Từ điển năng lực - Xây dựng quan hệ

1. “Xây dựng quan hệ” là gì?

• Phát triển, duy trì và củng cố mạng lưới quan hệ trong và ngoài tổ chức để tranh thủ được thông tin, sự giúp đỡ và ủng hộ cần thiết. 
• Sử dụng hiệu quả các thông tin và sự ủng hộ có được từ mạng lưới quan hệ để hoàn thành công việc.

Bảng Kỹ năng/ Kiến thức chuyên môn/ Kỹ năng:

            Xây dựng quan hệ

Tuy nhiên, nếu quá chú trọng đến việc xây dựng quan hệ bạn có thể mất đi nguồn doanh thu từ những khách hàng mới; Không cập nhật được những biến chuyển trên thị trường – những khách hàng mới và đặc thù của họ; Không hiệu quả trong việc thu hút khách hàng mới mà lệ thuộc quá nhiều vào khách quen; Chi phí quá nhiều cho việc gìn giữ khách hàng mà không đem lại được nhiều doanh thu từ họ.

2. Hướng dẫn thực hành – những điều cần thường xuyên suy ngẫm  và thực hiện

Để đánh giá năng lực này, bạn hãy tự trả lời những câu hỏi sau:

• Tôi có phải là người lười giao tiếp hay không?
• Tôi có luôn thể hiện chân thành và cởi mở khi giao tiếp hay không?
• Tôi có luôn chú ý lắng nghe người khác và chia sẻ các mối quan tâm với họ hay không? 
• Tôi có cố gắng giúp đỡ người khác trong khả năng của mình hay không? 
• Tôi làm gì để cập nhật thông tin về đối tác?

Hướng dẫn thực hành:

• Tìm hiểu và chia sẻ các mối quan tâm, các hoạt động và nhu cầu của các đối tác trong và ngoài công ty, lắng nghe ý kiến của họ với một thái độ chân thành và nhã nhặn
• Lưu giữ thông tin về các đối tác để luôn có thể liên lạc với họ khi cần thiết
• Giao thiệp và liên lạc thường xuyên dưới nhiều hình thức khác nhau (email, điện thoại, gặp gỡ trực tiếp) với đồng nghiệp, khách hàng, bạn hàng, nhà cung cấp… 
• Nếu có thể, tổ chức và tham gia vào các sự kiện, các hoạt động, các tổ chức xã hội và chuyên ngành, để tạo cơ hội giao thiệp với các đối tác khác nhau. Chọn hình thức và địa điểm sao cho phù hợp với các đối tác mình đang muốn xây dựng quan hệ
• Khi có sự bất đồng, cần chú ý:

Tập trung vào những điểm tốt của họ, thay vì xoáy sâu vào những khiếm khuyết của họ;

Tập trung vào vấn đề đang tranh luận, tránh công kích cá nhân;

Hỏi những câu hỏi mở để khuyến khích họ trình bày quan điểm và lắng nghe ý kiến của họ;

Tìm kiếm những ý kiến chung, và dựa vào đó để đạt được kết quả thỏa mãn được cả hai bên;

Tạo ra một không khí cởi mở và tin cậy lẫn nhau.

• Xây dựng mối liên lạc hai chiều, để có thể vừa truyền bá những thông tin quan trọng, vừa thu được phản hồi từ phía đối tác (chẳng hạn thực hiện điều tra khách hàng dưới nhiều hình thức khác nhau)
• Tìm một nhà quản lý trong công ty rất giỏi về kỹ năng này. Phỏng vấn họ về một số trường hợp họ đặc biệt thành công nhờ xây dựng quan hệ. Đề nghị người đó hướng dẫn bạn về kỹ năng này, các chiến thuật và phương pháp họ đã sử dụng.Thu thập thông tin phản hồi từ phía người đó về kỹ năng xây dựng quan hệ của bạn.
• Tổ chức một cuộc họp để nhóm của bạn suy nghĩ, đưa ra các ý tưởng về các chiến thuật và phương pháp xây dựng quan hệ với các đối tác khác nhau. Tìm kiếm thông tin phản hồi từ các thành viên trong nhóm về kỹ năng xây dựng quan hệ của bạn.