Quy trình xây dựng và triển khai OKR tại Doanh nghiệp

OKR là gì

OKR (Tiếng Anh chính là: Objective Key Result), giúp tạo ra sự liên kết trong nội bộ tổ chức bằng việc thiết lập mối quan hệ giữa mục tiêu của doanh nghiệp, mục tiêu bộ phận và mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. Nghe thì nhiều người đã từng nghe, nhưng xây dựng và triển khai OKR không phải là chuyện ai cũng từng làm. Bài viết dưới đây của Gitiho chia sẻ cho các bạn kinh nghiệm về Quy trình xây dựng và triển khai OKR tại doanh nghiệp.

Các giai đoạn xây dựng và triển khai

Giai đoạn I: Xây dựng định hướng hoạt động

Thời gian triển khai: Quý 3 năm trước

Chịu trách nhiệm: PMO/Ban dự án OKR

Bộ phận phối hợp: BOM/ Đơn vị, phòng ban

Nội dung công việc: Xây dựng định hướng hoạt động năm của DN

Nội dung công việc: Xây dựng định hướng hoạt động năm của DN

Mô tả cách triển khai: Căn cứ chiến lược dài hạn của DN, HĐQT, Ban điều hành DN xây dựng định và thông qua định hướng hoạt động trong năm

Kết quả đầu ra: Bản định hướng hoạt động năm của DN

Giai đoạn II: Xây dựng OKRs

Thời gian triển khai: Quý 4 năm trước

Chịu trách nhiệm: Chịu trách nhiệm

Bộ phận phối hợp: PMO/Ban dự án OKR

Công việc đầu tiên: OKRs của CEO, Ban điều hành

Mục tiêu: Xây dựng được từ 3 đến 5 OKRs trong năm hoạt động của DN

Mô tả cách triển khai: Thông qua các cuộc họp cấp lãnh đạo (HĐQT, Ban điều hành), thống nhất các mục tiêu hoạt động chính (OKRs của Ban điều hành)

Công việc thứ hai: Thống nhất định hướng xây dựng OKRs đơn vị

Mục tiêu

- Truyền thông để đơn vị hiểu rõ định hướng, mục tiêu và OKRs trong năm của DN
- Các đơn vị, bộ phận xây dựng được OKRs trên cơ sở định hướng của DN đồng đề xuất thực hiện OKRs theo khả năng
- Kết nối được với hoạt động của các đơn vị, phòng ban khác trong việc xây dựng OKRs để đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung của DN

Mô tả cách triển khai

- DN tiến hành các hoạt động trao đổi với lãnh đạo các đơn vị để định hướng xây dựng OKRs năm của đơn vị 
- Giao các định hướng trọng tâm trong năm của DN
- Đơn vị xây dựng Mục tiêu (Objective) và Kết quả chủ yếu cần đạt (Key result) theo tỷ trọng 80/20 (80% là OKRs để đạt được các định hướng của DN giao, 20% là những đề xuất/mục tiêu do đơn vị tự xây dựng)
- Đơn vị/phòng ban trao đổi, làm việc với các Đơn vi/phòng ban khác về những OKRs liên quan/cùng chịu trách nhiệm triển khai, cùng thống nhất về nhiệm vụ và kế hoạch triển khai

Kết quả đầu ra: Bộ OKRs của cấp điều hành DN

Công việc thứ ba: OKRs của đơn vị/phòng ban

Mục tiêu: 

Đảm bảo cho OKRs được xây dựng thực tế, SMART, đủ thách thức và khả thi và thống nhất cơ chế, nguồn lực, ngân sách triển khai

Mô tả cách triển khai

- Đơn vị/phòng ban xây dựng kế hoạch triển khai OKRs và trình bày, bảo vệ trước Ban điều hành
- OKRs sau khi được điều chỉnh, phê duyệt sẽ tiến hành chia thành các Quý để triển khai
- OKRs của các bộ phận quản lý về tài chính, tài sản, con người như tài chính, mua sắm, nhân sự sẽ xây dựng OKRs trước rồi mới đến các đơn vị khác

Kết quả đầu ra: Bộ OKRs của cấp đơn vị, phòng ban

Công việc thứ tư: Thống nhất định hướng xây dựng OKRs cá nhân

Mục tiêu: 

- Cá nhân hiểu rõ định hướng, trọng tâm công việc cần thực hiện cả năm của đơn vị, phòng ban
- Cá nhân xây dựng được OKRs trên cơ sở trọng tâm hoạt động trong Quý của đơn vị, phòng ban, đồng thời đề xuất thực hiện OKRs theo khả năng
- Đảm bảo tính liên đới, phối kết hợp giữa các bộ phận/cá nhân để thực hiện các OKRs của cá nhân

Mô tả cách triển khai

- Đơn vị, phòng ban tiến hành trao đổi với cá nhân để định hướng xây dựng OKRs theo Quý của từng cá nhân 
- Giao các nhiệm vụ trọng tâm trong Quý của Đơn vị, phòng ban
- Cá nhân xây dựng Mục tiêu (Objectives) và Kết quả chủ yếu cần đạt (Key results) theo tỷ trọng 80/20 (80% là OKRs để đạt được các nhiệm vụ của đơn vị, phong ban, 20% là những đề xuất/mục tiêu do cá nhân tự xây dựng)
- Cá nhân đề xuất trao đổi, làm việc với các Đơn vi/phòng ban liên quan về những OKRs liên quan/cùng chịu trách nhiệm triển khai, cùng thống nhất về nhiệm vụ và kế hoạch triển khai

Công việc thứ năm: OKRs của cá nhân

Mục tiêu: 

Đảm bảo cho OKRs được xây dựng thực tế, SMART, đủ thách thức và khả thi và thống nhất cơ chế, nguồn lực, ngân sách triển khai

Mô tả cách triển khai

- Cá nhân xây dựng kế hoạch triển khai OKRs và trình bày, bảo vệ trước cấp quản lý đơn vị, phòng ban
- OKRs sau khi được điều chỉnh, phê duyệt sẽ tiến hành chia thành kế hoạch công việc từng tháng để triển khai

Kết quả đầu ra: OKR Quý của cá nhân

Giai đoạn Thực hiện OKRs

Thời gian triển khai: Quý 4 năm trước

Chịu trách nhiệm: Cá nhân/ Bộ phận

Bộ phận phối hợp: PMO/Ban dự án OKR

Công việc đầu tiên: Thống nhất định hướng xây dựng OKRs cá nhân

Mục tiêu: 

- Cá nhân hiểu rõ định hướng, trọng tâm công việc cần thực hiện cả năm của đơn vị, phòng ban
- Cá nhân xây dựng được OKRs trên cơ sở trọng tâm hoạt động trong Quý của đơn vị, phòng ban, đồng thời đề xuất thực hiện OKRs theo khả năng
- Đảm bảo tính liên đới, phối kết hợp giữa các bộ phận/cá nhân để thực hiện các OKRs của cá nhân

Mô tả cách triển khai: 

- Đơn vị, phòng ban tiến hành trao đổi với cá nhân để định hướng xây dựng OKRs theo Quý của từng cá nhân 
- Giao các nhiệm vụ trọng tâm trong Quý của Đơn vị, phòng ban
- Cá nhân xây dựng Mục tiêu (Objectives) và Kết quả chủ yếu cần đạt (Key results) theo tỷ trọng 80/20 (80% là OKRs để đạt được các nhiệm vụ của đơn vị, phong ban, 20% là những đề xuất/mục tiêu do cá nhân tự xây dựng)
- Cá nhân đề xuất trao đổi, làm việc với các Đơn vi/phòng ban liên quan về những OKRs liên quan/cùng chịu trách nhiệm triển khai, cùng thống nhất về nhiệm vụ và kế hoạch triển khai

Công việc thứ hai: Thực hiện OKRs và cập nhật kết quả trên phần mềm (check in)

Mục tiêu

- OKR được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ để mỗi CBNV biết và thực hiện
- Việc thực hiện OKRs được cập nhật kịp thời, qua đó các bộ phận, cấp quản lý có biện pháp hỗ trợ

Mô tả cách triển khai

- Các KR của từng nhân viên được chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể, được thông qua trong các cuộc họp triển khai công việc với cấp quản lý
- Căn cứ các kết quả thực hiện nhiệm vụ trên, nhân viên cập nhật kết quả thực hiện (check in) định kỳ hàng tuần, ngày, trong đó nêu rõ kết quả, tiến độ, khó khăn, vướng mắc, đề xuất

Kết quả đầu ra: Kết quả check in trên hệ thống phần mềm quản lý

Công việc thứ ba: Phản hồi về kết quả thực hiện (Feed back)

Mục tiêu: 

Đảm bảo trách nhiệm giám sát, theo dõi và phản hồi kịp thời về kết quả thực hiện OKRs của nhân viên

Mô tả cách triển khai

- Quản lý trực tiếp mỗi cấp theo dõi tình hình thực hiện OKRs của nhân viên trên phần mềm quản lý và phản hồi (feedback) trực tiếp về kết quả, hiệu quả, tiến độ, chất lượng…đồng thời có ghi nhận/nhắc nhở
- Việc phản hồi, đánh giá tình hình hình thực hiện OKRs còn thông qua các cuộc họp 1-1, họp nhóm định kỳ

Kết quả đầu ra:

- Kết qủa feedback trên phần mềm
- Biên bản họp đánh giá kết quả

Công việc thứ tư: Điều chỉnh OKRs

Mục tiêu: 

OKR được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hoạt động của DN

Mô tả cách triển khai

- Tuỳ tình hình thực tế, OKRs có thể được điều chỉnh cho phù hợp, nguyên tắc điều chỉnh dựa trên yêu cầu khách quan từ quá trình hoạt động hoặc theo yêu cầu từ lãnh đạo, đề xuất từ các đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân
- Việc điều chỉnh OKRs của cấp dưới phải có sự đồng thuận, cho phép của cấp trên và được cập nhật lại vào hệ thống OKRs của DN và thông báo cho các bên liên quan

Kết quả đầu ra: OKR điều chỉnh

Công việc thứ năm: Đánh giá hiệu quả thực hiện OKRs

Mục tiêu: 

Đảm bảo việc ghi nhận kết quả thực hiện công việc của đơn vị, cá nhân, là cơ sở để xét mức độ hoàn thành hiệu quả công việc

Mô tả cách triển khai

- Cá nhân theo dõi, cập nhật kết quả thực hiện OKRs trên phần mềm quản lý và bảng theo dõi kết quả công việc cá nhân
- Cấp quản lý căn cứ vào dữ liệu OKRs của cá nhân để tiến hành đánh giá hiệu quả công việc

Kết quả đầu ra: 

- Biên bản đánh giá
- Kế hoạch hành động/điều chỉnh hiệu quả làm việc của cá nhân

Kết luận

Trên đây là những nội dung về quy trình xây dựng và triển khai OKRs tại doanh nghiệp. Mời các bạn đón đọc các bài viết mới nhất trên trang web của Gitiho về chủ đề OKRs nhé!

Chúc các bạn một ngày làm việc vui vẻ.