QUẢN LÝ TÀI CHÍNH SAO CHO TỐT?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, họ thường rất ít khi đầu tư vào hệ thống quản lý quá tối tân mà ngược lại, họ chỉ áp dụng những kỹ thuật khi cần tối ưu hóa lượng công việc cần phải giải quyêt. Bên cạnh đó, vì quy mô tương đối nhỏ nên nhân sự cũng không nhiều dẫn đến nhân viên rất ít có thời gian để quản lý tài chính hoặc nếu có thì họ cũng sẽ không làm tốt được.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nếu việc quản lý tài chính diễn ra không suôn sẻ thì rất dễ dẫn tới những thất bại và ảnh hưởng tới nguồn thu của doanh nghiệp.

Từ đó Profitbooks đã nghiên cứu và cho ra những chia sẻ về các sai lầm tài chính “chết người” có thể làm ảnh hưởng không tốt đến doanh nghiệp:

1) Tăng trưởng không khả thi

Câu chuyện sau đây là minh chứng cho thấy mục tiêu tăng trưởng cần phải được xem xét từ nhiều phía, họ phải tự nhận định liệu con số kia có khả thy hay không, vì đây không chỉ là trách nhiệm của riêng giám đốc tài chính hay lãnh đạo mà là của tập thể kế toán – tài chính.

Một công ty phát triển phần mềm đã bắt đầu thử nghiệm với Facebook Ads. Trong thời gian đầu tiên, công ty đã lấy lại vốn rất nhanh. Người điều hành ngay lập tức tăng chi tiêu quảng cáo gấp 5 lần và dự đoán doanh số bán hàng cũng sẽ tăng gấp theo như vậy. Tuy nhiên, điều đó đã không xảy ra. Người giám đốc ấy đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không thu hồi được lợi nhuận đáng kể bởi họ không tương thích với sản phẩm công ty, tức dù tiếp cận được khách hàng nhưng không bán được sản phẩm. Bên cạnh đó, việc bỏ nhiều chi phí vào chiến lược marketing quá nhiều đã ảnh hưởng đến tài chính công ty, dẫn tới công ty phải đi vay để trang trải số tiền thiếu hụt trong thời gian qua.

2) Chi tiêu quá nhiều vào việc không có lợi ích

Vì là một doanh nghiệp nhỏ nên bất kể chi vào phần nào đều cần phải lên kế hoạch chi tiết và cân nhắc. Có hai điều nên xác định liệu đối tượng khách hàng này có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không:

Chi phí nhận được: là số tiền mà khách hàng chi trả sản phẩm.
Giá trị lâu dài: là tổng doanh thu mà khách hàng bỏ ra trong thời gian dài.

Công ty phải đảm bảo rằng giá trị lâu dài phải lớn hơn lợi ích nhận được. Tức có khách hàng “lâu dài” sẽ tốt hơn là khách hàng “tạm thời”. Bằng cách này, đội ngũ kế toán – tài chính cùng lãnh đạo cấp cao sẽ nắm rõ hơn dòng tiền của công ty.

Việc chi quá nhiều vào việc bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có được lợi nhuận nhưng không nhiều. Quản lý cấp cao cần suy xét chi phí nào cần chi, cái nào cần giảm bớt. Vì bên cạnh, chi phí cho marketing, sản xuất thì công ty còn phải trả các chi phí cố định như: tiền lương của nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền internet,…

3) Tính toán không chính xác

Một khách hàng của ProfitBooks chuyên bán phụ kiện di động trên thị trường thương mại điện tử. Anh ta đã lấy sản phẩm công ty giá vốn bằng 40% tiền của mình và bán lại với giá cao hơn, rồi anh ta hưởng chênh lệch tiền hoa hồng. Nhưng cuối năm, tổng kết lại thì anh ta nhận ra mình lỗ khá nhiều bởi anh ta quên tính tới các chi phí đi kèm như: phí giao dịch, vận chuyển, chi phí tồn kho, chi phí giá tỷ đổi,...

Từ đó cho thấy, có nhiều doanh nghiệp khi thu hồi lợi nhuận, họ thấy lãi khá nhiều nhưng thực tế họ phải chi trả quá nhiều chi phí xung quanh mà không kiểm soát trước. Vì thế, biết dự đoán những chi phí phát sinh là cách làm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp định hình giá bán ổn định hơn khi tới tay người tiêu dùng.

4) Chậm trễ thanh toán

Hiện nay, tình trạng khách hàng trả chậm hay nợ tiền là không thiếu, dù số tiền không nhỏ nhưng vẫn đủ gây trở ngại cho doanh nghiệp, nhất là những tổ chức nhỏ chưa có vốn xoay chuyển mạnh.

Bên cạnh đó, nếu chậm chi trả thì họ cũng sẽ không đủ chi phí cho bên nhà cung cấp và từ đó sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp và có thể trong tương lai họ không hợp tác cùng.

Cách tốt nhất, doanh nghiệp nên thường xuyên giải quyết thanh toán trong phạm vi khoảng 3 tháng đổ lại. Điều đó có nghĩa nếu không thanh toán hoặc chậm chi trả trên 3 tháng thì có thể cản trở nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

5) Quản lý thuế không đúng cách

Thuế là tiền phạt để làm tốt. Nghe có vẻ buồn cười nhưng đó là sự thật. Thuế là nghĩa vụ mà buộc công ty phải thực hiện dù có muốn hay không. Hơn nữa, còn phải thanh toán đúng thời hạn. Bất cứ khi nào công ty bỏ lỡ thời hạn đóng thuế, nó có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh doanh nghiệp. Do đó, phải tính toán chính xác thuế trong kế hoạch tài chính.

Công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế nếu như CFO không rành về phần này. Bởi nó còn ảnh hưởng tới việc xác định số tiền thuế ước tính cần phải trả trong năm tiếp theo. Nó phụ thuộc vào kế hoạch dự kiến tăng trưởng và ngân sách tài chính do Bộ Tài chính quy định trong bộ luật ban hành.

Ngoài ra, sự thay đổi đột ngột về thuế cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính. Ví dụ như tỷ giá thuế luôn thay đổi từ 12% lên 12,36% và sau đó lên 15% chỉ trong thời gian ngắn, buộc doanh nghiệp phải “trở tay” nhanh chóng để xác định khung giá vào sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức mình.

Vì vậy, cần có kế hoạch bổ trợ cho những bất ổn bên trên, đặc biệt bản thân CFO phải luôn cập nhật thông tin và phổ biến lại nhân viên để có thể cân chỉnh chính xác nguồn chi tiêu hợp lý.

heo Profitbooks