Thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn - hủy hóa đơn khi giải thể, phá sản doanh nghiệp

I. Thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn

Cơ sở pháp lý

• Điều 21 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
• Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Doanh nghiệp phát sinh các trường hợp sau thì phải dừng việc sử dụng và thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn đó nữa:

- Được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

- Phát hành loại hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã thông báo phát hành mà chưa sử dụng hết.

- Không tiếp tục sử dụng hóa đơn đã mua từ cơ quan thuế.

- Hóa đơn bị mất, cháy, hỏng.

Theo đó, doanh nghiệp giải thể, phá sản, bị chia, bị hợp nhất, bị sáp nhập đã được cơ quan thuế chấp thuận đóng mã số thuế đã thông báo phát hành hóa đơn thì phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng.

Thông báo về việc không sử dụng hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp.

Đây là thủ tục thông báo nên cơ quan thuế sẽ không có văn bản trả lời về vấn đề này.

Sau khi thực hiện xong thủ tục thông báo, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn

II. Thủ tục hủy hóa đơn

Cơ sở pháp lý

• Điều 21 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
• Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, nếu doanh nghiệp gặp phải các trường hợp sau:

- Thay đổi địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp và doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dung hết;

- Được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế);

- Phát hành loại hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã thông báo phát hành mà chưa sử dụng hết;

- Không tiếp tục sử dụng hóa đơn đã mua từ cơ quan thuế;

- Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa

thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn.

Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Doanh nghiệp có hóa đơn hủy phải tiến hành theo thủ tục sau:

- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy;

- Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp;

- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Hồ sơ hủy hóa đơn được tạo lập gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn (theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC). Trong thông báo phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.

Hồ sơ hủy hóa đơn này sẽ được lưu tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ phải gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn để hoàn thành thủ tục hủy hóa đơn theo quy định.

Lưu ý: Không tiến hành hủy hóa đơn theo trình tự trên đối với:

- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán (vì các loại này sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán).

- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án (trường hợp này sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật).

QUYẾT ĐỊNH

V/v : Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

  GIÁM ĐỐC .................

- Căn cứ Điều lệ .................;

- Căn cứ vào Thông tư 39/2014/TT- BTC.

QUYẾT ĐỊNH 

 Điều 1 : Nay thành lập Hội đồng hủy hóa đơn thuộc .................;

Điều 2 : Thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn gồm những người có tên sau đây :

.................

Điều 3: Hội đồng hủy hóa đơn có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và tiến hành hủy số hóa đơn còn tồn ở Công ty sau ngày .................

Điều 4: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký, Hội đồng hủy hóa đơn thuộc ................. có trách nhiệm thi hành quyết định này. 

BẢNG KIỂM KÊ HÓA ĐƠN CẦN HỦY

Hôm nay, vào hồi ................., ..................

Tại văn phòng công ty              ................., chúng tôi gồm có:

.................

Cùng nhau kiểm kê số hóa đơn chưa sử dụng hết cần hủy, có số liệu như sau:

.................

Công tác kiểm kê kết thúc vào hồi .................cùng ngày.

Biên bản được lập và đọc cho mọi người có mặt cùng nghe và thống nhất ký vào biên bản này.

BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Hôm nay, vào hồi ................. ngày .................

Tại văn phòng công ty              .................

Hội đồng hủy hóa đơn gồm có:

Ông/Bà: ................. Chức vụ: ................. - Chủ tịch Hội đồng

.................

Chúng tôi cùng tiến hành lập biên bản để huỷ số lượng hoá đơn trong Bảng kiểm kê hóa đơn cần huỷ của công ty theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ tài chính như sau:

.................

Hội đồng huỷ hoá đơn của công ty ................. đã tiến hành thủ tục huỷ số lượng hoá đơn bằng phương pháp: ................. đối với tất cả các liên (số) hoá đơn nói trên. Hoá đơn huỷ được lưu giữ cùng với hồ sơ hủy hóa đơn tại công ty.

 Biên bản kết thúc vào lúc ................. cùng ngày, và được thông qua cho mọi người tham gia huỷ hoá đơn cùng nghe và tất cả cùng thống nhất ký tên trong biên bản./.