Sabrina
Sabrina
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 184 lượt xem

Quy định quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

Aug 11 2022

Văn phòng phẩm được phân loại là một trong những vật tư tiêu hao mà doanh nghiệp nào cũng cần phải sử dụng, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp nhỏ không quan tâm đến nó do chi phí theo họ cho là “không đáng kể”.

Tuy nhiên ít ai ngờ răng trong trường hợp không có những quy định về việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm này thì sẽ xảy ra những vấn đề lãng phí và thất thoát.

Trong bài viết này Gitiho mời các bạn tham khảo về quy định quản lý và sử dụng văn phòng phẩm ở một doanh nghiệp có quy mô nhỏ dưới đây.

I  - MỤC ĐÍCH:

Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.

II –   PHẠM VI:

Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .

III – ĐĨNH NGHĨA:

  • VPP: “văn phòng phẩm”

IV – NỘI DUNG:

1. Định mức sử dụng:

  • Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng.  Phòng Hành chính - Nhân sự lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.
  • Hàng quý, Phòng Hành chính - Nhân sự có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng Hành chính - Nhân sự cùng nghiên cứu để thay đổi định mức. 

Ví dụ tiêu chuẩn sử dụng VPP theo chức danh

STT

CHỨC DANH

BÚT

SỔ CÔNG TÁC

1

Giám đốc điều hành; Giám đốc khối

50.000-150.000

Công ty cấp

2

Giám đốc nhà máy, Giám đốc chi nhánh

25.000-35.000

Công ty cấp

3

Trưởng phòng và tương đương

15.000-25000

Công ty cấp

2. Cấp phát định kỳ: 

  • Trước ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng Hành chính Nhân sự xem xét.
  • Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
  • Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng Hành chính - Nhân sự tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.  
  • VPP được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng.  Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).
  • Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng.  Sau khi kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào thẻ kho mã số: 2/BM-QDQLVVP.

3. Cấp phát đột xuất:

  • Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng Hành chính - Nhân sự xem xét.
  • Phòng Hành chính - Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
  • Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng Hành chính - Nhân sự tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.  
  • VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

4. Quản lý và sử dụng VPP: 

  • CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
  • Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của CNV trực thuộc.
  • Phòng HCNS có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %. 

V. Tài liệu tham khảo: không có.

VI. Phụ Lục:  

Giấy đề nghị VPP  biểu mẫu: 1/BM-QDQLVPP

Thẻ kho VPP   biểu mẫu: 2/BM-QDQLVPP

 

GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM

Bộ phận:……………………………………………………………………………………………

Tháng …..năm 20

STT

TÊN VPP

ĐVT

Số lượng 

STT

TÊN VPP

ĐVT

Số lượng

1

Giấy A4Gram  

36

Bìa nút Cái 

2

Giấy DecalGram  

37

Bìa láCái 

3

Bìa A4 màuTờ  

38

TămponCái 

4

PXK lớn Quyển  

39

Hộp mực dấuHộp 

5

PXK nhỏQuyển  

40

Kéo bấmCây 

6

PNK lớn Quyển  

41

Dao trổ giấyCây 

7

Phiếu thuQuyển  

42

Lưỡi dao trổ nhỏCây 

8

Phiếu chiQuyển  

43

Bút lông bảng xanhCây 

9

Sổ tạm ứngQuyển  

44

Bút lông bảng đỏCây 

10

Sổ quỹ tiền mặtQuyển  

45

Bút lông dầu xanhCây 

11

Sổ chi tiết thanh toánQuyển  

46

Tập 100 trQuyển 

12

Sổ tiền gửi ngân hàngQuyển  

47

Tập 200 trQuyển 

13

Kéo Cây  

48

Chuốt chìCái 

14

Thước kẻ 30cmCây  

49

Hồ nước Bến Nghé 35 mlChai 

15

Thước kẻ dẽoCây  

50

Kẹp bướm Cái 

16

Đĩa mềmCái  

51

Kệ rổ nhựaCái 

17

Đồ bấm kimCái  

52

Gỡ kim càng cuaCái 

18

Kim bấmHộp  

53

Bìa phân trang màuTờ 

19

Bấm lỗCái  

54

Bút nhủ bạcCây 

20

Accor nhựacái/hộp  

55

Bút chì 2BCây 

21

Bút dạ quang TLCây  

56

Bút xóa TLCây 

22

Giấy than Horse lớnTờ/xấp  

57

Bút TL027 xanhCây 

23

Giấy than Horse nhỏTờ/xấp  

58

Bút TL027 đỏCây 

24

Giấy Note 3x3Xấp  

59

Ruột chì vàngHộp 

25

Keo trong lớnCuộn  

60

Keo mousecuộn 

26

Keo vàngCuộn  

61

Bìa lỗ nylonCái 

27

Keo trong 1,2FCuộn  

62

   

28

Keo trong VPCuộn  

63

   

29

Keo giấy 1,2FCuộn  

64

   

30

Keo giấy 2,4FCuộn  

65

   

31

Keo 2 mặt 1,2FCuộn  

66

   

32

Keo 2 mặt 2,4FCuộn  

67

   

33

Bìa còng 3FCái  

68

   

34

Bìa còng 5FCái  

69

   

35

Bìa trình ký đôiCái  

70

   


 

   

Ngày….tháng…..năm 200…

Giám đốc duyệt

Phòng HCNS

Trưởng bộ phận

Người đề nghị




 

 

THẺ KHO VĂN PHÒNG PHẨM

Tên văn phòng phẩm:…………………………………………………………………………………..

Đơn vị tính:……………………………………………………………………………………………..

Nhập

 

Xuất

Ngày

Số lượng

Đ.v sản xuất

Nhà cung ứng

Ghi chú

 

Ngày

S.lượng

Người nhận

B.phận

Ký tên

           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           



SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM

Gồm có Stt, loại VPP, qui cách đơn vị, số lượng, ngày nhận, người nhận, bộ phận, ký tên


 

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Nhân sự - Hành chính

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 184 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội