PDCA là gì? Khám phá 4 bước trong quy trình chất lượng cho doanh nghiệp

PDCA có tính ứng dụng cao trong cải tiến quy trình chất lượng trong doanh nghiệp. Hiểu rõ bản chất của mô hình này giúp chúng ta khai thác lợi thế một cách hiệu quả. 

Vậy PDCA là gì? Chúng hoạt động như thế nào? Hãy cùng Gitiho khám phá cách vận hành của chu trình qua bài viết dưới đây. 

PDCA là gì?

PDCA viết tắt của Plan – Do – Check – Act gồm 4 hoạt động cần thực hiện theo thứ tự một cách liên tục. Điều này nhằm đảm bảo quá trình quản lý đạt hiệu quả tối ưu. 

Mô hình PDCA được tiến sĩ Deming triển khai những năm 1950 tại Nhật Bản. Ban đầu ông gọi đây là chu trình Shewhart để tưởng nhớ đến tiến sĩ Walter A.Shewhart – người tiên phong trong kiểm tra chất lượng thông qua thống kê ở Mỹ những năm cuối thập niên 30. Người Nhật quen gọi PDCA là chu trình Deming hay vòng tròn Deming. 

Quy trình PDCA bao gồm 4 bước tiến hành tuần tự khép kín. Chúng thể hiện bản chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục, không bao giờ ngừng nghỉ. Đây cũng là lý do PDCA được đưa vào tiêu chuẩn ISO 9001. 

Thông qua PDCA nhà quản trị dễ dàng nhận diện đối thủ cùng ngành nghề. Điều này giúp doanh nghiệp biết cách tối ưu quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Mục tiêu nhằm giảm chi phí, tăng lợi nhuận, cải thiện sự hài lòng của khách hàng cũng như đạt lợi thế cạnh tranh. 

Lợi ích của quy trình PDCA mang lại cho doanh nghiệp

Quy trình PDCA ngày càng được các doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi. PDCA dần trở thành mô hình đánh giá tiêu chuẩn chất lượng nhờ những lợi ích mang lại như sau:

Cải tiến quy trình

PDCA hoạt động theo chu kỳ nên tạo ra các giải pháp cải tiến liên tục, chính xác. Mỗi phần trong hoạt động hoặc dự án sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần. PDCA đảm bảo những vấn đề, sự cố xuất hiện trong quá trình sản xuất, kinh doanh đều có thể khắc phục, điều chỉnh nhằm phù hợp tình hình thực tế của công ty. 

Ứng dụng PDCA cho phép doanh nghiệp chia dự án thành các phần nhỏ theo giai đoạn. Vì thế chúng ta dễ dàng quản lý, cải thiện dần mà không ảnh hưởng lên toàn hệ thống. 

Thay đổi cách quản lý

PDCA khuyến khích đưa ra ý tưởng mới, đột phá mục tiêu đảm bảo nâng cao chất lượng, hiệu suất. Mô hình này còn giúp quản lý thay đổi cực chi tiết. Thông qua đây doanh nghiệp sẽ biết cần điều chỉnh vấn đề nào. 

PDCA đòi hỏi kết hợp giữa các tham số trong kế hoạch, đánh giá tính phù hợp và hiệu suất. Nhờ vậy đã góp phần tích hợp quy trình quản lý trong hoạt động tổ chức giúp quá trình trở nên liền mạch, không bị ngắt quãng. 

Quản lý chất lượng

Công dụng nổi bật của PDCA chính là quản lý nổi bật. Sự hồi liên tục, chính xác của PDCA hỗ trợ phân tích, đo lường, xác định các nguồn biến thể từ yêu cầu khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp biết cách thực hiện hành động khắc phục kịp thời. 

Quy trình PDCA đóng vai trò quan trọng trong quản lý chất lượng toàn diện. Áp dụng PDCA nâng cao chất lượng giúp quá trình lập kế hoạch thu thập dữ liệu, thực hiện phân tích thống kê hiệu quả, tìm ra vấn đề cần ưu tiên, nguyên nhân gốc rễ của lỗ hổng. 

Kiểm soát dự án

Thực tế, mô hình PDCA hỗ trợ người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát đối với một dự án bằng nhiều cách. Theo đó phương pháp này sẽ cung cấp câu trả lời: Cho ai, cái gì, ở đâu của dự án. Điều đó hỗ trợ bạn dễ dàng đưa ra các lựa chọn thay thế và chọn phương pháp triển khai phù hợp. 

Ngoài ra, PDCA còn đảm bảo những điều chưa biết khi tiến hành dự án được chứng minh hoặc giảm giá. Thông qua dữ liệu phân tích chính xác, kịp thời, doanh nghiệp có thể nhanh chóng cải thiện việc ra quyết định. 

Quản lý hiệu suất

Thông thường hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp quản lý, đánh giá hiệu suất một cách riêng biệt. Nhưng phương pháp PDCA hướng đến quản lý hiệu suất tích hợp hoạt động hàng ngày. Điều này góp phần cải thiện năng suất một cách vượt trội. 

Theo đó, nhà quản trị có thể nắm bắt thông tin từ giai đoạn kế hoạch, triển khai đến các mục tiêu, nhiệm vụ cung cấp cho nhân viên/nhóm. Nhờ vậy kết quả rõ ràng, minh bạch đảm bảo đúng với năng lực, hiệu quả thực tế. 

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Nếu đã hiểu PDCA là gì bạn sẽ thấy việc áp dụng chu trình này giúp tổ chức trở nên linh hoạt hơn. Theo đó, PDCA đòi hỏi bạn phải xác định các nguồn thay đổi cũng như tác động tiêu cực tương đối của từng vấn đề. Căn cứ vào đây, chúng ta tiến hành loại bỏ hoặc giảm bớt biến động bất cứ khi nào bằng cách thay đổi cấu trúc chuỗi cung ứng, chính sách, quy tắc kinh doanh. 

Quá trình PDCA cũng tích hợp chức năng quản lý nhu cầu, cung ứng, cấu hình lại doanh nghiệp. Đồng thời chúng hỗ trợ nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin trong tổ chức. Như vậy việc xử lý các vấn đề trở nên nhanh chóng, linh hoạt, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

Khám phá 4 bước tiêu chuẩn trong mô hình PDCA

Hiện nay, chu trình PDCA được tích hợp với hệ thống quản lý chất lượng QMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Theo đó mô hình này gắn liền với điều khoản 4 – 10 của tiêu chuẩn ISO này. Muốn áp dụng PDCA bạn cần thực hiện lần lượt 4 bước dưới đây. 

Bước 1: Plan – lập kế hoạch

Đây là bước đầu tiên quan trọng cung cấp cho doanh nghiệp khung vận hành hoàn hảo. Quan trọng hơn hết, chúng sẽ phản ánh sứ mệnh, giá trị của tổ chức. Giai đoạn này, bạn phải lên kế hoạch cho những gì cần làm. 

Thông thường, kế hoạch dự án bao hàm các bước nhỏ, chi tiết bên trong. Vì thế, nhà quản lý không phải lo việc kế hoạch phù hợp hay thất bại. Trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, doanh nghiệp cần chắc chắn đã chuẩn bị những câu hỏi sau:

• Mấu chốt vấn đề nào cần giải quyết?
• Doanh nghiệp phải chuẩn bị tài nguyên gì?
• Tài nguyên hiện tại của công ty là gì?
• Phương pháp tối ưu nhất cùng tài nguyên sẵn có để doanh nghiệp có thể khắc phục vấn đề là gì?
• Nếu kế hoạch thành công sẽ hướng tới mục đích gì?

Khi áp dụng PDCA vào hệ thống quản lý chất lượng QMS, doanh nghiệp phải duy trì quá trình lên kế hoạch được thực hiện đều đặn, chu kỳ tối thiểu 1 năm/lần hoặc theo từng dự án cụ thể. Điều đó đảm bảo kế hoạch luôn cập nhật, phù hợp với bối cảnh thị trường, năng lực nội tại thời điểm thực hiện. 

Bước 2: Do – thực thi

Giai đoạn này sẽ thực hiện những kế hoạch đã đề ra trong giai đoạn đầu. Trong đó bao gồm các chiến lược, chính sách thông qua các hoạt động, phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng. 

Khi xác định những điểm cần cải tiến, bạn hãy lập kế hoạch chi tiết để triển khai. Bạn cần trả lời một số câu hỏi như: Khi nào phải hoàn thành? Điểm cải tiến nào nên thực hiện trước? Các bước cụ thể ra sao. 

Bước 3: Check – đánh giá

Đây là giai đoạn rất quan trọng vì chúng cho phép doanh nghiệp đánh giá giải pháp thực hiện, sửa đổi kế hoạch khi cần thiết. Chúng ta tiến hành kiểm tra, kiểm soát, theo dõi, thu thập, phát hiện những điểm khuyết. 

Mục đích của quá trình kiểm tra nhằm phát hiện ra nguyên nhân vấn đề và ngăn chặn kịp thời. Hoạt động này được trình bày rất rõ trong điều khoản 9 tiêu chuẩn ISO 9001. Vì thế, nhà quản lý không thể xem nhẹ và bỏ qua. Bởi như vậy có thể gây thất thoát, ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng dịch vụ, sản phẩm, sự hài lòng của khách hàng. 

Bước 4: Act – hành động

Nếu tất cả đã đi theo đúng lộ trình, bây giờ là lúc bạn bắt đầu hành động. Quá trình mới này trở thành cơ sở cho các lần lặp PDCA trong tương lai. Khi các lỗi trong quá khứ được xác định, xử lý, chu trình PDCA tiếp tục xác định và lặp lại một lần nữa. 

Giai đoạn điều chỉnh hành động được phối hợp đồng bộ, khắc phục tồn tại, thiếu sót và thực hiện tiêu chuẩn chất lượng đề ra. Đồng thời qua những lần cập nhật, doanh nghiệp sẽ đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới. Mục đích cuối cùng nhằm giảm dần khoảng cách giữa mong muốn của khách hàng và chất lượng thực tế. 

Như vậy, hiểu rõ chu trình PDCA là gì giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh, thu hút khách hàng. Đặc biệt trong thời kỳ bùng nổ của công nghệ, mô hình này càng trở nên hữu ích, mang lại nhiều giá trị. 

Trên đây, Gitiho đã chia sẻ chi tiết về PDCA là gì, làm thế nào để áp dụng trong thực tiễn. Nếu muốn đi sâu phân tích bạn có thể tìm hiểu thêm các thông tin cập nhật mới nhất tại chuyên trang.