Hướng dẫn cách xử lý 9 vấn đề mới trong quản lý công việc và dự án (Phần 2)

Trong phần 1, Gitiho đã đưa ra hướng giải quyết vấn đề đầu tiên là quản lý kỳ vọng, trong phần 2 này, chúng ta cùng đi tìm hướng giải quyết cho các vấn đề tiếp theo nhé.

Ứng dụng một phần mềm quản lý công việc và dự án vào trong doanh nghiệp

Thói quen dường như là một thứ khó để thay đổi. Vì một vài lý do khách quan, việc đưa vào một quy trình mới hay một công cụ mới vào trong doanh nghiệp có thể coi là một thách thức. Đặc biệt là khi quy trình ứng dụng diễn ra theo hướng như thế này:

- Giám đốc nói với trưởng phòng hoặc trưởng dự án: “Hãy tìm một công cụ quản lý hiệu quả hơn để phòng ban/nhóm của em có thể sử dụng”.

- Trưởng phòng/trưởng dự án nói với nhân viên/nhóm của mình: “Ừ anh/chị đã dùng thử công cụ này, hiệu quả lắm, từ nay chúng ta áp dụng công cụ này nhé!”

- Nhân viên: “Ôi thần linh ơi... chắc lại chỉ được vài tuần rồi mọi việc lại đâu vào đấy thôi”

Khi một công cụ mới được áp dụng mà các nhân viên lại không được tham gia, hoặc không được giải thích kĩ càng về giá trị hay lợi ích của những công cụ này thì nó sẽ thường khó được chấp nhận hơn. Hậu quả của việc này sẽ vô cùng nghiêm trọng, đặc biệt là khi thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp bị đưa vào chuỗi các cân nhắc, dùng thử, trả phí để rồi nhân viên lại chẳng chịu sử dụng nó. Việc ứng dụng thất bại một công cụ quản lý sẽ khiến cho doanh nghiệp đi lùi hơn là tiến về phía trước. Nó cũng có thể dẫn đến một hệ quả lớn hơn, đó là mất lòng tin vào việc ứng dụng những phương thức mới và sự cải cách, khiến doanh nghiệp của bạn bị chậm lại bước đà và đánh mất lợi thế cạnh tranh trong thời đại 4.0. Tất nhiên, chẳng doanh nghiệp nào mong muốn như vậy cả.

Dưới đây là những lý do vì sao nhân viên của bạn không chịu sử dụng một phần mềm quản lý

• Doanh nghiệp của bạn đã quen và bị chi phối bởi những cách làm cũ, không mạnh dạn đổi mới công tác quản lý.

• Phần mềm không phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp và không đem lại những lợi ích như mong đợi.

• Phần mềm quá cồng kềnh, phức tạp, gây tiêu tốn quá nhiều thời gian trong việc tìm hiểu và sử dụng.

• Trải nghiệm sản phẩm không mượt mà, giao diện xấu, làm giảm sự hứng thú.

• Đơn vị cung cấp phần mềm không chăm sóc tốt hoặc tư vấn thiếu nhiệt tình cho doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào có thể vận động nhân viên sử dụng một phần mềm quản lý công việc và dự án?

Đầu tiên là giai đoạn đánh giá. Hãy chắc chắn rằng bạn đã lựa chọn được một phần mềm phù hợp với quy trình, nhu cầu và nguồn lực của công ty. Sau đó, đứng trên vai trò của một nhà quản lý, bạn cần phải dành thời gian và sự nỗ lực để khiến nhân viên có thể hiểu đươc lợi ích của công cụ này, rằng việc ứng dụng nó vào trong hoạt động quản lý sẽ giúp năng suất và hiệu quả làm việc của họ được gia tăng.

Tiếp đến là giai đoạn triển khai. Khi bắt đầu ứng dụng một công cụ mới vào doanh nghiệp, điều quan trọng nhất mà bạn phải làm đó chính là lắng nghe ý kiến phảnhồi củ a nhân viên, từ việc sản phẩm tốt hay chưa tốt ở đâu, chỗ nào chưa hiểu cần giải thích rõ ràng. Hãy tận dụng tối đa nguồn lực hỗ trợ của đơn vị cung cấp để có thể hiểu và vận dụng một cách triệt để công cụ vào trong hoạt động quản lý.

Lợi ích khi vận động nhân viên sử dụng một phần mềm quản lý

• Có khả năng đưa ra những quyết định và chiến lược phù hợp dựa trên dữ liệu sẵn có.

• Phản hồi linh hoạt với những thay đổi trong suốt quá trình diễn ra dự án.

• Chứng minh được khả năng lãnh đạo hiệu quả với nhân viên của mình.

• Tăng tính cộng tác trong công việc, nâng cao tính đoàn kết của khối nội bộ doanh nghiệp.

• Là bước khởi đầu của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong sáng trong tương lai.

Bài toán này có thể giải quyết được hay không phụ thuộc phần nhiều ở phần mềm bạn lựa chọn và sự hỗ trợ của đơn vị cung ứng.

Triển khai thành công một công cụ quản lý công việc vào trong doanh nghiệp chính là bước đầu của việc cải thiện hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Đứng trên cương vị của một nhà quản lý, bạn hãy cố gắng tạo duy trì thói quen này cho nhân viên và biến đổi để nó trở thành một phần của quy trình làm việc.

Quản lý thời gian

- “Thời gian là tiền bạc” - Benjamin Franklin

- “Quản lý thời gian là một việc vô cùng quan trọng” - Tất cả mọi người

- “Quản lý thời gian là một việc đơn giản” - Không ai cả.

Ai cũng ý thức được rằng việc quản lý thời gian sẽ mang ý nghĩa sống còn đối với dự án. Trao cho khách hàng một sản phẩm hay dịch vụ tốt đã là thành công ư? Nó sẽ chẳng còn nghĩa lý gì nếu nó được trao không đúng thời điểm.

Những yếu tố nào đang làm cản trở việc quản lý thời gian của dự án?

Bảng kế hoạch thời gian của cả nhóm trông quá lộn xộn và chẳng thân thiện chút nào.

• Nhân viên của bạn không ý thức được về mặt thời gian do không được nhắc nhở thường xuyên hoặc luôn tìm cách trốn tránh và lờ đi tiến độ.

• Công cụ quản lý thời gian không được tích hợp chung với công cụ xây dựng kế hoạch, việc dịch chuyển từ công cụ này qua công cụ khác khiến cho việc giám sát tiến độ có thể phát sinh lỗi.

• Việc cập nhật tiến độ được tiến hành một cách thủ công và không theo thời gian thực.

Làm thế nào để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn?

Điều đầu tiên bạn có thể nghĩ đến đó chính là thay đổi cách thức quản lý thời gian bằng một công cụ quản lý thời gian hiệu quả. Phương án lý tưởng nhất là tích hợp công cụ đó cùng với công cụ quản lý công việc và dự án mà đội ngũ của bạn đang sử dụng. Tiếp đến, hãy tạo cho
nhân viên của bạn một cách thức nhanh gọn giúp ghi nhận các đầu việc đã hoàn thành, các đầu việc cần thiết phải triển khai trong thời gian tới. Việc cập nhật này cần phải được tiến hành theo thời gian thực, và cần phải đủ tiện lợi để có thể biến nó trở thành một thói quen chung.

Các nhân viên của bạn cần thiết phải hiểu rõ rằng việc quản lý thời gian dự án thực sự mang lại giá trị cho họ, giúp họ cải thiện hiệu suất làm việc và kết quả nhận về cuối tháng hơn là chỉ nhìn thấy lợi ích dành cho người lãnh đạo của họ.

Vậy những lợi ích đối với nhân viên ấy cụ thể là gì?

• Giúp nhân viên của bạn xác định được thứ tự ưu tiên trong công việc, công việc nào cần thiết phải hoàn thành trước trong thời điểm hiện tại

• Hạn chế được tối đa tình trạng nước đến chân mới nhảy, dồn ứ công việc vào giai đoạn cuối

• Là căn cứ để nhân viên của bạn thay đổi kế hoạch hành động, yêu cầu thêm nguồn lực hoặc cố gắng phấn đấu để có thể hoàn thành công việc và đạt thưởng cuối tháng

• Có cơ sở để nhận thêm hoặc từ chối các công việc mới dựa theo bảng kế hoạch thời gian phân bổ của từng cá nhân

Quản lý thời gian dự án có ý nghĩa to lớn đối với bất cứ ai: từ nhà quản lý, nhân viên cho đến nhà đầu tư hay thậm chí là cả khách hàng.

Cộng tác nội bộ và giao tiếp với khách hàng

- “Nếu tất cả mọi người tiến lên cùng nhau, thì thành công sẽ tự tìm đến” - Henry Ford

Cộng tác trong doanh nghiệp đã trở thành một vấn đề trọng yếu của thế kỷ 21. Chúng ta đang sống trong thời đại mà lực lượng lao động phần lớn thuộc thế hệ Y (những người sinh trong khoảng từ năm 1977 đến 1995), và theo một nghiên cứu của trường đại học danh giá Queens, 75% nhân viên thuộc thế hệ Y đánh giá sự cộng tác và làm việc nhóm có vai trò rất quan trọng tới hiệu suất làm việc.

Nhưng ngay cả khi chúng ta nhận ra tầm quan trọng của việc cộng tác, các nỗ lực để làm việc với nhau trong nội bộ team hay với khách hàng vẫn thường xuyên không hiệu quả dẫn đến việc trì trệ hay các ức chế không cần thiết.

Dưới đây là những lý do hàng đầu khiến các nỗ lực cộng tác trở nên thất bại

• Doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào các công cụ quản lý truyền thống, thiếu tính tương tác như Email và Excel để quản lý công việc và dự án.

• Thông tin và tài liệu bị phân tán ở nhiều nơi thay vì được tập trung trong một nền tảng quản lý duy nhất.

Vậy làm thế nào bạn thúc đẩy được sự cộng tác trong doanh nghiệp mình?

Bạn có thể tập trung vào việc cải thiện hơn vấn đề giao tiếp và truyền thông nội bộ, nhưng đó chỉ là một phần của sự cộng tác. Bạn sẽ không thể thành công nếu không có một công cụ phù hợp để hỗ trợ. Nếu bạn muốn tăng cường môi trường làm việc cộng tác, chúng tôi khuyến khích bạn dành một khoản đầu tư vào các công cụ quản lý công việc và dự án có tính tương tác cao và sử
dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud). Các phần mềm chạy trên nền tảng cloud cho phép bạn kết nối mọi lúc, mọi nơi với nội bộ team, khách hàng và các đối tác liên quan tới việc kinh doanh của bạn. Bạn cũng có thể dễ dàng quản lý từ xa với tất cả chi nhánh, văn phòng làm việc ở khắp cả nước và cả ở nước ngoài, chỉ với một chiếc laptop hoặc điện thoại thông minh. Với cơ chế bắn thông báo thời gian thực (Real-time notifications), quản lý và khách hàng sẽ nhận được ngay những cập nhật quan trọng. Toàn bộ những thảo luận, tài liệu gắn liền với công việc và dự án cũng được tổ chức ngay trong phần mềm. Việc cộng tác sẽ trở nên vô cùng đơn giản và không giới hạn, và chỉ trong một công cụ quản lý công việc, dự án duy nhất.

Bạn cần xây dựng được văn hóa làm viêc cộng tác và ý thức hợp tác để đạt được mục tiêu chung.

Không có cái nhìn tổng quan về tình hình công việc và dự án

Bạn đã từng ở trong hoàn cảnh này chưa? 

- Giám đốc: “Tôi vừa nói chuyện với khách hàng. Họ đang giục giã lắm! Tình hình dự án thế nào rồi? Báo cáo ngay cho tôi!”

- Quản lý dự án: “Sếp đợi chút, em hỏi ngay mấy đứa nhóm trưởng rồi báo cáo lại ạ...”

Một kịch bản quen thuộc phải không? Dù bạn đang ở vị trí giám đốc hay quản lý dự án, chúng tôi tin rằng bạn đã không ít lần trải qua tình huống trên. Trong một thế giới lý tưởng, bạn sẽ luôn nắm bắt được từng chi tiết của dự án bạn đang quản lý đang đi về đâu. Công việc nào cần chú ý và xử lý gấp, nguồn lực đang được điều phối thế nào, năng suất mỗi thành viên ra sao, hay nhìn thấy trước nguy cơ trễ tiến độ nhờ một công cụ dự báo nào đó... Chắc chắn bạn không bao giờ muốn ở trong hoàn cảnh trên khi mà không thể có câu trả lời ngay lập tức cho câu hỏi về tiến độ công việc. Điều tồi tệ hơn là khi bạn phải dành hàng giờ đồng hồ để nhặt nhạnh từng mảnh thông tin, dữ liệu bị phân mảnh khắp nơi. Sau đó tổng hợp lại một bản tóm tắt một cách thủ công và gửi ngay lập tức cho sếp - người mà muốn nhìn thấy bản báo cáo này từ ngày hôm qua!

Các vấn đề thường gặp khi bạn không có được cái nhìn tổng quan khi quản lý đa dự án

• Lãng phí quá nhiều thời gian thu thập thông tin từ mỗi thành viên dự án để có bức tranh tổng quan hoàn chỉnh.

• Không có cách nào để biết khối lượng công việc của mỗi team đang bị quá tải hay làm dưới khả năng của mình.

• Bạn không thể lường trước được các rủi ro có thể xảy đến và kịp thời điều chỉnh kế hoạch để kịp tiến độ dự án.

• Việc đưa ra các quyết định đúng đắn sẽ rất khó khăn khi bạn không có được luồng thông tin, dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.

• Lãnh đạo và người giám sát trực tiếp của bạn, cũng có thể là cả khách hàng nữa sẽ nghi ngờ khả năng lãnh đạo của bạn vì mỗi khi câu hỏi về tiến độ được đặt ra, bạn sẽ phải mất nửa ngày để tập hợp đủ thông tin.

Mọi người cần phải có được cái nhìn tổng quan về tình hình dự án; từ thành viên, quản lý dự án đến đối tác, khách hàng mà không cần tốn nhiều công sức. Nếu như bạn có một không gian tập trung mọi dữ liệu, thông tin dự án thì việc đó sẽ trở nên thật dễ dàng. Trong bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình tổng quan, cũng như giám sát từng chi tiết nhỏ
như công việc này được giao cho ai, cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành, khối lượng công việc đang được điều phối như thế nào...

Lợi ích của việc có cái nhìn tổng quan khi quản lý đa team, đa dự án

• Bạn luôn biết chính xác dự án đang đi tới đâu.
• Cấp trên, đối tác, khách hàng và team của bạn sẽ luôn tin tưởng và tôn trọng khả năng lãnh đạo của bạn.
• Bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề chiến lược, quản lý rủi ro, cũng như đưa ra các quyết định thông minh hơn.
• Bạn có thể quản lý khối lượng công việc và điều phối nguồn lực hiệu quả hơn, và đảm bảo nhân viên của bạn được giao đúng người, đúng việc và biết rõ trách nhiệm của mình trong dự án.
• Nhanh chóng xử lý được các rủi ro và điều chỉnh kế hoạch để dự án kịp tiến độ.

Sử dụng cùng lúc quá nhiều phần mềm

Hiện nay có vô số các phần mềm và công cụ đang được doanh nghiệp lựa chọn để quản lý: các phần mềm nhắc việc, lịch biểu của Google hay iCalendar, ứng dụng chat, phần mềm theo dõi thời gian,... Bạn đã bao giờ nhận ra việc sử dụng cùng lúc quá nhiều phần mềm không hề giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn mà còn khiến bạn mất tập trung và giảm hiệu quả làm việc? Chắc hẳn bạn sẽ ao ước có một phần mềm duy nhất có thể giúp bạn tất cả những vấn đề trên, nhưng lại không được phức tạp mà phải thân thiện với người dùng.

Các vấn đề thường gặp của việc sử dụng cùng lúc quá nhiều phần mềm quản lý

• Mất quá nhiều thời gian để chuyển đổi giữa các công cụ.

• Có quá nhiều công cụ phải được quản lý và tốn nhiều chi phí.

• Giao tiếp bị phân mảnh làm cho việc cộng tác thiếu hiệu quả.

• Gây xao nhãng công việc làm giảm năng suất làm việc.

• Dữ liệu và thông tin không được tổng hợp liên tục.

• Lãng phí vì không phải tất cả mọi người cùng sử dụng.

Để đối phó với vấn đề trên, chúng tôi khuyên bạn nên tích hợp tất cả những nhu cầu quan trọng nhất liên quan đến quản lý công việc và dự án vào trong một hệ thống. Như vậy bạn sẽ quản lý tập trung hơn và có thêm nhiều thời gian để thực sự đầu tư vào nâng cao chất lượng công việc. Lợi ích của việc tinh giản phần mềm quản lý công việc và dự án

• Cải thiện tốc độ giao tiếp và cộng tác vì mọi người đều thực hiện công việc trên cùng một nền tảng.

• Dễ dàng thuyết phục người dùng vì các tính năng cần thiết cho quản lý công việc và dự án đều tập trung trong một phần mềm.

• Tổng quan dự án đầy đủ và trực quan hơn.

• Quản lý đa dự án thuận tiện hơn.

• Tiết kiệm chi phí đầu tư và thời gian triển khai, đào tạo sử dụng công cụ.

Kết luận

Các bạn nhớ theo dõi website Gitiho để đón xem chuyên đề Giải quyết 9 vấn đề mới trong quản lý công việc và dự án nhé