XEM NHANH BÀI VIẾT
Xử lý dữ liệu dạng ngày tháng là công việc quen thuộc với hầu hết người sử dụng Excel cho công việc hàng ngày. Tuy nhiên, không phải lúc nào dữ liệu cũng được sắp xếp, tổ chức hợp lý mà không có lỗi. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu các phát hiện và sửa lỗi dữ liệu ngày tháng trong bài học Excel này nhé.
Ngày tháng trong Excel rất dễ bị nhập sai, nhất là khi bạn nhận file làm việc từ người không có chuyên môn về tổ chức và sắp xếp dữ liệu. Có một số lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel thường gặp nhất là:
Ví dụ: Trong cùng một file làm việc do nhiều người khác nhau điền dữ liệu, có người sử dụng dạng dd/mm/yyyy nhưng có người khác lại dùng mm/dd/yyyy.
Vậy chúng ta sẽ tìm ra các lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel này và xử lý như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách định dạng số và ngày tháng trong Excel
Tính năng AutoFilter (bộ lọc tự động) đã không còn xa lạ với người dùng Excel. Không chỉ dùng để lọc và tìm ra một nội dung trong bảng tính Excel của bạn mà nó còn có thể giúp chúng ta tìm được ngay lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel. Cách sử dụng cụ thế như sau:
Bước 1: Mở công cụ AutoFilter bằng cách chọn toàn bộ bảng dữ liệu của bạn rồi bấm vào thẻ Data => chọn công cụ Filter trong nhóm Sort & Filter.
Bước 2: Nhấp chuột chọn vào dấu mũi tên chỉ xuống ở cột có dữ liệu thời gian mà cụ thể trong ví dụ của chúng mình là cột C (Ngày mở).
Trong hình ảnh trên các bạn có thể thấy dữ liệu được sắp xếp theo từng năm. Tuy nhiên, có 2 dữ liệu không được xếp theo năm mà hiển thị cả ngày, tháng, năm. Như vậy đây chính là một lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel.
Tại sao chúng ta có thể khẳng định như vậy?
Các bạn hãy ghi nhớ quy tắc sắp xếp dữ liệu tự động của tính năng Auto Filter áp dụng cho dữ liệu dạng thời gian (ngày/tháng/năm hoặc giờ/phút) nhé:
Chỉ có những dữ liệu được nhập vào hoặc đã được định dạng thành dữ liệu dạng thời gian thì mới được sắp xếp theo quy tắc trên. Do đó, chúng ta có dùng công cụ này để tìm ra ngay những dữ liệu không chuẩn định dạng thời gian.
Xem thêm: Cách chuyển định dạng ngày tháng trong Excel (DATE) sang TEXT & NUMBER
Đây là việc đầu tiên và bắt buộc phải làm khi các bạn sử dụng Excel trên một máy tính mới hoặc máy tính không phải của bạn. Bởi vì, nếu người dùng không thiết lập thì máy tính sẽ hiển thị mặc định theo quy ước Tháng trước - Ngày sau. Quy ước này ngược với cách viết ngày tháng thông dụng và phổ biến của người Việt.
Để thiết lập hoặc kiểm tra xem quy tắc hiển thị thời gian của máy tính đang như thế nào thì các bạn làm như sau:
Trong đó:
Sau khi đã thiết lập được quy tắc hiển thị thời gian, chúng ta sẽ tiến hành định dạng cho toàn bộ trường dữ liệu thời gian của bảng mà cụ thể là cột C:
Các bạn bỏ dấu tích ở ô Select All đi sau đó chỉ tích vào các ô có dữ liệu ngày tháng bị lỗi. Sau đó các bạn sửa lại dữ liệu này theo đúng quy ước là được nhé.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số thứ tự ngày tháng bỏ qua các ngày cuối tuần
Hy vọng cách sửa lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel mà chúng mình hướng dẫn ở bài viết này sẽ hỗ trợ các bạn trong quá trình làm việc. Hãy theo dõi Gitiho thường xuyên để cập nhật những kiến thức, thủ thuật Excel mới.
Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả!