Một số mẹo đơn giản khi làm việc với PowerPoint

Bất kể chủ đề của bạn là gì, một bản PowerPoint thành công phụ thuộc vào ba yếu tố chính: cách bạn sử dụng các công cụ thiết kế của PowerPoint, sự chính xác của bạn về quy trình trình bày và sự tận tâm thể hiện qua phong cách diễn đạt của bạn. Dưới đây là một số mẹo đơn giản giúp bạn bắt đầu nắm vững từng yếu tố đó và đừng quên tham khảo những thông tin hữu ích ở cuối bài viết này.

Mẹo thuyết trình với PowerPoint

2. Tạo kích thước slide tùy chỉnh.

Thông thường bạn có thể thoát khỏi kích thước slide mặc định cho hầu hết các bài thuyết trình, điều chỉnh nó cho phù hợp với các bài thuyết trình chi tiết trên màn hình có kích thước khác nhau. Đây là cách bạn có thể áp dụng:

• Ở góc trên bên trái, chọn “File”
• Chọn “Page Setup”
• Nhập chiều dài và chiều rộng bạn muốn và nhấp vào “OK.”
• Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấp vào “OK” một lần nữa.
• Nền của bạn được thay đổi kích thước!

Lưu ý: Thay đổi kích thước các trang chiếu của bạn trước khi bạn thêm bất kỳ đối tượng nào nếu không kích thước các đối tượng của bạn sẽ bị sai lệch.

3. Chỉnh sửa thiết kế mẫu slide.

Việc chỉnh sửa mẫu PowerPoint có sẵn sẽ dễ dàng hơn nhiều – theo cách này, bạn không cần phải thiết kế từng slide bằng tay.

• Chọn “Themes” trong điều hướng trên cùng.
• Ở ngoài cùng bên phải, nhấp vào “Edit Master”, sau đó chọn “Slide Master”.
• Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn, sau đó nhấp vào “Close Master”. Tất cả các slide hiện tại và tương lai trong bản trình bày của bạn sẽ sử dụng mẫu đó.

4. Cách trình bày thu hút khán giả.

Một phần quan trọng trong nội dung của Powerpoint là cách trình bày. Cách trình bày độc đáo sẽ đem lại thành công cho bài thuyết trình của bạn, vì vậy việc đánh giá bài viết của bạn từ nhiều góc độ khác nhau khiến bạn trở nên thuyết phục hơn. Dựa vào cách trình bày sẽ phân biệt được người thuyết trình tốt và người thuyết trình giỏi nhất.

Đa số mọi người thường đánh giá thấp tầm ảnh hưởng của kiểu chữ, nhưng việc chọn đúng phông chữ rất quan trọng – sử dụng phông chữ chuẩn mực có thể khiến khán giả hài lòng về bạn. Phông chữ phù hợp là một cơ hội để thể hiện tính thẩm mỹ và tính chuyên nghiệp của bài thuyết trình.

Một số phông chữ được xem là dễ đọc và thông dụng không có nghĩa là chúng nhàm chán. Một sai lầm phổ biến là nghĩ rằng phông chữ của bạn không đủ “thú vị”, điều đó khiến bạn lựa chọn một phông chữ rối mắt khiến khán giả mất tập trung vào bài thuyết trình.

Bạn vẫn có thể sử dụng các phông chữ thú vị và khác biệt nhưng trong chừng mực nhất định. Trên hết, hãy đảm bảo tính nhất quán trong bản trình bày của bạn qua mỗi trang chiếu để khán giả không bị phân tâm bởi quá nhiều phông chữ khác nhau.

5. Hãy chắc chắn rằng tất cả các yếu tố được căn chỉnh chính xác.

Các yếu tố được căn chỉnh chính xác trên slide của bạn là chìa khóa làm cho nó trông hấp dẫn và chuyên nghiệp. Bạn đang cố gắng đảm bảo mọi thứ nằm ở giữa slide, nhưng khi bạn kéo thả chúng vẫn không hoàn toàn chính xác. Hãy để PowerPoint làm việc với thủ thuật kỳ diệu này.

Cách căn chỉnh nhiều đối tượng:

• Chọn tất cả các đối tượng bằng cách giữ “Shift” và nhấp vào tất cả các đối tượng.
• Chọn “Arrage” trong thanh tùy chọn trên cùng, sau đó chọn “Align or Distribute”
• Chọn loại căn chỉnh bạn muốn.

Cách căn chỉnh các đối tượng cho slide:

• Chọn tất cả các đối tượng bằng cách giữ “Shift” và nhấp vào tất cả các đối tượng.
• Chọn “Arrange” trong thanh tùy chọn trên cùng, sau đó chọn ” Align or Distribute”
• Chọn ” Align to Slide”
• Chọn “Arrange” trong thanh tùy chọn trên cùng một lần nữa, sau đó chọn ” Align or Distribute”
• Chọn loại căn chỉnh bạn muốn.

6. Sử dụng “Format Menu” để kiểm soát tốt hơn các thiết kế của bạn.

Menu định dạng cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh mà bạn nghĩ là không thể. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào một đối tượng và chọn tùy chọn “Format”. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh bóng, điều chỉnh các phép đo hình dạng, tạo phản chiếu và hơn thế nữa. Menu hiện lên trông sẽ như thế này:

Mặc dù các tùy chọn chính có thể được tìm thấy trên thanh công cụ định dạng PowerPoint, nhưng hãy tìm kiếm quyền kiểm soát hoàn toàn trong menu cửa sổ định dạng. Các tùy chọn có sẵn bao gồm:

• Điều chỉnh văn bản bên trong một định dạng.
• Tạo bóng phối cảnh tự nhiên đằng sau một đối tượng.
• Tô màu lại ảnh thủ công và với các tùy chọn tự động.

8. Tạo hình dạng tùy chỉnh.

Khi bạn cần tạo một định dạng, hãy nhấp chuột phải và nhấn ” Edit Points”. Bằng cách đó, bạn có thể tạo các hình dạng tùy chỉnh phù hợp với mục đích cụ thể của mình. Chẳng hạn, bạn có thể định hình lại mũi tên để tạo ra kích thước bạn muốn.

Bạn cũng có thể kết hợp hai hình khối với nhau. Khi chọn hai hình khối, nhấp chuột phải và vào menu “Grouping” để xem nhiều tùy chọn.

• Combine: tạo một hình khối tùy chỉnh hiển thị phần giao nhau của hai hình trước đó được cắt ra.
• Union: tạo một hình khối hoàn toàn hợp nhất và không hiển thị phần giao nhau.
• Intersect: tạo một hình khối chỉ hiển thị phần giao nhau của hai hình khối trước đó.
• Subtract: cắt đi phần giao nhau của hai hình khối.

Thay vì cố gắng chỉnh sửa thủ công, bằng cách sử dụng các công cụ này bạn có thể tạo ra các hình dạng tùy chỉnh đã được đo chính xác.

9. Cắt hình ảnh thành hình dạng tùy chỉnh.

Bên cạnh việc tạo các hình dạng tùy chỉnh trong bản trình bày của bạn, bạn cũng có thể sử dụng PowerPoint để cắt các hình ảnh hiện có thành các hình dạng mới. Hãy thử làm như sau:

• Nhấp vào hình ảnh và chọn “Format” trong thanh tùy chọn.
• Chọn “Crop”, sau đó “Mask to Shape ” và sau đó chọn hình dạng mong muốn của bạn. Ta-da!

15. Sử dụng “Chế độ xem của người thuyết trình.

Trong hầu hết các địa điểm thuyết trình sẽ có cả màn hình của người thuyết trình và màn hình chiếu chính cho bài thuyết trình của bạn. PowerPoint có một công cụ tuyệt vời tên là Presenter View, có thể tìm thấy trong tab “Slide Show” của PowerPoint 2010 (hoặc 2011 cho Mac). Bao gồm Chế độ xem của người thuyết trình là khoảng trống để ghi chú, hẹn giờ / bấm giờ hiển thị bản trình bày.

Đối với nhiều người thuyết trình, công cụ này có thể giúp thống nhất phần thuyết trình nói và bổ trợ phần hình thức. Bạn không bao giờ muốn làm cho PowerPoint có vẻ giống như một chồng các ghi chú mà bạn có thể sử dụng để lưu trữ. Bằng cách sử dụng tùy chọn Presenter View bản trình bày của bạn sẽ trở nên tự nhiên hơn.

Mẹo cực hay: Khi bắt đầu bài thuyết trình, bạn nên nhấn CTRL + H để làm cho con trỏ biến mất. Nhấn phím “A” sẽ hiển thị lại nếu bạn cần nó!

Với phong cách, thiết kế và quy trình trình bày trong khả năng của bạn, bạn có thể làm được tốt hơn với PowerPoint thay vì chỉ đơn thuần là thuyết trình cho khách hàng của mình. PowerPoint và các ứng dụng slide tương tự là những công cụ linh hoạt không nên bỏ lỡ.