Hướng dẫn cách xây dựng tiêu chí cho báo cáo quản trị

Để có thể lập được báo cáo quản trị chuyên nghiệp thì các bạn phải xây dựng tiêu chí đúng chuẩn. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu hệ thống tiêu chí cho báo cáo quản trị nhé.

Như chúng mình đã chia sẻ trong bài viết trước, báo cáo quản trị phải được xây dựng riêng cho từng doanh nghiệp tùy vào tình hình thực tế. Về lý thuyết, trong báo cáo quản trị sẽ bao gồm 4 loại báo cáo là:

• Báo cáo đo lường
• Báo cáo xu hướng
• Báo cáo chi phí
• Báo cáo ngân sách

Khi xây dựng chỉ tiêu, tiêu chí cho báo cáo quản trị thì các bạn cũng dựa theo 4 loại báo cáo này. Sau đây chúng mình sẽ gợi ý cho các bạn một số tiêu chí có thể đưa vào báo cáo quản trị.

Các tiêu chí của báo cáo quản trị

Nhóm tiêu chí về doanh thu

Phần doanh thu sẽ thuộc về báo cáo ngân sách trong báo cáo quản trị. Để làm được phần này, có một số chỉ tiêu mà các bạn cần đưa vào như sau:

• Tổng Doanh thu: Dùng để xác định xem mức doanh thu đạt được có đúng với kế hoạch đã đề ra hay không. Không chỉ tính doanh thu tổng mà chúng ta sẽ chia nhỏ doanh thu ra để theo dõi và quan sát dễ dàng hơn.
• Doanh thu theo sản phẩm: Giúp bạn tính được tỷ trọng doanh thu của từng loại sản phẩm, biết được đâu là sản phẩm bán chạy, đâu là sản phẩm có mức tiêu thụ kém để có kế hoạch phù hợp.
• Doanh thu theo khách hàng: Chúng ta có thể tính được doanh thu theo đơn hàng, tính được doanh thu trung bình trên một khách hàng (ARPU - Average Revenue Per User).

Ví dụ: Ngân hàng Techcombank là một đơn vị thường bán kèm trái phiếu, bảo hiểm theo tiền gửi. Đây là một chính sách thúc đẩy bán hàng dựa vào 

• Doanh thu theo nhân viên: Bạn sẽ biết được hiệu quả làm việc của từng nhân viên để có mức đãi ngộ phù hợp.
• Doanh thu theo chi nhánh: Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình chuỗi thì sẽ có phần doanh thu theo chi nhánh cần được đưa vào báo cáo quản trị. 
• Doanh thu theo tuần/ngày/tháng: Tiêu chí này giúp doanh nghiệp quản trị được hiệu quả doanh thu theo từng ngày.

Ví dụ: Kế hoạch của công ty bạn là cần được 1 tỷ doanh thu trong một tháng. Khi đó bạn sẽ chia mức doanh thu cần đạt theo tuần

• Doanh thu theo nguồn hình thành
• Tỷ lệ hoàn trả/giảm trừ doanh thu
• ...

 

Xem thêm: Báo cáo quản trị là gì? Tầm quan trọng của báo cáo quản trị

Nhóm tiêu chí về chi phí

Trong doanh nghiệp thì lợi nhuận sẽ được tính là doanh thu trừ đi chi phí. Do đó, trong báo cáo quản trị phải có tiêu chí về chi phí để tìm cách tối ưu chi phí. Tối ưu ở đây không chỉ là tiết kiệm, giảm mức chi mà phải là chi sao cho hợp lý, mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Có một số tiêu chí về chi phí mà các bạn cần biết là:

• Tổng chi phí: Phần này sẽ được so với ngân sách và kế hoạch đặt ra về mức chi tiêu là đang đạt, chưa đạt hay đã vượt mức dự kiến.
• Cấu trúc chi phí: Bao gồm báo cáo về tỷ lệ các loại chi phí trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Tỷ lệ giá vốn/Nhân viên/Thuê mặt bằng/Sales - Marketing,... Các tỷ lệ nên được so với tháng trước hoặc so với cùng kỳ năm trước. Các bạn lưu ý là chúng ta luôn so sánh bằng tỷ lệ phần trăm chứ không so sánh theo con số. Có thể tháng này mức chi phí bỏ ra cao hơn tháng trước nhưng tỷ lệ doanh thu kéo về lại gấp đôi. Như vậy thì chúng ta không thể dựa vào số tiền chi ra nhiều hơn để đánh giá là tháng này hoạt động không hiệu quả bằng tháng trước.

• Chi phí Acquisition: Là toàn bộ chi phí cần bỏ ra để có thêm một khách hàng hay còn gọi là chi phí thu nạp khách hàng.
• Lãi gộp/Chi phí
• ...

 

Xem thêm: Tặng 30+ mẫu báo cáo quản trị và hướng dẫn quy trình lập báo cáo

Nhóm tiêu chí về hiệu quả hoạt động

Đây là những tiêu chí liên quan đến quản trị hệ thống cần có trong báo cáo quản trị. Có một số tiêu chí về hiệu quả hoạt động mà bạn nên tham khảo là:

• Các chỉ số về nhân sự: Tổng nhân sự, cơ cấu của từng nhóm nhân sự, có vấn đề gì đang xảy ra với nhân sự hay không? Dựa vào các chỉ số về nhân sự bạn có thể dễ dàng biết được nên đầu tư mạnh và mở rộng bộ phận nào để công ty phát triển.

Ví dụ: Khi công ty đang phát triển, bạn đã nhìn thấy doanh thu đang tăng do nhu cầu mua sắm của thị trường. Như vậy điều bạn cần làm là tăng nhân sự mảng Sales và Marketing để tối ưu doanh thu. 

• Doanh thu/Nhân sự  và Chi phí/Nhân sự: Tiêu chí này thường áp dụng cho nhân sự Sales, để biết được nhân viên đang mang lại những gì cho công ty. 
• Các chỉ số trải nghiệm khách hàng
• Các chỉ số chất lượng
• ...

 

Xem thêm: Cách lập bản thuyết minh báo cáo tài chính chính xác nhất năm 2020

Nhóm tiêu chí về hiệu quả đầu tư

Các tiêu chí liên quan đến đầu tư cần có trong báo cáo quản trị bao gồm:

• Dự báo điểm hòa vốn: Mục đích cuối cùng của đầu tư là lợi nhuận. Điểm hòa vốn là lúc mà doanh thu có được đã đủ bù tổng chi phí. Sau điểm hòa vốn. nếu doanh thu tiếp tục tăng, có thể kiểm soát tốt chi phí thì sẽ bắt đầu có lợi nhuận.
• ROE/ROA: Là mức sinh lợi trên đồng vốn và mức sinh lợi trên tài sản. 
• EBIT và EBITDA: Là lợi nhuận trước lãi vay và thuế (EBIT) và Lợi nhuận trước thuế và khấu hao (EBITDA)
• % EBIT và % EBITDA
• ...

 

Xem thêm: 5 Mẹo sử dụng Google Data Studio nâng tầm báo cáo của bạn

Kết luận

Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn cho các bạn cách xây dựng bộ tiêu chí cho báo cáo quản trị bao gồm 4 nhóm khác nhau. Các bạn hãy tham khảo để tự xây dựng báo cáo quản trị phù hợp với công ty của bạn. Nếu các bạn muốn học cách xây dựng báo cáo quản trị bằng Excel thì hãy tham gia khóa học dưới đây:

Khóa học giúp bạn có tư duy đúng về cơ cấu dòng tiền, doanh thu, chi phí, lợi nhuận; nắm rõ các điểm mấu chốt trong báo cáo quản trị và biết kiểm tra tình trạng của công ty bằng các chỉ số phân tích tài chính. Đồng thời bạn cũng được rèn luyện kỹ năng phân tích, tư vấn các giải pháp và nhận định xu hướng về thị trường và đối thủ. Chúc các bạn học tập hiệu quả.