NGHIỆP VỤ CHẤM CÔNG TẠI DOANH NGHIỆP

Khái niệm Chấm công: là hoạt động theo dõi, đo đếm sức lao động mà người lao động bỏ ra để tạo ra sản phẩm, của cải, vật chất cho người sử dụng lao động theo đơn vị thời gian nhất định. Qua đó, đơn vị thời gian có thể tính theo ngày làm việc, buổi/ca làm việc hoặc số giờ làm việc. Kết quả chấm công chính là cơ sở để chi trả lương người lao động, và cũng chính là cách thức để quản lý kỷ luật thời gian làm việc. Bài viết này Gitiho sẽ giới thiệu đến các bạn chi tiết về nghiệp vụ chấm công tại doanh nghiệp.

Bảng Chấm công hàng ngày/hàng tháng được lập dựa trên các yếu tố sau:

• Thời gian người lao động đã đi làm: được ghi nhận thủ công hoặc bằng thiết bị chấm công, dựa trên quy định phân ca, quy định làm thêm, đi muộn về sớm,..

• Thời gian người lao động vắng mặt, có thể kể đến:

✓ Đi công tác: được ghi nhận bằng đơn công tác
✓ Nghỉ phép/nghỉ thai sản/nghỉ ốm...: được ghi nhận bằng đơn xin nghỉ hoặc không có thông tin đi làm thì xác định là nghỉ
✓ Nghỉ lễ tết: theo quy định của nhà nước Việt nam và Doanh nghiệp nói chung

Nhìn chung, quy trình chấm công khá phức tạp, với một số vai trò cụ thể như sau:

• Từ phía người lao động, có trách nhiệm thông báo trước một số hoạt động quan trọng như sau tới trưởng bộ phận, người sử dụng lao động:

✓ Trách nhiệm chấm công, thông báo lịch đi làm hàng ngày
✓ Trách nhiệm thông báo, lập đơn xin nghỉ, công tác, làm thêm...
✓ Trách nhiệm thông báo tới trưởng bộ phận, khi có dự định đổi ca, mong muốn tăng ca

Ngoài ra, người lao động cần phải phối hợp với bộ phận nhân sự, để xác nhận công, theo dõi lịch phân ca làm việc từ phía trưởng bộ phận, đảm bảo công và ca được xác định, tổng hợp chính xác hàng tháng.

• Trong hoạt động chấm công, trưởng bộ phận sẽ có trách nhiệm:

✓ Phân ca làm việc cụ thể, rõ ràng cho các nhân sự đang làm việc trong bộ phận
✓ Kiểm soát các đề nghị đổi ca của nhân sự, đảm bảo rằng trưởng bộ phận luôn biết được nhân viên đang ở đâu, làm gì
✓ Có trách nhiệm duyệt đơn xin nghỉ, tăng ca, xin đi công tác
✓ Xác nhận với bộ phận nhân sự về các biến động hoạt động trong phòng ban của mình

Có thể thấy, trưởng bộ phận sẽ có kết nối cực kỳ chặt chẽ với bộ phận nhân sự làm việc tại doanh nghiệp, để đảm bảo rằng nắm chắc mọi chính sách lương thưởng, qua đó có thể phổ biến với nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp.

Lãnh đạo tại doanh nghiệp nắm vai trò cực kỳ quan trọng, chính là đầu não, với nhiệm vụ xây dựng quy định, chấm công cho toàn bộ hệ thống nhân sự. Qua đó, ban lãnh đạo có trách nhiệm thông báo chi tiết về các chính sách quan trọng tới bộ phận nhân sự làm việc tại doanh nghiệp, để đảm bảo rằng luồng công việc HR luôn được quản lý thông suốt. Sau khi đã nhận được thông báo và yêu cầu trực tiếp từ phía ban lãnh đạo, bộ phận nhân sự sẽ có trách nhiệm:

• Xây dựng bảng chấm công chi tiết, dựa theo chính sách đã được ban hành
• Tổng hợp ca, công, xác nhận công từ phía nhân viên, sau khi đã được duyệt qua trưởng bộ phận, để tiến hành thực hiện bảng lương hàng tháng.
• Thiết lập các báo cáo quan trọng, phản ánh và xác thực ca công đang diễn ra tại doanh nghiệp.

1. Văn bản quan trọng

Có thể thấy, HR chính là mắt xích quan trọng nhất, cũng là bộ phận nắm bắt rõ ràng nhất về các quy định và luật lao động quan trọng dành cho mọi nhân viên, đảm bảo rằng mọi nhân viên khi đi làm đều có quy chế rõ ràng về thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi. Theo Luật Lao động 45/2019/QH14 quy định, hiện đang có 11 điều khoản quy định cần thiết, cụ thể như sau:

STT	Quy định	Chi tiết
1	Thời gian làm việc bình thường	Không quá 8 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần; hoặc không quá 10 giờ/ngày và 48 giờ/tuần.
2	Giờ làm việc ban đêm	Tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau
3	Làm thêm giờ	Không quá 50% giờ làm việc của 1 ngày, hoặc không quá 12 giờ/ngày, không quá 40 giờ/tháng, không quá 200 giờ /năm (trừ 1 số ngành nghề đặc thù)
4	Nghỉ trong giờ	Ban ngày làm việc từ 6 giờ trở lên thì được nghỉ ít nhất 30 phút liên tục, ban đêm ít nhất 45 phút
5	Nghỉ chuyển ca	Ít nhất 12 giờ trước khi vào ca khác
6	Nghỉ hàng tuần	Ít nhất 24 giờ liên tục hoặc ít nhất 1 tháng 4 ngày; được nghỉ bù nếu trùng lễ tết
7	Nghỉ lễ tết	Tết Dương lịch (1 ngày); Tết Âm lịch (5 ngày); Ngày Chiến thắng 30/4 (1 ngày); Ngày Quốc tế lao động 1/5 (1 ngày); Quốc khánh 2/9 (2 ngày: ngày 2/9 và ngày 1/9 hoặc 3/9); Giỗ tổ Hùng Vương (1 ngày: 10/3 âm lịch). Đối với người nước ngoài được thêm: 1 ngày Tết cổ truyền, 1 ngày Quốc khánh của nước họ
8	Nghỉ hàng năm (nghỉ phép)	12/14/16 ngày (tùy ngành nghề) nếu làm việc đủ 12 tháng. Nếu thôi việc, mất việc mà chưa nghỉ thì được thanh toán bằng lương Thêm 1 ngày cho mỗi 5 năm làm việc (thâm niên)
9	Nghỉ việc riêng hưởng lương	Kết hôn (3 ngày); Con đẻ, con nuôi kết hôn (1 ngày); Vợ, Chồng, Con đẻ, Con nuôi, Cha mẹ đẻ, Cha mẹ nuôi của bản thân, của vợ/chồng chết (3 ngày)
10	Nghỉ việc riêng không lương	Ông, bà nội/ngoại; anh, chị, em ruột chết (1 ngày); Cha, mẹ; anh, chị, em ruột kết hôn (1 ngày)
11	Thai sản	Mang thai tháng thứ 07 (hoặc 06 ở vùng sâu, xa, biên giới, hải đảo); Đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi: không làm ban đêm, làm thêm giờ, công tác xa. Nghề nặng nhọc độc hại nguy hiểm: bớt 1 giờ làm việc mỗi ngày cho đến khi con được 12 tháng tuổi. Trong thời kỳ kinh nguyệt: nghỉ 30 phút/ngày, trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi: nghỉ 60 phút mỗi ngày (có hưởng lương)
12	Nghỉ ốm	1. Thời gian tối đã được hưởng chế độ ốm đau (không tính ngày nghỉ tuần, nghỉ lễ): • 30 ngày/năm nếu đóng BHXH dưới 15 năm hoặc 40 ngày đối với người làm việc nặng nhọc độc hại. • 40 ngày/năm nếu đóng BHXH từ 15-30 năm hoặc 50 ngày đối với người làm việc nặng nhọc độc hại. • 60 ngày/năm nếu đóng BHXH từ 30 năm trở lên hoặc 70 ngày đối với người làm việc nặng nhọc độc hại. 2. Nếu mắc bệnh thuộc Danh mcuj bệnh cần chữa trị dài ngày do Bộ y tế ban hành: nghỉ tối đa 180 ngày tính cả ngàynghỉ tuần, nghỉ lễ.
13	Nghỉ con ốm	20 ngày/năm đối với con dưới 3 tuổi; 15 ngày/năm đối với con từ 3 đến 7 tuổi
14	Nghỉ kế hoạch hóa	7 ngày đối với LĐ nữ đặt vòng tránh thai, 15 ngày đối với LĐ thực hiện biện pháp triệt sản
15	Nghỉ thai sản	1. Khi mang thai: được nghỉ việc đi khám thai 5 lần, mỗi lần 1 ngày hoặc 2 ngày đối với trường hợp xa CSKCB hoặc thai không bình thường. 2. Khi sẩy thai, nạo hút thai, thai chết lưu hoặc phá thai bệnh lý, được nghỉ tối đa: • 10 ngày nếu thai dưới 5 tuần tuổi • 20 ngày nếu thai từ 5 đến 13 tuần tuổi • 40 ngày nếu thai từ 13 đến 25 tuần tuổi • 50 ngày nếu thai từ 15 tuần tuổi trở lên 3. Nghỉ sinh con 6 tháng, nếu sinh đôi trở lên thì từ con thứ 2 trở đi được nghỉ thêm 1 tháng với mỗi con 4. Nghỉ sau sinh nếu con chết: nghỉ 4 tháng nếu con dưới 2 tháng, nghỉ 2 tháng nếu con trên 2 tháng 5. LĐ nam nghỉ tối đa 14 ngày khi vợ sinh con
16	Nghỉ dưỡng sức sau thai sản	Từ 5 đến 10 ngày trong năm bao gồm cả nghỉ tuần, nghỉ lễ
17	Nghỉ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp	Theo thời gian bệnh viện xác định

2. Phương pháp chấm công

Phổ biến nhất tại Việt Nam, hiện nay có 3 loại ca, đó chính là:

• Ca hành chính: là loại ca phổ biến nhất, thường áp dụng cho khối văn phòng, cũng sẽ phát sinh các trường hợp làm thêm giờ, với các hình thức trả lương ngoài giờ, cũng chế độ làm việc trong thời gian nghỉ ngơi, Lễ tết cụ thể, rõ ràng.

• Ca kíp luân phiên: qua đó, nhân viên làm việc theo ca thường có thể đổi ca, dành cho khối ngành sản xuất như công ty sản xuất may mặc, điện tử, nhân viên phục vụ nhà hàng, cửa hàng bán lẻ và rạp chiếu phim,…

• Chấm công theo giờ linh hoạt: dành cho nhóm nhân viên làm việc linh động, không cần theo khung giờ cố định, thường sẽ diễn ra ở các doanh nghiệp có mô hình dịch vụ thời vụ, như nhân viên dịch vụ sửa chữa máy tính, nhân viên phục vụ nhà hàng hay rạp chiếu phim…

2.1. Quy trình chấm công hành chính

Thời gian làm việc

• Thời gian làm việc: từ 8h đến 17h30, nghỉ trưa 12h- 13h30 (có thể thay đổi tùy từng doanh nghiệp)
• Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hoặc từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hoặc thứ 7 làm cách tuần, có thể làm thêm ngoài giờ (tùy bộ phận)

Địa điểm làm việc

• Địa điểm làm việc thường cố định, ít di chuyển
• Thông thường làm việc tại văn phòng
• Riêng bộ phận kinh doanh có thể phải làm việc bên ngoài thị trường.

Công cụ chấm công

• Thông thường sử dụng máy chấm công lắp cố định tại văn phòng
• Bộ phận kinh doanh có thể chấm công bằng ứng dụng chấm công qua GPS
• Công việc và nhiệm vụ theo mô hình chấm công hành chính

	HR	Nhân viên	Quản lý
Hàng ngày	1.Hàng ngày, HR thực hiện chấm công chi tiết và theo dõi nhân viên nghỉ, nhân viên đi muộn, về sớm,...căn cứ vào dữ liệu chấm công và các đơn xin nghỉ, đi công tác, làm thêm giờ (nếu có),...	1. Hàng ngày nhân viên thực hiện chấm công thông qua công cụ chấm công 2.Nếu nghỉ hoặc đi công tác thì thực hiện lập đơn xin nghỉ/ đi công tác để được chấm công 3. Nếu có làm thêm giờ thì cũng cần lập đơn đề nghị làm thêm giờ để được chấm công tăng ca	1. Duyệt đơn xin nghỉ, đơn đi công tác và đề nghị làm thêm cho nhân viên theo quy định
Cuối tháng	2.Tổng hợp công theo ngày công cho nhân viên: phân biệt công ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ và làm thêm giờ ban ngày, ban đêm theo quy định Nhà nước 3.Xác nhận công với nhân viên	4. Xác nhận công
Đôi khi	4.Trường hợp nghỉ lễ: HR tự chấm công cho nhân viên theo quy định 5.HR theo dõi tình hình nghỉ phép của nhân viên để kiểm tra việc duyệt đơn hoặc thanh toán phép tồn bằng tiền 6.HR báo cáo chấm công với lãnh đạo định kỳ hoặc khi có yêu cầu	5.Trường hợp nghỉ lễ nhân viên không cần chấm công hoặc làm đơn

2.2. Quy trình chấm công theo ca

Thời gian làm việc

• 2 ca: 9h – 15h, 15h -21h (đối với bộ phận dịch vụ, bán hàng)
• 3 ca: 6h-14h, 14h-22h, 22h-6h hôm sau (đối với bộ phận sản xuất)
• Làm việc không có ngày nghỉ tuần cố định

Địa điểm làm việc: thường cố định, ít di chuyển

Công cụ chấm công: Thông thường sử dụng máy chấm công lắp cố định tại văn phòng

Công việc và nhiệm vụ theo mô hình chấm công hành chính

	HR	Nhân viên	Quản lý
Hàng ngày	• Theo dõi bảng phân ca • Theo dõi tình hình tuân thủ quy định về giờ giấc làm việc để có nhắc nhở hoặc trừ lương • HR theo dõi nghỉ bù để kiểm soát việc duyệt đơn nghỉ bù tương tự nghỉ phép.	• Đổi ca cho nhau khi có việc đột xuất nhưng không muốn nghỉ làm • Một số đơn vị không tính lương tăng ca mà cho phép nghỉ bù cho thời gian tăng ca, khi nghỉ bù, nhân viên lập đơn xin nghỉ bù để vẫn được hưởng lương những ngày đó	• Đổi ca định kỳ (hay còn gọi là xếp ca làm việc) cho các nhân viên hoặc các bộ phận để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên nhưng vẫn đủ nhân sự thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh
Cuối tháng	• Tổng hợp công theo ca cho nhân viên và phân biệt ca ngày, ca đêm, ngày thường, ngày lễ để phục vụ tính lương theo quy định của nhà nước

2.3. Quản lý nghỉ

Quy trình quản lý nghỉ thường sẽ có 5 bước duyệt đơn xin nghỉ, cụ thể như sau:

• Nhân viên lập đơn xin nghỉ
• Các cấp quản lý duyệt đơn (nhiều người/nhiều cấp)
• Nhân sự tiếp nhận đơn
• Nhân sự lưu trữ đơn để chấm công và làm bảo hiểm
• Thống kê tình hình nghỉ
Đối với nghỉ phép (nghỉ hàng năm), thường sẽ có thêm một số quy định, cụ thể như sau:
• Thử việc không tính phép
• Bắt đầu làm việc sau ngày 15 của tháng thì không tính phép tháng đó
• Không cho nghỉ phép quá số tháng làm việc thực tế trong năm, ví dụ như đến tháng 5 chỉ được nghỉ tối đa 5 ngày phép.
• Cho ứng phép nếu nghỉ quá số tháng làm việc thực tế trong năm
• Tính nghỉ phép theo giờ hoặc theo buổi (0.5 ngày/0.25 ngày)
• Phép năm cũ còn tồn được chuyển sang năm mới có thể bị giới hạn thời gian và số ngày phép được sử dụng hoặc không chuyển phép mà thanh toán tiền cho người lao động.
• Thưởng ngày phép cho NVXS, cấp quản lý hoặc tăng theo thâm niên khác với luật lao động, ví dụ như 4 năm tăng 1 ngày phép.
Làm bù: Thường sẽ phát sinh một số trường hợp làm bù trong thời gian nghỉ, cụ thể như sau:
• Nghỉ lễ: VD công ty phải làm sáng thứ 7, ngày 30/4 là chủ nhật thì công ty có thể cho nhân viên nghỉ từ thứ 7 để có kì nghỉ dài => cần làm bù nửa ngày
• Thiên tai, hỏa hoạn, mất điện... dẫn đến phải nghỉ để đảm bảo an toàn => cần làm bù số ngày nghỉ
• Một số trường hợp công ty quy định nhân viên được nghỉ và làm bù sau để không bị trừ lương => nhân viên phải làm đơn xin làm bù

2.4. Quản lý đi công tác

Khi đi công tác, nhân viên cần được cấp các giấy tờ cần thiết (như giấy giới thiệu, giấy đi đường...) và làm các đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán/quyết toán... Tuy nhiên, các công việc này thường không do HR quản lý mà do bộ phận Hành chính, Kế toán thực hiện nên sẽ không mô tả chi tiết trong nghiệp vụ Chấm công.

Quy trình quản lý đi công tác, thường sẽ có 4 bước như sau:
1. Nhân viên lập đề nghị đi công tác
2. Các cấp quản lý duyệt đề nghị (nhiều người/ nhiều cấp)
3. Nhân sự tiếp nhận đề nghị đã được duyệt
4. Nhân sự chấm công đi công tác và chuyển chứng từ cho kế toán

2.5. Quản lý làm thêm

Một số đơn vị có thể có thêm quy định về làm thêm giờ:

• Các khung giờ khác nhau có hệ số công làm thêm khác nhau: làm thêm ngày thường hệ số 1,5; làm thêm ngày nghỉ hệ số 2; làm thêm ngày lễ hệ số 3...
• Thời gian làm thêm tối thiểu bao nhiêu giờ/phút mới được tính công làm thêm
• Thời gian làm thêm được tính từ giờ nào. VD sau 19h mới tính công làm thêm
• Làm thêm hưởng lương hoặc làm thêm nghỉ bù hoặc kết hợp cả 2.

Cụ thể, sẽ có quy trình 5 bước như sau:

• Trưởng bộ phận/ Nhân viên lập đơn làm thêm
• Các cấp quản lý duyệt đề nghị (nhiều người/nhiều cấp)
• Nhân sự tiếp nhận đề nghị đã được duyệt
• Nhân sự chấm công dựa trên đơn làm thêm và thời gian có mặt thực tế
• Thống kê tình hình làm thêm

2.6. Quản lý đi muộn, về sớm

Một số đơn vị có thể có quy định theo dõi đi muộn về sớm, như:

• Cho phép đi muộn mà không tính muộn tối đa 5 phút, từ phút thứ 6 mới tính là đi muộn (nhắc nhở, phạt hành chính...)
• Cho phép đi muộn tối đa 3 lần 1 tháng, từ lần thứ 4 sẽ có nhắc nhở, phạt...
• Đi muộn từ 20 phút trở lên tính là nghỉ (phải làm bù đơn xin nghỉ)
• Nhân viên trong thời gian nuôi con nhỏ có đơn đi muộn về sớm với tổng thời gian đi muộn về sớm là 1 giờ/ngày thì không tính đi muộn về sớm

2.7. Các công cụ và hình thức chấm công

Chấm công tại chỗ (cố định tại văn phòng/địa điểm làm việc)

Đối tượng áp dụng: Nhân viên làm việc cố định tại một hoặc nhiều địa điểm, ít khi di chuyển bên ngoài & Doanh nghiệp có thiết bị chấm công tại chỗ hoặc có nhân viên hành chính/quản lý bộ phận chấm công thủ công tại văn phòng/địađiểm l àm việc.

Công cụ:

• Thủ công bằng excel, sổ sách
• Các thiết bị chấm công gắn cố định tại văn phòng/địa điểm làm việc, như:
• Máy chấm công: vân tay, thẻ từ, khuôn mặt, mống mắt...
• Camera chấm công, Ipad chấm công bằng khuôn mặt
Chấm công từ xa (không bắt buộc phải có mặt tại văn phòng/địa điểm làm việc)

Đối tượng áp dụng: Nhân viên làm việc từ xa (làm ở nhà, cộng tác viên không đến công ty)

Nhân viên làm việc tại hiện trường (nhân viên kinh doanh, giao hàng, lái xe, NV kỹ thuật/xây dựng theo công trình, dự án), hoặc nhân viên làm việc cố định nhưng doanh nghiệp không bắt buộc chấm công tại chỗ.

Công cụ:

• Thủ công bằng excel, sổ sách (thường là quản lý bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra xem nhân viên có đi làm hay không rồi tổng hợp gửi lại cho HR)
• Các phần mềm chấm công từ xa bằng web hoặc mobile. Tùy vào nhu cầu doanh nghiệp mà có thể sử dụng các công nghệ xác thực khác nhau như:
• Nhận diện khuôn mặt: Khi chấm công thì yêu cầu nhân viên quét khuôn mặt để xác thực đúng người.
• Wifi: Khi chấm công thì yêu cầu nhân viên kết nối vào wifi tại địa điểm được quy định trước để xác thực đúng địa điểm làm việc (nhân viên có thể đứng gần đó vẫn kết nối wifi được)

GPS: Khi chấm công thì yêu cầu nhân viên cập nhật GPS để xác thực đúng địa điểm làm việc. Có 2 cách xác thực:
✓ Đối với nhân viên di chuyển nhiều địa điểm (giao hàng): nhân viên báo địa điểm mình đang đứng, quản lý kiểm tra lại xem địa điểm đó có đúng địa điểm mà nhân viên cần làm việc không
✓ Đối với nhân viên làm tại chỗ: xác thực địa điểm nhân viên đang đứng có đúng địa điểm được khai báo trước không(nhân viên có thể đứng gần đó vẫn xác nhận được)

Bài viết này Gitiho đã giới thiệu đến các bạn chi tiết về nghiệp vụ chấm công trong các doanh nghiệp thương mại/ sản xuất/ dịch vụ nói chung. Hy vọng các bạn có thể lựa chọn giải pháp sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Chúc các bạn thành công