Hàm Vlookup trong Excel: cách dùng, ví dụ và cách khắc phục lỗi

Hàm vlookup là từ viết tắt của Vertical Lookup có nghĩa là tìm kiếm, dò tìm giá trị theo chiều dọc. Đây là một trong những hàm Excel được sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực hiện nay mà ai cũng cần phải biết sử dụng. Nếu bạn chưa biết về hàm này và trong quá trình sử dụng thường hay gặp phải lỗi thì bài viết dưới đây của Gitiho sẽ giải thích chi tiết cho bạn.

Hàm Vlookup trong Excel là gì? 

Hàm VLOOKUP trong Excel dùng để dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và nó trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng. 

Cú pháp vlookup trong Excel

= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó: 

• Lookup_value: là giá trị mà bạn cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính. 
• Table_array: giới hạn bảng tính để bạn dò tìm dữ liệu
• Col_index_num: là số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
• Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bạn bỏ qua thì sẽ mặc định là 1. Bạn điền là 1 thì nó sẽ cho ra kết quả tương đối, nếu điền 0 thì sẽ cho ra kết quả dò tìm chính xác. 

Ví dụ đơn giản về hàm vlookup trong excel

Để hiểu hơn về hàm VLOOKUP, bạn có thể theo dõi ví dụ sau đây:

Đề bài: Hãy dựa vào bảng tra cứu thông tin (cột H:I) để điền nội dung vào cột nhóm (E). Có nghĩa là bạn phải dò tìm xem bộ phận kinh doanh, lập trình viên, sale, marketing… đang thuộc nhóm nào dựa vào bảng tra cứu thông tin kia. 

Bạn sẽ sử dụng công thức Vlookup tại ô E3 như sau: 

=VLOOKUP(D3,$H$2:$I$6,2,0)

• D3: là giá trị mà bạn cần dò tìm, tức là bạn muốn xem bộ phận kinh doanh thuộc nhóm nào?
• H2:I6: là bảng dữ liệu để dò tìm, tức là bảng đó chứa thông tin mà bạn muốn dò tìm. Khi nhập dữ liệu từ ô H2:I6 bạn cần phải cố định bảng bằng phím F4. Lý do là vì khi áp dụng công thức này cho các ô ở dưới như lập trình viên, sale… thì các vùng dữ liệu tham chiếu sẽ không bị dịch chuyển. 
• 2: là cột trả về kết quả dò tìm. Excel sẽ quy định cột đầu tiên bên trái trong bảng dữ liệu cần dò tìm là cột thứ nhất, sau đó đến cột thứ hai, thứ ba…  Như trong ví dụ này thì cột H là cột 1 cột I là cột 2.
• 0: sẽ trả về kết quả dò tìm tuyệt đối.

Lưu ý khi sử dụng hàm Vlookup

• Hàm VLOOKUP chỉ tìm kiếm từ trái qua phải. 
• Cần phải cố định bảng dữ liệu bằng F4. 
• Số cột tìm kiếm phải nhỏ hơn hoặc bằng số cột trong bảng tìm kiếm. 
• Cột chứa giá trị tìm kiếm luôn đứng đầu.

Hướng dẫn cách dùng hàm vlookup trong Excel cực dễ

Có 2 cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel là bạn có thể nhập trực tiếp vào ô hoặc truy cập thông qua thanh menu. 

Nhập trực tiếp công thức hàm vào ô

Ví dụ ở trên chính là cách sử dụng hàm VLOOKUP theo cách nhập trực tiếp. Cách này đơn giản và nhanh chóng nên được hầu hết người dùng áp dụng. 

Sử dụng thanh menu

Để có thể nhập hàm bằng thanh menu các bạn thao tác như sau

Chọn Formulas -> Lookup & Reference -> VLOOKUP. Sau đó bạn điền các giá trị vào từng ô. Nhấp OK là xong.

Cách sử dụng hàm VLOOKUP ngược (từ phải sang trái)

Thông thường hàm VLOOKUP trong Excel chỉ có thể dò tìm các giá trị theo chiều từ trái qua phải:

Và điều gì sẽ xảy ra nếu tệp dữ liệu của bạn được thay đổi và bạn cần phải tra cứu các giá trị từ phải sang trái:

Trong trường hợp này, bạn không thể dùng hàm VLOOKUP mà phải dùng hàm XLOOKUP trong Excel để thực hiện. 

Cách dò tìm ngược thay thế Vlookup

=XLOOKUP("lookup_value", lookup_array, return_array, "[if_not_found]", [match_mode], [search_mode])

Trong đó:

• lookup_value: là giá trị mà bạn muốn tra cứu. 
• lookup_array: là bảng dữ liệu chứa thông tin mà bạn muốn tìm kiếm. 
• return_array: là bảng dữ liệu để trả về giá trị phù hợp.
• if_not_found: là tham số tùy chọn để trả về một văn bản đã chỉ định nếu giá trị “lookup_value” chưa được tìm thấy. 
• match_mode: là tham số tùy chọn bao gồm:

0: trả về kết quả chính xác (mặc định)

-1: nếu không thể tìm thấy kết quả khớp chính xác thì mục nhỏ nhất tiếp theo sẽ được trả về. 

1: nếu không tìm thấy kết quả khớp chính xác, mục lớn nhất tiếp theo sẽ được trả về. 

2: một sự kết hợp ký tự đại diện trong đó *, ?, ~ có ý nghĩa đặc biệt. 

search_mode: là tham số tùy chọn để tìm chế độ tìm kiếm

1: tìm kiếm bắt đầu từ mục đầu tiên. 

-1: tìm kiếm bắt đầu từ mục cuối cùng. 

2: tìm kiếm nhị phân dựa trên “lookup_array” được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu không được sắp xếp, kết quả không hợp lệ sẽ được trả về. 

-2: tìm kiếm nhị phân dựa trên “lookup_array” được sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Nếu không được sắp xếp, kết quả không hợp lệ sẽ được trả về. 

Ví dụ về hàm Xlookup

Chúng ta sẽ áp dụng công thức XLOOKUP trong trường hợp dưới đây.

=XLOOKUP("Lab Only",H2:H12,E2:E12,"Not found")

• “Lab Only”: giá trị tra cứu. 
• H2:H12: mảng dữ liệu để tìm kiếm giá trị tra cứu
• E2:E12: mảng dữ liệu trả về giá trị phù hợp
• “Not found”: văn bản để trả lại nếu giá trị tra cứu chưa được tìm thấy.

Cách khắc phục lỗi khi dùng hàm VLOOKUP

Trong quá trình áp dụng hàm VLOOKUP, sẽ có một số lỗi xuất hiện như #N/A. Vậy làm thế nào để xử lý và khắc phục. Gitiho sẽ đưa ra 5 lý do phổ biến nhất và cách giải quyết nhanh gọn nhé!

Không trả về chính xác kết quả cần dò tìm

Khi sử dụng VLOOKUP, kết quả trả về không chính xác. Bộ phận kinh doanh thuộc nhóm A nhưng kết quả trả về lại là nhóm D.

Trong trường hợp này, bạn có thể nhập FALSE hoặc 0 là tham số để tìm kiếm một kết quả chính xác.

=VLOOKUP(D3,$H$2:$I$6,2,FALSE)

Không cố định vùng dữ liệu

Khi bạn kéo công thức từ ô thứ nhất để áp dụng cho các ô phía dưới, kết quả trả về là #N/A, tức là bị lỗi. 

Như đã đề cập ở trên, bạn cần cố định bằng cách nhấn F4.

Xem thêm: CÁCH SỬA LỖI #N/A HÀM VLOOKUP TRONG EXCEL

Chèn thêm cột vào bảng khiến kết quả bị sai lệch

Thông thường, cột hay col_index_num trong VLOOKUP thường linh động nhưng nếu chèn thêm cột vào bảng thì cột mới sẽ gây ảnh hưởng đến kết quả, dẫn đến sai lệch. 

Ví dụ cột “trọng lượng” là cột thứ 3 trong bảng, nhưng khi chèn thêm một cột mới, nó trở thành cột thứ 4. Trong trường hợp này, bạn cần phải kết hợp hàm MATCH vào tham số col_index_number trong hàm VLOOKUP. Khi dùng hàm MATCH thì giá trị của col_index_number luôn đúng, cho dù bạn có thêm cột vào bảng tính cũng không ảnh hưởng đến kết quả của hàm.

Công thức như sau: =VLOOKUP(I3,B3:G11, MATCH(J2,B2:G2,0),FALSE).

Bảng của bạn được mở rộng

Khi chèn thêm các hàng vào bảng dữ liệu, bạn cần phải cập nhật thêm hàm VLOOKUP để đảm bảo rằng những hàm mới cũng được thêm vào các giá trị cần dò tìm. 

Như ở bảng dưới đây, hàm VLOOKUP không thể dò tìm hết các giá trị trong toàn bộ bảng:

Vậy làm như thế nào?

Để định dạng vùng dữ liệu của bảng, bạn chọn vùng dữ liệu bạn sẽ thêm vào tham số table_array  bằng cách chọn Home -> Format as Table rồi chọn Orange, Table Style Medium 3 (hoặc có thể chọn mẫu mà bạn thích). Nhấp chọn thẻ Design dưới thẻ Table Tools và thay đổi tên bảng. 

VLOOKUP trong Excel và google trang tính có sự khác biệt nào không?

Về cơ bản, hàm VLOOKUP trong Excel và Google trang tính có cùng logic và cú pháp giống nhau. Vì vậy, nếu chuyển Excel từ google trang tính thì bạn sẽ không gặp bất kỳ rắc rối nào. 

Xem thêm: Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets và Excel với các ví dụ cụ thể

Trên đây là những thông tin về hàm VLOOKUP trong Excel, cách sử dụng cũng như một cách khắc phục nếu gặp lỗi dùng hàm, hy vọng sẽ hữu ích với bạn đọc. Nếu muốn nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, đừng bỏ qua các khóa học Excel online tại nền tảng giáo dục trực tuyến hàng đầu Gitiho bạn nhé!