Quy định chế độ bàn giao trong công ty

I. MỤC ĐÍCH:

Qui định về các thủ tục, nội dung và trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong quá trình bàn giao công việc, nhằm đảm bảo công việc được theo dõi, triển khai thực hiện liên tục, đầy đủ, không bị gián đoạn khi có sự thay đổi nhân sự.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG:

1. Đối tượng áp dụng: qui định này áp dụng đối với việc Bàn giao công việc của tất cả các Cán bộ - nhân viên gián tiếp tại các đơn vị (XN/ Phòng) trong Công ty khi thay đổi công việc (nghỉ việc, miễn nhiệm, điều chỉnh phân công, điều chuyển sang đơn vị khác ) hoặc khi điều chuyển chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị.

2. Đối tượng không áp dụng :

Các CN trực tiếp sản xuất, phục vụ sản xuất.
Riêng các nhân sự phụ trách kinh doanh, mua hàng : việc bàn giao được áp dụng theo biểu mẫu: Biên bản bàn giao của “Quy định Thông báo với khách hàng khi có sự thay đổi nhân sự”

3. Trách nhiệm thực hiện: tất cả các cá nhân, đơn vị liên quan

III. MÔ TẢ

1. Trình tự, thủ tục và trách nhiệm bàn giao:

1.1. Khi có sự điều chuyển hoặc nghỉ việc, CB-NV được điều chuyển, miễn nhiệm hoặc nghỉ việc phải tiến hành bàn giao đầy đủ các tài sản, hồ sơ, tài liệu và công việc cho người được chỉ định nhận bàn giao.

1.2. Người bàn giao có trách nhiệm lập biên bản bàn giao (theo biểu mẫu số 01 đối với CBQL từ Trưởng đơn vị trở lên; theo biểu mẫu số 2 đối với CBNV khác) và đính kèm “Báo cáo tình hình thực hiện công tác định kỳ” của kỳ báo cáo gần nhất và “Biên bản bàn giao” với tư cách là người nhận bàn giao khi được giao nhiệm vụ.

1.3. Người bàn giao phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của nội dung bàn giao. Trường hợp không bàn giao đầy đủ các nội dung công việc được giao hoặc các tài sản, vật tư , công nợ …. do mình phụ trách thì người bàn giao phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thiệt hại do việc bàn giao không đầy đủ gây ra.

1.4. Trường hợp việc bàn giao liên quan đến nhiều cá nhân, đơn vị thì các cá nhân, đơn vị này có thể tham gia vào thành phần bàn giao và tham dự bàn giao.

1.5. Nội dung bàn giao phải được căn cứ trên cơ sở các nội dung đã nhận bàn giao từ người tiền nhiệm và những vấn đề phát sinh trong quá trình giữ nhiệm vụ của người bàn giao.

1.6. Đối với người bàn giao nguyên là Cán bộ cấp trưởng đơn vị trực thuộc Công ty : bàn giao cho người được Tổng Giám Đốc /hoặc Phó TGĐ phụ trách chỉ định nhận bàn giao. Biên bản bàn giao do Tổng Giám Đốc/hoặc Phó TGĐ phụ trách phê duyệt.

1.7. Đối với người bàn giao nguyên là cán bộ cấp phó trở xuống: bàn giao cho người được Trưởng đơn vị đang quản lý chỉ định nhận bàn giao. Biên bản bàn giao do Trưởng đơn vị đang quản lý phê duyệt.

1.8. Trưởng đơn vị và người được chỉ định nhận bàn giao có trách nhiệm đôn đốc, yêu cầu người bàn giao thực hiện bàn giao đầy đủ, đúng tiến độ ; kiểm tra và chịu trách nhiệm về các nội dung nhận bàn giao.

1.9. Trường hợp không yêu cầu người bàn giao thực hiện bàn giao đầy đủ ; không kiểm tra, đối chiếu nội dung bàn giao với các đơn vị liên quan dẫn đến bàn giao không đầy đủ, gây gián đọan công việc, thất thóat tài sản, phương tiện, dụng cụ làm việc thì người được chỉ định nhận bàn giao và người phê duyệt bàn giao phải chịu trách nhiệm trước Công ty như sau:

Trách nhiệm hành chính: Tùy mức độ vi phạm, người vi phạm sẽ bị xử lý từ mức Nhắc nhở đến Khiển trách.
Trách nhiệm vật chất: tùy theo mức độ vi phạm và mức độ thiệt hại , người vi phạm sẽ phải bồi thường một phần hoặc tòan bộ thiệt hại gây ra

1.10. Đối với các đơn vị quản lý tài sản, phương tiện làm việc: Phòng KTTC; Phòng CNTT, Phòng QTĐS: trường hợp không theo dõi, quản lý các tài sản, công nợ dẫn đến kiểm tra, xác nhận không chính xác hoặc không đôn đốc , yêu cầu bàn giao dẫn đến các thiệt hại do bàn giao không đầy đủ thì tùy theo mức độ vi phạm và mức độ thiệt hại thì sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm hành chính và trách nhiệm vật chất.

1.11. Trường hợp bên nhận bàn giao không thống nhất được với người bàn giao về nội dung bàn giao thì phải báo cáo trình cấp trên quyết định.

1.12. Trường hợp bàn giao để nghỉ việc : Biên bản bản giao được lập thành 4 bản: Người bàn giao giữ 1 bản; Người nhận bàn giao giữ 1 bản; Đơn vị quản lý người bàn giao giữ 1 bản; Phòng NS giữ 1 bản.

1.13. Trường hợp bàn giao do miễn nhiệm, điều chỉnh phân công, điều chuyển: Biên bản bản giao được lập thành 02 bản: Người bàn giao (hoặc Đơn vị bàn giao đối với trường hợp điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị) giữ 1 bản; Người nhận bàn giao (hoặc Đơn vị nhận bàn giao đối với trường hợp điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị) giữ 1 bản.

1.14. Công ty chỉ lập thủ tục điều chuyển hoặc nghỉ việc và giải quyết các chế độ khi các CB-NV hoàn tất thủ tục bàn giao.

2. Nội dung Biên bản bàn giao :

Biên bản bàn giao phải được lập theo Biểu mẫu quy định và phải có sự xác nhận của các đơn vị liên quan theo phân công như sau :

2. 1- Phần 1: “Công việc đang thực hiện và cần theo dõi”:

a) - Các nội dung cần phải báo cáo theo chỉ đạo của Tổng giám đốc/ Phó TGĐ (trên mail và theo các Quyết định, Qui định của Tổng Giám Đốc/ Phó TGĐ):

Nội dung này chỉ áp dụng đối với người bàn giao là cấp Trưởng đơn vị trực thuộc Công ty.
Người nhận bàn giao liên hệ Phòng HC để được cung cấp về các chỉ đạo của TGĐ trên mail hoặc các Thư ký đối với chỉ đạo của PTGĐ và theo Quyết định để đối chiếu với nội dung bàn giao.
Đối với việc bàn giao của CB-NV từ cấp phó trở xuống là các báo cáo theo chỉ đạo của Trưởng đơn vị và đơn vị tự đối chiếu xác nhận.

b)- Các nội dung cần tiếp tục thực hiện theo chương trình công tác: người bàn giao phải kèm theo “Báo cáo tình hình công tác định kỳ” của kỳ báo cáo gần nhất” để người nhận bàn giao đối chiếu với nội dung bàn giao.

2.2. Phần 2: “Hồ sơ/ Tài liệu bằng văn bản, trên máy tính”

Người bàn giao phải kèm theo “Báo cáo tình hình công tác định kỳ” của kỳ báo cáo gần nhất và “Biên bản nhận bàn giao” khi được giao nhiệm vụ để người nhận bàn giao đối chiếu với nội dung bàn giao.

(Ví dụ: Ngày 10/04, nhân sự xin nghỉ việc tiến hành bàn giao thì người nhận bàn giao phải căn cứ vào Báo cáo tình hình công tác Quí 01 của nhân sự để đối chiếu các công việc đã thực hiện ( phải kèm hồ sơ chứng minh) và các công tác cần triển khai.)

2.3. Phần 3: “Phương tiện làm việc: tài sản, vật dụng, công cụ”

- Đối với người bàn giao là cấp Trưởng đơn vị trực thuộc Công ty:

+ Phòng Kế toán - TC xác nhận về danh mục bàn giao tài sản cố định của đơn vị để bàn giao.

+ P.CNTT xác nhận về tài sản là máy vi tính, máy in, Scan,…

+ P. QT đời sống xác nhận về tài sản là bàn, ghế , tủ làm việc

- Đối với người bàn giao là cấp phó đơn vị trực thuộc Công ty trở xuống: Trưởng đơn vị tự phân công đối chiếu xác nhận

2.4. Phần 4: “Công nợ”

- Phòng Kế tóan - Tài chính xác nhận về các khoản công nợ của người bàn giao.

2.5. Phần 5: “Nhân sự đang quản lý”

Phòng NS xác nhận danh sách nhân sự do người bàn giao quản lý đối với trương hợp bàn giao của Trưởng đơn vị cấp Công ty .
Bộ phận nhân sự đơn vị xác nhận danh sách nhân sự do người bàn giao quản lý (nếu có) đối với trường hợp bàn giao của cấp phó đơn vị trở xuống.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Các đơn vị có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ các biên bản bàn giao (nhận và giao) của đơn vị để đối chiếu khi thực hiện bàn giao và theo dõi công việc.
Các cá nhân, đơn vị liên quan có trách nhiệm thực hiện theo đúng qui định đã ban hành.