Hướng dẫn cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel để đếm theo điều kiện

Để đếm theo điều kiện trong Excel thì có nhiều phương pháp, trong bài viết này Gitiho.com sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel cho các trường hợp cụ thể như đếm số ô trống, đếm ô không trống, đếm ô chứa giá trị số hoặc những ô chứa ký tự cụ thể nào đó. 

Cách dùng hàm COUNTIF trong Excel

Hàm COUNTIF trong Excel có cấu trúc như sau:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• range: Vùng chứa các ô muốn đếm
• criteria: điều kiện bạn muốn thiết lập dưới dạng một số, kí tự hoặc một logic sẽ chỉ định những giá trị nào sẽ được đếm

4 ví dụ về ứng dụng của hàm COUNTIF trong Excel

Ứng dụng hàm COUNTIF trong Excel với chữ cái và số trùng khớp

Hãy tham khảo ví dụ dưới đây:

Tại đây, chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF để đếm những ô chứa giá trị thỏa mãn trùng khớp với điều kiện. Cú pháp tương ứng trong ví dụ:

Đếm số lượng ô từ vùng C2 đến C31 có giá trị là "Nam":

=COUNTIF($C$2:$C$31,H8) hoặc =COUNTIF($C$2:$C$31,"Nam")

Đếm số lượng ô từ vùng D2 đến D31 có giá trị là 20:

=COUNTIF($D$2:$D$31,H12) hoặc =COUNTIF($D$2:$D$31,20)
Lưu ý: Criteria không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Bởi vậy, Nam hay NAM, nam thì cũng như nhau thôi. Trong nhiều trường hợp, nó rất tiện vì bạn không phải xử lí chính xác dữ liệu, nhưng trong nhiều trường hợp, nó lại ảnh hưởng rất nhiều tới việc tìm kiếm. Vậy xử lí thế nào? Có rất nhiều cách. Ở đây, mình sẽ gợi ý một hướng đi, đó là thay vì đếm “Nam”, “NAM”, “nam”, hãy đếm TRUE và FALSE kết hợp cùng hàm EXACT. Cụ thể ra sao, các bạn hãy thử suy nghĩ và tự thực hành lời giải nhé.

Không hề khó nhớ phải không? Giờ ta sẽ đến với những “biến thể” ở những ví dụ tiếp theo.

Xem thêm: Sử dụng hàm Countifs trong báo cáo theo tỷ lệ và vẽ biểu đồ hình tròn

Sử dụng hàm COUNTIF trong Excel đếm với các phép so sánh lớn nhỏ bằng

Đối với việc đếm sử dụng điều kiện là các phép so sánh lớn hơn (>), nhỏ hơn (<) hoặc bằng (=), có hai kiểu đặt điều kiện thường được sử dụng luân phiên nhau đó là điều kiện trực tiếp và điều kiện tham chiếu.

Với điều kiện trực tiếp ta đặt toàn bộ trong dấu nháy kép như sau: “>=a” với >= là phép so sánh, a là giá trị số được so sánh.

Với điều kiện tham chiếu ta đặt phép so sánh trong dấu nháy kép, kết hợp cùng kí tự &: “>=”& I8 với >= là phép so sánh, I8 là ô được tham chiếu tới.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm COUNTIF trong công việc kế toán, nhân sự

Sử dụng hàm COUNTIF trong Excel kết hợp những kí tự đại diện (Wildcard)

Kí tự đại diện (Wildcard) được sử dụng để thay thế các kí tự khác trong ô. Có 3 kí tự đại diện là dấu sao (*), dấu hỏi (?), dấu ngã (~).

Hãy cùng xem ví dụ:

Trong ví dụ trên, ta sẽ dùng COUNTIF để đếm cho 2 trường hợp: Những người có tên Anh và những người có họ Lê.

Đầu tiên ta sẽ sử dụng dấu (*) thay thế cho cụm ký tự. Đối với những người họ Lê, ta sử dụng cú pháp "Lê*" (Cú pháp này được hiểu rằng sau Lê là một cụm ký tự bất kỳ được đại diện bởi *) và cú pháp "*Anh" (Được hiểu là trước Anh là một cụm giá trị được đại diện bởi *). 

Kết hợp hàm COUNTIF trong Excel cơ bản, ta có thể  đếm được số lượng ô thỏa mãn điều kiện.

Qua 3 ví dụ trên, chắc hẳn các bạn đã bắt đầu hiểu rõ hơn về hàm COUNTIF rồi phải không? Giờ hãy tìm hiểu ứng dụng của hàm này một chút với ví dụ cuối cùng nhé.

Xem thêm: CÁCH KHẮC PHỤC KHI HÀM COUNTIF KHÔNG RA KẾT QUẢ

Ứng dụng hàm COUNTIF trong Excel lọc giá trị trùng lặp

Trong trường hợp trên, kết quả trả về 2 là tên bị trùng và kết quả trả về 1 là tên không bị trùng.

Ví dụ trên là một ứng dụng đơn giản của hàm COUNTIF trong các hoạt động như lọc email khách hàng, lọc tên… bị trùng lặp. Có lẽ tới đây, các bạn đều đã nhận ra cách làm rồi phải không? Hãy tính số lần xuất hiện của giá trị muốn tìm trong cột tổng và chuyển bài toán về lọc các giá trị trả về theo số tự nhiên.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel cực kỳ đơn giản

Kết luận

Qua 4 ví dụ về hàm COUNTIF trong Excel ở trên hi vọng các bạn đã biết cách sử dụng hàm này để đếm theo điều kiện. Để được học về các hàm thông dụng, ứng dụng vào case study thực tế trên Excel thì các bạn hãy tham gia khóa học:

Tuyệt đỉnh Excel: Nắm trọn 150+ hàm thông dụng ứng dụng đa lĩnh vực

Tuyệt đỉnh Excel là sản phẩm đến từ đội ngũ sáng lập Gitiho được 50+ doanh nghiệp tin tưởng với hơn 40.000+ học viên tin dùng. Các bài giảng từ cơ bản đến nâng cao trong khóa học được hướng dẫn bới chuyên gia Excel đã có nhiều năm kinh nghiệm đào tạo tin học văn phòng cho nhân viên các tập đoàn lớn như Vietinbank, VP Bank, Mobifone hay FPT Software. Hoàn thành khóa học, các bạn sẽ có được tư duy chủ động khi xử lý công việc trên Excel mà không cần lên mạng tìm kiếm giải pháp. 

Trong quá trình học, bạn có thể trao đổi với giảng viên về những phần kiến thức chưa hiểu qua mục Hỏi - Đáp dưới mỗi video bài giảng. Mọi thắc mắc sẽ được phản hồi trong vòng 24h. Gitiho không giới hạn thời gian hay số lượt học nên bạn có thể học thoải mái mọi lúc, mọi nơi phù hợp với lịch trình cá nhân. Không chỉ học trên website mà Gitiho cũng đã phát triển app học tập trên cả hệ điều hành iOS và Android nên các bạn cứ chọn thiết bị tiện dụng nhất cho mình nhé. Chúc các bạn học tập hiệu quả!