Quy định quản lý giờ công lao động

I/ MỤC ĐÍCH

- Quản lý thẻ chấm công của nhân viên.
- Quản lý giờ tăng ca.
- Quản lý thời gian đi công tác.

II/ PHẠM VI:

- Áp dụng cho toàn bộ công ty.

III/ ĐỊNH NGHĨA:

- Không có

IV/ NỘI DUNG:

1. Quản lý thẻ chấm công:

- Toàn bộ nhân viên được cấp thẻ chấm công để xác định công của mình.

- Thẻ chấm công là tài sản của công ty, nhân viên có trách nhiệm giữ gìn thẻ chấm công cẩn thận. Nếu thẻ chấm công bị mất, nhân viên bị trừ 5 điểm trong bảng đánh giá công việc hàng tháng.

- Nhân viên không được nhờ người khác bấm thẻ chấm công hộ hoặc bấm thẻ cho người khác.

- Trong trường hợp mất thẻ chấm công, nhân viên phải làm bảng tường trình chuyển cho quản lý ký, sau đó chuyển cho phòng nhân sự và phải lập bảng xác nhận công trong thời gian bị mất thẻ. Phòng nhân sự có trách nhiệm chuyển thẻ chấm công mới ngay sau khi nhận được giấy đề nghị.

2. Đi công tác:

- Nhân viên đi công tác bên ngoài phải làm giấy đề nghị đi công tác, có chữ ký của quản lý trực tiếp và xác nhận của người có thẩm quyền cho đi công tác (trừ trường hợp có quyết định cho đi công tác của giám đốc công ty).

- Sau khi đi công tác về, nhân viên phải làm giấy xác nhận thời gian làm việc có chữ ký của người quản lý trực tiếp của người đi công tác, sau đó chuyển sang phòng nhân sự làm căn cứ tính lương.

- Mức lương trong thời gian đi công tác được quy định chi tiết trong quy chế đi công tác

- Đối với nhân viên đi công tác nhưng đi trong giờ làm việc (vẫn bấm được giờ vào và giờ ra) thì không phải chuyển giấy công tác cho phòng nhân sự và vẫn được hưởng nguyên lương.

3. Tăng ca:

- Với trường hợp nhân viên làm tăng ca thì phải có giấy đề nghị tăng ca và phải được quản lý có thẩm quyền phê duyệt theo mẫu: NS – 19 – 01.

- Sau khi tăng ca xong, thì giấy đề nghị tăng ca phải được xác nhận bởi người có thẩm quyền là công việc đó đã được thực hiện.

- Đối với trường hợp khối lượng công việc phát sinh cần phải làm vượt quá 7 % số thời gian làm việc của cả bộ phận hoặc của một chức danh thì giám đốc bộ phận phải làm phương án đề nghị tăng ca từ đầu tháng chuyển cho phòng nhân sự và giám đốc điều hành phê duyệt.

- Giấy đề nghị tăng ca phải được chuyển cho phòng nhân sự chậm nhất 2 ngày kể từ ngày tăng ca.

- Cuối mỗi tháng phòng nhân sự tập hợp số lượng giấy đề nghị tăng ca, kiểm tra với phương án đề nghị tăng ca (nếu có) để đối chiếu với tính chính xác. Nếu như vượt chỉ tiêu về mặt thời gian như trên mà không có phương án được duyệt thì công ty sẽ trừ vào tiền trách nhiệm của giám đốc bộ phận đó.

4. Bảng chấm công

- Đối với các chi nhánh, dự án không sử dụng máy chấm công thì quản lý chi nhánh hoặc quản lý dự án có trách nhiệm lập bảng chấm công theo mẫu: NS – 19 – 02.

- Việc chấm công phải được thực hiện hàng ngày.

- Chậm nhất vào ngày 2 thì quản lý phải gửi cho phòng nhân sự bảng chấm công (đã được ghi chép đầy đủ và ký tên).

5. Xác nhận thời gian làm việc

- Đối với các trường hợp nhân viên đi công tác, mất thẻ chấm công, hoặc không bấm được thẻ thì nhân viên phải viết giấy đề nghị xác nhận thời gian làm việc theo mẫu: NS – 19– 03.
- Đối với các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, nhân viên làm việc ảo không áp dụng chấm công hàng tháng. Việc trả lương cho nhân viên ảo sẽ được áp dụng theo hiệu quả công việc.

- Giấy xác nhận phải có chữ ký của quản lý, của bộ phận quản lý công việc trong thời gian đó, của người làm chứng (nếu cần thiết).

- Giấy xác nhận phải chuyển cho phòng nhân sự sau ít nhất 2 ngày kể từ ngày trở lại làm việc bình thường và không quá ngày 2 của tháng sau.

Việc thiết lập các quy định và quản lý thời gian làm việc, nghỉ ngơi của người lao động là một trong những việc đầu tiên và có ảnh hưởng xuyên suốt quá trình quản lý nhân sự. Nếu được thiết kế và thực hiện tốt, quản lý ngày công và nghỉ phép là nhân tố tích cực góp phần kiến tạo nên hệ thống quản lý hiệu quả. Bởi đó:

Là nhân tố tạo nên năng suất lao động: Năng suất lao động chắc chắn tỷ lệ thuận với thời gian làm việc mà một người lao động sẵn sàng và nhiệt tình cống hiến. Làm đủ và đúng giờ, ít nghỉ việc để không làm gián đoạn quá trình công việc v..v. là nhân tố đầu tiên quyết định đến năng suất lao động.

Là kỷ luật và tinh thần làm việc: Ở đâu thời gian làm việc bị lãng phí, bị coi nhẹ, chắc chắn kỷ luật và tinh thần làm việc sẽ rệu rã. Bởi nó thể hiện thái độ và sự cam kết tuân thủ quy định của từng cá nhân và tạo nên kỷ luật tập thể.

Là phúc lợi và sự công bằng: Ở hầu hết doanh nghiệp thì tiền lương tính theo thời gian làm việc và nghỉ phép để tạo thành thu nhập của mỗi người. Do đó, việc rõ ràng, chính xác và kỷ luật trong quản lý thời gian làm việc và phúc lợi nghỉ ngơi chính là nhân tố trực tiếp tạo nên sự công bằng trong ứng xử của doanh nghiệp với người lao động.