Tải ngay file mẫu quản lý văn phòng phẩm bằng Excel

Bạn đang cần tìm một mẫu Excel quản lý văn phòng phẩm để kiểm soát được lượng hàng tồn, xuất, hay nhập? Bạn là người mới và chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc lập bảng Excel quản lý đồ dùng văn phòng sao cho khoa học, chính xác?

Đừng lo lắng, hôm nay Gitiho sẽ giới thiệu cho bạn các mẫu quản lý văn phòng phẩm bằng Excel mới nhất. Cùng xem ngay!

Mẫu file Excel quản lý văn phòng phẩm dành cho nhà phân phối

Nếu công ty bạn là nhà phân phối văn phòng phẩm thì điều chắc chắn bạn cần có file để kiểm soát được lượng hàng tồn và các giao dịch xuất, nhập của mình.

Click vào đây để tải file mẫu quản lý văn phòng phẩm bằng Excel dành cho các NCC!

Mẫu quản lý trên bao gồm các mục quan trọng trong quản lý văn phòng phẩm:

Bảng danh mục hàng hóa: Đây là nơi liệt kê toàn bộ các mặt hàng và vật phẩm mà văn phòng phẩm có trong kho. 

Bảng nhập hàng: Ghi chép lại thông tin về các lô hàng hoặc các đợt nhập hàng mới vào kho. 

Bảng xuất hàng: là nơi ghi lại thông tin về các giao dịch xuất hàng đi từ kho. Các chi tiết như ngày giao, số lượng, địa chỉ người nhận và thông tin liên quan sẽ được ghi lại ở đây.

Bảng tồn kho: lưu lại thông tin về số lượng và giá trị của các mặt hàng văn phòng phẩm mà kho còn lại.

Bảng báo cáo doanh thu: tổng hợp các báo cáo và thống kê về doanh số bán hàng, lợi nhuận, và các chỉ số kinh doanh khác. 

Tại sao các nhà cung cấp nên quản lý văn phòng phẩm bằng Excel?

• Quản lý sản phẩm: File hỗ trợ nhà phân phối quản lý và theo dõi thông tin sản phẩm như tên, mã, giá, ngày nhập, nhà sản xuất, và nhà cung cấp.
• Tổ chức tồn kho: kiểm tra và duy trì số lượng sản phẩm, đảm bảo không thiếu hụt và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Điều chỉnh sản xuất và nhập hàng: hướng dẫn kế hoạch sản xuất và nhập hàng hợp lý, tránh lãng phí và đáp ứng nhu cầu.
• Theo dõi doanh thu và lợi nhuận: tính toán doanh số, lợi nhuận giúp nhà phân phối đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý.
• Tối ưu quy trình bán hàng dựa trên số liệu trong file quản lý văn phòng phẩm như sản phẩm bán chạy nhất hoặc sản phẩm không bán được, từ đó đưa ra các giải pháp khác nhau.
• Hỗ trợ quản lý tài chính: hỗ trợ tính toán lợi nhuận, chi phí và đánh giá hiệu quả các chương trình khuyến mãi,...

Mẫu quản lý văn phòng phẩm bằng Excel dành cho công ty

Không phải nhà phân phối mới cần quản lý văn phòng phẩm, mà bất kỳ công ty nào cũng cần dùng file để giám sát đồ dùng văn phòng. Việc ghi chép chi tiết từ những cái nhỏ nhất giúp cho công ty kiểm soát và tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Download file mẫu quản lý văn phòng phẩm dành cho công ty tại đây!

File quản lý đồ dùng văn phòng dành cho công ty bao gồm các bảng:

Mẫu đề nghị cấp VPP:

Phiếu nhập VPP:

Phiếu xuất VPP:

Phiếu nhập xuất tồn VPP:

Bảng xuất VPP của các phòng ban như HCNS, kinh doanh, TC - KT, kho, KH - VT:

Bảng xuất VPP QLCL, NCPT, XSX:

Danh sách kiểm kê văn phòng phẩm:

Lợi ích của việc quản lý VPP bằng Excel đối với công ty:

• Tiết kiệm chi phí: Quản lý văn phòng phẩm hợp lý giúp giảm việc mua sắm không cần thiết. Đặc biệt, chúng ta có thể quản lý số lượng giấy in A3/A4, là loại vật phẩm hay bị lãng phí phổ biến nhất.
• Tăng năng suất: Việc có đủ vật phẩm văn phòng giúp nhân viên tăng hiệu quả công việc, thay vì mất thời gian tìm kiếm và mượn từ người khác.
• Quản lý tồn kho dễ dàng: File quản lý giúp theo dõi số lượng và tình trạng hàng tồn kho để có thể đưa ra quyết định mua và phân phối đồ dùng tới các phòng ban một cách hợp lý.

Một số lưu ý khi quản lý văn phòng phẩm bằng Excel

Để sử dụng các mẫu quản lý văn phòng phẩm trên hiệu quả, bạn cần lưu ý các điều sau:

Xác định thông tin cần thiết như tên sản phẩm, mã sản phẩm, nhà sản xuất, nhà cung cấp, giá bán, ngày nhập kho, số lượng tồn kho, vv.

Sắp xếp thông tin rõ ràng: giúp dễ đọc và dễ tìm kiếm trong quá trình quản lý

Sử dụng công thức tính toán: để tổng số lượng hàng tồn kho, tổng giá trị hàng tồn kho, số lượng đã bán, doanh thu, vv.

Cập nhật thường xuyên: nhằm đảm bảo đảm tính chính xác và đầy đủ thông tin khi có thay đổi về sản phẩm, giá bán,...

Tạo bảng tính mới hàng năm: Tạo bảng tính mới hàng năm, sao chép thông tin từ năm trước và sử dụng hàm SUMIF để tính tổng số hàng tồn, lượng bán, doanh thu,...

Sao lưu và bảo mật file: bạn nên sao lưu và bảo mật file quản lý văn phòng phẩm để tránh mất thông tin và bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi truy cập trái phép.

Tóm lại, để sử dụng quản lý văn phòng phẩm bằng Excel, nó yêu cầu các kế toán viên cần thành thạo cách dùng Excel và các hàm để tính toán nhanh chóng, gọn lẹ. 

Nếu bạn đang tìm kiếm khóa học Excel để nâng cao nghiệp vụ và tiết kiệm thời gian thực hiện công việc, tham khảo ngay khóa học sau của Gitiho:

Kết luận

Trên đây là 2 mẫu quản lý văn phòng phẩm bằng Excel dành cho nhà cung cấp và doanh nghiệp. Hy vọng nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện công việc của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Gitiho giải đáp sớm nhất nhé!