Thay đổi cách tổ chức dữ liệu trên Excel giúp công việc dễ dàng hơn

“Nếu không biết cách tổ chức dữ liệu trên Excel cho tốt, chúng ta sẽ gặp nhiều khó khăn khi làm việc, đôi khi còn bế tắc khi không thể thống kê, báo cáo trên dữ liệu đó”. Đây là chia sẻ của anh Nguyễn Hữu An. Anh hiện đang là học viên của khóa học Kỹ năng lập báo cáo – EXG04 tại Gitiho.com.

Gitiho.com: Chào anh An, được biết vừa qua anh đã áp dụng kiến thức học được vào công việc và đạt hiệu quả. Anh có thể giới thiệu một chút về công việc của mình được không?

Hữu An: Chào em, hiện anh đang làm trưởng phòng quản lý thiết bị, tài sản của tập đoàn HMD. Công việc hàng ngày của anh là giám sát tình trạng của các thiết bị, tài sản dùng ở các văn phòng, chi nhánh trong tập đoàn: việc mua sắm mới thiết bị, sửa chữa những đồ bị hỏng, điều chuyển thiết bị giữa các phòng ban… và định kỳ cần báo cáo tổng kết công việc với ban Giám đốc. Ngoài ra còn có những công việc như lập kế hoạch cho những công việc mua sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị.

Gitiho.com: Hiện anh đang dùng công cụ nào để quản lý công việc ạ?

Hữu An: À, bên anh dùng excel để quản lý công việc thôi. Vì excel rất phổ biến và hầu như ai cũng sử dụng được mà em. Đặc thù công việc của anh là thông tin nhiều thôi chứ không quá phức tạp. Quy trình công việc rõ ràng theo từng nghiệp vụ do đó dùng excel là có thể đáp ứng được yêu cầu rồi.

Gitiho.com: Anh có thể chia sẻ một chút về những vấn đề trước đây mà anh gặp phải không?

Hữu An: Bên anh là mô hình tập đoàn nên có sự phân cấp: gồm nhiều khối đơn vị, trong mỗi khối lại có nhiều văn phòng, chi nhánh khác nhau. Do đó để quản lý được thì với từng văn phòng, chi nhánh cần theo dõi trên 1 file excel riêng. Sau đó anh phải tập hợp dữ liệu từ nhiều file excel đó lại vào chung 1 file excel tổng hợp để báo cáo chung cho toàn bộ các khối, cho cả tập đoàn. Lượng dữ liệu là khá lớn em ạ. Trước đây anh chưa biết làm thế nào để tổ chức dữ liệu khoa học hơn nên cứ làm theo kinh nghiệm thôi. Cũng vì dữ liệu chưa được tổ chức khoa học nên anh gặp 1 vài vấn đề như:

• Dữ liệu nhiều người nhập nên không kiểm soát được sai sót. Ai nhập cẩn thận thì ít lỗi, ai nhập ẩu thì lỗi nhiều. Lúc tổng hợp lại anh phải mất nhiều công rà soát các lỗi.
• Dữ liệu dễ bị trùng lặp, đặc biệt là khi có sự điều chuyển từ văn phòng này sang văn phòng khác. Bởi vì để đảm bảo thông tin đầy đủ, anh yêu cầu các bạn phải ghi chép hết thông tin vào file excel. Nên có sự trùng thông tin khi ở cả 2 đơn vị cùng theo dõi 1 việc. Trường hợp này anh cũng phải rà soát lại thủ công, bởi nếu không theo dõi còn ảnh hưởng nhiều hơn.
• Báo cáo anh phải làm theo nhiều cấp nên khá là phức tạp. Có lúc công thức anh dùng không ra kết quả đúng mà không rõ nguyên nhân tại sao. Với những yêu cầu báo cáo phức tạp có khi phải lọc rồi thống kê lại thủ công chứ không biết viết công thức thế nào.

Gitiho.com: Do đâu mà anh biết tới Gitiho.com? Anh có thể chia sẻ cho em và các bạn biết lý do tại sao anh lại đăng ký khóa học này được không ạ?

Hữu An: Công việc có những vấn đề như thế thì anh cũng trăn trở lắm em ạ. Anh và các bạn trong phòng cũng không phải yếu kém về Excel. Nhưng mỗi người có 1 chuyên môn nhất định thôi, khó mà làm tốt hết được, đặc biệt là tư duy về tổ chức dữ liệu là cái khó. Mình là người quản lý, muốn công việc tốt hơn thì mình phải chủ động tìm cách vượt qua khó khăn, mình phải thay đổi trước. Vì thế nên anh quyết định tìm lớp để học cách tư duy, tổ chức dữ liệu sao cho hiệu quả.

Anh tham khảo cả trên mạng lẫn người quen giới thiệu thì cũng tìm được nhiều nơi. Mà về thời gian thì anh lại bị hạn chế, khó mà đến học ở các lớp offline dạng trung tâm được. Nên anh tìm hiểu lớp Online qua mạng xem thế nào. Không rõ anh tìm không ra hay sao chứ anh thấy có mỗi Gitiho.com là có khóa học về kỹ năng tổ chức dữ liệu và báo cáo trên Excel thôi, mà khóa này là của thầy Quân dạy nên lúc đầu e dè lắm. Sau anh thử add facebook của thầy Quân và hỏi chuyện xem sao. Lúc hỏi chuyện thấy thầy nhiệt tình nên cũng có thiện cảm. Anh thử hỏi thầy 1 vài tình huống xem cách giải quyết của thầy thế nào. Lúc xem kết quả anh thấy bất ngờ lắm. Thầy trẻ mà tư duy rất tốt. Khi thử thay đổi cách tổ chức dữ liệu theo kiểu của thầy, những vấn đề trong công việc trở nên rõ ràng hơn, nhờ thế mà tự nhiên anh nghĩ tiếp được cách giải quyết vấn đề trong thực tế công việc. Thế là anh quyết định học khóa học Kỹ năng lập báo cáo – EXG04 để xem cụ thể kiến thức trong khóa học này thế nào.

Gitiho.com: Vâng, rất cảm ơn anh đã tin tưởng và tham gia học. Trong quá trình học tập trên hệ thống anh có gặp khó khăn gì không ạ?

Hữu An: Lúc đầu anh cũng bối rối không biết nên bắt đầu thế nào, vì đây là lần đầu tiên anh tham gia 1 khóa học online mà. Sau xem vài lần thì cũng quen. Cứ xem lần lượt từng bài là được. Lúc học quen rồi thì không gặp vấn đề gì nữa. Trong khóa học này vừa có bài giảng, vừa có cả bài tập và bài kiểm tra nữa. Rất hay đó! vừa học vừa thực hành theo nên dễ hiểu. Có lẽ vấn đề lớn nhất là anh phải học buổi tối lúc ở nhà chứ không học ở công ty được. Sợ mấy đứa nhân viên cấp dưới biết mình đi học thêm excel nó lại cười mình … (cười)…

Gitiho.com: Việc thay đổi  cách tổ chức dữ liệu đã giúp anh quản lý công việc tốt hơn. Anh có thể chia sẻ rõ hơn điều này cho em và các bạn biết thêm được không ạ? Vì rất nhiều bạn có chung thắc mắc này.

Hữu An: Ví dụ nhé, với 1 thiết bị văn phòng, bên anh vừa phải theo dõi hiện trạng xem thiết bị đó đang được sử dụng hay không. Rồi vẫn thiết bị đó nguồn gốc hình thành thế nào, do mua sắm hay do chuyển từ đơn vị khác đến. Nếu thiết bị đó chuyển đi nơi khác thì theo dõi, ghi chép thế nào. Lúc đầu các bạn không phân chia rõ ràng những đặc điểm này, bị lẫn với nhau. Nếu chia rõ ra thì bao gồm 2 tính chất là Trạng thái để xem xét tình trạng sử dụng, Hoạt động để xem xét sự vận động, luân chuyển thiết bị. Vì không làm rõ vấn đề này nên khi báo cáo thống kê sẽ dễ bị nhầm lẫn.

Chưa kể có khi các bạn nhập sai một dấu cách thôi cũng làm công thức tính bị sai luôn. Nên anh đã học cách quản lý dữ liệu theo quy trình 4 bước trong khóa học: Nhập mới dữ liệu thì phải theo điều kiện, phải có quản lý từ lúc nhập vào. Lúc sửa, xóa cũng phải theo quy trình chứ không được tự ý làm bừa bãi. Khi tập trung vào quản lý dữ liệu cho tốt, cho chính xác thì anh đỡ được rất nhiều công khi tập hợp dữ liệu. Lúc ấy chỉ cần dùng 1 hàm SUMIFS như thầy hướng dẫn là ra đúng kết quả luôn. Dù tính theo nhiều điều kiện phức tạp thì anh vẫn chỉ dùng 1 hàm này là xong, rất tiện lợi. Trước anh cứ nghĩ phải học nhiều hàm, phải viết những hàm khó, ít người biết thì mới gọi là Excel nâng cao. Nhưng sau này mới biết mình nhầm. Tập trung kiểm soát dữ liệu, tổ chức dữ liệu khoa học mới giúp giải quyết vấn đề.

Gitiho.com: Cảm ơn anh về những chia sẻ hết sức chân thành! Anh có lời khuyên nào cho những bạn đang có dự định tham gia khóa học này không ạ?

Hữu An: Bây giờ các công ty đều yêu cầu nhân viên làm việc nhanh và hiệu quả trên Excel. Mà để làm nhanh và hiệu quả, ngoài học để biết các hàm và cách sử dụng Excel, các em cần phải hiểu về dữ liệu, hiểu về cách Excel hoạt động nữa. Có được điều đó thì mình mới có thể tổ chức dữ liệu tốt trên excel, mới có thể làm báo cáo vừa nhanh, vừa đúng. Mà những điều này anh biết là hầu hết chúng ta đều không được học trong trường đại học. Thậm chí đi làm các bạn cũng không được ai hướng dẫn đâu. Nên các bạn cần chủ động và tích cực tự học thêm. Anh rất thích những nhân viên chủ động và tự học.

Gitiho.com: Một lần nữa cảm ơn anh rất nhiều về buổi nói chuyện ngày hôm nay. Chúc anh sức khỏe và thành công hơn trong sự nghiệp!