sẽ giúp chèn ngắt dòng ở giữa. Cụ thể công thức chung sẽ như sau:

cell1 & CHAR(10) & cell2 & CHAR(10) & cell3 & …

Hoặc là

CONCATENATE(cell1, CHAR(10), cell2, CHAR(10), cell3, …)

Giả sử các đoạn văn bản xuất hiện trong các ô A2, B2 và C2 thì một trong các công thức sau đây sẽ kết hợp chúng trong một ô:

=A2&CHAR(10)&B2&CHAR(10)&C2

Hoặc

=CONCATENATE(A2, CHAR(10), B2, CHAR(10), C2)

Trong Excel của Office 365, Excel 2019 và Excel 2019 cho máy Mac, bạn cũng có thể sử dụng hàm TEXTJOIN. Nhưng không giống như các công thức trên, cú pháp của hàm TEXTJOIN cho phép bao gồm cả dấu phân cách để phân tách các giá trị văn bản, làm cho công thức gọn hơn và dễ thực hiện hơn. Công thức tổng quát sẽ là:

TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, cell1, cell2, cell3, …)

Đối với ví dụ như trong hình dưới đây, công thức sẽ như sau:

=TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, A2:C2)

Trong đó:

• CHAR (10) thêm ngắt trang giữa mỗi giá trị văn bản kết hợp.
• TRUE cho biết công thức bỏ qua các ô trống.
• A2: C2 là phạm vi các ô được áp dụng.

Kết quả hoàn toàn giống với hàm CONCATENATE ở trên.

Lưu ý:

• Để nhiều dòng xuất hiện trong một ô, hãy nhớ bật tính năng Wrap Text và điều chỉnh độ rộng của ô nếu cần.
• Mã ký tự ngắt trang sẽ thay đổi tùy theo nền tảng. Trên Windows, mã ngắt dòng là 10, vì vậy bạn sử dụng CHAR (10). Trên Mac sẽ là 13, vì vậy bạn sử dụng hàm CHAR (13).

Trên đây Gitiho vừa hướng dẫn các bạn cách ngắt dòng trong ô Excel với cách thực hiện rất đơn giản. Nếu thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó với bạn bè của mình nhé.

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM

Hướng dẫn 5 cách tính tổng một cột trong Excel
Cách ngắt dòng trong Excel (Excel Wrap text)
Hàm CONCATENATEX trong Power BI DAX

Ngoài ra nếu muốn tìm hiểu sâu hơn và kỹ hơn về các hàm khác của Excel, chúng tôi xin giới thiệu với các bạn khóa học EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ với các bài học từ cơ bản tới nâng cao rất hay và bổ ích. Chi tiết xem tại:Gitiho.com

Đánh giá bài viết này