Quy trình xây dựng và triển khai OKR tại Doanh nghiệp

Giai đoạn	Bước	Thời gian triển khai	Nội dung công việc	Mục tiêu	Mô tả cách triển khai	Kết quả đầu ra	Chịu trách nhiệm	Bộ phận phối hợp	Ghi chú
Xây dựng định hướng hoạt động	1	Quý 3 năm trước	Xây dựng định hướng hoạt động năm của DN	Xác định định hướng hoạt động rõ ràng làm cơ sở xây dựng các mục tiêu	Căn cứ chiến lược dài hạn của DN, HĐQT, Ban điều hành DN xây dựng định và thông qua định hướng hoạt động trong năm	Bản định hướng hoạt động năm của DN	BOM	PMO/Ban dự án OKR
Xây dựng OKRs	2	Quý 4 năm trước	OKRs của CEO, Ban điều hành	Xây dựng được từ 3 đến 5 OKRs trong năm hoạt động của DN	Thông qua các cuộc họp cấp lãnh đạo (HĐQT, Ban điều hành), thống nhất các mục tiêu hoạt động chính (OKRs của Ban điều hành)	Bộ OKRs của cấp điều hành DN	BOM	PMO/Ban dự án OKR
	3	Quý 4 năm trước	Thống nhất định hướng xây dựng OKRs đơn vị	- Truyền thông để đơn vị hiểu rõ định hướng, mục tiêu và OKRs trong năm của DN - Các đơn vị, bộ phận xây dựng được OKRs trên cơ sở định hướng của DN đồng đề xuất thực hiện OKRs theo khả năng - Kết nối được với hoạt động của các đơn vị, phòng ban khác trong việc xây dựng OKRs để đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung của DN	- DN tiến hành các hoạt động trao đổi với lãnh đạo các đơn vị để định hướng xây dựng OKRs năm của đơn vị - Giao các định hướng trọng tâm trong năm của DN - Đơn vị xây dựng Mục tiêu (Objective) và Kết quả chủ yếu cần đạt (Key result) theo tỷ trọng 80/20 (80% là OKRs để đạt được các định hướng của DN giao, 20% là những đề xuất/mục tiêu do đơn vị tự xây dựng) - Đơn vị/phòng ban trao đổi, làm việc với các Đơn vi/phòng ban khác về những OKRs liên quan/cùng chịu trách nhiệm triển khai, cùng thống nhất về nhiệm vụ và kế hoạch triển khai		PMO/Ban dự án OKR	BOM/ Đơn vị, phòng ban
	4	Quý 4 năm trước	OKRs của đơn vị/phòng ban	Đảm bảo cho OKRs được xây dựng thực tế, SMART, đủ thách thức và khả thi và thống nhất cơ chế, nguồn lực, ngân sách triển khai	- Đơn vị/phòng ban xây dựng kế hoạch triển khai OKRs và trình bày, bảo vệ trước Ban điều hành - OKRs sau khi được điều chỉnh, phê duyệt sẽ tiến hành chia thành các Quý để triển khai - OKRs của các bộ phận quản lý về tài chính, tài sản, con người như tài chính, mua sắm, nhân sự sẽ xây dựng OKRs trước rồi mới đến các đơn vị khác	Bộ OKRs của cấp đơn vị, phòng ban	Đơn vị, phòng ban	PMO/Ban dự án OKR
	5	Quý 4 năm trước	Thống nhất định hướng xây dựng OKRs cá nhân	- Cá nhân hiểu rõ định hướng, trọng tâm công việc cần thực hiện cả năm của đơn vị, phòng ban - Cá nhân xây dựng được OKRs trên cơ sở trọng tâm hoạt động trong Quý của đơn vị, phòng ban, đồng thời đề xuất thực hiện OKRs theo khả năng - Đảm bảo tính liên đới, phối kết hợp giữa các bộ phận/cá nhân để thực hiện các OKRs của cá nhân	- Đơn vị, phòng ban tiến hành trao đổi với cá nhân để định hướng xây dựng OKRs theo Quý của từng cá nhân - Giao các nhiệm vụ trọng tâm trong Quý của Đơn vị, phòng ban - Cá nhân xây dựng Mục tiêu (Objectives) và Kết quả chủ yếu cần đạt (Key results) theo tỷ trọng 80/20 (80% là OKRs để đạt được các nhiệm vụ của đơn vị, phong ban, 20% là những đề xuất/mục tiêu do cá nhân tự xây dựng) - Cá nhân đề xuất trao đổi, làm việc với các Đơn vi/phòng ban liên quan về những OKRs liên quan/cùng chịu trách nhiệm triển khai, cùng thống nhất về nhiệm vụ và kế hoạch triển khai		Đơn vị, phòng ban	PMO/Ban dự án OKR
	6	Quý 4 năm trước	OKRs của cá nhân	Đảm bảo cho OKRs được xây dựng thực tế, SMART, đủ thách thức và khả thi và thống nhất cơ chế, nguồn lực, ngân sách triển khai	- Cá nhân xây dựng kế hoạch triển khai OKRs và trình bày, bảo vệ trước cấp quản lý đơn vị, phòng ban - OKRs sau khi được điều chỉnh, phê duyệt sẽ tiến hành chia thành kế hoạch công việc từng tháng để triển khai	OKR Quý của cá nhân	Cá nhân	Đơn vị, phòng ban/ PMO/Ban dự án OKR
Thực hiện OKRs	7	Đầu các Quý	Đưa OKRs lên hệ thống phần mềm quản lý	Toàn thể CBNV của DN hiểu về bộ OKRs tổng thể	- DN công bố, truyền thông bộ OKRs Quý cho toàn thể CBNV biết - OKRs được đưa lên hệ thống phần mềm quản lý OKRs theo nguyên tắc từ cao xuống thấp, OKRs cấp cao đưa lên trước, sau đó đến các cấp thấp hơn - Trên phần mềm quản lý, đảm bảo toàn thể các cấp từ thấp đến cao đều có thể xem OKRs của cả DN, mỗi CBNV có thể xem OKRs của các cá nhân, bộ phận khác	Bộ OKRs trên phần mềm quản lý	PMO/Ban dự án OKR	BOM/ Đơn vị, phòng ban
	8	Hàng tuần/ngày	Thực hiện OKRs và cập nhật kết quả trên phần mềm (check in)	- OKR được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ để mỗi CBNV biết và thực hiện - Việc thực hiện OKRs được cập nhật kịp thời, qua đó các bộ phận, cấp quản lý có biện pháp hỗ trợ	- Các KR của từng nhân viên được chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể, được thông qua trong các cuộc họp triển khai công việc với cấp quản lý - Căn cứ các kết quả thực hiện nhiệm vụ trên, nhân viên cập nhật kết quả thực hiện (check in) định kỳ hàng tuần, ngày, trong đó nêu rõ kết quả, tiến độ, khó khăn, vướng mắc, đề xuất	Kết quả check in trên hệ thống phần mềm quản lý	Cá nhân	Đơn vị, phòng ban/ PMO/Ban dự án OKR
	9	Hàng tuần/ngày	Phản hồi về kết quả thực hiện (Feed back)	Đảm bảo trách nhiệm giám sát, theo dõi và phản hồi kịp thời về kết quả thực hiện OKRs của nhân viên	- Quản lý trực tiếp mỗi cấp theo dõi tình hình thực hiện OKRs của nhân viên trên phần mềm quản lý và phản hồi (feed back) trực tiếp về kết quả, hiệu quả, tiến độ, chất lượng…đồng thời có ghi nhận/nhắc nhở - Việc phản hồi, đánh giá tình hình hình thực hiện OKRs còn thông qua các cuộc họp 1-1, họp nhóm định kỳ	- Kết qủa feed back trên phần mềm - Biên bản họp đánh giá kết quả	Đơn vị, phòng ban/cá nhân	PMO/Ban dự án OKR
	10	Hàng quý/tháng	Điều chỉnh OKRs	OKR được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hoạt động của DN	- Tuỳ tình hình thực tế, OKRs có thể được điều chỉnh cho phù hợp, nguyên tắc điều chỉnh dựa trên yêu cầu khách quan từ quá trình hoạt động hoặc theo yêu cầu từ lãnh đạo, đề xuất từ các đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân - Việc điều chỉnh OKRs của cấp dưới phải có sự đồng thuận, cho phép của cấp trên và được cập nhật lại vào hệ thống OKRs của DN và thông báo cho các bên liên quan	OKR điều chỉnh	Đơn vị, phòng ban/cá nhân	PMO/Ban dự án OKR
	11	Hàng quý/6 tháng/1 năm	Đánh giá hiệu quả thực hiện OKRs	Đảm bảo việc ghi nhận kết quả thực hiện công việc của đơn vị, cá nhân, là cơ sở để xét mức độ hoàn thành hiệu quả công việc	- Cá nhân theo dõi, cập nhật kết quả thực hiện OKRs trên phần mềm quản lý và bảng theo dõi kết quả công việc cá nhân - Cấp quản lý căn cứ vào dữ liệu OKRs của cá nhân để tiến hành đánh giá hiệu quả công việc	- Biên bản đánh giá - Kế hoạch hành động/điều chỉnh hiệu quả làm việc của cá nhân	Đơn vị, phòng ban/cá nhân	PMO/Ban dự án OKR

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Nhân sự - Hành chính