Hướng dẫn xóa ký tự đặc biệt trong Excel không cần dùng hàm

Trong quá trình phân tích dữ liệu bằng Excel, chúng ta có thể gặp rắc rối khi công thức bị lỗi vì trong trang tính có chứa khoảng trắng mà chúng ta không thể nhìn thấy. Chúng ta cần phải xóa khoảng trắng Excel. Vậy có cách nào đơn giản để xóa các ký tự đặc biệt trong Excel? Các bạn hãy cùng Gitiho tìm kiếm câu trả lời trong bài viết ngày hôm nay nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa ký tự trong chuỗi trên Excel nhanh nhất

Cách xóa ký tự đặc biệt trong Excel không cần dùng hàm

Nguyên lý xóa ký tự đặc biệt trong Excel

Để hiểu cách xóa khoảng trắng Excel, ta cần hiểu nó là gì. Khoảng trắng trong Excel là những kí tự mà trong ô mà Excel không thể nhận biết được sự xuất hiện của chúng. Ví dụ cụ thể chính là dấu cách, dấu xuống dòng trong cùng 1 ô khi ta dùng tổ hợp Alt + Enter,...

Ngoài ra, trong hệ thống còn có rất nhiều khoảng trắng ta cần vận dụng cách xóa ký tự đặc biệt trong Excel. Chúng ta có thế tra cứu mã kí tự của chúng bằng hàm CHAR. Gitiho đã liệt kê một số CHAR giúp trả về các kí tự đặc biệt trong Excel dạng khoảng trắng như sau: CHAR(2), CHAR(9), CHAR(10), CHAR(13), CHAR(28), CHAR(29), CHAR(30), CHAR(31), CHAR(32), CHAR(129), CHAR(143), CHAR(144), CHAR(157), CHAR(160).

Hệ thống Excel cung cấp cho người dùng một số hàm dưới đây để xóa khoảng trắng Excel cũng như xóa ký tự đặc biệt trong Excel: hàm TRIM, hàm SUBSTITUTE, hàm REPLACE. Tuy nhiên, cách sử dụng các hàm này không đơn giản chút nào, đặc biệt là đối với những người chưa thành thạo Excel cơ bản.

Xem thêm: Hướng dẫn cách xóa ký tự trong Excel ở đầu chuỗi văn bản

Để các bạn hiểu rõ hơn lí do tại sao việc sử dụng các hàm này để xóa ký tự đặc biệt trong Excel có thể gặp nhiều trở ngại, chúng mình hãy cùng nhìn qua ví dụ dưới đây.

Trong hình, chúng ta đều thấy rõ ràng giá trị trong ô C3 là 18. Tuy nhiên, khi kiểm tra lại giá trị bằng hàm ISNUMBER thì Excel lại trả về FALSE. Hơn nữa, tại ô F2 chúng ta thực hiện phép tính =C3+100 thì lại không nhận được kết quả mà lại nhận lỗi #VALUE!. Có khả năng cao trong ô C3 chứa một hoặc nhiều hơn các khoảng trắng. Các kí tự ấy đã làm ảnh hưởng đến các công thức của chúng ta.

Khi chúng mình sử dụng hàm SUBSTITUTE với hy vọng thay thế các kí tự đặc biệt trong Excel bằng định dạng số, chúng mình đã phải đi thử lần lượt từng hàm CHAR để xác định đúng mã khoảng trắng. Quá trình tìm kiếm tốn rất nhiều thời gian để thử từ CHAR(2) đến CHAR(160). Phải đến khi chúng mình thử công thức CHAR(160), chúng mình mới nhận được mã đúng để tiến hành xóa ký tự đặc biệt trong Excel.

Như các bạn thấy thông qua ví dụ, dữ liệu trích từ các phần mềm khác mà không phải nhập tay trực tiếp trên Excel có thể khiến ta đau đầu khi phải thực hiện công việc xử lí, phân tích. Ngay cả khi bạn vận dụng VBA thì việc viết code để xóa khoảng trắng Excel cũng chẳng đơn giản hơn bao nhiêu.

Xem thêm: 3 ký tự đại diện trong Excel giúp việc tìm kiếm nhanh chóng hơn

Sử dụng Power Query để xóa ký tự đặc biệt trong Excel

Cách giải quyết hoàn hảo cho trường hợp trên là Power Query. Làm thế nào để chúng ta sử dụng Power Query để xóa ký tự đặc biệt trong Excel? Hãy cùng thực hiện các bước sau:

Chọn vùng dữ liệu cần cần thực hiện xóa khoảng trắng Excel, sau đó tạo một bảng (Table) từ vùng dữ liệu đó. Chúng ta vào tab Power Query > Excel Data > From Table/Range để thêm bảng vừa tạo vào Power Query. Giao diện sau khi hoàn tất bước này như sau:

Tại giao diện Power Query, chúng ta chọn tất cả các cột cần thực hiện xóa ký tự đặc biệt trong Excel, trong ví dụ này là cột Dự kiến và cột Thực tế. Sau khi chọn, chúng ta vào tab Transform > Format > Trim để xóa khoảng trắng Excel trong 2 cột đó.

Bước tiếp theo, chúng ta đổi định dạng cho 2 cột Dự kiến và Thực tế để hiện thị các giá trị dưới định dạng số bằng cách chọn cột, nhấn chuột phải > Chang Type > chọn 1 trong các định dạng số cho kí tự đặc biệt trong Excel. Tương tự, chúng ta thay đổi định dạng cho dữ liệu cột Thực tế.

Chúng ta đã thực hiện xong các thao tác xóa ký tự đặc biệt trong Excel bằng Power Query mà không phải dùng bất cứ hàm hay công thức nào. Đóng Power Query và quay lại với giao diện Excel để kiểm tra kết quả thôi nào. Lúc này, Excel sẽ tự động cập nhật bảng được sửa bằng Power Query. 

Vậy là các công thức đã trả về kết quả đúng vì các ô trong bảng đã được xóa ký tự đặc biệt trong Excel rồi. Chúng ta đã giải quyết được vấn đề lỗi hàm.

Xem thêm: Power Query Editor là gì? Làm sao để dùng Power Query Editor hiệu quả?

Tổng kết

Các bạn vừa cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết các bước xóa khoảng trắng Excel, cũng như cách xóa ký tự đặc biệt trong Excel không cần sử dụng hàm. Với Power Query, chúng ta không còn phải đau đầu tìm kiếm cách sửa hàm trong Excel nữa. Để tìm hiểu kĩ hơn về Power Query cũng như Excel nói chung, các bạn hãy đọc thêm các bài viết trên blog Gitiho và nhanh tay đăng kí khóa học Tuyệt đỉnh Excel cùng chúng mình nhé.

Chúc các bạn áp dụng thủ thuật thành công!