Những phương pháp và cách thức để quản lý và tăng năng suất công việc

Ngày nay, sự phổ biến của mạng xã hội và điện thoại thông minh có thể giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi các hoạt động mà nhân viên có thể làm trong ngày. Tuy nhiên, cũng chính những công cụ này có thể khiến nhân viên khó khăn trong việc tập trung vào công việc. Vậy người quản lý cần phải làm gì?

Trong bài viết này, Gitiho đã tổng hợp và nghiên cứu để mang đến cho bạn đọc những mẹo hàng đầu để theo dõi và đo lường năng suất của nhân viên. Và chúng tôi giới thiệu đến bạn ứng dụng quản tuyệt vời để quản lý công việc chắc chắn sẽ giúp bạn theo dõi, ghi nhật ký và quản lý nhân viên cũng như các dự án của họ một cách dễ dàng hơn.

Vì vậy, hãy uống một tách cà phê và chăm chỉ xem xét các phương pháp mà bạn có thể theo dõi chính xác năng suất của nhân viên.

Những phương pháp quản lý và theo dõi công việc

1. Đo lường công việc

Thay vì đếm thời gian nhân viên ngồi trước máy tính, hãy đếm những công việc họ đang hoàn thành. Thiết lập các dự án với các mục tiêu tăng dần sẽ giúp việc đo lường dễ dàng và giữ được năng suất, sự tập trung vào việc đạt được các mục tiêu đó.

Nếu tất cả mọi người trong lĩnh vực marketing đều thực sự hoàn thành công việc của họ. Bằng cách đo lường khối lượng công việc thay vì thời gian, bạn mang lại cho mọi người sự thoải mái để tập trung vào hoàn thành công việc của họ thay vì băn khoăn về lịch trình làm việc trong ngày. Đo lường công việc như một mũi tên trúng 2 đích, vừa cải thiện bầu không khí trong văn phòng bằng cách trao quyền cho các nhóm, vừa giúp các cá nhân có cảm giác dễ hoàn thành công việc trước deadline hơn mà ít căng thẳng hơn.

2. Tạo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Hơn nữa, hãy hướng tới những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn mà nhân viên của bạn có thể thực hiện được. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhân viên có thể nhìn thấy mối liên hệ trực tiếp giữa năng suất của họ và các mục tiêu của công ty sẽ hạnh phúc hơn nhiều (và do đó hiệu quả hơn) so với những người không thấy công việc của họ ảnh hưởng đến mục tiêu chung của công ty như thế nào. Vì vậy, khi thiết lập các mốc quan trọng trong một dự án, hãy rõ ràng, ngắn gọn và hơn hết, hãy biến chúng thành những mục tiêu SMART (THÔNG MINH).

Các mục tiêu SMART này phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và đúng thời gian. Bằng cách cung cấp các mục tiêu SMART, bạn cung cấp cho các thành viên trong nhóm và người quản lý khả năng theo dõi và tự điều chỉnh quy trình làm việc của họ. Điều này tạo ra bầu không khí cởi mở và mức độ tin cậy được cải  thiện, điều này cuối cùng làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

3. Chu trình phản hồi đến và đi từ nhân viên

Đảm bảo các nhóm và cá nhân nhận được phản hồi và có cơ hội cung cấp phản hồi của riêng họ là một cách quan trọng khác để tăng cường năng suất của nhân viên. Khi mọi người biết liệu công việc của họ có đạt, vượt hay không so với mong đợi, họ sẽ dễ dàng thực hiện các điều chỉnh thích hợp và tiếp tục, tiếp tục tiến tới các cột mốc quan trọng.

Đối với những nhân viên không nhận được phản hồi, họ có thể khó duy trì động lực để tiếp tục làm việc hiệu quả, đặc biệt là với những công việc lặp đi lặp lại. Cũng như các trao đổi dựa trên giao tiếp khác, điều quan trọng là nhân viên cũng phải có khả năng cung cấp phản hồi. Điều này phục vụ hai chức năng quan trọng.

Đầu tiên, nó nuôi dưỡng và xây dựng một văn hóa cởi mở vì việc giao tiếp tự do giữa tất cả các bên giúp mọi người cảm thấy hòa nhập hơn vào những gì đang diễn ra tại nơi làm việc. Thứ hai, việc cho phép cung cấp thông tin phản hồi hai chiều cho nhân viên thấy rằng tất cả mọi người đều được coi trọng. Cả hai yếu tố này đều hướng tới việc cải thiện văn hóa nơi làm việc, có tác động trực tiếp đến năng suất.

4. Theo dõi về năng suất bán hàng

Đây là một lĩnh vực có thể gây khó khăn cho nhiều công ty. Bạn muốn cung cấp cho nhân viên bán hàng của mình sự linh hoạt để thực sự đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong các điều kiện thị trường thay đổi, nhưng đồng thời, bạn cần có khả năng theo dõi tiến độ và năng suất chung. Thông thường, giải pháp là có các mục tiêu bán hàng cố định và các số liệu khác nhau có thể được tổng hợp thông qua các báo cáo và các phương tiện giải trình khác. Điều này thường có thể dẫn đến bất hòa, vì mọi người có thể cảm thấy rằng họ đang bị quản lý vi mô khi được yêu cầu cung cấp dữ liệu toàn diện về các hoạt động của họ. Và, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà bạn tham gia, việc theo dõi năng suất bán hàng có thể là một quá trình phức tạp.

Đề xuất của chúng tôi là bạn nên tìm một cách đơn giản để theo dõi những điều cơ bản trong một khoảng thời gian nhất định: doanh số bán hàng, khách hàng mới, chi phí bán hàng, hợp đồng gia hạn mới và bất kỳ dữ liệu thích hợp nào khác cho doanh nghiệp cụ thể của bạn. Bạn nên làm tốt việc cung cấp dữ liệu năng suất tập thể cho tất cả các thành viên trong nhóm, nhưng nên tránh biến nó thành một cuộc cạnh tranh áp lực.

5. Đo lường quản lý thời gian

Chúng tôi bắt đầu bằng cách nói rằng điều quan trọng là phải đo lường các nhiệm vụ đã hoàn thành và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng và phần lớn các chuyên gia đồng ý với quan điểm đó. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải biết mọi thứ đang mất bao nhiêu thời gian để bạn có thể có một bức tranh rõ ràng về chi phí thực tế của các dự án, đặc biệt là những dự án lớn.

Vì vậy, nếu không có những người quản lý cấp trung hoặc thêm gánh nặng “thủ tục giấy tờ bổ sung” cho một nhóm vốn đã bận rộn, hãy theo dõi thời gian mà nhân viên ở tất cả các cấp dành để hoàn thành các nhiệm vụ chính. Một lần nữa, hãy cung cấp dữ liệu cho mọi người mà không làm cho nó trở thành một cuộc cạnh tranh - và hướng tới việc sử dụng thông tin bạn thu thập được để giúp giải quyết các nhu cầu về nguồn lực và đào tạo.

Nói chung, khi nhân viên có thể thấy rằng quan điểm của việc chấm công là đôi bên cùng có lợi, họ sẵn sàng điền vào các biểu mẫu khi cần thiết. Nhìn chung, các nhóm nhận thấy sự gia tăng về năng suất khi tính toán thời gian dễ dàng và có liên quan đến những người được yêu cầu theo dõi nó.

6. Truyền đạt kỳ vọng

Với tư cách là người quản lý và trưởng nhóm, chúng ta phải làm nhiều việc hơn là theo dõi công việc đang hoàn thành - chúng ta cần chắc chắn rằng nó đã hoàn thành. Một phần quan trọng của việc đảm bảo công việc đã hoàn thành là truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng theo cả hai hướng cho các nhóm dự án.

Đảm bảo rằng những người đang thực hiện công việc, dù công việc là gì, đều được thông báo đầy đủ về cách công việc của họ xen kẽ với công việc của đồng nghiệp trong các nhóm khác. Nếu lịch trình hoặc nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi, hoặc nếu các thành viên trong nhóm đang thực hiện hoặc rời khỏi dự án, thì điều quan trọng là thông tin này phải đến được các thành viên trong nhóm kịp thời.

Không ai có thể đáp ứng thời hạn nếu họ không biết về điều đó hoặc xóa Jim khỏi các tài khoản trên email nếu không ai biết anh ấy là một phần của nhóm. Giao tiếp với nhóm khi bạn nhận thấy thành tích của họ cũng rất quan trọng. Một chút “hoàn thành tốt” ở đây sẽ giúp bạn cải thiện năng suất của nhân viên một cách lâu dài, đặc biệt là đối với các nhiệm vụ dường như kéo dài liên tục trong nhiều tháng.

7. Quản lý chất lượng công việc

Hơn cả việc quản lý các công việc bằng các thước đo cụ thể, việc theo dõi chất lượng của công việc đó là điều quan trọng để đảm bảo năng suất tại nơi làm việc. Vì vậy, hãy đặt ra tiêu chuẩn cho công việc - bất kể nhiệm vụ được giao là gì và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn biết kỳ vọng về chất lượng của công việc đó là gì.

Làm việc với họ để đảm bảo họ đang thực hiện nhiệm vụ là vô nghĩa nếu họ đang viết danh sách các gạch đầu dòng khi bạn mong đợi họ tạo các đoạn văn kiểu bài luận về một loạt các chủ đề nhất định. Ít có điều gì hủy hoại tinh thần nhanh hơn cảm giác lãng phí thời gian của một người.

Các tiêu chuẩn rõ ràng, kỳ vọng được chia sẻ và đánh giá hoặc cộng tác thường xuyên trong các giai đoạn của dự án là những cách tốt nhất để bảo vệ chất lượng của công việc đã hoàn thành và thúc đẩy năng suất của nhân viên trong suốt quá trình.

8. Cập nhật cho nhau hàng ngày

Mặc dù chúng tôi không bao giờ ủng hộ một cuộc họp chính thức vào mỗi buổi sáng, nhưng chúng tôi nghĩ rằng có điều gì đó tuyệt vời khi dành ra mười phút đầu tiên trong ngày của bạn để cập nhật các thông tin quan trọn cho đồng nghiệp của bạn.

Từ góc độ quản lý, điều này cho bạn cơ hội biết mọi người đã làm gì đối với các cột mốc quan trọng của họ, cũng như trọng tâm của họ trong suốt cả ngày. Điều này rất tốt vì nó mang lại cho bạn cơ hội để biết mọi thứ đang đi đến đâu, cũng như cơ hội để nắm bắt những thứ có thể đang đi chệch hướng trước khi chúng trôi quá xa khỏi mục tiêu.

Từ góc độ làm việc nhóm, cuộc họp buổi sáng là một món quà cho phép bạn khoe khoang một chút về những gì bạn đã đạt được, yêu cầu sự giúp đỡ hoặc hiểu biết sâu sắc về những lĩnh vực mà bạn đang gặp khó khăn và thậm chí là một cú hích để thể hiện kỹ năng của bạn khi người khác có thể cần hỗ trợ. Ai mà biết năng suất có thể là một mục tiêu theo đuổi bổ ích toàn diện như vậy chứ?

9. Ghi lại các sản phẩm đã giao

Mặc dù việc đảm bảo mọi người hiểu những kỳ vọng mà họ được giao cho là rất quan trọng đối với năng suất của nhân viên, nhưng có thể dễ dàng bỏ qua các chi tiết cụ thể của các công việc được giao sau khi thời hạn được đáp ứng và nhiệm vụ đã hoàn thành. Để có được năng suất thực sự vượt trội từ việc theo dõi nhiệm vụ của bạn, hãy tạo hình ảnh hiển thị cách các chỉ số có thể phân phối của dự án xếp chồng lên nhau trong cả năm. Đây có thể là một việc làm có lợi, vì nó giúp mọi người thấy rõ có bao nhiêu giờ để đạt được các mục tiêu mà các nhóm khác nhau chịu trách nhiệm và quan trọng hơn, công việc của họ đan xen với nhau như thế nào để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh.

10. Quản lý thời hạn

Một trong những điều đơn giản nhất để đảm bảo rằng năng suất của nhân viên đáp ứng được kỳ vọng chỉ đơn giản là đáp ứng đúng thời hạn. Có lẽ quan trọng hơn, hãy đảm bảo rằng các mốc quan trọng trong quá trình đi đúng hướng - và nếu không, hãy tìm cách điều chỉnh thời hạn khi bạn thực hiện thay vì tung ra kinh Kính Mừng trong phòng thuyết trình một giờ trước khi khách hàng xuất hiện. 

Giữ cho các dự án không bị lặp lại bằng cách nhắc mọi người không chỉ về thời hạn đến trong tuần này mà còn cả hai hoặc ba thời hạn tiếp theo có liên quan đến chúng. (Thưởng điểm năng suất của nhân viên để giúp nhân viên hiểu được áp lực về thời hạn mà đồng nghiệp của họ trong các nhóm khác có thể phải đối mặt.)

Các nhóm làm việc cộng tác với nhau sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu họ hiểu cách cấu trúc thời gian biểu cho toàn bộ dự án. Xin nhắc lại một chút rằng việc bỏ lỡ thời hạn có tác động tiêu cực đến khả năng đáp ứng của người khác có thể hữu ích cho nhân viên ở tất cả các cấp.

11. Khen thưởng tiến độ

Khuyến khích cho các nhóm của bạn bằng cách cung cấp phần thưởng ở những thời điểm quan trọng. Điều này không cần phải tốn kém hoặc mất thời gian; một cái gì đó đơn giản như cung cấp một biểu tượng huy hiệu đặc biệt hoặc áo thun nhóm vì hoàn thành một dự án quan trọng hoặc đạt được một mục tiêu cụ thể hàng năm là đủ. 

Phải công nhận rằng phần thưởng mang lại một sự công bằng để thúc đẩy không khí đánh giá cao trong văn phòng, đây là một thành phần quan trọng trong việc thúc đẩy năng suất của nhân viên. Như một phần thưởng, việc có một kho phần thưởng để theo dõi cho phép bạn ghi lại trực quan về số người trong nhóm đã đạt được mục tiêu của họ.

12. Kỷ niệm các cột mốc quan trọng

Tương tự như khen thưởng cho tiến độ, dành một chút thời gian để kỷ niệm các mốc quan trọng trong dự án và trong toàn công ty có thể là một cách hay để giúp những người khác hiểu được cam kết mà đồng nghiệp của họ phải đạt được đối với công ty và những thành tựu mà đồng nghiệp của họ đã đạt được thông qua một dự án nhất định.

Đây là một cách khác để đo lường tiến độ và năng suất thực hiện bằng cách cung cấp nền tảng vững chắc cho văn hóa công ty của bạn. Bạn trao cho mọi người các đặc quyền, họ cảm thấy có động lực hơn để hoàn thành các nhiệm vụ với tốc độ nhất quán và năng suất được theo dõi chính xác mà mọi người không cảm thấy như bạn liên tục theo dõi họ hoặc yêu cầu thủ tục giấy tờ rườm rà.

13. Cung cấp cho nhân viên một kho vũ khí để thành công

Một trong những lời phàn nàn chính mà mọi người đưa ra khi rời bỏ công việc là họ cảm thấy không được hỗ trợ. Mặc dù kỳ vọng đối với nhân viên là quan trọng, nhưng việc cung cấp các nguồn lực và đào tạo mà mọi người cần để đạt được mục tiêu là quan trọng gấp đôi để họ đạt được các mục tiêu đó.

Theo dõi tiến độ và năng suất trong suốt quá trình sẽ dễ dàng hơn khi mọi người có quyền truy cập vào những gì họ cần để hoàn thành dự án. Cho dù đó là sự chấp thuận của các nhà quản lý để tiếp tục, nguồn cung cấp in ấn đặc biệt hay một khóa học về phiên bản mới của phần mềm yêu thích của khách hàng của bạn, thực tế là khi mọi người được đáp ứng nhu cầu của họ, họ sẽ dễ dàng vượt qua những thách thức trong công việc của họ hơn.

14. Tăng cường niềm vui

Tìm hiểu về sở thích mà các thành viên trong nhóm của bạn có ngoài công việc là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn có thể cung cấp các phương án giảm căng thẳng, các đặc quyền đáng giá và động lực vững chắc. Đây là một phần hữu ích của câu đố theo dõi năng suất của nhân viên vì nó cho phép bạn một con đường khác để theo dõi mọi thứ một cách không phô trương.

Một lần nữa, chúng tôi cảm thấy đây là một khái niệm đơn giản mà bạn có thể sử dụng trong các khuôn khổ hiện có - và nó không hề tốn kém. Cố gắng có những giờ giải lao hàng tuần hoặc các cơ hội khác để nghỉ ngơi và khuyến khích mọi người tụ tập lại với nhau trong phòng giải lao để ăn hoặc uống nhanh.

15. Hãy quyết đoán

Là một phần nhỏ trong quan điểm của chúng tôi về việc cung cấp cho nhân viên của bạn bất cứ thứ gì họ cần để đạt được mục tiêu của mình, chúng tôi đã bao gồm một cái gật đầu với ban giám đốc. Ngoài việc nhanh nhạy, người quản lý nên quyết đoán và rõ ràng trong giao tiếp để theo dõi chính xác năng suất của nhân viên.

Có những kỳ vọng rõ ràng và ủng hộ những kỳ vọng đó bằng câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi quan trọng trong quá trình thực hiện, là một phần quan trọng trong việc giữ cho các dự án đi đúng hướng.

16. Sẵn sàng

Nếu bạn nghĩ về điều đó, một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để đo lường năng suất của nhân viên tốt hơn chỉ đơn giản là luôn sẵn sàng phục vụ nhân viên của bạn khi họ cần bạn. 

Các bản cập nhật phần mềm gây ra sự chậm trễ hai ngày trong quá trình sản xuất hoặc nhận thức được bệnh tật và sự vắng mặt của các đồng nghiệp, có thể rất quan trọng trong việc giữ cho một dự án không bị tụt lại phía sau một cách vô vọng.

Như một phần thưởng, những người quản lý sẵn sàng cho nhân viên của họ sẽ có có các đội nhóm gắn kết hơn với nhiều nhân viên hài lòng hơn.

17. Dẫn dắt bằng hình mẫu

Một giải pháp đơn giản khác để theo dõi năng suất của nhân viên là bạn dẫn dắt bằng hình mẫu. Trong trường hợp này, đề xuất của chúng tôi là bạn nên vận hành một văn phòng minh bạch, nơi lịch làm việc của bạn có thể tiếp cận bởi mọi người.

Công bố các nhiệm vụ và thời hạn của bạn để những người khác có thể thấy bạn đang chống lại những gì, đồng thời có một bức tranh rõ ràng về cách công việc của chính họ kết nối với bạn để hoàn thành các dự án đang thực hiện. Khi làm như vậy, bạn có thể cho mọi người thấy giá trị của việc theo dõi năng suất của chính họ một cách công khai cho phép những người khác đưa các mục tiêu và thành tích của họ vào các mục tiêu lớn hơn trên đường đi.

18. Có một sân chơi bình đẳng

Mấu chốt của việc dẫn dắt bằng hình mẫu là tạo ra một nơi làm việc ít phân cấp hơn - một sân chơi bình đẳng cho tất cả mọi người. Làm điều này cho phép tất cả mọi người tham gia vào việc đạt được mục tiêu, cho dù là mục tiêu bán hàng toàn công ty hay chỉ đơn giản là đưa ra một báo cáo thường niên đẹp mắt, nắm được tiến bộ của chính họ trong quá trình đó và hiểu cách các mảnh ghép ghép lại với nhau.

Việc loại bỏ các rào cản mà xếp hạng và thâm niên có thể gây ra ở nơi làm việc mang lại cho mọi người cơ hội bình đẳng với tư cách là bên liên quan trong thành công của dự án. Điều này giúp cho việc theo dõi năng suất của nhân viên dễ dàng hơn vì nó tiến xa hơn trong việc trau dồi văn hóa làm việc cởi mở mà nhiều công ty đang học hỏi ngày nay.

19. Tôn trọng và hiểu mọi người "toàn diện"

Mặc dù nhiều nhà quản lý cảm thấy việc thu hút nhân viên khỏi các hoạt động bên ngoài của họ là phản tác dụng, nhưng sự thật là hiểu được những điều mà nhân viên của bạn quan tâm ngoài công việc sẽ giúp bạn cân bằng các cam kết trong công việc của họ tốt hơn.

Nhìn chung, việc cung cấp ranh giới giữa công việc và thời gian cá nhân để khuyến khích sự cân bằng công việc/cuộc sống cho nhân viên sẽ tạo ra một sự thúc đẩy năng suất - đồng thời cho phép nâng cao năng suất tổng thể của nhân viên bằng cách khuyến khích lên lịch rõ ràng và chia sẻ thông tin.

20. Đào tạo bài bản và vững chắc

Chúng tôi đã nhiều lần đề cập đến tầm quan trọng của việc cho phép nhân viên tiếp cận với các kỹ năng và nguồn lực mà họ cần để hoàn thành công việc, nhưng chỉ có một điểm cuối cùng về tầm quan trọng của đào tạo. Đặc biệt nếu bạn muốn mọi người hoàn thành bảng nhiệm vụ hoặc cộng tác thông qua một ứng dụng về năng suất, điều quan trọng là bạn phải cung cấp cho họ hướng dẫn rõ ràng và khi cần thiết, hãy đào tạo cách sử dụng hệ thống theo dõi năng suất mà bạn chọn.

Hỏi mọi người xem họ có hiểu cách làm điều gì đó hay không là điều tuyệt vời, nhưng việc ngồi lại với họ để làm việc thông qua bất kỳ quy trình mới nào được ưu tiên hơn. Khi bạn cung cấp đào tạo trong bất kỳ hệ thống mới nào, bạn xác nhận với nhân viên rằng hệ thống có giá trị và tầm quan trọng thông qua khoản đầu tư đó.

Cách thức thúc đẩy năng suất

Với khối lượng công việc mà một nhân viên phải hoàn thành hàng ngày, nhiều nhà quản lý cho rằng việc theo dõi chính xác khối lượng công việc của nhân viên là không thể thực hiện. Vấn đề càng trở nên rõ ràng hơn trong các tổ chức, nơi cũng khó theo dõi sự di chuyển của công việc giữa các bộ phận.

Mặc dù quy trình này có vẻ vô ích, một số nhà quản lý và lãnh đạo đã bắt đầu tìm cách để giám sát thực tế năng suất của nhân viên. Các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực đã phát triển các kỹ thuật không chỉ hiệu quả trong việc theo dõi tình trạng và hoàn thành khối lượng công việc mà còn đủ linh hoạt để áp dụng trong nhiều tình huống. Chúng tôi đã tham khảo ý kiến của tám chuyên gia từ Hội đồng Doanh nhân Trẻ về các phương pháp giám sát nhân viên hiệu quả nhất mà họ sử dụng và lý do tại sao họ hoàn thành công việc hiệu quả đến vậy.

1. Thuê người có tính tự giác cao

Chúng tôi có xu hướng thuê những người có tính tự giác cao và giao cho họ trách nhiệm đạt được kết quả đã đặt ra sẽ hiệu quả hơn việc quản lý vi mô họ. Chúng tôi có check-in hàng ngày, nơi mọi người được khuyến khích lên tiếng về những thành tựu và thách thức của họ. Mọi người đều có thể yêu cầu giúp đỡ nếu họ gặp khó khăn trong việc đạt được các mục tiêu. Chúng tôi khuyến khích các thành viên trong nhóm tận dụng mọi cơ hội để nhận ra những người đang đạt được mục tiêu của họ và đặt ra các tiêu chuẩn thành công để những người còn lại trong chúng tôi khao khát.

Điểm mấu chốt, mọi người trong công ty của chúng tôi đều biết - và có một tấm biển lớn trên tường nhắc nhở chúng tôi - rằng chúng tôi coi trọng kết quả chứ không phảinhữn g lời bào chữa. Chúng tôi mong đợi mọi người sẽ làm những gì họ nói rằng họ sẽ làm. - John Lie-Nielsen, One Park Financial.

2. Check-in thường xuyên

Dành thời gian để kiểm tra thường xuyên. Tận dụng cơ hội đó để đặt câu hỏi về công việc đang tiến hành và những vấn đề hoặc thách thức mà họ đang phải đối mặt. Nếu bạn cảm thấy khó khăn khi gặp mặt trực tiếp, hãy yêu cầu nhân viên gửi bản tóm tắt định kỳ hàng tuần về các nhiệm vụ và dự án đã hoàn thành của họ từ tuần trước. Điều này giúp mọi người vẫn ở trên cùng
một giai đoạn. - Josh Awad, Depression Alliance.

3. Hỏi về quy trình của họ

Chúng tôi sử dụng theo dõi thời gian cho các nhóm từ xa của chúng tôi. Biết quy trình của họ cho phép chúngtôi biết nh ững gì các nhóm ở xa làm với thời gian của họ và nó cho chúng tôi ý tưởng về những gì họ làm khi cả nhóm bắt đầu làm việc. Chúng tôi làm cho mọi thứ hiệu quả hơn bằng cách xem xét các quy trình của mình và cải thiện chúng để đạt được kết quả tốt nhất.

Những cải tiến tốt nhất thường đến từ những nhân viên thực hiện công việc hàng ngày. Đảm bảo hỏi họ về ý tưởng của họ để bạn không bỏ lỡ. - Maria Thimothy, OneIMS.

4. Hãy để phần mềm làm việc đó cho bạn

Một khi công ty của bạn bắt đầu phát triển, bạn sẽ không thể tự mình theo dõi công việc của nhân viên. Thay vào đó, hãy sử dụng một công cụ có thể giúp bạn. Có rất nhiều công cụ theo dõi thời gian, quản lý dự án và năng suất mà bạn và nhóm của bạn có thể tận dụng.

Kết hợp công cụ theo dõi thời gian với giải pháp quản lý dự án là một công thức hoàn hảo. Nhân viên của bạn có thể sử dụng công cụ quản lý dự án để trực quan hóa tất cả công việc họ có trên đĩa của họ và sau đó là công cụ theo dõi thời gian để cho biết họ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc. Việc bạn đang theo dõi công việc mỗi ngày giúp bạn yên tâm và cho phép bạn tập trung vào việc thực sự phát triển công ty. - Dave Nevogt, Hubstaff.

5. Tập trung vào các mục tiêu, không phải giờ làm việc

Quá nhiều người quản lý tập trung vào việc quản lý chi tiết mọi khía cạnh trong công việc của nhân viên của họ. Điều này có xu hướng không chỉ không hiệu quả mà còn khiến nhân viên bị sa thải. Với kiểu quản lý này, nhân viên có xu hướng mất hứng thú với công việc và bắt đầu đếm từng phút còn lại trước khi họ có thể về nhà. Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản không cần phải giám sát liên tục.

Tôi thích đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho nhóm của mình và tập trung vào việc hoàn thành từng dự án hơn là quản lý các hoạt động hàng ngày của họ. Với mỗi mục tiêu, tôi thiết lập các chỉ số hiệu suất mà tôi có thể sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án. Khi mỗi mục tiêu ngắn hạn đạt được, chúng tôi sẽ ăn mừng. Điều này giúp nhân viên luôn có động lực vì họ không ngừng làm việc hướng tới mục tiêu tiếp theo và hoàn thành những điều mới trong suốt chặng đường. - Shaun Conrad, My Accounting Course.

6. Thực hiện cuộc trò chuyện buổi sáng

Mỗi buổi sáng, chúng tôi có một cuộc họp toàn nhóm, nơi mọi người thay phiên nhau chia sẻ những thông tin sau: Ưu tiên hàng đầu của bạn cho ngày hôm nay là gì? Bạn có thể gặp khó khăn ở đâu? Nếu bạn gặp khó khăn, bạn sẽ liên hệ với ai? Bằng cách này, mọi người đều biết các thành viên khác trong nhóm đang làm gì và có thể lên tiếng.

Ngoài ra, nếu bạn là người mà một đồng đội gặp khó khăn có thể liên hệ, bạn có thể lập kế hoạch có đủ băng thông cho việc đó trong ngày của mình, ghi chú để theo dõi với đồng nghiệp đó và kiểm tra với họ. Cuộc trò chuyện buổi sáng giúp chúng tôi theo dõi cá nhân và với tư cách là một cơ quan. Dựa vào nhau khi cần giúp đỡ là một việc bình thường, vì vậy không ai ngại yêu cầu hỗ trợ. - Katie Wagner, KWSM: một đại lý tiếp thị kỹ thuật số.

7. Ủy quyền trách nhiệm chứ không phải nhiệm vụ

Thay vì giao nhiệm vụ, chúng tôi giao trách nhiệm. Trách nhiệm của mỗi nhân viên được đo lường thông qua một bộ KPI và mỗi KPI giúp bạn dễ dàng biết được nhân viên có đang đi đúng hướng và hiệu quả hay không. Ví dụ, với một copywriter, họ chịu trách nhiệm tạo ra nội dung chất lượng cao trên trang web để dẫn đến bán hàng.

KPI cho trách nhiệm này là lượng nội dung được tạo hàng tháng và tỷ lệ chuyển đổi cho mỗi trang. Cả hai điều này đều có thể đo lường dễ dàng và nó giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian đánh giá từng đoạn văn bản.

Mỗi tháng hoặc hai tuần, chúng tôi có thể kiểm tra xem liệu họ có đạt được đầu ra nội dung mong muốn hay không và vẫn theo dõi hiệu quả của bài viết của họ. Nếu họ hoạt động kém hiệu quả, thì chúng ta có thể dành thời gian xem xét hệ thống và chất lượng công việc của họ. - Matt Diggity, Diggity Marketing.

8. Theo dõi Khả năng

Nhóm của tôi và tôi có một cuộc họp hàng tuần để xem xét bất kỳ thông tin cập nhật nào trong tuần qua và chúng tôi đã vượt quá khả năng của mình. Chúng tôi muốn theo dõi thời gian của mình bằng một bảng tính khả năng mà chúng tôi cũng duyệt qua mỗi tuần một lần.

Bảng tính khả năng của chúng tôi là một mô tả chính xác về cách mỗi chúng tôi sử dụng thời gian của mình. Nó cho biết các tác vụ của chúng ta đang chiếm bao nhiêu dung lượng cũng như dung lượng khả dụng còn lại.

Nó thực sự giúp nhóm của tôi có thể tôn trọng thời gian của nhau cũng như thời gian của chính mình bằng cách biết được dung lượng. Điều này cũng giúp tôi với tư cách là một nhà lãnh đạo biết được thời điểm cần tuyển dụng mới. - John Hall, Calendar.com.

Vậy là bài viết này Gitiho đã giới thiệu đến các bạn về Những phương pháp và cách thức để quản lý và tăng năng suất công việc, hy vọng nó sẽ giúp các bạn ứng dụng trong công việc hiện tại. Chúc các bạn thành công.