Quy định quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm được phân loại là một trong những vật tư tiêu hao mà doanh nghiệp nào cũng cần phải sử dụng, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp nhỏ không quan tâm đến nó do chi phí theo họ cho là “không đáng kể”.

Tuy nhiên ít ai ngờ răng trong trường hợp không có những quy định về việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm này thì sẽ xảy ra những vấn đề lãng phí và thất thoát.

Trong bài viết này Gitiho mời các bạn tham khảo về quy định quản lý và sử dụng văn phòng phẩm ở một doanh nghiệp có quy mô nhỏ dưới đây.

I - MỤC ĐÍCH:

Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.

II – PHẠM VI:

Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .

III – ĐĨNH NGHĨA:

VPP: “văn phòng phẩm”

IV – NỘI DUNG:

1. Định mức sử dụng:

Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng. Phòng Hành chính - Nhân sự lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.
Hàng quý, Phòng Hành chính - Nhân sự có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng Hành chính - Nhân sự cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.

Ví dụ tiêu chuẩn sử dụng VPP theo chức danh

STT	CHỨC DANH	BÚT	SỔ CÔNG TÁC
1	Giám đốc điều hành; Giám đốc khối	50.000-150.000	Công ty cấp
2	Giám đốc nhà máy, Giám đốc chi nhánh	25.000-35.000	Công ty cấp
3	Trưởng phòng và tương đương	15.000-25000	Công ty cấp

2. Cấp phát định kỳ:

Trước ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng Hành chính Nhân sự xem xét.
Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng Hành chính - Nhân sự tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.
VPP được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).
Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào thẻ kho mã số: 2/BM-QDQLVVP.

3. Cấp phát đột xuất:

Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng Hành chính - Nhân sự xem xét.
Phòng Hành chính - Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng Hành chính - Nhân sự tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.
VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

4. Quản lý và sử dụng VPP:

CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của CNV trực thuộc.
Phòng HCNS có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.

V. Tài liệu tham khảo: không có.

VI. Phụ Lục:

Giấy đề nghị VPP biểu mẫu: 1/BM-QDQLVPP

Thẻ kho VPP biểu mẫu: 2/BM-QDQLVPP

GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM

Bộ phận:……………………………………………………………………………………………

Tháng …..năm 20

STT	TÊN VPP	ĐVT	Số lượng	STT	TÊN VPP	ĐVT	Số lượng
1	Giấy A4	Gram		36	Bìa nút	Cái
2	Giấy Decal	Gram		37	Bìa lá	Cái
3	Bìa A4 màu	Tờ		38	Tămpon	Cái
4	PXK lớn	Quyển		39	Hộp mực dấu	Hộp
5	PXK nhỏ	Quyển		40	Kéo bấm	Cây
6	PNK lớn	Quyển		41	Dao trổ giấy	Cây
7	Phiếu thu	Quyển		42	Lưỡi dao trổ nhỏ	Cây
8	Phiếu chi	Quyển		43	Bút lông bảng xanh	Cây
9	Sổ tạm ứng	Quyển		44	Bút lông bảng đỏ	Cây
10	Sổ quỹ tiền mặt	Quyển		45	Bút lông dầu xanh	Cây
11	Sổ chi tiết thanh toán	Quyển		46	Tập 100 tr	Quyển
12	Sổ tiền gửi ngân hàng	Quyển		47	Tập 200 tr	Quyển
13	Kéo	Cây		48	Chuốt chì	Cái
14	Thước kẻ 30cm	Cây		49	Hồ nước Bến Nghé 35 ml	Chai
15	Thước kẻ dẽo	Cây		50	Kẹp bướm	Cái
16	Đĩa mềm	Cái		51	Kệ rổ nhựa	Cái
17	Đồ bấm kim	Cái		52	Gỡ kim càng cua	Cái
18	Kim bấm	Hộp		53	Bìa phân trang màu	Tờ
19	Bấm lỗ	Cái		54	Bút nhủ bạc	Cây
20	Accor nhựa	cái/hộp		55	Bút chì 2B	Cây
21	Bút dạ quang TL	Cây		56	Bút xóa TL	Cây
22	Giấy than Horse lớn	Tờ/xấp		57	Bút TL027 xanh	Cây
23	Giấy than Horse nhỏ	Tờ/xấp		58	Bút TL027 đỏ	Cây
24	Giấy Note 3x3	Xấp		59	Ruột chì vàng	Hộp
25	Keo trong lớn	Cuộn		60	Keo mouse	cuộn
26	Keo vàng	Cuộn		61	Bìa lỗ nylon	Cái
27	Keo trong 1,2F	Cuộn		62
28	Keo trong VP	Cuộn		63
29	Keo giấy 1,2F	Cuộn		64
30	Keo giấy 2,4F	Cuộn		65
31	Keo 2 mặt 1,2F	Cuộn		66
32	Keo 2 mặt 2,4F	Cuộn		67
33	Bìa còng 3F	Cái		68
34	Bìa còng 5F	Cái		69
35	Bìa trình ký đôi	Cái		70