3 tính năng cực hay của công cụ Fill trong Excel có thể bạn chưa biết

Excel cung cấp cho chúng ta hàng trăm công cụ khác nhau để xử lý công việc hiệu quả. Trong bài viết này, chúng mình sẽ giới thiệu cho bạn về 3 tính năng cực hay của công cụ Fill trong quá trình tìm hiểu và học Excel online. Hãy cùng theo dõi nhé!

Trước hết, các bạn tải file tài liệu chúng mình đã để trong phần “Tài liệu đính kèm” để có thể thực hành ngay trong lúc đọc bài viết. Khi tải về file sẽ nằm ở định dạng file nén nên các bạn cần giải nén ra để sử dụng. Chúng mình đã đặt tên file cùng tên với 3 phần của bài viết nên đọc đến đâu thì các bạn mở tệp tài liệu tương ứng lên để thực hành đến đó nhé.

3 tính năng cực hay của công cụ Fill trong Excel

Đánh số thứ tự với Fill trong Excel

Bây giờ các bạn mở file tài liệu của phần đánh số thứ tự lên sẽ thấy một bảng dữ liệu như sau:

Nếu có yêu cầu đánh số thứ tự cho bảng này thì các bạn sẽ dùng cách nào? Có thể nhiều bạn sẽ nghĩ đến việc điền số 1 và 2 vào hai dòng đầu tiên ở cột số thứ tự rồi kéo ô vuông màu xanh đi xuống để điền tiếp các dòng khác. Cách này không sai nhưng sẽ khiến bạn mất thời gian nếu số lượng dòng lên đến hàng trăm hay hàng nghìn.

Cách tốt hơn là chúng ta sẽ sử dụng công cụ Fill trong Excel để đánh số thứ tự theo các bước sau:

Bước 1: Nhập số 1 vào dòng đầu tiên rồi chọn toàn bộ vùng cần đánh số thứ tự

Bước 2: Các bạn bấm vào thẻ Home > chọn mục Fill trong nhóm công cụ Editing > chọn mục Series trong danh sách thả xuống khi bấm vào Fill.

Bước 3: Tại bảng chọn Series, các bạn không thay đổi gì mà chỉ cần bấm vào OK là Excel sẽ tự động điền số thứ tự vào bảng chọn của bạn.

Nếu bạn muốn đánh số thứ tự cho số hàng ít hơn số hàng trong vùng đã chọn thì cần điền thêm dữ liệu vào mục Stop value như thế này:

Trong trường hợp các bạn muốn đánh số thứ tự của hàng nghìn dòng thì chúng ta sẽ bỏ qua bước chọn vùng dữ liệu. Các bạn chỉ cần nhập số 1 vào ô đầu tiên của cột, sau đó vào Fill > Series > điền thông số như trong hình ảnh sau rồi bấm OK là được.

Để học thêm nhiều mẹo và thủ thuật làm việc với Excel, bạn có thể tham khảo khóa học sau của Gitiho:

Nối nhiều ô thành một ô với Fill trong Excel

Bây giờ các bạn mở file tài liệu về phần nối nhiều ô thành một ô lên sẽ thấy một bảng dữ liệu như sau:

Yêu cầu đặt ra ở đây là chúng ta phải ghép nối dữ liệu từ các ô khác nhau này thành một địa chỉ hoàn chỉnh chỉ nằm tại một ô. Cách thực hiện bằng công cụ Fill trong Excel như sau:

Bước 1: Tăng độ rộng cột B để đủ chứa hết thông tin bằng cách đưa con trỏ chuột lên đầu cột => kéo sang phải khi thấy biểu tượng như trong hình dưới đây hiện lên.

Bước 2: Bôi đen vùng chứa các dữ liệu cầng ghép nối.

Bước 3: Vào thẻ Home > chọn mục Fill trong nhóm Editing > chọn mục Justify trong danh sách xổ xuống khi bấm vào Fill.

Kết quả mà chúng ta thu được như sau:

Xem thêm: Cách áp dụng gộp ô (Merge Cell) hiệu quả trong bài thi MOS Excel mới nhất

Tách họ và tên với Fill trong Excel

Bây giờ các bạn mở file tài liệu dùng để tách dữ liệu họ và tên ra các cột khác nhau lên sẽ thấy một bảng tính như sau:

Chúng ta dùng công cụ Fill trong Excel để tách tên theo cách bước sau:

Bước 1: Nhập nội dung mẫu cho dòng đầu tiên. Khi dùng tính năng này chúng ta cần tách mẫu để Excel có thể hiểu được.

Bước 2: Bôi đen vùng dữ liệu dùng để chứa thông tin đã tách. Ở đây chúng mình sẽ bôi đôi một sô ô ở cột Họ.

Bước 3: Vào thẻ Home > chọn mục Fill trong nhóm Editing > chọn mục Flashfill trong danh sách xổ xuống khi bấm vào Fill.

Các cột còn lại các bạn có thể thực hiện tương tự để thu được kết quả như sau:

Mẹo: Thao tác của bước này có thể được thay thế bằng tổ hợp phím tắt Excel Ctrl + E.

Xem thêm: Cách tách dữ liệu từ một ô ra nhiều ô cực nhanh trong Excel và ngược lại

Kết luận

Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn cho các bạn 3 tính năng cực hay của công cụ Fill trong Excel. Hãy áp dụng vào công việc hàng ngày của bạn để giảm bớt thời gian thao tác, nâng cao hiệu quả hơn nữa nhé.

Chúc các bạn thành công!