Sabrina
Sabrina
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 23 lượt xem

Văn hóa giao tiếp điện thoại nơi công sở (Phần 2)

Jul 31 2022

Tham khảo một số câu chuyện qua điện thoại nơi công sở: 

- Người nghe (NN): A lô! Ai gọi đấy ? 

- Người gọi (NG): Dạ, tôi ở công ty X đây! 

- NN: Anh (chị) cần gặp ai ? 

- NG: Xin lỗi, cho tôi hỏi đây có phải là công ty Y không ? 

- NN: Đúng rồi ! 

- NG: Làm ơn cho tôi nói chuyện với anh Hùng. - NN: Anh chờ máy nhé ! 

Rõ ràng là cuộc đối thoại trên cần phải mất đến 7 câu hỏi-đáp. Ta có thể rút ngắn xuống chỉ còn 3 câu như sau: 

- NN: A lô! công ty Y xin nghe (người gọi không phải hỏi lại để xác minh) 

- NG: Chị làm ơn cho tôi nói chuyện với anh Hùng. 

- NN: Dạ, anh chờ máy nhé ! 

Nói rõ như vậy thì người gọi biết được họ đã gọi đúng hay nhầm số máy. Nếu đúng thì không cần phải hỏi cơ quan nào, nếu không đúng thì xin lỗi đã gọi nhầm và đặt ống nghe xuống. Tuy nhiên có một số ít người lại quên mất câu xin lỗi vì gọi nhầm. Cũng như tiếp khách trực tiếp, trong khi nói chuyện điện thoại cần tránh lối trả lời cộc lốc, thiếu văn hoá. Thí dụ như trường hợp sau: 

- NN: A lô! Ai gọi đấy ? 

- NG: A lô, tôi ở công ty X, chị làm ơn cho tôi nói chuyện với anh Hùng. 

- NN: Anh ấy đang họp. 

- NG: Chị làm ơn nói dùm là tôi đang có việc gấp cần gặp một chút thôi. 

- NN: Tôi đã nói là anh ấy đang bận họp không thể gọi được, lúc khác anh gọi lại nhé! 

- NG: Vâng! Chị có thể cho tôi biết số máy di động của anh Hùng được không ? 

- NN: Anh tên là gì ? từ đâu gọi đến ? 

- NG: Tôi là … 

- NN: Anh Hùng không có di động. 

- NG: Thế số điện thoại nhà riêng ? 

- NN: Anh chờ một lát nhé ! (bỏ máy đấy để lục tìm danh bạ điện thoại.) 

Rõ ràng người gọi điện thoại sau vài phút đàm thoại không thể có ấn tượng tốt đối với người nghe. Đã không gặp được ông Hùng mà lại còn phải nghe trả lời cộc lốc, thiếu văn hoá, tế nhị và lễ độ. Nhưng nếu chỉ cần thay đổi cách nói giữa hai người một chút thì cuộc đàm thoại trên sẽ trở thành thân mật và giữ được ấn tượng tốt đẹp: 

- NN: A lô! Công ty Y xin nghe! 

- NG: A lô! Tôi ở công ty X, chị làm ơn cho tôi nói chuyện với anh Hùng. 

- NN: Xin anh thông cảm, anh Hùng đang bận họp. 

- NG: Chị làm ơn nói dùm, tôi là Nam, Trưởng phòng Kế hoạch công ty X có việc gấp muốn gặp anh ấy một phút thôi. 

- NN: Dạ, vậy thì anh xin chờ một chút, để tôi vào báo lại. 

- NG: Vâng cám ơn chị, tôi sẽ đợi máy. 

- NN: A lô, anh Nam đấy à! Anh Hùng nói là 15 phút sẽ gọi lại cho anh. 

- NG: Vâng, cám ơn chị nhiều, chào chị. 

- NN: Không có gì, chào anh Nam. 

Thực ra không cần thiết phải phân biệt giữa “người gọi” và “người nghe” điện thoại, vì khái niệm đó chỉ khác nhau về thời điểm rất nhỏ để xem ai là người chủ động, bị động. Còn trong quá trình nói chuyện thì vai trò của hai bên là như nhau: người gọi đồng thời cũng là người nghe vì phải trả lời; người nghe cũng là người gọi vì cũng phải chủ động đặt ra câu hỏi để phía đầu dây bên kia trả lời lại. Thí dụ sau đây là một kiểu nói chuyện điện thoại thể hiện tính mệnh lệnh, hách dịch: 

- NN: A lô! Công ty Y xin nghe ! 

- NG: Có phải công ty Y đó không ? 

- NN: Dạ phải, xin lỗi anh muốn gặp ai ? 

- NG: Chị gọi ông Hùng đến cho tôi gặp. 

- NN: Thưa, anh Hùng đang bận họp. 

- NG: Thế bao giờ thì ông Hùng họp xong ? 

- NN: Thưa anh, tôi cũng không biết lúc nào thì họp xong. 

- NG: Thế ai có thể thay ông Hùng nói chuyện với tôi ? 

- NN: Xin lỗi, anh vui lòng cho biết quý danh và anh định nói về việc gì để tôi tìm người trả lời cho anh ? 

- NG: Không cần, chị cứ gọi người nào chịu trách nhiệm xử lý công việc đến đây thì khắc biết. 

- NN: Thưa anh, ở đây ai cũng có trách nhiệm với công việc cả, tôi không biết phải gọi ai đến gặp anh bây giờ cả, xin anh thông cảm !

- NG: Cái công ty này quái quỷ thật ! (dập máy xuống)

c) Gọi điện thoại:

Người ta cho rằng cứ 4 cuộc gọi công việc thì có đến 3 cuộc không đạt được mục đích trong lần đầu tiên. Do vậy bạn cần phải chuẩn bị như sau: 

+ Dự định gọi điện thoại cho ai; 

+ Ghi sẵn số điện thoại cần gọi nếu bạn không nhớ rõ; 

+ Dự tính thời gian gọi và nói về vấn đề gì; 

+ Ghi chép sự phản hồi. 

Khi nói chuyện điện thoại, bạn chỉ có mỗi cái tai để hướng tới, vì thế mọi điều bạn muốn nói cần phải được phát âm thành lời. Vũ khí duy nhất của bạn chính là giọng nói. 5 quy tắc sau đây sẽ giúp bạn có được những cuộc gọi thành công: 

· Quy tắc 1: Trong mọi trường hợp, hãy bắt đầu bằng lời chào. Không hiểu vì sao nhiều người lại quên mất điều này, cứ gặp được người cần nói là vào chủ đề luôn. Bạn có bao giờ nhận thấy rằng hình như giọng nói của người nghe có gì đó không vui lắm ? Khi cần xin gặp ai đó, người ta lại quên cả chào người nhắc hộ ống nghe; 

· Quy tắc 2: Sau lời chào nhất định bạn phải tự giới thiệu bản thân mình. Kể cả khi bạn tin rằng người kia có thể nhận ra giọng nói của bạn thì cũng nên giới thiệu về mình. Đừng “tra tấn” người nghe bằng những câu kiểu như: “Thế nào, có biết ai không ? Tớ đây mà ! Không nhận ra tớ à ?”; 

· Quy tắc 3: Không hiểu sao rất nhiều người thường ngại hỏi xem ai đang cầm máy nói chuyện với mình. Thí dụ: “A lô! Anh Hùng đấy à ? Không phải ạ! Thế anh Nam à ? Cũng không phải ạ !...”. Những câu hỏi như thế làm người đang nghe rất khó chịu, mặc dù người nghe không nói tên của họ để chấm dứt cái kiểu đoán mò tên mãi. Nếu bạn gọi đến công sở, cô nhân viên lễ tân nhấc máy nhưng không nói cho bạn biết là công ty nào đang nghe thì bạn phải nhất định hỏi cho chắc chắn rồi mới mới bắt tay vào công việc. Như vậy, đỡ mất thời gian cho cả bạn lẫn người nghe, nếu bạn gọi nhầm số máy; 

· Quy tắc 4: Nếu bạn định gọi điện thoại đến để trình bày rõ ràng về một đề án, một ý tưởng nào đó, thì bạn nên hỏi xem người nghe có thời gian không. Có thể người nghe đang bận một công việc khác hoặc đang chuẩn bị cho một cuộc họp. Cũng có thể vì phép lịch sự mà họ không nói cho bạn biết điều đó. Nhưng bạn cần hiểu rằng trong trường hợp đó, cuộc nói chuyện của bạn không mang lại kết quả gì; 

· Quy tắc 5: Mặc dù người nghe không thể nhìn thấy bạn, nhưng bạn cố gắng cười vang lên trong điện thoại. Hãy để người nghe cảm thấy được ngữ điệu dễ thương của giọng bạn, sự ấm áp, thân thiện của bạn. Trong nhiều trường hợp, bạn được đánh giá không phải bởi những gì bạn nói mà bằng cái cách bạn nói như thế nào.

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Nhân sự - Hành chính

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 23 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội