Hướng dẫn xây dựng kế hoạch hành động và đánh giá kế hoạch hành động theo công cụ BSC & KPI

Xây dựng kế hoạch KPI rõ ràng là điều mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm và mong muốn triển khai nhờ vì những ưu thế nổi trội của nó trong vấn đề quản trị hệ thống. Một trong số các phương pháp nổi bật nhất chính là áp dụng công cụ KPI & BSC. Vậy công cụ này là gì? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan về công cụ BSC & KPI

KPI là gì?

KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

BSC là gì? 

Balanced scorecard (thẻ điểm cân bằng) là hệ thống xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược, được sử dụng tại các tổ chức kinh doanh, phi lợi nhuận và chính phủ nhằm định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức,nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, theo dõi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra. 

Xem thêm: Khảo sát lương 2022 - Thực trạng thu nhập và kỳ vọng của người lao động

Xây dựng kế hoạch hành động và đánh giá kế hoạch hành động theo công cụ BSC & KPI

Bảng xây dựng kế hoạch và đánh giá kế hoạch hành động theo công cụ BSC & KPI

A. XÂY DỰNG MỤC TIÊU HÀNH ĐỘNG
Stt	Bước thực hiện	Công cụ sử dụng	Biểu mẫu	Lưu ý	Trách nhiệm			Thời gian
					Soạn thảo	Duyệt	Ban hành
I. Xây dựng Mục tiêu hành động cấp Công ty
1	Xây dựng/rà soát chiến lược Công ty	Khoa học quản trị kinh doanh, PEST, SWOT, BSC, Phân tích Năng lực cạnh tranh, Phân tích dòng chảy kinh doanh	BM 1 - XDCL		Ban chiến lược	CT HĐQT	P.KH	Tháng 10 hàng năm
2	Lập thẻ cân bằng điểm BSC	BSC	BM 2 - BĐCL		Ban chiến lược	CT HĐQT	P.KH
3	Rà soát chức năng nhiệm vụ	Ma trận chức năng nhiệm vụ Công ty,	BM 3 - MTCN		Ban chiến lược	CT HĐQT	P.KH
4	Xây dựng mục tiêu Công ty theo năm	BSC và KPI	BM 4 - KPI CTY	Áp dụng nguyên tắc 10/80/10	Ban chiến lược	CT HĐQT	P.KH
5	Phân bổ mục tiêu Công ty theo tháng	Phân tích dữ liệu quá khứ, Phân tích tính thời vụ	BM 4 - KPI CTY	Thống kê mục tiêu năm trước so với mức bình quân năm đề xác định tính mùa vụ. Mục tiêu phân bổ cho từng năm = Mục tiêu bình quân nhân với % tính mùa vụ từng tháng	Ban chiến lược	CT HĐQT	P.KH
6	Phân bổ mục tiêu công ty xuống các Đơn vị theo năm	Ma trận chức năng nhiệm vụ theo mục tiêu, Quy chế tổ chức hoạt động điều hành	BM 4 - KPI CTY		Ban chiến lược	CT HĐQT	P.KH
7	Phân bổ mục tiêu công ty xuống các Đơn vị theo tháng				Ban chiến lược	CT HĐQT	P.KH
II. Xây dựng Mục tiêu hành động cấp Đơn vị
1	Nhận KPI được giao từ Công ty				TĐV	TGĐ	P.KH	Tháng 11 hàng năm
2	Rà soát lại KPI				TĐV	TGĐ	P.KH
2.1	KPI được giao theo mục tiêu công ty từ BSC				TĐV	TGĐ	P.KH
2.2	KPI theo chức năng nhiệm vụ của Đơn vị	Quy chế tổ chức hoạt động điều hành			TĐV	TGĐ	P.KH
2.3	KPI bổ sung				TĐV	TGĐ	P.KH
2.4	KPI nỗ lực thực hiện công việc				TĐV	TGĐ	P.KH
2.5	KPI phối hợp				TĐV	TGĐ	P.KH
2.6	KPI năng lực công hiến				TĐV	TGĐ	P.KH
3	Hoàn chỉnh KPI Đơn vị				TĐV	TGĐ	P.KH
3.1	Rà soát chức năng nhiệm vụ Đơn vị	Phân tích dòng chảy hoạt động của Đơn vị Ma trận chức năng Đơn vị	BM 5 - PTDC ĐV BM 6 - MTCN ĐV	Áp dụng nguyên tắc 20/80	TĐV	TGĐ	P.KH
3.2	Xây dựng ma trận chức năng nhiệm vụ theo mục tiêu đến các vị trí làm việc	Ma trận chức năng Đơn vị theo mục tiêu	BM 7 - KPI ĐV		TĐV	TGĐ	P.KH
3.3	Phân bổ KPI Đơn vị cho cá nhân				TĐV	TGĐ	P.KH
3.4	Phân bổ KPI Đơn vị từ năm sang tháng	Dữ liệu quá khứ, tính thời vụ nếu có			TĐV	TGĐ	P.KH
3.5	Công bố KPI theo năm, tháng của Đơn vị				TĐV	TGĐ	P.KH
III. Xây dựng Mục tiêu hành động cá nhân
1	Nhận KPI được giao từ Đơn vị				NV	TĐV	TĐV	Tháng 12 hàng năm
2	Rà soát lại KPI				NV	TĐV	TĐV
2.1	KPI được giao theo mục tiêu Đơn vị				NV	TĐV	TĐV
2.2	KPI theo chức năng nhiệm vụ của cá nhân	MTCV cá nhân			NV	TĐV	TĐV
2.3	KPI bổ sung				NV	TĐV	TĐV
2.4	KPI nỗ lực thực hiện công việc				NV	TĐV	TĐV
2.5	KPI phối hợp				NV	TĐV	TĐV
2.6	KPI năng lực công hiến				NV	TĐV	TĐV
3	Hoàn chỉnh KPI Cá nhân			Áp dụng nguyên tắc 20/80	NV	TĐV	TĐV
3.1	Rà soát chức năng nhiệm vụ cá nhân	Nhật ký công việc cá nhân	BM 8 - NKCV		NV	TĐV	TĐV
3.2	Xây dựng mục tiêu nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ của vị trí	Ma trận chức năng Đơn vị theo mục tiêu	BM 9 - KPI CN		NV	TĐV	TĐV
3.3	Phân bổ KPI cá nhân từ năm sang tháng	Dữ liệu quá khứ, tính thời vụ nếu có			NV	TĐV	TĐV
3.4	Đăng ký KPI theo năm, tháng của cá nhân				NV	TĐV	TĐV
3.5	Lập kế hoạch hành động cá nhân				NV	TĐV	TĐV
B. ĐÁNH GIÁ MỤC TIÊU HÀNH ĐỘNG
Stt	Bước thực hiện	Diễn giải	Biểu mẫu	Lưu ý	Trách nhiệm			Thời gian
					Tự đánh giá	Duyệt	Công bố
I. Đánh giá kết quả hành động cấp Công ty
1	Xác định trọng số	1. Trọng số nhóm: 25% - 25% - 25% - 25%, thể hiện quyền lực của người lãnh đạo 2. Trọng số thành phần: Trọng số nhóm/số mục tiêu thành phần thể hiện quyền lực của người lãnh đạo	BM10-ĐGCT	Mục tiêu khó, quan trọng chiếm trọng số cao Trường hợp thực tế có phát sinh mục tiêu bổ sung ngoài kế hoạch phải tiến hành phân bổ lại trọng số.	TGĐ	CT HĐQT	P.KH	Tháng 10 hàng năm
2	Xây dựng cách đánh giá cho mỗi chỉ tiêu	Có 2 phương pháp đánh giá: 1. Mục tiêu có tính chất pháp lệnh: thực hiện 100% được 100% KPI, thực hiện dưới 100% được 0% KPI 2. Mục tiêu thông thường:  %KPI đạt được = KQ thực hiện/Kế hoạch * 100%.			TGĐ	CT HĐQT	P.KH	Tháng 10 hàng năm
3	Đánh giá	P.KH tổng hợp dữ liệu đánh giá từ các báo của các Đơn vị được phân công phụ trách trong phần Công cụ đo lường/nguồn chứng minh TGĐ đánh giá			TGĐ	CT HĐQT	P.KH	Từ ngày 10-15 tháng sau
II. Đánh giá kết quả hành động cấp Đơn vị
1	Xác định trọng số	1. Trọng số nhóm:  + Mục tiêu Cty: 50% + Các mục tiêu còn lại: 50% 2. Trọng số thành phần: Trọng số nhóm/số mục tiêu thành phần thể hiện quyền lực của người lãnh đạo	BM11-ĐGĐV	Mục tiêu khó, quan trọng chiếm trọng số cao Trường hợp thực tế có phát sinh mục tiêu bổ sung ngoài kế hoạch phải tiến hành phân bổ lại trọng số.	TĐV	TGĐ	P.KH	Tháng 11 hàng năm
2	Xây dựng cách đánh giá cho mỗi chỉ tiêu	Có 2 phương pháp đánh giá: 1. Mục tiêu có tính chất pháp lệnh: thực hiện 100% được 100% KPI, thực hiện dưới 100% được 0% KPI 2. Mục tiêu thông thường:  %KPI đạt được = KQ thực hiện/Kế hoạch * 100%.			TĐV	TGĐ	P.KH	Tháng 11 hàng năm
3	Đánh giá	P.KH tổng hợp dữ liệu đánh giá từ các báo của các Đơn vị được phân công phụ trách trong phần Công cụ đo lường/nguồn chứng minh TĐV đánh giá			TĐV	TGĐ	P.KH	Từ ngày 5-10 tháng sau
III. Đánh giá kết quả hành động cá nhân
1	Xác định trọng số	1. Trọng số nhóm:  + Mục tiêu Đơn vị: 50% + Các mục tiêu còn lại: 50% 2. Trọng số thành phần: Trọng số nhóm/số mục tiêu thành phần thể hiện quyền lực của người lãnh đạo	BM12-ĐGĐV	Mục tiêu khó, quan trọng chiếm trọng số cao Trường hợp đánh giá tháng: Có bao nhiêu mục tiêu thì đánh bấy nhiêu Phân bổ lại trong số đánh giá tháng:  TH1: Mục tiêu thành phần nào trong nhóm không đánh giá tháng thì trọng số được phân bổ đều các mục tiêu thành phần khác trong nhóm.  TH2: Mục tiêu cả nhóm không đánh giá trong tháng thì trọng số nhóm được phân bổ đều cho các mục tiêu thành phần của nhóm khác có đánh giá tháng. Trường hợp thực tế có phát sinh mục tiêu bổ sung ngoài kế hoạch phải tiến hành phân bổ lại trọng số.	Cá nhân	TĐV	P.KH	Tháng 12 hàng năm
2	Xây dựng cách đánh giá cho mỗi chỉ tiêu	Có 2 phương pháp đánh giá: 1. Mục tiêu có tính chất pháp lệnh: thực hiện 100% được 100% KPI, thực hiện dưới 100% được 0% KPI 2. Mục tiêu thông thường:  %KPI đạt được = KQ thực hiện/Kế hoạch * 100%.			Cá nhân	TĐV	P.KH	Tháng 12 hàng năm
3	Đánh giá	P.KH tổng hợp dữ liệu đánh giá từ các báo của các Đơn vị được phân công phụ trách trong phần Công cụ đo lường/nguồn chứng minh Cá nhân đánh giá			Cá nhân	TĐV	P.KH	từ ngày 1 - 5 tháng kế tiếp

Tổng kết

Trên đây là hướng dẫn xây dựng kế hoạch hành động và đánh giá kế hoạch hành động theo công cụ BSC & KPI, mong rằng bài viết có ích cho quá trình làm việc của bạn.

Gitiho cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!