Hướng dẫn cách so sánh hai cột trong Google Sheets

Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách so sánh hai cột dữ liệu trong Google Sheets để tìm các điểm giống nhau, khác nhau và đánh dấu chúng. Qua đó giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Cách so sánh hai cột với kết quả chính xác

Cách đơn giản nhất để so sánh hai cột là tìm các hàng có nội dung trùng hợp chính xác. Google Sheets chỉ cần xem hàng nào có cùng giá trị và hàng nào có giá trị khác nhau và hiển thị kết quả trong cột trống thứ ba.

Trong ví dụ này, chúng ta chỉ cần tạo một cột mới cho kết quả và hiển thị TRUE nếu cặp so sánh trong cùng một hàng khớp và FALSE nếu chúng không khớp.

Công thức bạn sẽ sử dụng để so sánh sẽ là:

=A=B2

Công thức trên so sánh dữ liệu ở hàng 2 của cả hai cột để xem chúng có khớp nhau không. Nếu trùng nhau, kết quả trả về là TRUE, nếu không, bạn sẽ nhận được kết quả FALSE.

Dưới đây là các bước để thực hiện:

Bước 1: Trong hàng thứ hai của cột C (trong ô C2), hãy nhập vào công thức: =A2=B2 và nhấn Enter.

Bước 2: Copy nguyên công thức trong ô C2 và paste vào tất cả các ô còn lại ở phía dưới của cột C.

Bước 3: Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả của mỗi phép so sánh trong cột C.

So sánh hai cột và hiển thị văn bản có ý nghĩa

Phương pháp trên hoạt động hiệu quả nếu bạn là người duy nhất làm việc với dữ liệu. Tuy nhiên, một người thứ ba xem qua bảng dữ liệu của bạn có thể không hiểu chính xác những gì bạn đang ám chỉ bởi các từ “TRUE” và “FALSE”.

Vì vậy, để dễ hiểu hơn nếu kết quả trả về mô tả chi tiết hơn trong cột C. Ví dụ bạn có thể sử dụng từ "Phù hợp" (Matching) cho các hàng có nội dung trùng lặp và "Không phù hợp" (Not Matching) cho các hàng không trùng lặp.

Nếu bạn muốn nhận được kết quả mang tính mô tả hơn, có thể sử dụng hàm IF đơn giản để trả về văn bản "Phù hợp" khi các giá trị giống nhau và "Không phù hợp" khi các giá trị khác nhau.

Ví dụ bạn đang làm việc trong ô C2 nhưng lúc này công thức nhập vào sẽ là:

=IF(A2=B2,"Phù hợp","Không phù hợp")

Công thức trên sử dụng hàm IF để so sánh các giá trị trong cột A2 và B2. Nếu điều kiện “A2= B2” là TRUE, nó sẽ trả về văn bản “Phù hợp”. Nếu không, nó trả về văn bản FALSE.

Dưới đây là các bước để thực hiện:

Bước 1: Trong hàng thứ hai của cột C (trong ô C2), hãy nhập vào công thức: =IF(A2=B2,"Phù hợp","Không phù hợp") và nhấn Enter.

Bước 2: Copy nguyên công thức trong ô C2 và paste vào tất cả các ô còn lại ở phía dưới của cột C.

Bước 3: Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả của mỗi phép so sánh trong cột C sẽ là thông báo "Phù hợp" nếu trùng lặp hoặc "Không phù hợp" nếu khác biệt.

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm IF trong Excel qua bài tập
 

So sánh hai cột và đánh dấu các hàng phù hợp

Nếu thay vì hiển thị kết quả trong một cột riêng biệt, bạn muốn đánh dấu các hàng có dữ liệu phù hợp thì có thể sử dụng tính năng Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting).

Định dạng có điều kiện là một giải pháp cực kỳ linh hoạt và hiệu quả cho phép bạn định dạng các ô dựa trên một điều kiện nhất định.

Đây là cách bạn có thể sử dụng Conditional Formatting để đánh dấu các hàng phù hợp trong Google Sheets:

Bước 1: Truy cập vào menu Format.

Bước 2: Trong menu xổ xuống chon tùy chọn Conditional Formatting.

Bước 3: Thao tác này sẽ mở thanh công cụ Conditional format rules ở bên phải cửa sổ.

Bước 4: Dưới khung trống của mục Apply to range, hãy nhập phạm vi ô bạn muốn so sánh. Trong ví dụ này chúng ta nhập A2:B12.

Bước 5: Tiếp theo, dưới mục Format rules tại mục Format cells if, hãy kích vào biểu tượng mũi tên thả xuống.

Bước 6: Từ menu thả xuống xuất hiện, hãy chọn Custom formula is.

Bước 7: Bạn sẽ thấy một hộp trống bên dưới. Nhập vào công thức tùy chỉnh: =$A2=$B2.

Bước 8: Dưới mục Formatting style, bấm nút Fill Color.

Bước 9: Chọn màu bạn muốn sử dụng để đánh dấu các ô/hàng phù hợp. 

Bước 10: Cuối cùng bấm nút Done, để Conditional formatting thực hiện công việc của nó.

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các ô/hàng phù hợp được đánh dấu bằng màu bạn đã chọn.

Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn làm ngược lại, tức là chỉ đánh dấu các ô/hàng không khớp, hãy thay đổi công thức ở bước 7 thành: =$A2<>$B2.

So sánh hai cột để tìm dữ liệu phù hợp

Cho đến nay, các kỹ thuật mà chúng ta thảo luận chủ yếu là tìm hiểu xem các ô trong cùng một hàng có khớp hay không.

Nhưng nếu bạn muốn so sánh hai cột và tìm ra giá trị nào của cột A đang lặp lại trong cột B, bất kể nó nằm ở hàng nào?

Đây là cách bạn có thể sử dụng Conditional formatting để tìm dữ liệu trùng lặp:

Bước 1: Truy cập vào menu Format.

Bước 2: Trong menu xổ xuống chon tùy chọn Conditional Formatting.

Bước 3: Thao tác này sẽ mở thanh công cụ Conditional format rules ở bên phải cửa sổ.

Bước 4: Dưới khung trống của mục Apply to range, hãy nhập phạm vi ô bạn muốn so sánh. Trong ví dụ này chúng ta chỉ muốn xem các điểm nổi bật của cột B. Vì vậy, nhập vào phạm vi B2:B12.

Bước 5: Tiếp theo, dưới mục Format rules tại mục Format cells if, hãy kích vào biểu tượng mũi tên thả xuống.

Bước 6: Từ menu thả xuống xuất hiện, hãy chọn Custom formula is.

Bước 7: Bạn sẽ thấy một hộp trống bên dưới. Nhập vào công thức tùy chỉnh: =COUNTIF($A$2:$A$9,B2)>0.

Bước 8: Dưới mục Formatting style, bấm nút Fill Color.

Bước 9: Chọn màu bạn muốn sử dụng để đánh dấu các ô/hàng phù hợp. 

Bước 10: Cuối cùng bấm nút Done, để Conditional formatting thực hiện công việc của nó.

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các ô (thành phần) của cột B (cookie) cũng có trong cột A (cake) được đánh dấu bằng màu bạn đã chọn.

Giải thích công thức

Trong bài toán này, chúng tôi muốn biết thành phần nào của cột B cũng xuất hiện trong cột A. Nói cách khác, chúng tôi chỉ muốn đánh dấu những mục của cột B có 1 hoặc nhiều lần xuất hiện trong các ô từ A2 đến A9.

Trong công thức:

=COUNTIF($A$2:$A$9,B2)>0

Hàm COUNTIF đếm số lần giá trị trong B2 xảy ra trong phạm vi ô A2:A9.

Nếu số lượng này lớn hơn 0, điều đó có nghĩa là một bản sao của giá trị B2 tồn tại trong cột A. Nó có thể tồn tại một lần, hai lần hoặc nhiều lần. Trong cả hai trường hợp, miễn là số lượng lớn hơn 0, hàm trả về giá trị TRUE.

Khi hàm trả về giá trị TRUE, định dạng có điều kiện của chúng ta sẽ hoạt động và làm nổi bật ô B2.

Điều này được lặp lại cho tất cả các ô bắt đầu từ B2 đến B12.

So sánh hai cột để tìm dữ liệu bị thiếu

Bây giờ, điều gì sẽ xảy ra khi bạn muốn làm ngược lại? Nếu muốn tìm thành phần của cột Cookies không có trong cột Cake thì sao? Trong trường hợp này, bạn chỉ phải thực hiện một chút thay đổi đối với công thức được sử dụng trong bước 7 của phương pháp trước đó.

Công thức tùy chỉnh được sử dụng trong thanh bên quy tắc định dạng có điều kiện bây giờ phải là:

=COUNTIF($A$2:$A$9,B2)=0

Điều này là do bây giờ bạn muốn xem liệu phần tử của cột B có 0 lần xuất hiện trong cột A hay không. Kết quả trả về sẽ như hình dưới đây. 

Trên đây là một số cách mà bạn có thể sử dụng Google Sheets để so sánh hai cột. Thông qua các ví dụ nhỏ, cụ thể Gitiho hi vọng sẽ giúp các bạn hiểu được các khái niệm.

Trên thực tế các phép so sánh trên sẽ thực sự mạnh mẽ khi được sử dụng với các bảng dữ liệu lớn hơn, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng nó để xử lý phân tích số liệu.