ACCESS LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG MICROSOFT ACCESS

Access luôn là một công cụ hữu hiệu đối với công việc hay cả trong mức độ quản lý. Nếu chưa biết Access là gì? Và cách sử dụng Access như thế nào? Tại sao bạn lại cần công cụ này? Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Access là gì? Tại sao phải cần dùng đến Access?

Access là gì?

Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS - Relational Database Management System) giúp bạn lưu trữ thông tin để tham khảo, báo cáo, phân tích và quản lý thông tin (RAD – Rapid Application Development).

Microsoft Access giúp bạn phân tích lượng lớn thông tin và quản lý dữ liệu liên quan hiệu quả hơn so với Microsoft Excel hoặc các ứng dụng bảng tính khác. Hệ thống này cho phép bạn phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất nhanh chóng, thậm chí Access còn có thể giúp cho việc quản trị dữ liệu trong 1 số mảng của doanh nghiệp lớn ví dụ như: quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, các cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm v.v.

Cách xài access còn cho chúng ta khả năng phát triển giao diện người dùng ở mức đơn giản để chúng ta có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu vào các bảng (table) – là nơi lưu trữ thông tin của Access.

Xem thêm: Làm chủ công cụ Microsoft Access từ A-Z

Tại sao cần phải sử dụng Access?

Có 2 lý do vì sao cần phải sử dụng Access:

1.  Nếu bạn đang cần một hệ thống, công cụ hay phần mềm để quản lý và làm việc với dữ liệu, thì Access chính là hệ thống dành cho bạn. Bạn cần nhập dữ liệu, thực hiện các thao tác chỉnh sửa hay in và xuất báo cáo,...? Với Access, tất cả những công việc trên đều trở nên dễ dàng và nhanh chóng, hơn thế, việc quản lý các dữ liệu còn trở nên vô cùng logic và rõ ràng.
2. Nếu bạn là người không rành về lĩnh vực IT, thiết kế,... nhưng bạn vẫn muốn tìm hiểu Access để phục vụ cho công việc của mình thì Access là một hệ thống tốt để bắt đầu làm quen. Access sẽ giúp bạn nhìn thấy mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu của bạn, quản lý, chỉnh sửa hay thay đổi chúng, thậm chí còn có thể tạo các form nhập liệu một cách đơn giản. Không cần mất quá nhiều thời gian, bạn có thể tự tạo được 1 hệ thống cho riêng mình với giao diện người dùng thân thiện. Access chính là công cụ giúp cho bạn - những người mới bắt đầu, có thể học và làm việc với Access tinh gọn và dễ dàng hơn,

Xem thêm: CÁC SỰ LỰA CHỌN THAY THẾ MICROSOFT ACCESS ĐỂ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều kiện để có thể học/tự học Access

Có 2 kĩ năng quan trọng nhất để bạn có thể sử dụng Access hoặc tự học cách sử dụng công cụ này là:

1. Khả năng tư duy logic
2. Trình độ Tiếng Anh

Hướng dẫn sử dụng access trên tất cả các chương trình dạy học, dù miễn phí hay mất phí thì đều không thể giới thiệu hết hoàn toàn 100% kiến thức để giúp học viên ứng dụng trong mọi trường hợp được. Do đó, với những kiến thức cơ bản ban đầu, 2 điều kiện Gitiho đã đưa ra ở trên là 2 yếu tố thiết yếu giúp người học có thể tự mình tiến bộ, bước xa hơn trên con đường chinh phục mọi kiến thức, không chỉ là Access. 

Ngoài ra, bạn đọc cần dành ra một khoảng thời gian nghiêm túc và kỷ luật để có thể ngồi và suy nghĩ, thực hành những kiến thức đã học. Bởi vì là tự học, nên bạn cần thật sự chủ động trong việc học, thực hành và ghi nhớ kiến thức. Khi bạn học ''chủ động'', bạn sẽ tiếp thu một cách nhanh chóng hơn, nắm vững kiến thức hơn.

Đặc biệt, kiên nhẫn là điều mà bạn cần phải lưu ý. Và thực lòng mà nói, có một số người (kể cả chúng mình - những người viết bài này) đều không thể học bất kì kiến thức nào một cách nhanh chóng được, nên đừng nản chí, vì trong quá trình học, bạn sẽ tự ngẫm ra được nhiều điều, nhiều ứng dụng hơn vào cuộc sống của bạn, và kiến thức ấy sẽ trở nên thật quen thuộc và dễ hiểu hơn.

Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Access

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách dùng microsoft access và các bước hướng dẫn cách dùng Access một cách hiệu quả nhất, bạn cần phải hiểu một số kiến thức quan trọng sau đây:

Cơ sở dữ liệu là gì?

Một cách đơn giản, cơ sở dữ liệu chính là nơi chứa dữ liệu. Là một tập hợp có tổ chức các thông tin có cấu trúc hoặc dữ liệu, thường được lưu trữ dưới dạng điện tử trong một hệ thống máy tính. Cơ sở dữ liệu thường được kiểm soát bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS)

Có những loại cơ sở dữ liệu nào?

Có nhiều loại cơ sở dữ liệu, một vài cái tên có thể nhắc tới như là: Oracle, MySQL, MS SQL, Access, PostgreSQL, MongoDB (no SQL),…

Loại dữ liệu nào được lưu trong một cơ sở dữ liệu? (Data Types)

Mọi bảng (table) trong Access cách dùng của nó đều được tạo thành từ các trường. Các thuộc tính của một trường mô tả các đặc điểm và hành vi của dữ liệu được thêm vào trường đó. Kiểu dữ liệu của một trường là thuộc tính quan trọng nhất vì nó xác định loại dữ liệu mà trường có thể lưu trữ. 

Tùy theo mục đích sử dụng dữ liệu, mà các loại dữ liệu được phân loại. Ví dụ như bạn muốn lưu trữ họ và tên thì bạn kiểu dữ liệu Text, còn nếu bạn muốn lưu trữ tiền tệ, hoặc những con số thì chúng ta cần sử dụng kiểu dữ liệu Number. Tuỳ thuộc vào đặc tính và mục đích sử dụng của dữ liệu đó mà bạn sẽ cần các kiểu dữ liệu nhất định.

Xem thêm: Cách quản lý dữ liệu Database và các đối tượng trong Access 2016

Dữ liệu được quản lý như thế nào? (How Data Is Organized? – Relationship?)

Hướng dẫn các làm Access để quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu RDBMS, dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các bảng (table), giữa các bảng sẽ tồn tại mối quan hệ với nhau. Nếu các bạn đã làm việc với Excel thì sẽ thấy phần này rất quen thuộc, trong Excel, chúng ta lưu trữ dữ liệu trong các sheet, mỗi trang tính (sheet) chứa 1 thông tin nhất định, nói 1 cách đơn giản hoá vấn đề thì sheet trong Excel sẽ tương ứng với table trong Access, tất nhiên điều này đúng tới 1 chừng mực nhất định và là một cách so sánh để các bạn dễ hiểu hơn trong thời điểm bắt đầu này. Sau khi theo dõi và học tiếp thì chúng ta sẽ hiểu rõ hơn table trong Access khác với sheet trong Excel như thế nào.

Mối quan hệ (Relationship) giữa các bảng thể hiện sự liên quan giữa các bảng với nhau. Ví dụ, bạn lưu thông tin về khách hàng trong 1 bảng, lưu thông tin hàng hoá mà khách hàng này mua trong 1 bảng khác, làm thế nào để bạn có thể biết được khách hàng nào đã mua hàng hoá nào? Mối quan hệ giữa 2 bảng khách hàng và hàng hoá sẽ giúp chúng ta trả lời câu hỏi làm thế nào phía trên.

Làm thế nào để đọc được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu?

Để đọc được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, chúng ta có những câu lệnh truy vấn (Queries). Trong Access, chúng ta sử dụng SQL để truy vấn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. SQL là một ngôn ngữ để chúng ta có thể giao tiếp, nói chuyện với cơ sở dữ liệu để nói cho cơ sở dữ liệu biết chúng ta muốn lấy ra những dữ liệu nào và những dữ liệu đó sau khi lấy ra được trình bày như thế nào, tính toán ra sao.

Giao diện người dùng

Giao diện người dùng giúp cho chúng ta có thể tương tác với chương trình, phần mềm hay hệ thống 1 cách đơn giản hơn, trong Access thì chúng ta sẽ quan tâm tới những yếu tố sau đây:

1. Form nhập dữ liệu: Giúp bạn có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, chỉnh sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu
2. Dữ liệu xuất (Output) - Báo cáo (Reports): Là những bảng báo cáo, khả năng xuất dữ liệu ra Excel, PDF, file CSV …
3. Ngôn ngữ lập trình VBA: VBA là ngôn ngữ lập trình được hỗ trợ và tích hợp trong tất cả các phần mềm trong bộ Office (Word, Excel, PowerPoint và tất nhiên cả Access …). VBA sẽ giúp cho chúng ta tạo ra những phần mềm trong Access có tính linh hoạt và dễ dàng sử dụng hơn cũng như kiểm soát được hoạt động của phần mềm / hệ thống đang được tạo ra trong Access một cách đầy đủ hơn.

Kết luận

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc phần nào có thể hiểu về hệ thống Microsoft Access cũng như cách sử dụng Access trong việc sắp xếp, làm việc và quản lý các thông tin dữ liệu. Để quản lý thông tin hiệu quả,  hãy tham khảo khóa học xây dựng hệ thống báo cáo quản trị bằng Excel để cùng xem cách làm báo cáo trực quan đẹp mắt với với công cụ này nhé!

Gitiho chúc bạn sử dụng thành công!