Hướng dẫn cách sử dụng hàm Ifs trong công việc cực nhanh và tiện

Với hàm IFS trong Google Sheets, bạn có thể kiểm tra nhiều điều kiện trong cùng một công thức (không giống như hàm IF chỉ cho phép kiểm tra một điều kiện và cần được lồng vào nhau).

Trong hướng dẫn này, Gitiho sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng hàm IFS trong Google Sheets với một vài ví dụ cùng với tất cả những điều quan trọng khác mà bạn cần biết về hàm này.

Khi nào thì sử dụng hàm IFS

Hàm IFS sẽ rất hữu ích khi bạn cần phân tích nhiều điều kiện cùng một lúc. Ví dụ: Bạn có thể sử dụng hàm IFS trong các trường hợp sau.

- Để lấy điểm cho một học sinh dựa trên điểm số

- Để nhận giá trị hoa hồng cho đại diện bán hàng trong đó hoa hồng thay đổi dựa trên giá trị bán hàng

Cú pháp của hàm IFS trong Google Sheets

Trước khi xem xét các ví dụ cụ thể về hàm IFS, chúng ta hãy nhanh chóng tìm hiểu về cú pháp của hàm này. Theo đó cú pháp của hàm IFS trong Google Sheets như sau: 

=IFS(Condition1, Value1, [Condition2, Value2],…)

Trong đó:

- Condition1 - Đó là điều kiện đầu tiên được hàm kiểm tra.

- Value1 - Giá trị trả về trong trường hợp điều kiện đầu tiên là TRUE.

- [Condition2 … Condition127] - Bạn có thể sử dụng tới 127 đối số tùy chọn. Có thể chỉ định các điều kiện bổ sung ở đây. Đối với mọi điều kiện bạn chỉ định, cũng cần phải có một giá trị sẽ được trả về trong trường hợp điều kiện là TRUE

- [Value2… .Value127] - Đây là các đối số tùy chọn. Mỗi giá trị tương ứng với điều kiện của nó sẽ được trả về nếu điều kiện đầu tiên là TRUE.

Một số điều quan trọng cần biết về hàm IFS của Google Sheets

- Tất cả các điều kiện được sử dụng trong hàm IFS phải trả về TRUE hoặc FALSE. Và trong trường hợp không, công thức sẽ cho lỗi #N/A.

- Hàm IFS lần lượt đi qua các điều kiện và dừng khi tìm thấy điều kiện TRUE đầu tiên. Vì vậy, bạn có thể có nhiều điều kiện trả về TRUE, nhưng hàm sẽ chỉ trả về giá trị cho điều kiện TRUE đầu tiên.

- Hàm IFS trả về lỗi #N/A (Không khả dụng) khi tất cả các điều kiện được chỉ định đều sai. Vì lỗi #N/A là chung chung và không hữu ích lắm trong việc tìm hiểu điều gì đã xảy ra, bạn có thể sử dụng TRUE làm điều kiện cuối cùng và một cái gì đó mang tính mô tả (chẳng hạn như “Không khớp”) làm giá trị trả về. Bằng cách này, khi bạn nhận được kết quả là "Không phù hợp", bạn sẽ biết rằng tất cả các điều kiện đều FALSE

Bây giờ chúng ta hãy xem một vài ví dụ về việc sử dụng hàm IFS

Ví dụ 1 - Tính điểm của học sinh từ điểm số

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới đây và muốn tính điểm cho từng học sinh dựa trên điểm của họ. Các tiêu chí chấm điểm cũng được đề cập trong bảng bên phải.

Dưới đây là công thức sẽ cung cấp cho bạn điểm của từng học sinh dựa trên điểm của họ:

=IFS(B2<$E$3,$F$2,B2<$E$4,$F$3,B2<$E$5,$F$4,B2<$E$6,$F$5,B2<$E$7,$F$6,B2>$E$7,$F$7) 

Công thức trên kiểm tra từng điểm thông qua một loạt các điều kiện. Ngay sau khi nó tìm thấy một điều kiện là TURE, nó sẽ trả về giá trị tương ứng với điều kiện đó.

Để công thức trên hoạt động, bạn kiểm tra điểm theo thứ tự tăng dần, tức là trước tiên, kiểm tra xem điểm có nhỏ hơn 35 hay không, sau đó kiểm tra xem nó có nhỏ hơn 50 hay không …

Hàm IFS sẽ làm việc tốt hơn nữa khi bạn có một vài điều kiện. Nhưng tất nhiên khi có nhiều thì công thức có thể dài và phức tạp (ít hơn hàm IF lồng nhau, nhưng vẫn dài). Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể thay thế toàn bộ hàm IF/IFS này bằng một hàm VLOOKUP đơn giản.

Công thức dưới đây cũng sẽ làm việc tốt và cung cấp cho bạn điểm cho từng học sinh (nhưng yêu cầu bảng điểm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần):

=VLOOKUP(B2,$E$2:$F$7,2,TRUE)

Ví dụ 2 - Tính tiền hoa hồng dựa trên giá trị bán hàng

Cũng giống như ví dụ trên, một trường hợp sử dụng hữu ích khác của việc sử dụng hàm IFS là khi bạn phải tính toán hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng được thực hiện bởi mỗi đại diện bán hàng.

Vì hoa hồng thường phụ thuộc vào số lượng bán hàng bạn đã thực hiện, chúng ta cần phân tích giá trị bán hàng của từng người và tính hoa hồng cho họ.

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới đây và muốn tính hoa hồng dựa trên bảng bên phải.
 

Dưới đây là công thức sẽ cung cấp cho bạn giá trị hoa hồng chính xác cho mỗi đại diện bán hàng:

=IFS(B2<$E$3,$F$2,B2<$E$4,$F$3,B2<$E$5,$F$4,B2<$E$6,$F$5,B2<$E$7,$F$6,B2>$E$7,$F$7)*B2

Hàm IF với hàm IFS trong Google Sheets

Cả IF và IFS đều là những hàm cực kỳ hữu ích mà hầu hết người dùng Google Sheets sử dụng hàng ngày. Sự khác biệt lớn nhất giữa hàm IFS và hàm IF là với hàm IF, bạn có thể chỉ định giá trị nào sẽ trả về trong trường hợp điều kiện là FALSE. Điều này không được tích hợp sẵn trong hàm IFS.

Nhưng mặt khác, hàm IFS có thể đơn giản hơn và ngắn hơn khi bạn có nhiều điều kiện để phân tích.

Tóm lại, nếu chỉ phải đánh giá một vài điều kiện, hãy sử dụng hàm IF (hoặc hàm IFS), nhưng nếu bạn phải đánh giá nhiều điều kiện, tốt hơn nên sử dụng hàm IFS. 

Hy vọng các bạn thấy hướng dẫn này hữu ích. Chúc các bạn thành công.