Hướng dẫn cách tạo Pivot Table trong Excel cho người mới bắt đầu

Sẽ có những lúc bạn được yêu cầu phân tích một lượng lớn dữ liệu và làm những báo cáo dễ đọc và dễ hiểu. Pivot Tables cho phép chúng ta phân tích những lượng dữ liệu như vậy và làm báo cáo đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ học những nội dung sau:

• Pivot Table là gì?
• Hướng dẫn từng bước tạo Pivot Table
• Pivot Table 2 chiều
• Trực quan hóa dữ liệu Pivot Table bằng biểu đồ

Định nghĩa và cách tạo Pivot Table

Pivot Table là gì?

Một Pivot Table là một tóm tắt của một tập hợp dữ liệu lớn mà thường sử dụng số liệu tổng, trung bình, nhỏ nhất, lớn nhất, v.v. Giả sử bạn có dữ liệu lượng bán của các vùng khác nhau, với một pivot Table, bạn sẽ tóm tắt được dữ liệu đó theo vùng và tìm ra lượng bán trung bình của từng vùng, lượng bán lớn nhất và nhỏ nhất từng vùng, v.v. Pivot Table cho phép chúng ta phân tích, tóm tắt và hiển thị những dữ liệu liên quan trong báo cáo Excel của mình.

Hướng dẫn từng bước tạo Pivot Table

Hình dưới đây cho thấy dữ liệu bán hàng mẫu đối chiếu với cơ sở dữ liệu phía Bắc:

Như bạn có thể thấy từ hình trên, trang tính của chúng ta chứa rất nhiều dữ liệu. Giả sử chúng ta muốn tạo một tóm tắt khách hàng, nhóm tất cả đơn hàng theo sản phẩm và hiển thị số lượng, đơn giá cũng như thành tiền cho các giao dịch.

• Mở file Excel bạn đã tải xuống.
• Chọn tab Insert trên thanh công cụ

• Bạn sẽ thấy hiện ra cửa sổ sau:

• Chọn nút bảng hoặc hàng như hiển thị trên hình
• Bạn sẽ thấy hiện ra cửa sổ nhỏ sau

• Chọn ô A1
• Nhấn Ctr + A trên bàn phím để chọn tất cả các ô
• Cửa sổ nhỏ của bạn lúc này sẽ hiển thị như hình:

• Chọn nút Close để quay về cửa sổ chọn
• Chọn nút OK

• Chọn những cột sau:
  • CompanyName (Tên công ty)
  • Product Name (Tên sản phẩm)
  • UnitPrice (Đơn giá)
  • Quantity (Số lượng)
  • SubTotal (Thành tiền)
• Trang tính của bạn bây giờ trông như thế này:

• Lưu ý rằng dữ liệu trên đã được nhóm lại theo tên công ty khách hàng, tên sản phẩm, đơn giá, tổng số lượng và tổng thành tiền
• Chú ý nút thả xuống bên cạnh nhãn Row. Nút này cho phép chúng ta lọc dữ liệu của mình. Giả sử chúng ta chỉ quan tâm với Alfreds Futterkiste
• Chọn danh sách thả xuống ở nhãn Row như hình dưới đây:

• Bỏ dấu tick ở (Select All)
• Chọn Alfreds Futterkiste
• Click nút OK
• Bạn sẽ có được dữ liệu dưới đây:

Xem thêm: Cách tạo báo cáo nhanh chóng với PivotTable trong Excel

Pivot Table 2 chiều

Một Pivot Table hai chiều là một bảng có cả các cột và các hàng. Giả sử chúng ta muốn liệt kê tên các nhân viên theo hàng và sử dụng cột đại diện cho tên khách hàng và điền tổng lượng bán vào các ô.

• Mở trang tính Lượng bán
• Chọn tab INSERT
• Chọn nút Pivot Chart & Table
• Chọn hết dữ liệu. Bây giờ Excel sẽ nhớ phạm vi trước đó nên bạn chỉ cần click vào nút OK.
• Một trang tính mới sẽ được tạo ra với công tụ Pivot Table
• Chọn vùng như bảng dưới đây:

Pivot Table của bạn bây giờ sẽ như thế này:

Trực quan hóa dữ liệu trong Pivot Table bằng biểu đồ

Với Excel 2013, bạn không cần tạo biểu đồ thủ công. Excel sẽ tạo biểu đồ cho bạn khi bạn tạo Pivot Table, thay đổi các hàm tương ứng, áp dụng bộ lọc, v.v.

Biểu đồ dưới đây đã được tự động tạo ra cho chúng ta từ bài tập pivot chart đơn giản là lọc dữ liệu cho một mình Alfreds Futterkiste.

Xem thêm: 5 thủ thuật thú vị với Pivot Tables trong Excel

Kết luận

Pivot Table và Pivot Chart cho phép chúng ta tóm tắt và phân tích cơ sở dữ liệu lớn. Chúng ta có thể dùng các hàm như SUM, MINUMUM, MAXIMUM, AVERAGE, v.v. Excel sẽ tự động tạo biểu đồ và cập nhật cho chúng ta khi chúng ta làm việc với cơ sở dữ liệu.

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học: 

EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ 

Khóa học sẽ giúp các bạn nắm chắc kiến thức về tất cả các công cụ hữu ích cho công việc trong Excel. Đồng thời các bạn sẽ sử dụng thành thạp 150+ hàm trong Excel thông qua bài giảng lý thuyết và bài tập thực tế. Gitiho cũng tặng cho tất cả học viên đăng ký khóa học thành công bộ quà tặng gồm 3 phần quà là:

1. Add In Excel độc quyền của Gitiho: Bổ sung hàm, tính năng mà Excel không có sẵn, phù hợp với nhu cầu xử lý công việc của người Việt, tăng 200% tốc độ làm việc.
2. Ebook Excel tổng hợp các phím tắt đỉnh cao nhất.
3. Khóa học Thủ thuật Excel hoàn toàn miễn phí với cực nhiều mẹo hay trong công việc.

Hãy đăng ký ngay hôm nay để được ưu đãi học phí nữa các bạn nhé. Chúc các bạn thành công!