THÔNG TIN NHÂN SỰ - YẾU TỐ CỐT LÕI ĐỂ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC VỮNG CHẮC

Việc quản lý thông tin nhân sự là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng của doanh nghiệp, nó nhằm phục vụ cập nhật kịp thời các thông tin liên quan đến: thông tin cá nhân, thông tin quá trình làm việc trước đây, quá trình làm việc tại tổ chức hay thông tin khen thưởng/ bổ nhiệm,… Tuy  nhiên vấn đề tối quan trọng này lại không được mấy doanh nghiệp quan tâm. Gần đây với sự phát triển ồ ạt như vũ bão của Big Data hay công nghệ 4.0 thì vấn đề số hóa bắt đầu được các doanh nghiệp để tâm coi trọng, trong đó có nghiệp vụ số hóa thông tin nhân sự.

Bài viết này Gitiho sẽ giới thiệu tới các bạn thực trạng, tầm quan trọng cũng như vấn đề số hóa thông tin nhân sự trong doanh nghiệp.

1 Thực trạng quản lý thông tin nhân sự trong các doanh nghiệp hiện nay

Một quy trình lưu trữ thông tin nhân sự điển hình của nhiều doanh nghiệp hiện nay:

Theo một khảo sát dành cho các doanh nghiệp:

• 65% doanh nghiệp hiện nay vẫn đang lưu trữ và quản lý thông tin nhân sự chủ yếu thông qua các tài liệu giấy và lưu trữ trong tủ hồ sơ của công ty.
• 47% doanh nghiệp tham gia khảo sát sử dụng tệp và thư mục trên ổ đĩa mạng.
• Một số ít các doanh nghiệp (chủ yếu là các công ty, tập đoàn quy mô lớn) có hệ thống quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự riêng.

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự như trên tạo ra rất nhiều bất cập. Ví dụ như chỉ lưu trữ hồ sơ bằng tài liệu giấy nếu không được bảo quản kỹ lưỡng sẽ rất dễ bị mục nát, mất mát theo thời gian. Không những vậy, khi cần tra cứu bất cứ thông tin gì, nhân sự sẽ phải tìm kiếm trong cả đống hồ sơ khổng lồ, cực kỳ tốn thời gian và công sức.

Lưu trữ thông tin nhân sự trên file excel thì sẽ khắc phục được một số nhược điểm khi lưu trữ bằng giấy. Tuy nhiên nó vẫn còn nhiều hạn chế khi có thể gây ra sự trùng lặp thông tin, cũng như vẫn gây ra nhiều khó khăn khi nhân sự cần thay đổi, trích xuất thông tin.

Theo một số liệu khảo sát, 41% những người làm nhân sự được phỏng vấn cho biết: họ thường tốn hơn 10 phút mỗi ngày để tìm kiếm được tài liệu và các thông tin cần thiết, và 50% trong số đó nói rằng thậm chí họ tốn một khoảng thời gian hơn 20 phút để tìm kiếm thông tin. Điều này thực sự ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng và hiệu suất của bộ phận nhân sự, giúp họ không còn thời gian để tập trung vào công việc quan trọng hơn, như là đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

2 Những quy định cần tuân thủ khi lưu trữ hồ sơ, thông tin nhân sự

Trong khi đảm nhiệm công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự, người làm nhân sự cần lưu ý phải tuân thủ đúng các nguyên tắc sau:

Các thông tin quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ nhân sự bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân
• Quá trình công tác tại doanh nghiệp: ngày vào làm, các chức vụ đảm nhiệm, quá trình thăng tiến,...
• Hợp đồng lao động chính thức, chế độ đãi ngộ, chính sách phúc lợi
• Thông tin quá trình công tác: ngày nghỉ, ngày đi công tác, ngày đau ốm,...
• Thông tin khen thưởng - kỷ luật
• Thông tin chấm dứt hợp đồng, sa thải,...
Ngoài ra, theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV và theo khoản 3, Điều 13 Luật Lưu trữ, nhân sự cần đảm bảo tuân thủ theo đúng các quy định pháp luật sau đây:

• Bảo quản vĩnh viễn đối với hồ sơ gốc của cán bộ, công chức viên chức.
• Thời gian lưu trữ là 5 năm kể từ khi chấm dứt HĐLĐ với Hợp đồng lao động vụ việc (sơ yếu lý lịch, các bản HĐLĐ, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,..)

• Tất cả các tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với tài liệu được số hóa
• Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Bên cạnh đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hóa.

Như vậy, dù cho doanh nghiệp có lưu trữ thông tin nhân sự thông qua hồ sơ điện tử, quản lý trên phần mềm thì doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hồ sơ giấy và không được phép hủy khi hết thời hạn bảo quản. Việc lưu trữ hồ sơ gốc vẫn cần thiết và bắt buộc đối với các doanh nghiệp.

3 Quy trình khoa học trong lưu trữ hồ sơ nhân sự

3.1 Phân loại hồ sơ

Hồ sơ nhân sự cần được phân loại theo các chủ đề, bao gồm: hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác,...Từ các nhóm này, bạn có thể phân loại thành các nhánh nhỏ hơn như: chức vụ, phòng ban, thâm niên làm việc,…

Việc phân loại hồ sơ khoa học, rõ ràng sẽ giúp nhân sự dễ dàng tra cứu và tìm kiếm thông tin nhân sự hơn. Và phân loại hồ sơ cần phải được tiến hành cả trên hồ sơ gốc và trên bản mềm. Nếu như doanh nghiệp sử dụng hệ thống phần mềm lưu trữ thông tin nhân sự chuyên biệt, thì việc phân loại sẽ được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn với các bộ lọc được cài đặt sẵn.

3.2 Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ

• Đối với hồ sơ gốc: Nơi lưu trữ hồ sơ đáp ứng quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự phải bảo đảm giấy tờ bản cứng giữ được nguyên vẹn trong thời gian dài, không bị mục nát, hư hỏng.Những điều kiện của một Kho lưu trữ hồ sơ nhân sự tốt, đáp ứng yêu cầu chất lượng là: khô ráo, thoáng mát, không có nguy cơ ẩm mốc; tránh côn trùng và mối mọt; diện tích lưu trữ đủ rộng.

• Đối với hồ sơ bản mềm: Có thể lựa chọn lưu trữ trên các file excel hoặc trên phần mềm chuyên dụng, với các thư mục được phân loại rõ ràng

3.3 Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ

Sau khi đã phân loại và chọn được nơi lưu trữ hồ sơ phù hợp, bạn tiến hành lưu, sắp xếp theo từng mục. Hồ sơ cá nhân từng nhân viên cần được cho vào các bìa lưu trữ riêng biệt,, có ghi tên và sắp xếp theo thứ tự để dễ quản lý. Chú ý, trước khi lưu trữ hồ sơ gốc (bản cứng), bạn nên nhập file mềm trên máy tính một cách chính xác để thuận tiện truy xuất thông tin mỗi khi cần sử dụng.

3.4 Kiểm tra và cập nhật hồ sơ thường xuyên

Thông tin nhân sự luôn có sự biến động, thay đổi liên tục theo thời gian. Việc kiểm tra và cập nhật hồ sơ thường xuyên giúp bạn nhanh chóng phát hiện các sai lệch, sự cố thất lạc hồ sơ nhân sự, để có điều chỉnh cho phù hợp. Bạn nên lên một kế hoạch kiểm tra định kỳ để luôn đảm bảo được chất lượng lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp

4 Nỗi lòng khó nói của những người làm nhân sự

Thực tế, những người làm nhân sự luôn phải chịu những áp lực vô cùng lớn từ nhiều phía. Khi tuyển dụng bộ máy nhân sự cấp cao, các sếp hay ban lãnh đạo công ty luôn kỳ vọng bộ phận này phải đảm nhiệm những công việc mang tính “chiến lược” và tư duy cao như:

• Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, nâng cao tính gắn kết  giữa các thành viên công ty
• Thực hiện đào tạo và phát triển đội ngũ nguồn nhân lực vững mạnh, chất lượng cao
• Đối với những yêu cầu như trên, nó đòi hỏi bộ phận HR phải dành rất nhiều thời gian để tìm tòi, nghiên cứu thông tin, cũng như lên các ý tưởng, kế hoạch mang tính chiến lược.

Chính vì thế, bộ phận HR nhiều khi còn chưa thực sự được chú trọng, và thường bị hiểu lầm rằng “làm HR chỉ đơn giản là tổ chức dăm ba cuộc tuyển dụng và làm mấy việc đơn giản liên quan đến giấy tờ, thủ tục, hồ sơ”. Chính những hiểu lầm lớn như vậy đã tạo nên định kiến cho những người làm HR, khiến họ không cảm thấy được tầm quan trọng trong vị trí công việc của mình, và dần mất đi động lực để cống hiến và phát triển.

Nếu như doanh nghiệp không có sự thay đổi trong công tác quản lý thông tin nhân sự, lưu trữ hồ sơ, thì bộ phận nhân sự sẽ chỉ có thời gian tập trung vào các công việc hành chính, ít có tiềm năng phát triển ở các mảng nhân sự cấp cao hơn.Và với một đội ngũ nhân sự như vậy, thì không thể nào đảm nhiệm được trách nhiệm phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của toàn công ty.

Chính vì vậy, việc phải tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự, thông tin nhân sự tiên tiến, hiện đại hơn là điều tất yếu, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp đang chú trọng đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

5 Hệ thống phần mềm quản lý TTNS - giải pháp hữu hiệu tạo nên “bước nhảy vọt” cho những người làm nhân sự

Hệ thống phần mềm quản lý Thông tin nhân sự (TTNS) được ra đời tạo ra một bước ngoặt kỳ diệu trong công tác quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự.

5.1 Tạo liên hệ vững chắc và thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa: sếp - nhân viên, doanh nghiệp - người lao động

Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền chặt, cũng như tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên công ty, thì việc kéo gần khoảng cách giữa sếp - nhân viên, người cũ - người mới là vô cùng cần thiết.

Nếu như một doanh nghiệp muốn bán được hàng, họ cần phải hiểu được khách hàng mục tiêu của mình là ai, họ có những đặc điểm hành vi, sở thích như thế nào, thì trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp cũng vậy, bạn phải bắt đầu từ việc tìm hiểu nhân viên của mình là những người như thế nào, họ có những mong muốn, suy nghĩ gì. “Insight của nhân viên” cũng chính là vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm.

Một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp, lãnh đạo gây được thiện cảm với nhân viên đó chính là biết được họ là ai, biết những thông tin cơ bản của họ, như tên, tuổi, vị trí làm việc, năng lực và kỹ năng chuyên môn,...Việc được lãnh đạo nhớ đến giống như một sự công nhận đối với mỗi người lao động, và họ tin rằng việc cấp trên nhớ đến mình, giống như một cách ngầm khẳng định rằng nhân viên đó là một phần của tổ chức, và những đóng góp của họ vào sự phát triển của tổ chức đó vẫn luôn được ghi nhận. Trong tháp nhu cầu 8 bậc của Maslow, việc nhớ đến và trân trọng những nỗ lực, cố gắng của nhân viên cũng chính là thỏa mãn nhu cầu bậc số 4, self-esteem (nhu cầu được tôn trọng, được quý trọng) của con người. Không những thế, trong những buổi giao lưu giữa lãnh đạo, quản lý và nhân viên, việc nhớ được nhân viên của mình là ai, họ có những đặc điểm gì, sẽ giúp cho các sếp, quản lý có thể điều chỉnh cách giao tiếp, cuộc trò chuyện của mình một cách hiệu quả, phù hợp với đối phương, tạo được cảm giác gần gũi thân thiện hơn với nhân viên của mình.

Nếu như những người làm lãnh đạo thậm chí không nhớ nổi được các nhân viên của mình là ai, thì mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo đó sẽ thiếu đi tính liên kết bền chặt. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn với quy mô nhân sự từ vài trăm, vài ngàn người trở lên, việc các sếp nhớ được tên tuổi và vị trí của từng nhân viên là điều không thể.

Vì vậy, với một hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin nhân sự, các quản lý, lãnh đạo có thể dễ dàng tra cứu các thông tin cần thiết về nhân sự của mình.

5.2 Đảm bảo tính an ninh và bảo mật đối với các hồ sơ quan trọng

Việc lưu trữ hồ sơ và thông tin trên giấy tờ hoặc file excel gây ra rất nhiều rủi ro, và không có tính an ninh vững chắc, có thể bị truy cập hoặc xâm phạm trái phép dễ dàng. Trong khi đó, các phần mềm chuyên biệt để lưu trữ thông tin nhân sự thì lại khác, nó có tính bảo mật cao hơn, chỉ có những người dùng được phân quyền mới có thể được phép truy cập vào hệ thống thông tin nhân sự của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, các phần mềm này cũng có khả năng tích hợp với các phần mềm liên quan như phần mềm kế toán, phần mềm quản trị sản xuất,...nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị toàn diện cho doanh nghiệp.

5.3 Tối ưu hóa các quy trình quản lý giấy tờ rườm rà, giúp HR tập trung hơn vào các hoạt động phát triển của doanh nghiệp

Phần mềm quản lý thông tin nhân sự giúp bộ phận HR tối ưu hóa hiệu suất làm việc với các tính năng mạnh mẽ như:

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự đa chiều với độ an toàn và tính bảo mật cao
• Quản lý hồ sơ nhân sự toàn diện, tự động cập nhật các thay đổi dữ liệu
• Dễ dàng tra cứu thông tin nhân sự bất kỳ chỉ trong thời gian ngắn, tự động
• Xử lý các vấn đề về hợp đồng lao động, bảo hiểm,...hoàn toàn tự động thông qua hệ thống
• Tối ưu hóa các quy trình đào tạo, khen thưởng, bổ nhiệm cán bộ,..trên hệ thống, giúp giảm bớt các thủ tục giấy tờ rườm rà.

Trên đây Gitiho đã giới thiệu đến các bạn nội dung thông tin nhân sự trong doanh nghiệp và tầm quan trọng của việc phải thực hiện số hóa nội dung này. Cùng theo dõi Gitiho để đón đọc bài viết mới nhất nhé.
Chúc các bạn thành công.