Hướng dẫn cách sửa lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

Xử lý dữ liệu dạng ngày tháng là công việc quen thuộc với hầu hết người sử dụng Excel cho công việc hàng ngày. Tuy nhiên, không phải lúc nào dữ liệu cũng được sắp xếp, tổ chức hợp lý mà không có lỗi. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu các phát hiện và sửa lỗi dữ liệu ngày tháng trong bài học Excel này nhé.

Lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel là gì?

Một số lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel phổ biến

Ngày tháng trong Excel rất dễ bị nhập sai, nhất là khi bạn nhận file làm việc từ người không có chuyên môn về tổ chức và sắp xếp dữ liệu. Có một số lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel thường gặp nhất là:

• Dữ liệu bị đảo ngược, không biết ngày hay tháng được viết trước vì không có quy ước từ ban đầu.

Ví dụ: Trong cùng một file làm việc do nhiều người khác nhau điền dữ liệu, có người sử dụng dạng dd/mm/yyyy nhưng có người khác lại dùng mm/dd/yyyy.

• Lỗi không xác định được giá trị thời gian trong Excel vì số tháng nhập vào lớn hơn 12.
• Dữ liệu là ngày tháng nhưng lại được nhập vào dưới dạng văn bản (Text) khiến Excel không nhận diện được đây là một giá trị thời gian.

Vậy chúng ta sẽ tìm ra các lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel này và xử lý như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách định dạng số và ngày tháng trong Excel

Cách dùng AutoFilter phát hiện lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

Tính năng AutoFilter (bộ lọc tự động) đã không còn xa lạ với người dùng Excel. Không chỉ dùng để lọc và tìm ra một nội dung trong bảng tính Excel của bạn mà nó còn có thể giúp chúng ta tìm được ngay lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel. Cách sử dụng cụ thế như sau:

Bước 1: Mở công cụ AutoFilter bằng cách chọn toàn bộ bảng dữ liệu của bạn rồi bấm vào thẻ Data => chọn công cụ Filter trong nhóm Sort & Filter.

Bước 2: Nhấp chuột chọn vào dấu mũi tên chỉ xuống ở cột có dữ liệu thời gian mà cụ thể trong ví dụ của chúng mình là cột C (Ngày mở).

Trong hình ảnh trên các bạn có thể thấy dữ liệu được sắp xếp theo từng năm. Tuy nhiên, có 2 dữ liệu không được xếp theo năm mà hiển thị cả ngày, tháng, năm. Như vậy đây chính là một lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel. 

Tại sao chúng ta có thể khẳng định như vậy?

Các bạn hãy ghi nhớ quy tắc sắp xếp dữ liệu tự động của tính năng Auto Filter áp dụng cho dữ liệu dạng thời gian (ngày/tháng/năm hoặc giờ/phút) nhé:

• Thứ tự: Giảm dần theo thời gian
• Gộp nhóm: Gộp theo thứ tự Năm => Tháng => Ngày => Giờ,...

Chỉ có những dữ liệu được nhập vào hoặc đã được định dạng thành dữ liệu dạng thời gian thì mới được sắp xếp theo quy tắc trên. Do đó, chúng ta có dùng công cụ này để tìm ra ngay những dữ liệu không chuẩn định dạng thời gian.

Xem thêm: Cách chuyển định dạng ngày tháng trong Excel (DATE) sang TEXT & NUMBER

Cách sửa lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

Bước 1: Thiết lập quy tắc hiển thị dữ liệu thời gian cho máy tính của bạn

Đây là việc đầu tiên và bắt buộc phải làm khi các bạn sử dụng Excel trên một máy tính mới hoặc máy tính không phải của bạn. Bởi vì, nếu người dùng không thiết lập thì máy tính sẽ hiển thị mặc định theo quy ước Tháng trước - Ngày sau. Quy ước này ngược với cách viết ngày tháng thông dụng và phổ biến của người Việt.

Để thiết lập hoặc kiểm tra xem quy tắc hiển thị thời gian của máy tính đang như thế nào thì các bạn làm như sau:

• Bước 1: Mở cửa sổ Control Panel => chọn mục Region (Region and Language)

• Bước 2: Nhấp chuột chọn mục Additional Settings...

• Bước 3: Chọn thẻ Date trong mục này
• Bước 4: Nhìn xuống mục Short Date, nếu quy tắc hiển thị của nó đã là dd/MM/yyyy thì bạn bấm OK rồi thoát ra. Nếu quy tắc chưa đúng như vậy thì bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống để chọn cho đúng rồi mới bấm OK nhé.

Trong đó:

• dd là ký hiệu của Ngày. Nếu ngày <10 thì sẽ có số 0 ở trước
• mm là ký hiệu của Tháng. Nếu tháng <10 thì sẽ có số 0 ở trước
• yyyy là ký hiệu của Năm. Ở đây chúng ta nên dùng 4 chữ y để thể hiện đủ 4 số của Năm

Xem thêm: Hướng dẫn điền ngày tháng vào Excel, thêm thông tin ngày tháng hiện tại, tự động điền ngày tháng vào cột

Bước 2: Định dạng cho toàn bộ trường dữ liệu thời gian

Sau khi đã thiết lập được quy tắc hiển thị thời gian, chúng ta sẽ tiến hành định dạng cho toàn bộ trường dữ liệu thời gian của bảng mà cụ thể là cột C:

• Chọn toàn bộ cột C rồi bấm Ctrl + 1 để m bảng chọn Format Cells
• Các bạn chọn vào Date hoặc bấm vào Custom rồi điền ở mục Type là dd/mm/yyyy
• Bấm OK để lưu lại thiết lập

Bước 3: Lọc và sửa lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

Các bạn bỏ dấu tích ở ô Select All đi sau đó chỉ tích vào các ô có dữ liệu ngày tháng bị lỗi. Sau đó các bạn sửa lại dữ liệu này theo đúng quy ước là được nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số thứ tự ngày tháng bỏ qua các ngày cuối tuần

Kết luận

Hy vọng cách sửa lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel mà chúng mình hướng dẫn ở bài viết này sẽ hỗ trợ các bạn trong quá trình làm việc. Hãy theo dõi Gitiho thường xuyên để cập nhật những kiến thức, thủ thuật Excel mới. 

Chúc các bạn luôn học tập hiệu quả!