Xây Dựng Đội Ngũ Hoàn Thành Nhiệm Vụ Xuất Sắc

Dave Kerpen - diễn giả, tác giả đồng thời là CEO của ‎Likeable cho rằng: “Sự khác biệt giữa thành công và thất bại nằm ở đội nhóm tuyệt vời hay tệ hại”.

Giữ vai trò “đầu tàu”, không một nhà lãnh đạo, quản lý nào không mong muốn đội ngũ của mình luôn gắn kết, phát triển, hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao.

Bài viết này Gitiho sẽ cung cấp hướng dẫn tổng quan và chi tiết, kèm ví dụ minh họa các bước xây dựng và dẫn dắt đội ngũ hiệu quả cho các CEO/ lãnh đạo/ quản lý.

Xây dựng đội ngũ lãnh đạo xuất sắc về con người

Lãnh đạo xuất sắc

Warren Bennis từng nói: “The manager does things right; the leader does the right thing.” 

Không thể phủ nhận, nhiệm vụ chính vô cùng quan trọng của một Manager (nhà quản lý) là điều hành và quản lý đội ngũ. Thiếu Manager, toàn đội sẽ không thể thực hiện những công việc, nhiệm vụ, kế hoạch đề ra một cách đúng đắn, tối ưu và phải đem lại hiệu quả cao nhất.

Nhưng để có một đội nhóm xuất sắc cần nhiều hơn vậy, mỗi Manager cần phải trở thành Leader (người lãnh đạo) trong chính đội ngũ của mình, bất kể ở phạm vi nhóm nhỏ, nhóm lớn, phòng ban hay toàn doanh nghiệp. Người lãnh đạo không chỉ “do the things right” (thực thi công việc được giao một cách đúng đắn), mà họ còn cần “do the right things” (đề ra hướng đi đúng đắn từ đầu cho đội ngũ).

Điều này có nghĩa, một quản lý hay lãnh đạo xuất sắc, cần đáp ứng nhiệm vụ “kép”, đó là định hướng, xác định mục tiêu, lập ra các kế hoạch bám sát theo sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, đồng thời cũng trực tiếp tham gia, thực thi các kế hoạch đó và giám sát đội ngũ của mình.

Vậy cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của những người đứng đầu trong đội ngũ ra sao?

1. Đưa ra tầm nhìn, định hướng: giúp các thành viên trong team cùng hành động và đi đúng hướng. Thiếu người lãnh đạo trong vai trò này, hệ quả là công việc chạy lòng vòng dẫn tới lãng phí nguồn lực (thời gian, tiền bạc, chất xám) mà không đạt mục tiêu.

2. Xây dựng, cải thiện, tối ưu cấu trúc tổ chức, tạo ra môi trường đầy cơ hội cho các nhân viên tài năng tỏa sáng. Lãnh đạo có trách nhiệm loại bỏ mọi rào cản khiến cho nhân viên phải “đi lòng vòng” trong công việc. Các rào cản thường gặp: sư sai lệch về thông tin, mục tiêu chồng chéo, các thông tin không đồng nhất từ cấp trên, luồng báo cáo cấp trên quá phức tạp và khó hiểu,...

3. Khuyến khích tất cả các thành viên trở thành “leader” cho chính mình. Các thành viên trong nhóm nên tự xây dựng tinh thần mong muốn trở thành một leader, bất kể cấp bậc, chức danh hay vị trí. Điều này đặc biệt đúng khi nói đến việc tìm ra các ý tưởng và lập kế hoạch. Nếu trong đội nhóm của bạn, ai cũng “giơ tay và phát biểu ý tưởng” thì chắc chắn cả nhóm sẽ có rất nhiều sáng kiến dưới nhiều góc nhìn khác nhau. Khi đó không hề khó khăn để có thể nhặt ra một vài ý tưởng nổi bật, xuất sắc.

Đội ngũ có sự đa dạng

Theo các nhà khoa học phân tích về hiệu quả năng suất của các đội nhóm, sự đa dạng về thành viên chính là chìa khóa tạo ra năng suất lao động vượt trội để đạt được các mục tiêu toàn diện. Sự đa dạng ở đây có thể hiểu là sự khác nhau về tính cách cá nhân, điểm mạnh điểm yếu, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, quan điểm... ở mỗi cá nhân trong đội ngũ.

Dưới đây là 4 lý do vì sao đội ngũ có đủ sự đa dạng sẽ trở thành đội ngũ xuất sắc:

Tăng khả năng sáng tạo và đổi mới

Sở hữu những nhân viên có quan điểm, góc nhìn khác nhau về cùng một vấn đề, đồng nghĩa với việc bạn sở hữu những nguồn ý tưởng vô cùng phong phú cho một nhiệm vụ hoặc chiến dịch nào đó. Nhờ đó, đội nhóm được thúc đẩy năng lực tư duy, sáng tạo, cơ hội tìm ra những ý tưởng đột phá mang lại hiệu quả cao trong công việc của nhóm cũng tăng lên. Một nghiên cứu năm 2018 của Tập đoàn Tư vấn Boston, đã khảo sát 1.700 công ty trên tám quốc gia, kết quả cho thấy các tổ chức có đội ngũ đa dạng hơn đem về doanh thu cao hơn 19% nhờ sự đổi mới và sáng tạo trong công việc.

Giải quyết vấn đề và ra quyết định tốt hơn

Các thành viên trong team khi có chuyên môn đa dạng sẽ đưa ra những giải pháp đa dạng trong các cuộc thảo luận, nhờ đó quá trình ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt hơn. Tạp chí Harvard Business Review phát hiện ra rằng, các nhóm có đủ sự đa dạng có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn các nhóm gồm những thành viên giống nhau về mặt nhận thức và quan điểm. Một bài nghiên cứu từ ứng dụng ra quyết định trực tuyến Clover Pop cho thấy, các đội nhóm có sự đa dạng về nhân sự khi ra quyết định kinh doanh, họ có xu hướng nhanh chóng hơn những người ra quyết định cá nhân tới 87% thời gian.

Lợi nhuận tăng lên

Nếu đội ngũ của bạn có khả năng giải quyết vấn đề, ra quyết định tốt hơn, sẽ giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh, từ đó thu về doanh số cao hơn cho toàn doanh nghiệp. Như vậy là lợi nhuận đã tăng lên. Một nghiên cứu năm 2018 tại 1.000 công ty trên 12 quốc gia của McKinsey & Co chỉ ra rằng: các công ty trong top 4 công ty hàng đầu về đa dạng giới, có khả năng đạt được mức lợi nhuận trên mức trung bình là 21%. Trong khi đó, sự đa dạng về sắc tộc và văn hóa tạo ra mức tăng 33% trong hiệu suất công việc.

Thêm một điểm, khi nhân viên cảm thấy được chấp nhận, được đánh giá cao và được trao quyền, họ cũng hạnh phúc hơn, có động lực hơn, làm việc hiệu quả hơn và công ty cũng dễ dàng giữ họ gắn bó hơn. Kết quả là, các công ty có sự đa dạng về nhân sự sẽ giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo.

Mức độ gắn kết của nhân viên cao hơn

Khi nhân viên trong nhóm của bạn cảm thấy họ thực sự là một thành viên trong đội ngũ, là một phần tạo nên sự đa dạng, được đánh giá cao và được trao quyền, họ có xu hướng chủ động và tích cực tham gia nhiều hơn vào các hoạt động của team. Theo một nghiên cứu từ Deloitte Australia, khi các đội ngũ càng đa dạng sẽ càng mang lại mức độ tương tác cao, tính gắn kết giữa các thành viên cũng cao hơn. Đội ngũ đồng lòng, chắc chắn hiệu quả công việc sẽ không ngừng nâng cao.

Nhiệm Vụ Hoàn Thành Xuất Sắc

Có khá nhiều phương pháp xác định và quản trị mục tiêu, đo lường hiệu quả công việc. Mỗi tổ chức, đội nhóm sẽ có những lựa chọn khác nhau phù hợp với đặc thù lĩnh vực và định hướng riêng. Tại Việt Nam, hiện được xem là 2 chỉ số phổ biến nhất, nếu doanh nghiệp biết cách kết hợp linh hoạt sẽ đem lại hiệu quả vô cùng chặt chẽ và toàn diện.

OKR và KPI

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá hiệu suất, là chỉsố  định lượng đo lường mức độ hiệu quả công việc nhằm đạt được mục tiêu công việc của mỗi cá nhân và tổ chức. Việc cụ thể hóa mục tiêu của doanh nghiệp thành các chỉ số KPI sẽ giúp kiểm soát chính xác kết quả theo các con số, tạo động lực cho nhân viên, cũng như tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên.

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results – Kết quả và Mục tiêu then chốt. Hiểu rộng ra, OKR là một phương pháp quản trị thông qua mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp thiết lập dựa trên tình hình thực tế và sự kỳ vọng. Mục tiêu đó được đo lường bằng những kết quả then chốt nhất.

Như vậy, OKR và KPI khi kết hợp với nhau có thể giúp các công ty, tổ chức, đội nhóm thực hiện các mục tiêu quan trọng khác nhau. Cách đơn giản nhất để triển khai kết hợp 2 phương pháp này chính là đưa KPI trở thành Key Result (kết quả then chốt) trong hệ thống OKR.

Hướng dẫn xác định & quản trị mục tiêu với OKR và KPI

Để có thể lèo lái toàn đội ngũ trên một con thuyền tiến về đích, hãy xác định và quản trị mục tiêu theo hướng dẫn chi tiết các bước triển khai OKR và KPI dưới đây

Bước 1: Xác định mục tiêu lớn (Objectives) của tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định

Bước 2: Vạch rõ các kết quả then chốt cần đạt được (Key Results) bám sát theo mục tiêu đã đề ra

Bước 3: Phân nhỏ các kết quả then chốt về từng phòng ban, bộ phận, đội nhóm và chi tiết tới từng cá nhân

Lưu ý: kết quả cần được lượng hóa thành con số để dễ dàng thực thi và đo lường, đi kèm với timeline cụ thể để công việc đạt hiệu quả cả về chất lượng lẫn tiến độ (KPI)

Bước 4: Theo dõi và đánh giá việc triển khai các nhiệm vụ.

Việc phân chia, sắp xếp và phân tầng nhiệm vụ để triển khai tới từng nhân sự được xem là vô cùng quan trọng giúp giao việc “đúng người đúng chức năng” và đảm bảo tính công bằng trong tổ chức.

Ví Dụ Thực Tế

Dưới đây là ví dụ minh họa về kết hợp OKR & KPI cho phòng Kinh Doanh và phòng Marketing hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp:

Lưu ý:
- Mục tiêu thường phân bổ theo quý/ tháng/ tuần để dễ dàng thực hiện, đo lường cho các team, đặc biệt trong việc theo dõi, đánh giá kết quả

- Phần đánh giá nên thực hiện định kỳ khoảng 1 lần/tuần để leader và cả team nắm được tình hình tổng thể, từ đó đ) ra các hành động đi)u chỉnh kịp thời khi cần

- Ngoài việc đánh giá hoàn thành hay không hoàn thành, leader nên khuyến khích các thành viên cố gắng hơn, sáng tạo và chủ động hơn để không ngừng cải tiến hiệu quả công việc.

Tổng kết

Một đội ngũ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, là đội ngũ xuất sắc cả về con người lẫn khả năng thiết lập, quản trị, thực hiện mục tiêu công việc. Hi vọng tài liệu trên đây sẽ là hướng dẫn hữu ích giúp các CEO/ leader/ manager có thể phát triển và xây dựng đội ngũ ngày một vững mạnh, gắn kết, chinh phục và hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao.

Cùng theo dõi website Gitiho để đón xem những bài viết mới nhất và hữu ích liên quan đến chủ đề Kỹ năng quản lý nhé.