4 công cụ truyền thông nội bộ phổ biến doanh nghiệp nên có

Truyền thông nội bộ như một sợi dây kết nối thông tin và ý chí của lãnh đạo tới nhân viên trong doanh nghiệp, cũng như kết nối các nhân viên xích lại gần nhau hơn. Và công cụ truyền thông nội bộ có nhiệm vụ mang những thông tin, ý chí đó tới nhân sự trong công ty. 

Vậy, có những công cụ truyền thông nội bộ nào doanh nghiệp có thể triển khai để đảm bảo thông tin đến với nhân viên được đầy đủ, chính xác và thu hút nhất? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Xem thêm: Khóa học truyền thông nội bộ bài bản, chuyên nghiệp

Lợi ích của công cụ truyền thông nội bộ

Hoạt động truyền thông nội bộ giúp truyền đạt thông tin từ lãnh đạo tới nhân viên, đồng thời tăng tính gắn kết, tương tác giữa nhân viên với nhân viên và nhân viên với lãnh đạo. 

Nếu trước đây, việc truyền đạt thông tin này chỉ được diễn ra dưới hình thức công bố, truyền miệng, thì giờ đây, nhờ các công cụ truyền thông nội bộ mà các thông tin được truyền đạt một cách đầy đủ hơn, chính xác và thu hút hơn, có thể lưu lại và sử dụng sau này. 

Những lợi ích mà các công cụ truyền thông nội bộ mang lại cho hoạt động truyền thông nội bộ là:

1. Truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian
2. Thông tin được truyền đi chính xác và có thể lưu trữ, đối chiếu sau này
3. Tạo sự tương tác hai chiều và duy trì, kéo dài sự tương tác
4. Số lượng người tiếp cận lớn mà không mất nhiều công sức, chi phí
5. Giúp chuyển hóa thông tin một cách sáng tạo, thu hút và dễ tiếp thu

4 công cụ truyền thông nội bộ phổ biến mà doanh nghiệp nên có

Tùy vào tính chất và mục đích truyền tải thông tin, doanh nghiệp sẽ lựa chọn công cụ truyền thông nội bộ cho phù hợp. 

Email nội bộ 

Email nội bộ là công cụ truyền thông nội bộ mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên có. Việc truyền thông nội bộ qua email sẽ giúp thông tin tiếp cận được nhiều người cùng một lúc, không quan trọng họ có mặt ở công ty hay không, đồng thời đảm bảo được nhân viên sẽ nhận được thông tin cần truyền đạt (vì email là công cụ làm việc, cần kiểm tra thường xuyên). 

Email truyền thông nội bộ đặc biệt phù hợp với các thông tin mang tính chất trang trọng hoặc các thông báo quan trọng, cần sự đảm bảo nhận tin và xác nhận thông tin như:

1. Thông báo về sự bổ sung, thay đổi chính sách, quy trình, quy định mới của doanh nghiệp
2. Thông tin lương thưởng, chế độ; nhân sự
3. Khi giao - nhận công việc
4. Thông báo về các hoạt động nội bộ như các buổi họp, buổi đào tạo; team building, company trip,….

Để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng công cụ truyền thông email, doanh nghiệp nên có hệ thống tracking (theo dõi) lượt mở/click vào email đã gửi.

Tạp chí nội bộ

Tạp chí nội bộ là một công cụ được khuyến khích sử dụng tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp chú trọng vào truyền thông nội bộ. Tạp chí nội bộ sẽ được xuất bản định kỳ, thường theo tuần, tháng hoặc quý. 

Nội dung của tạp chí nội bộ ngoài các thông tin quan trọng của doanh nghiệp trong tuần, trong tháng hoặc năm còn có thể xen kẽ các nội dung cập nhật kiến thức chuyên môn, kỹ năng thực hiện công việc; các bài chia sẻ, phỏng vấn; mini game nội bộ… 

Với công cụ truyền thông nội bộ này, thông tin được đưa tới nhân sự không chỉ đầy đủ chính xác, mà nội dung cũng phong phú, thu hút  hơn, hình thức thể hiện sáng tạo và gây ấn tượng hơn rất nhiều.

Tạp chí nội bộ không chỉ được thể hiện trên dạng in truyền thống, mà có thể xuất bản dưới dạng tạp chí điện tử, ebook, infographic… giúp linh hoạt, sáng tạo hình thức thể hiện, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả truyền thông.

Mạng truyền thông nội bộ (Mạng xã hội cho doanh nghiệp)

Mạng truyền thông nội bộ sẽ mang tới cảm giác như doanh nghiệp thu nhỏ trên nền tảng online, giúp doanh nghiệp xây dựng "hệ sinh thái" riêng biệt, và đặc biệt được các doanh nghiệp ưa chuộng hiện nay vì mạng truyền thông nội bộ có thể:

• Truyền tải thông tin tới rộng rãi đối tượng, tỷ lệ tiếp cận thông tin cao
• Thông tin được thể hiện dưới các hình thức phong phú, đa dạng, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ nhưng vẫn sáng tạo và thu hút.  
• Tăng sự tương tác: Chia sẻ ý kiến, bình chọn, đặt câu hỏi và được giải đáp trực tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên hoặc giữa các nhân viên với nhau…

Mạng truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp có thể áp dụng như: Group Facebook, Workplace by Meta, Base Inside…

Họp nội bộ định kỳ

Một phương thức truyền thông nội bộ truyền thông nội bộ truyền thống nhưng chưa bao giờ lỗi thời chính là tổ chức các buổi họp nội bộ định kỳ. Những buổi họp này thường để truyền thông những thông tin quan trọng từ ban lãnh đạo tới các quản lý cấp cao và cấp trung, sau đó quản lý các cấp sẽ phổ biến tới nhân sự trong bộ phận của mình. 

Các buổi họp nội bộ cần được diễn ra định kỳ hàng tuần để đảm bảo cập nhật đầy đủ thông tin, tiến độ công việc, vì vậy, phương thức này có thể gây mất thời gian của nhân sự, đồng thời gây ra tình trạng “Tam sao thất bản”, truyền đạt không đầy đủ, chính xác thông tin giữa các cấp, khiến việc thực hiện công việc gặp gián đoạn

Tổng kết

Trên đây là 4 công cụ truyền thông nội bộ phổ biến, tiện lợi và phù hợp với xu thế thời đại mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Các công cụ như tạp chí nội bộ, mạng xã hội nội bộ cần đầu tư rất nhiều công sức và thời gian để sản xuất nội dung chất lượng, vì vậy, doanh nghiệp cần có phương án bố trí nhân sự cho phù hợp để đảm đương tốt công việc truyền thông nội bộ.