Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu

Excel là một công cụ không thể thiếu của dân văn phòng. Ngoài những hàm thông dụng giúp chúng ta xử lý dữ liệu nhanh chóng, Excel còn có một tính năng vô cùng đặc biệt mang tên Pivot Table. 

Pivot Table có rất nhiều lợi ích nhưng trong bài viết này chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách dùng Pivot Table để thống kê dữ liệu. Cùng chúng mình điểm qua các lợi ích mà tính năng Pivot Table đem lại cũng như cách làm dưới đây nhé.

Tìm hiểu về tính năng Pivot Table và các dùng Pivot Table để thống kê dữ liệu

Trước khi đi sâu vào cách làm chúng ta hãy tìm hiểu sơ qua các lợi ích nổi bật mà tính năng Pivot Table đem lại nhé.

Tính năng Pivot Table trong Excel dùng để làm gì?

Có thể nói Pivot Table là tính năng đỉnh cao trong Excel, bởi tính năng này giúp chúng ta:

• Tạo ra các bảng báo cáo chuyên nghiệp.
• Tổng hợp, tóm tắt, xử lý dữ liệu nhanh chóng.
• Dễ dàng mở rộng hay thu gọn thông tin dữ liệu theo từng cấp độ từ chi tiết đến tổng quát.
• Lọc dữ liệu theo nhóm với một yêu cầu cụ thể.
• Kết hợp với tính năng Slicer, hoặc Pivot Chart tạo Dashboard
• …

Lưu ý: Tính năng Pivot Table chỉ có trong phiên bản Office 2010 trở đi, những phiên bản trở về trước thì không được hỗ trợ tính năng này. Nếu bạn muốn sử dụng tính năng này hãy nâng cấp phiên bản office của mình. Bạn có thể tham khảo cài đặt office 365 mới nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt Office 365 phiên bản mới nhất

Chi tiết cách sử dụng Pivot Table để lọc dữ liệu

Giả sử mình có một bảng dữ liệu như hình bên dưới 

Yêu cầu thống kê dữ liệu để xem được số lượng của từng sản phẩm bán ra mỗi tháng

Cách đơn giản nhất để xem được dữ liệu như trên đó là dùng Pivot Table thống kê ngay trên sheet hiện tại. Để làm được điều này bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu => chọn Insert trên thanh công cụ → chọn Pivot Table

Bước 2: Hộp thoại Create Pivotable hiện ra, click chọn Existing Worksheet (thống kê trên sheet hiện tại)

Bước 3: Click vào vị trí bất kỳ trên sheet hiện tại để hiển thị Pivot Table rồi chọn OK

Ở đây mình chọn vị trí bất kỳ là ô I3

Lúc này trên Excel sẽ hiển thị 2 bảng là Pivot Table 1 và Pivot Table Fields. Trong đó:

• Bảng Pivotable1 là nơi dữ liệu được hiển thị sau khi lọc, thống kê.
• Bảng Pivot Table Fields là nơi để lọc và thống kê dữ liệu.

Bước 4: Kéo các trường Ngày, Sản phẩm, Số Lượng, Thành tiền vào ô tương ứng phía dưới.

Trong đó:

• Filters: là bộ lọc báo cáo .
• Columns: Dữ liệu hiển thị theo cột.
• Rows: Dữ liệu hiển thị theo dòng.
• Values: Giá trị chủ yếu là số.

Trong ví dụ này mình cần lọc dữ liệu theo sản phẩm nên mình sẽ kéo trường “sản phẩm” vào cột Filter, kéo các trường “số lượng” “thành tiền” và “tháng” lần lượt vào các cột Rows, Values, Columns.

Bạn có thể thay đổi các trường này vào các ô khác nhau tùy theo mong muốn của bạn.

Sau khi kéo các trường vào từng ô xong, bạn sẽ thấy các dữ liệu được hiển thị như hình

Lúc này bạn hoàn toàn có thể lọc dữ liệu theo mong muốn. Ví dụ mình lọc số lượng cóc đã bán vào tháng 6 tháng 7, dữ liệu sẽ được hiển thị như hình bên dưới.

Ngoài ra bạn có thể xem lần lượt từng sản phẩm khác ở các tháng khác bằng cách click vào những mũi tên trỏ xuống như hình bên dưới.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo Pivot Table trong Excel cho người mới bắt đầu

Kết luận

Vậy là chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu về tính năng Pivot Table cũng như cách dùng Pivot Table để thống kê dữ liệu trong Excel. Bạn có thể tìm đọc những cách sử dụng khác của  Pivot Table trong Blog Excel cơ bản của chúng mình đó.