G-LEARNING
G-LEARNING
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 764 lượt xem

Hướng dẫn hàm VLOOKUP trong Excel cho người mới bắt đầu: Học với các ví dụ

Mar 23 2020

VLOOKUP là gì?

Vlookup (V viết tắt của ‘Vertical’) là một hàm có sẵn trong excel cho phép thiết lập mối quan hệ giữa các cột khác nhau trong excel. Nói cách khác, nó cho phép bạn tìm kiếm một giá trị từ một cột dữ liệu và trả về giá trị tương quan trong một cột khác.

Trong hướng dẫn VLOOKUP này, chúng ta sẽ học:

  • Công dụng của VLOOKUP
  • Các bước áp dụng hàm VLOOKUP
  • VLOOKUP cho giá trị tương đối (Tham số cuối cùng là TRUE)
  • Hàm Vlookup áp dụng giữa hai trang tính trong cùng một bảng tính.

Công dụng của VLOOKUP:

Khi bạn cần tìm thông tin trong một cơ sở dữ liệu lớn, hoặc bạn cần tìm các thông tin giống nhau xuyên suốt trang tính, hãy sử dụng hàm Vlookup.

Hãy lấy một ví dụ về Vlookup:

Bảng tính lương doanh nghiệp được quản lý bởi phòng tài vụ của doanh nghiệp – trong Bảng tính lương doanh nghiệp, bạn sẽ bắt đầu với một vài thông tin đã biết (hoặc dễ dàng có được). Thông tin đó được sử dụng làm mục lục.

Theo ví dụ dưới đây:

Bạn bắt đầu với thông tin đã có sẵn:

(Trong trường hợp này là tên nhân viên)

Để tìm thông tin bạn chưa biết;

(Trong trường hợp này, ta muốn tìm lương của nhân viên)

Trang tính Excel cho ví dụ trên:

Trong trang tính trên, để tìm Lương nhân viên mà ta chưa biết:

Chúng ta sẽ sử dụng Mã nhân viên đã có sẵn

Ngoài ra, bằng cách áp dụng VLOOKUP, giá trị (lương nhân viên) của mã nhân viên tương ứng sẽ được hiển thị.

Các bước để áp dụng hàm VLOOKUP

Bước 1) chúng ta cần xác định ô mà bạn muốn hiển thị lương của mỗi nhân viên (trong ví dụ này, chọn ô H3)

Bước 2) Nhập hàm VLOOKUP vào ô trên: Bắt đầu với dấu bằng để ký hiệu bắt đầu nhập hàm, từ khóa ‘VLOOKUP’ được sử dụng sau dấu bằng để chỉ hàm VLOOKUP =VLOOKUP ()

Dấu ngoặc đơn sẽ chứa tập hợp các đối số (đối số là dữ liệu mà hàm cần để thực hiện)

VLOOKUP sử dụng bốn đối số hay kiểu dữ liệu:

Bước 3) Đối số thứ nhất: đối số thứ nhất sẽ là ô tham chiếu (hay ô chứa) giá trị cần tìm. Giá trị cần tìm tương ứng với dữ liệu đã có sẵn hoặc dữ liệu đã biết. (Trong trường hợp này, Mã Nhân viên được coi là một giá trị cần tìm vì vậy đối số đầu tiên sẽ là H2, như vậy giá trị cần tìm sẽ được hiển thị trong ô tham chiếu “H2”)

Bước 4) Đối số thứ hai: Nó tương ứng với khối lượng giá trị cần tìm. Trong Excel, khối giá trị này được biết là dãy bảng hoặc bảng cần tìm. Trong ví dụ của chúng ta, bảng cần tìm là từ ô B2 đến E25, như vậy khối hoàn chỉnh có chứa giá trị sẽ được tham chiếu.

GHI CHÚ: Giá trị hoặc dữ liệu bạn biết phải ở cột bên trái của bảng cần tìm

Bước 5) Đối số thứ ba:  Đó là cột cần tham chiếu. Nói cách khác, nó thông báo với VLOOKUP nơi bạn muốn tìm dữ liệu mà bạn muốn xem (Cột tham chiếu là mục lục cột trong bảng chọn có chứa các dữ liệu tương ứng cần tìm). Trong trường hợp này, cột tham chiếu là 4 vì cột lương nhân viên có số thứ tự là 4 trong bảng tham chiếu).

Bước 6) Đối số thứ tư: Đối số cuối cùng là khoảng tìm kiếm. Nó báo cho hàm VLOOKUP biết rằng chúng ta cần tìm giá trị tuyệt đối hay giá trị tương đối. Trong trường hợp này, chúng ta muốn tìm giá trị tuyệt đối (từ khóa ‘FALSE’).

  1. FALSE: Tương ứng với giá trị tuyệt đối
  2. TRUE: Tương ứng với giá trị tương đối

Bước 7) Nhấn ‘Enter’ để báo hiệu rằng chúng ta đã hoàn thành hàm. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được một ký hiệu báo lỗi như dưới đây vì không có giá trị nào được điền trong ô H2. Không có mã nhân viên để hàm tìm kiếm giá trị.

Tuy nhiên, khi bạn điền vào bất kì một mã nhân viên nào ở H2, bạn sẽ tìm được lương nhân viên tương ứng.

Vậy tóm lại những gì đã xảy ra là tôi thông báo cho ô thông qua hàm VLOOKUP rằng giá trị ta đã biết nằm ở cột bên trái của dữ liệu và chỉ định cột Mã nhân viên. Bây giờ bạn cần nhìn xuyên suốt bảng tìm kiếm hoặc dãy ô của tôi và ở cột thứ tư bên phải bảng có chứa dữ liệu trong cùng hàng, dữ liệu (Lương nhân viên) nằm ở cùng hàng với Mã nhân viên tương ứng.

Ví dụ trên giải thích về Giá trị tuyệt đối trong VLOOKUP, đối số cuối cùng là từ khóa FALSE.

VLOOKUP cho Giá trị tương đối (Đối số cuối cùng là từ khóa TRUE)

Thử nghĩ về tình huống có một bảng tính chiết khấu cho những khách hàng không muốn mua chính xác hàng chục hay hàng trăm món hàng.

Như được cho dưới đây, doanh nghiệp có đặt mức chiết khấu trên số lượng hàng hóa từ 1 đến 10000.

Bây giờ chúng ta chưa biết rõ ràng rằng khách hàng mua chính xác hàng trăm hay hàng nghìn hàng hóa. Trong trường hợp này, Chiết khấu sẽ được áp dụng theo từng khoảng nhờ Giá trị tương đối trong VLOOKUP. Nói cách khác, chúng ta không muốn giới hạn việc tìm kiếm cho các giá trị đã có ở cột là 1, 10, 100, 1000, 10000. Dưới đây là các bước:

Bước 1) Chọn ô cần áp dụng hàm VLOOKUP ví dụ ô I2.

Bước 2) Nhập ‘=VLOOKUP()’ vào ô. Trong dấu ngoặc nhập các đối số cho ví dụ trên.

Bước 3) Nhập các đối số:

Đối số 1: Nhập địa chỉ ô sẽ có giá trị được tìm kiếm cho giá trị tương ứng ở bảng chọn.

Bước 4) Đối số 2: Chọn bảng hoặc dải ô mà bạn muốn VLOOKUP tìm kiếm giá trị tương ứng. (Trong trường hợp này, chọn cột Số lượng và chiết khấu)

Bước 5) Đối số 3: Đối số thứ ba sẽ là thứ tự cột trong bảng chọn mà bạn muốn tìm giá trị tương ứng.

Bước 5) Đối số 4: Đối số cuối cùng là điều kiện tìm Giá trị tương đối hay Giá trị tuyệt đối. Trong ví dụ này, chúng ta cần tìm giá trị tương đối (từ khóa TRUE)

Bước 6) Nhấn ‘Enter.’ Hàm Vlookup sẽ được áp dụng cho địa chỉ ô đã đề cập, và khi bạn gõ bất kì số nào vào ô số lượng, nó sẽ cho bạn thấy chiết khấu tương ứng với Giá trị tương đối trong VLOOKUP.

Chú ý: Nếu bạn muốn sử dụng TRUE làm đối số cuối cùng, bạn có thể để trống nó và TRUE sẽ được chọn mặc định cho Giá trị tương đối.

Hàm Vlookup áp dụng giữa 2 trang tính khác nhau trong cùng một bảng tính

Hãy xem một ví dụ tương tự với tình huống ở trên. Chúng ta có một bảng tính gồm hai trang tính khác nhau. Một trang có Mã nhân viên tương ứng với Lương nhân viên và Chức vụ nhân viên nằm trong một sheet khác có Mã nhân viên và Lương nhân viên tương ứng (như dưới đây)

SHEET 1:

SHEET 2:

Vấn đề ở đây là xem được tất cả dữ liệu trong một trang như sheet 1 dưới đây:

VLOOKUP có thể giúp chúng ta tổng hợp tất các dữ liệu để có thể thấy Mã nhân viên, Chức vụ và Lương trong cùng một nơi hoặc một sheet.

Chúng ta sẽ bắt đầu với Sheet 2 vì sheet này cung cấp hai đối số của hàm VLOOKUP là Lương nhân viên được liệt kê trong Sheet 2 – đối số được VLOOKUP tìm kiếm và tham chiếu cột là 2 (trong bảng chọn)

Ngoài ra, chúng ta muốn tìm lương nhân viên tương ứng với mã nhân viên

Ngoài ra, dữ liệu bắt đầu ở A2 và kết thúc ở B25. Vì vậy đó sẽ là đối số bảng chọn hoặc dải ô của chúng ta.

Bước 1) Đi đến sheet 1 và nhập tiêu đề như dưới đây.

Bước 2) Chọn ô bạn muốn áp dụng hàm VLOOKUP. Trong trường hợp này, đó là ô bên cạnh hàng Lương nhân viên có địa chỉ ô là ‘F3’.

Nhập hàm VLOOKUP: =VLOOKUP ().

Bước 3) Đối số 1: Nhập ô tham chiếu có chứa giá trị cần tìm trong bảng tìm kiếm. Trong trường hợp này, ‘F2’ là mục tham chiếu có chứa Mã nhân viên đã nối với Lương nhân viên tương ứng trong bảng chọn. .

Bước 4) Đối số 2: Trong đối số thứ hai, chúng ta nhập vào bảng tham chiếu. Tuy nhiên, trong ví dụ này, chúng ta có được bảng tham chiếu nằm trong một trang tính khác ở cùng bảng tính. Vì thế, để xây dựng một liên kết chúng ta cần nhập địa chỉ bảng tham chiếu là Sheet2!A2:B25 – (A2:B25 tương ứng với bảng tham chiếu ở sheet 2)

Bước 5) Đối số 3: Đối số thứ ba tương ứng với số thứ tự cột trong bảng tham chiếu có chứa giá trị cần tìm.

Bước 6) Đối số 4: Đối số cuối cùng tương ứng với Giá trị tuyệt đối (FALSE) hoặc Giá trị tương đối (TRUE). Trong ví dụ này, chúng ta muốn có được giá trị chính xác cho lương nhân viên.

Bước 7) Nhấn Enter và khi bạn nhập mã nhân viên vào ô, bạn sẽ nhận được lương nhân viên tương ứng cho mã nhân viên đó.

Kết luận

Ba trường hợp trên giải thích cách hoạt động của hàm VLOOKUP. Bạn có thể làm nhiều ví dụ hơn. VLOOKUP là một tính năng quan trọng trong MS-Excel cho phép bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Đánh giá bài viết này

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 764 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội