Hàm vlookup là từ viết tắt của Vertical Lookup có nghĩa là tìm kiếm, dò tìm giá trị theo chiều dọc. Đây là một trong những hàm Excel được sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực hiện nay mà ai cũng cần phải biết sử dụng. Nếu bạn chưa biết về hàm này và trong quá trình sử dụng thường hay gặp phải lỗi thì bài viết dưới đây của Gitiho sẽ giải thích chi tiết cho bạn.
XEM NHANH MỤC LỤC
Hàm VLOOKUP trong Excel dùng để dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và nó trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng.
= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)
Trong đó:
Để hiểu hơn về hàm VLOOKUP, bạn có thể theo dõi ví dụ sau đây:
Đề bài: Hãy dựa vào bảng tra cứu thông tin (cột H:I) để điền nội dung vào cột nhóm (E). Có nghĩa là bạn phải dò tìm xem bộ phận kinh doanh, lập trình viên, sale, marketing… đang thuộc nhóm nào dựa vào bảng tra cứu thông tin kia.
Bạn sẽ sử dụng công thức Vlookup tại ô E3 như sau:
=VLOOKUP(D3,$H$2:$I$6,2,0)
Có 2 cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel là bạn có thể nhập trực tiếp vào ô hoặc truy cập thông qua thanh menu.
Ví dụ ở trên chính là cách sử dụng hàm VLOOKUP theo cách nhập trực tiếp. Cách này đơn giản và nhanh chóng nên được hầu hết người dùng áp dụng.
Để có thể nhập hàm bằng thanh menu các bạn thao tác như sau
Chọn Formulas -> Lookup & Reference -> VLOOKUP. Sau đó bạn điền các giá trị vào từng ô. Nhấp OK là xong.
Thông thường hàm VLOOKUP trong Excel chỉ có thể dò tìm các giá trị theo chiều từ trái qua phải:
Và điều gì sẽ xảy ra nếu tệp dữ liệu của bạn được thay đổi và bạn cần phải tra cứu các giá trị từ phải sang trái:
Trong trường hợp này, bạn không thể dùng hàm VLOOKUP mà phải dùng hàm XLOOKUP trong Excel để thực hiện.
=XLOOKUP("lookup_value", lookup_array, return_array, "[if_not_found]", [match_mode], [search_mode])
Trong đó:
0: trả về kết quả chính xác (mặc định)
-1: nếu không thể tìm thấy kết quả khớp chính xác thì mục nhỏ nhất tiếp theo sẽ được trả về.
1: nếu không tìm thấy kết quả khớp chính xác, mục lớn nhất tiếp theo sẽ được trả về.
2: một sự kết hợp ký tự đại diện trong đó *, ?, ~ có ý nghĩa đặc biệt.
search_mode: là tham số tùy chọn để tìm chế độ tìm kiếm
1: tìm kiếm bắt đầu từ mục đầu tiên.
-1: tìm kiếm bắt đầu từ mục cuối cùng.
2: tìm kiếm nhị phân dựa trên “lookup_array” được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu không được sắp xếp, kết quả không hợp lệ sẽ được trả về.
-2: tìm kiếm nhị phân dựa trên “lookup_array” được sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Nếu không được sắp xếp, kết quả không hợp lệ sẽ được trả về.
Chúng ta sẽ áp dụng công thức XLOOKUP trong trường hợp dưới đây.
=XLOOKUP("Lab Only",H2:H12,E2:E12,"Not found")
Trong quá trình áp dụng hàm VLOOKUP, sẽ có một số lỗi xuất hiện như #N/A. Vậy làm thế nào để xử lý và khắc phục. Gitiho sẽ đưa ra 5 lý do phổ biến nhất và cách giải quyết nhanh gọn nhé!
Khi sử dụng VLOOKUP, kết quả trả về không chính xác. Bộ phận kinh doanh thuộc nhóm A nhưng kết quả trả về lại là nhóm D.
Trong trường hợp này, bạn có thể nhập FALSE hoặc 0 là tham số để tìm kiếm một kết quả chính xác.
=VLOOKUP(D3,$H$2:$I$6,2,FALSE)
Khi bạn kéo công thức từ ô thứ nhất để áp dụng cho các ô phía dưới, kết quả trả về là #N/A, tức là bị lỗi.
Như đã đề cập ở trên, bạn cần cố định bằng cách nhấn F4.
Thông thường, cột hay col_index_num trong VLOOKUP thường linh động nhưng nếu chèn thêm cột vào bảng thì cột mới sẽ gây ảnh hưởng đến kết quả, dẫn đến sai lệch.
Ví dụ cột “trọng lượng” là cột thứ 3 trong bảng, nhưng khi chèn thêm một cột mới, nó trở thành cột thứ 4. Trong trường hợp này, bạn cần phải kết hợp hàm MATCH vào tham số col_index_number trong hàm VLOOKUP. Khi dùng hàm MATCH thì giá trị của col_index_number luôn đúng, cho dù bạn có thêm cột vào bảng tính cũng không ảnh hưởng đến kết quả của hàm.
Công thức như sau: =VLOOKUP(I3,B3:G11, MATCH(J2,B2:G2,0),FALSE).
Khi chèn thêm các hàng vào bảng dữ liệu, bạn cần phải cập nhật thêm hàm VLOOKUP để đảm bảo rằng những hàm mới cũng được thêm vào các giá trị cần dò tìm.
Như ở bảng dưới đây, hàm VLOOKUP không thể dò tìm hết các giá trị trong toàn bộ bảng:
Vậy làm như thế nào?
Để định dạng vùng dữ liệu của bảng, bạn chọn vùng dữ liệu bạn sẽ thêm vào tham số table_array bằng cách chọn Home -> Format as Table rồi chọn Orange, Table Style Medium 3 (hoặc có thể chọn mẫu mà bạn thích). Nhấp chọn thẻ Design dưới thẻ Table Tools và thay đổi tên bảng.
Về cơ bản, hàm VLOOKUP trong Excel và Google trang tính có cùng logic và cú pháp giống nhau. Vì vậy, nếu chuyển Excel từ google trang tính thì bạn sẽ không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets và Excel với các ví dụ cụ thể
Trên đây là những thông tin về hàm VLOOKUP trong Excel, cách sử dụng cũng như một cách khắc phục nếu gặp lỗi dùng hàm, hy vọng sẽ hữu ích với bạn đọc. Nếu muốn nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, đừng bỏ qua các khóa học Excel online tại nền tảng giáo dục trực tuyến hàng đầu Gitiho bạn nhé!
Khóa học liên quan