Xây dựng hoạt động đào tạo nội bộ như thế nào để hiệu quả?

Trong quá trình làm việc với khách hàng doanh nghiệp, Bách thường thấy điểm chung là đào tạo tập trung có kế hoạch, nghĩa là việc đào tạo đã được lên kế hoạch từ trước, mời chuyên gia về đào tạo cho một nhóm nhân sự cụ thể.

Điểm mạnh của hình thức này là sự tương tác, là hoạt động teambuilding gắn kết trong quá trình học và sự kỳ vọng hiệu quả đào tạo cao hơn bất kỳ hình thức nào khác,

Nhưng, một trong những điểm hạn chế của việc đào tạo tập trung là “Đường cong lãng quên” nghĩa là chúng ta thường quên tới 80% sau 3-4 ngày học, chúng ta chữ thầy trả thầy chỉ sau vài ngày, nếu những gì vừa học không được áp dụng ngay có thể sẽ ra đi mãi mãi.

Đường cong lãng quên chỉ là một phần hạn chế của phương thức đào tạo tập trung, điểm hạn chế lớn nhất là sai đối tượng học. Hầu hết các doanh nghiệp thường ưu tiên đào tạo Leadership skills cho lãnh đạo cấp trung, cấp cao còn những nhân sự là người thực thi chính thì lại rất hạn chế, nếu có thì chỉ là nội bộ tự chia sẻ với nhau (Theo Brandon Hall Group’s Leadership Development Study thì trung bình 1 năm các Cty ở US dành tới 82% ngân sách đào tạo để training Technical skills, Business skills, Compliance skills, other skills cho nhân sự) điều đó vô tình làm giảm chất lượng và hiệu suất làm việc.

Bên cạnh đó, đào tạo tập trung cần một ngân sách rất lớn cho đào tạo. Nếu với một doanh nghiệp với quy mô 1.000 nhân sự, ngân sách đào tạo tập trung 1 skill cho 1 nhân sự trung bình khoảng 3M, thì một năm doanh nghiệp cần 3B, nếu x 5 lần skills cần đào tạo thì con số này lên tới 15B.

Trong một số cuộc khảo sát của Gitiho với khách hàng doanh nghiệp, thì hầu hết khách hàng đều cho rằng việc đào tạo tập trung gặp nhiều khó khăn trong việc tổ chức do phải kêu gọi tập trung nhân sự đi học trong nhiều ngày, nhiều nhân sự không sắp xếp được công việc, ảnh hưởng tới công việc dang dở tại doanh nghiệp nên đây có thể coi là một hạn chế trong trong hoạt động đào tạo tập trung.

Cách đây nhiều năm, khi mình được một người bạn chia sẻ về trải nghiệm Onboarding tại một công ty của Đan Mạch, Cty này có hơn 80K nhân viên trên toàn cầu. Bạn mình chia sẻ rằng 70% các hoạt động training đều được số hoá, mỗi nhân sự bước vào Cty đều có một lộ trình đào tạo và đề thi chờ sẵn, mỗi giai đoạn trong hợp đồng lao động là một thử thách nhỏ trong học tập cần vượt qua như giai đoạn thử việc, do đó việc học tập được diễn ra chủ động mà không cần phải có buổi đào tạo tập trung nào.

Việc áp dụng E-Learning vài doanh nghiệp có lẽ không mới, vì ở VN hầu hết các Cty quy mô lớn đã triển khai hơn 10 năm nay, đây là cách mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để tối ưu hiệu quả và chi phí cho đào tạo. Đây là phương pháp dễ dàng để doanh nghiệp xây dựng được hệ tri thức doanh nghiệp, dễ dàng tổ chức các đợt đào tạo với quy mô lớn nhỏ mà chi phí không đáng kể.

Tuy nhiên, E-Learning không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai hiệu quả, bởi sự hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào văn hoá học, vào cách thức tổ chức và năng lực thực hiện của đội ngũ LnD.

Cách đây 2 năm, mình được một người bạn giới thiệu tới một dự án Số hoá hoạt động đào tạo cho một Cty chứng khoán. Khi nhận được bảng mô tả yêu cầu tính năng hệ thống e-learning do team LnD xây dựng, mình giật mình vì sự đồ sộ của nó, họ đưa ra một bản vẽ 77=49 tính năng cần có, nhiều tới mức một team IT 5 người có thể cần 4-6 năm để xây dựng. Rồi 1 năm trôi qua, mình hỏi lại thì họ cũng đã xong hệ thống e-learning khi ký hợp đồng với 1 Cty “người quen” của sếp mới, và hệ thống này chỉ cần đơn giản là học được online, còn lại không cần thiết, một quyết định của sếp mới mình đánh giá hiệu quả.

Ví dụ trên mình đưa ra để làm đại diện cho một thực trạng lập kế hoạch, thiết kế nhu cầu quá phức tạp của đội ngũ LnD tại hầu hết các doanh nghiệp, dẫn đến việc triển khai e-learning trở nên phức tạp và khó thực hiện được.

Sau khi có hệ thống e-learning, thì một việc nữa cũng không kém phần khó, đó là: Số hoá nội dung. Rất nhiều doanh nghiệp chi ra 20-30B để xây dựng một hệ thống e-learning, nhưng trong hệ thống chỉ vài ba video được ghi lại từ những buổi đào tạo về sản phẩm, về văn hoá doanh nghiệp qua phần mềm Zoom. Trong đào tạo, thì digital content gồm các video khoá học, material, exam question mới là quan trọng và những thứ này thì trên internet thì lại không thiếu.

Về hoạt động đào tạo, e-learning khác với cách làm đào tạo tập trung truyền thống, nếu bạn cũng kêu gọi, gom nhóm ae vào học theo từng đợi, thì cũng có kết quả phần nào đó. Nhưng, để đạt hiệu quả cao nhất được đo bằng outcome thì đúng thời điểm mới quan trọng. Nghĩa rằng thay vì đào tạo tập trung, anh em làm LnD nên training các trưởng bộ phận trở thành những người làm LnD trong nhóm của mình, thấy ae trong team yếu điểm gì hoặc cần vượt qua thách thức gì thì hướng dẫn cho họ học, học tới đâu áp dụng vào giải quyết công việc tới đó, kết quả của công việc là outcome của đào tạo, lúc này vừa đo được hiệu quả đào tạo vừa hoàn thành công việc.

Để bạn dễ hình dung, thì bạn hãy thử nghĩ xem trong các tình huống bạn từng tự học mà thấy hiệu quả là gì, ví dụ như chuẩn bị thi học kỳ, chuẩn bị thi đại học, chuẩn bị cho một vị trí công việc mới…

Việc đào tạo đúng thời điểm không cần đào tạo tập trung, cũng không cần người giám sát, chỉ cần chúng ta có sẵn nội dung cho đào tạo, nhân sự cần phải học gì thì có nội dung học cái đó.

Khi tư vấn cho khách hàng của mình, trừ đào tạo Onboarding mình luôn chia sẻ rằng đào tạo qua e-learning đúng thời điểm là quan trọng nhất, nên kết hợp với các đề thi online để giúp họ gỡ bỏ những nghi vấn về kiến thức đã học, cộng với việc nên thường xuyên tổ chức các buổi workshop trong 1-3 giờ để họ có cơ hội chia sẻ với người khác, vừa là giúp họ nắm vững hơn và cũng là giúp người khác thấy tầm quan trọng của việc học kỹ năng đó, qua đó chúng ta đo được hiệu quả output và tất nhiên kết quả được đo bằng outcome cũng tự ngon.

Trên là chia sẻ của mình về hoạt động đào tạo nội bộ mà các doanh nghiệp có thể thực hiện, đây là kinh nghiệm và đúc kết qua việc mình đã triển khai thành công ở chính Công ty mình làm việc, ở tương đối nhiều doanh nghiệp mình tư vấn. Nếu bạn cho rằng những gì mình chia sẻ chưa đủ thuyết phục hoặc chặt chẽ, bạn hãy phản biện để mình có thêm cơ hội phát triển chính mình.