Hướng dẫn cách tô màu giá trị lớn nhất, nhỏ nhất trong Excel

Excel là một công cụ thông minh giúp chúng ta xử lý dữ liệu nhanh chóng. Trong một bảng dữ liệu chúng ta sẽ quan sát nhanh hơn nếu chúng ta rà soát được các giá trị lớn nhất, nhỏ nhất. Trong bài viết này, Gitiho sẽ chia sẻ cách tô màu trong Excel, cụ thể là sử dụng tính năng Conditional Formatting  tìm và tô màu giá trị lớn nhất, nhỏ nhất. Cùng theo dõi cách làm chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

Đăng ký ngay khóa học Tuyệt Đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Giới thiệu Conditional Formatting - công cụ tô màu giá trị trong Excel

Conditional Formatting trong Excel là một công cụ có sẵn được dùng để định dạng theo điều kiện cụ thể. Conditional Formatting sẽ tô màu, thêm icon hoặc tạo các định dạng đặc biệt lên các ô chứa giá trị thỏa mãn điều kiện giúp bạn dễ dàng xác định vị trí của dữ liệu.

Cách tô màu giá trị lớn nhất, nhỏ nhất trong Excel

Cách tô màu giá trị lớn nhất 

Ví dụ 

Mình có một bảng dữ liệu thể hiện điểm số của 7 học sinh như hình dưới đây:

Yêu cầu: Tìm giá trị lớn nhất (điểm lớn nhất) ở mỗi cột Toán, Lí, Hoá.

Cách làm

Để thực hiện tô màu giá trị lớn nhất trong bảng điểm trên, chúng ta sử dụng tính năng Conditional Formatting. 

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn tìm giá trị lớn nhất. Trong bảng dữ liệu mình sẽ đi tìm số điểm lớn nhất ở cột toán.

Bước 2: Chọn tab Home trên thanh công cụ, tiếp tục chọn Conditional Formatting

Bước 3: Chọn Top/Bottom Rules rồi tiếp tục chọn Top 10 Items

Bước 4: Cửa sổ Top 10 Items xuất hiện. Vì chúng ta đang đi tìm giá trị lớn nhất nên bạn đổi số 10 thành số 1. Để thực hiện điều này bạn bấm vào mũi tên chỉ xuống đến khi hiển thị số 1, hoặc đơn giản bạn có thể xóa số 0 đi.

Tiếp tục nhấn vào mũi tên trỏ xuống ở bên phải để chọn màu mà bạn sẽ tô cho giá trị lớn nhất.

Trong đó:

• Light Red Fill with Dark Red Text: nền màu đỏ nhạt và chữ màu đỏ đậm
• Yellow Fill with Dark Yellow Text: nền màu vàng và chữ màu vàng đậm
• Green Fill with Dark Green Text: nền màu xanh và chữ màu xanh đậm
• Light Red Fill: nền màu đỏ nhạt
• Red Text: chữ màu đỏ
• Red Border: khung viền màu đỏ
• Custom Format: tùy chọn màu khác

Trong bài này mình chọn Light Red Fill with Dark Red Text và mình được kết quả như hình bên dưới:

Nhìn qua chúng ta có thể thấy giá trị lớn nhất của cột toán là 8,5.

Lặp lại những thao tác trên với 2 cột còn lại để tìm ra số điểm lớn nhất của cột Lí và Hóa, mình được kết quả như sau:

Vậy là chúng ta đã lần lượt hoàn thành thao tác đi tìm và tô màu giá trị lớn nhất của từng cột C,D,E. Tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau tìm và tô màu giá trị nhỏ nhất nhé, để xem cách tô màu giá trị lớn nhất và nhỏ nhất có gì khác nhau.

Xem thêm: Cách tô màu trong Excel theo điều kiện bằng Conditional Formatting

Cách tô màu giá trị nhỏ nhất

Ví dụ

Với phần đi tìm giá trị nhỏ nhất, mình lấy luôn ví dụ ở phần trên và mình sẽ đi tìm giá trị nhỏ nhất tức số điểm nhỏ nhất của từng môn Toán, Lí, Hóa.

Cách làm

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu, trong ví dụ này mình sẽ bôi đen cột Toán trước tiên. Tại tab Home chọn công cụ Conditional Formatting → tiếp tục chọn Bottom Rules → chọn Bottom 10 Items như hình bên dưới.

Bước 2: Thiết lập chỉ số là 1 và lựa chọn màu sắc hiển thị (giống với thao tác tìm giá trị lớn nhất). Bạn nên lựa chọn một màu khác để dễ phân biệt.

Bước 3: Chúng ta có thể lặp lại thao tác trên với những cột còn lại. Tuy nhiên nếu bạn muốn làm nhanh hơn bạn có thể sử dụng chức năng Format Painter để nhân bản định dạng vừa tạo. Cách sử dụng Format Painter như sau:

• Bôi đen vùng dữ liệu, ở đây mình sẽ bôi đen cột Toán.

• Chọn Home → tiếp tục chọn Format Painter

• Khi xuất hiện biểu tượng cái chổi thì quét cột Lí, và lặp lại thao tác trên với cột Hóa, ta sẽ được kết quả như sau:

Vậy là xong, nhìn vào bảng dữ liệu trên chúng ta dễ dàng thấy giá trị lớn nhất ở mỗi cột được tô màu hồng và giá trị nhỏ nhất được tô màu vàng. 

Xem thêm: Ứng dụng của Conditional Formatting với dữ liệu ngày tháng trong Excel

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách tìm và tô màu giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất trong Excel. Rõ ràng việc tô màu các giá trị lớn nhất, nhỏ nhất giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về bảng dữ liệu. Hi vọng chia sẻ này của Gitiho sẽ giúp ích bạn khi làm việc với Excel.

Để học thêm những kiến thức hữu ích trong Excel cũng như những tính năng giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và thông minh hơn,  bạn hãy tham gia ngay khóa học Tuyệt Đỉnh Excel của Gitiho nhé. Tuyệt Đỉnh Excel không chỉ cung cấp kiến thức về 150 hàm trong Excel mà còn giúp bạn hiểu và sử dụng thành thạo các kỹ thuật lọc, định dạng xử lý dữ liệu, pivot table, lập báo cáo,… Cùng Gitiho nâng tầm kỹ năng Excel ngay hôm nay bạn nhé!

Gitiho cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!