Tại sao chúng ta nên sử dụng Power BI trong công việc?

Trong bài viết này, Gitiho.com sẽ giới thiệu cho các bạn về một công cụ của Microsoft có tên PowerBI. Công cụ này cũng không quá mới trên thế giới nhưng tại Việt Nam thì mới phát triển một vài năm gần đây ở những công ty phát triển dữ liệu và có nhu cầu phân tích dữ liệu. Bởi vậy, qua bài viết này Gitiho.com cùng bạn tìm hiểu cách sử dụng công cụ PowerBI và những ứng dụng PowerBI trong lập báo cáo cũng như phân tích dữ liệu để hỗ trợ việc ra quyết định trong doanh nghiệp. 

Xem thêm: Thành thạo Power BI nhờ khóa học này

PBIG01 - Khóa học Power BI - Thành thạo trực quan hóa và Phân tích dữ liệu

Nimbus Academy

799,000^đ 1,500,000^đ

Đăng ký Học thử

Tại sao nên sử dụng PowerBI trong công việc

PowerBI là gì?

PowerBI là một sản phẩm văn phòng thuộc nhóm kinh doanh thông minh (Business Intelligence) của Microsoft bao gồm phần trên máy tính để bản và phiên bản web, nhằm trực quan hoá dữ liệu. Mà khi nhắc đến các ứng dụng của Microsoft thì chúng ta không thể không nhắc đến Excel, Words hay PowerPoint thì PowerBI cũng giống như vậy. Và mỗi phần mềm, ứng dụng của Microsoft đều có chức năng riêng, ví dụ như: Excel dùng để xử lý dữ liệu, Words để soạn thảo văn bản, PowerPoint thì làm các bản thuyết trình, trình chiếu. PowerBI - giống như cái tên của nó đã thể hiện được đây là một công cụ mạnh mẽ cho hoạt động Bussiness Intelligence. Với hoạt động Bussiness Intelligence thì chúng ta có 2 bước:

Bước 1: Trực quan hoá dữ liệu

- Với bước này chúng ta sẽ biến các raw data (dữ liệu thô) ở dạng các bảng như bảng Excel hay bảng trực tiếp trong database thành một báo cáo trực quan, dễ nhìn, từ đó ta sẽ đọc được các insight mà doanh nghiệp đang gặp phải. Đó cũng là cách cơ bản để làm việc với PowerBI.

Một số thông tin nhỏ khác: PowerBI không phải là công cụ về BI đầu tiên trên thế giới, nhưng hiện tại thì PowerBI đang là công cụ tốt nhất trên thế giới về mảng Business Intelligence bên cạnh những công cụ khác như Tableau, Micro-Tribologly,... Mặc dù những công cụ này rất tốt nhưng Microsoft vẫn là đầu tàu về các chương trình văn phòng, vậy nên đây cũng là một lí do để cần học ví dụ này.

Ta sẽ biến các dữ liệu thô nằm trong các bảng cũng như Excel rồi qua đó ta sẽ tạo ra các mối quan hệ và tạo ra các báo cáo để ra được một sản phẩm từ quá trình làm việc với PowerBI. Việc tạo báo cáo này cực kỳ đơn giản thông qua các tính năng hỗ trợ cũng như là các thao tác kéo thả đơn giản mà ta chỉ cần biết cơ bản về Excel, biết tư duy một chút về xử lý dữ liệu là chúng ta có thể làm được. Như bảng báo cáo này chỉ mất 1 tiếng đồng hồ và là sản phẩm của một học viên của khoá học PBIG01 - Thành thạo Microsoft PowerBI để Trực quan hóa và Phân tích dữ liệu

Bước 2: Tự động hoá dữ liệu

Những báo cáo này còn có tính tự động rất cao bởi chỉ cần ta cập nhật data từ đầu vào và thực hiện Refresh thì dữ liệu sẽ được tự động cập nhật, không giống như việc chúng ta sử dụng Dashboard truyền thống bằng Excel thì khi có dữ liệu mới thì chúng ta gần như phải làm lại báo cáo từ đầu. Đây ắt hẳn là một hạn chế lớn của Excel so với tính năng của PowerBI 

Việc tạo ra những báo cáo thế này về mặt hình thức thì chắc chắn trông sẽ rất chuyên nghiệp, bên cạnh đó các bộ loc của PowerBI sử dụng rất dễ dàng và hiệu quả và rất trực quan. Tính tương tác trong PowerBI cũng được thực hiện rất rõ ràng khi mà mỗi lần ta nhấn chuột vào dữ liệu, biểu đồ thì dữ liệu cũng tương tác cùng người dùng chứ không giống như Excel.

Xem thêm: Hướng dẫn trình bày đồ thị dải Ribbon Chart trong Power BI

Những ưu điểm nổi bật của PowerBI  

Ở phần này, Gitiho.com sẽ tổng hợp lại những lí do bạn nên sử dụng PowerBI để lập báo cáo và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên ta không nên sử dụng PowerBI cho Excel bởi mỗi phần mềm của Microsoft sẽ được thiết kế cho một ứng dụng nào đấy cho một số tính năng nào đấy đặc biệt và không có tính thay thế nhau mà sẽ bổ trợ cho nhau. Ví dụ với Excel thì chúng ta sẽ làm rất tốt việc tổ chức dữ liệu và tính toán dữ liệu, và với PowerBI sẽ tốt hơn trong việc báo cáo và tổ chức dữ liệu.

Dưới đây là 5 lý do bạn nên chọn sử dụng PowerBI  

Những ứng dụng này sẽ đều áp dụng được trong những các bộ phận như sales, marketing, phòng kế hoạch hay các khối phân tích kinh doanh.

1. Kết nối, chuyển đổi và phân tích dữ liệu lớn 

Thông thường khi bạn làm trên các file Excel thì chỉ khoảng vài chục, vài trăm nghìn dòng là dữ liệu sẽ rất khó hoạt động và thường xuyên xảy ra tình trạng không phản hồi (Not Responding). Tuy nhiên với PowerBI sẽ giúp bạn truy cập được vào rất nhiều nguồn và thứ hai là dữ liệu đó có thể rất lớn. Với khả năng của PowerBI thì nó có thể lên tới 10 triệu dòng mà không có sự giật lag, hay không phản hồi trong thời gian làm việc.

Tiếp theo là tính kết nối và chuyển đổi của PowerBI. Với tính năng này, PowerBI sẽ tạo ra mô hình kết nối để kết nối trực tiếp vào Excel, Data warehouse, Database mà không cần trích suất dữ liệu 

2. Xây dựng các mô hình quan hệ để trộn dữ liệu từ nhiều nguồn

Thông thường như trong Excel khi ta tiếp nhận nhiều nguồn dữ liệu từ nhiều bảng thì ta sẽ phải dùng một hàm tham chiếu để tham chiếu dữ liệu với nhau. Ví dụ chúng ta có một bảng về mã sản phẩm, một hàng khác có tên sản phẩm và giá sản phẩm thì chúng ta phải dùng đến hàm VLOOKUP để lấy các thông tin từ bảng này sang bảng khác với điều kiện tham chiếu. Đối với PowerBI thì chúng ta không cần viết các hàm phức tạp và làm nặng dữ liệu mà chúng ta chỉ cần dùng các Relationship bằng những thao tác kéo-thả đơn giản. Việc kéo thả này chính là hoạt động thay thế cho việc sử dụng hàm VLOOKUP, bởi khi hai bảng có dữ liệu chung thì nó sẽ tự động tham chiếu mà không cần sử dụng các hàm để lấy thông tin. Khi đó chúng ta có thể lấy thông tin từ rất nhiều bảng

3. Hỗ trợ phân tích dữ liệu bằng Biểu thức phân tích (DAX)

DAX tương tự như hàm trong Excel nhưng là loại cao cấp hơn rất nhiều. Để dễ hình dung thì hàm Excel thì nó chỉ tính toán cho một ô hoặc một vùng nào đấy. Còn với DAX thì nó cho phép người dùng tính toán được trong hẳn một bảng hoặc đi theo các trường của một bảng. Thậm chí ta có thể khai thác chéo các trường của bảng khác nhau. Vì thế mà chúng ta có thể nhanh chóng tính ra các chỉ số như tăng trưởng doanh thu của tháng này so với tháng trước hay các chỉ số phức tạp hơn như ROA, ROE. Chỉ cần chúng ta nắm được cách tính thì chúng ta sẽ viết được những dash để tự động tính toán.

Xem thêm: DAX trong Power BI là gì? Tổng quan về DAX trong Power BI

4. Trực quan dữ liệu với các báo cáo và bảng điều khiển tương tác

Đối với PowerBI thì chúng ta không cần phải chọn vùng rồi vẽ biểu đồ như Excel thông thường mà PowerBI đã có toàn bộ dữ liệu hiển thị theo các trường, mỗi trường sẽ tương đương với các cột. Tiếp theo là chúng ta cần chọn các biểu đồ và trường tương ứng rồi chương trình sẽ tự sinh ra các chart (biểu đồ) rất đẹp và dễ sắp xếp để tạo ra một bảng điều khiển (dashboard). Đặc biệt là cách tạo ra một slide thế này cũng cực kỳ đơn giản khi đã thành thạo. và việc gắn các slide này với các biểu đồ sẽ giúp chúng ta bóc tách dữ liệu theo nhiều chiều và nhiều bộ lọc khác nhau. Đây cũng là lí do hiện nay rất nhiều người học PowerBI vì nhu cầu làm báo cáo rất nhiều trong doanh nghiệp

5. PowerBI là công cụ hàng đầu và là tương lai của phân tích

Microsoft PowerBI trực quan, mạnh mẽ và quan trọng là hoàn toàn miễn phí. Ở bản trả phí của PowerBI thì nó còn có những tính năng cao cấp hơn nữa để hỗ trợ phân tích dữ liệu và hỗ trợ cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn trình bày biểu đồ vùng xếp chồng trên Power BI

Kết luận

Trên đây là 5 lí do chính bạn nên sử dụng PowerBI trong doanh nghiệp. Tóm tắt lại thì PowerBI là một công cụ thuộc nhóm Business Intelligence, giúp cho người dùng trực quan hoá dữ liệu, từ đó nhìn ra các vấn đề của doanh nghiệp và tối ưu hoá quá trình hoạt động của chúng ta.

Hy vọng qua bài viết này bạn đọc đã hình dung được sức mạnh của PowerBI và công dụng của nó trong công việc hàng ngàyvà đừng quên theo dõi chúng mình mỗi ngày để đọc thêm những bài viết bổ ích khác nhé!