5 Cách thêm file PDF vào bản trình bày PowerPoint

PowerPoint là một phần mềm trình chiếu trong bộ công cụ Microsoft Office, được đông đảo học sinh, giáo viên hay giới văn phòng sử dụng cho những bài thuyết trình của mình. Có thể bạn đã quen với những kiến ​​thức cơ bản về PowerPoint, nhưng bạn đã bao giờ thử thêm tài liệu từ các nguồn khác vào bản trình bày của mình chưa?

Trong bài học Powerpoint này, tôi sẽ hướng dẫn bạn một số phương pháp thêm file PDF vào bản trình bày PowerPoint. Bên cạnh đó, bạn có thể thành thạo tất cả các chức năng trong Powerpoint và rèn luyện tư duy thiết kế của mình thông quá khóa học:

Thêm file PDF dưới dạng đối tượng vào bản trình bày PowerPoint

PowerPoint sử dụng thuật ngữ objects (đối tượng) để mô tả bất kỳ file bên ngoài nào mà bạn thêm vào bản trình bày của mình. Do đó, bạn có thể sử dụng quyền này để thêm file PDF theo các bước sau:

 

1. Mở bản trình bày PowerPoint mà bạn muốn thêm PDF.
2. Truy cập slide mà bạn muốn file PDF xuất hiện bằng cách nhấp vào sidebar bên trái.
3. Chọn tab Insert ở trên cùng, tìm phần có nội dung Text và nhấp vào biểu tượng Object.
4. Màn hình kết quả sẽ hỏi xem bạn có muốn tạo một đối tượng mới hay bạn muốn tạo một đối tượng từ một file. Chọn tùy chọn Create from file vì bạn muốn thêm file PDF.
5. Nhấp vào Browse để đi đến thư mục PDF và chọn file PDF. Sau đó nhấp vào OK trong hộp thoại Insert Object.
    

File PDF của bạn sẽ xuất hiện trong bản trình bày PowerPoint dưới dạng một đối tượng. Bạn có thể nhấp vào file để di chuyển xung quanh hoặc sử dụng các góc của đối tượng để mở rộng khu vực cho file PDF. Nó sẽ xuất hiện dưới dạng một biểu tượng có thể nhấp để mở PDF, vì vậy phương pháp này hữu ích hơn trong việc thêm tài liệu tham khảo thay vì hiển thị nội dung của một file PDF trong slide.

Chèn file PDF dưới dạng tác vụ trình chiếu slide

PowerPoint cho phép thêm hành động vào các đối tượng trong bản trình bày để bạn thực hiện một tác vụ khi bạn (hoặc người khác) nhấp vào một đối tượng. Bạn có thể sử dụng tính năng này để mở file PDF dưới dạng tác vụ trình chiếu slide.

1. Để thêm một hành động vào đối tượng PDF, bạn hãy thực hiện thao các bước sau:
2. Mở bản trình bày của bạn, tìm đối tượng PDF mà bạn đã thêm trước đó và nhấp vào nó.
3. Nhấp vào menu Insert ở trên cùng, tìm phần Links và chọn Action.
4. Bạn có thể chọn mở file PDF khi nhấp hoặc di chuột vào đối tượng. Chọn tab bạn thích từ trên cùng.
5. Chọn tùy chọn Object action và chọn Open từ menu thả xuống. (Tùy chọn này giống như Activate Contents instead) Sau đó nhấp vào OK ở dưới cùng.

Thao tác này sẽ mở file PDF khi bạn nhấp vào hoặc di chuột qua đối tượng PDF trong bản trình bày.

Chèn file PDF vào bản trình bày dưới dạng hình ảnh

Đây là cách chèn file PDF vào PowerPoint dưới dạng file hình ảnh. Thao tác này sẽ chụp file PDF của bạn và thêm file đó dưới dạng hình ảnh vào slide bạn đã chọn. Tuy nhiên, nếu dùng cách này, bạn sẽ không tương tác được với văn bản hoặc hình ảnh trong file PDF.  Dưới đây là các bước thực hiện:

 

1. Mở bản trình bày của bạn bằng PowerPoint.
2. Trong khi chờ PowerPoint mở bản trình bày, bạn cần khởi chạy file PDF trong Acrobat Reader DC. Các trình đọc PDF khác cũng hoạt động ở chế độ toàn màn hình.
3. Nhấp vào menu View ở trên cùng và chọn Full Screen Mode. Nếu bạn không thực hiện thao tác này, PowerPoint cũng sẽ chụp cả các phần khác trên màn hình.
4. Quay trở lại cửa sổ PowerPoint (sử dụng phím tắt Alt + Tab).
5. Trong PowerPoint, nhấp vào tab Insert ở trên cùng, chọn Screenshot và chọn cửa sổ Acrobat Reader DC window.

PowerPoint sẽ chụp ảnh màn hình trang PDF và thêm vào slide hiện tại của bạn. Để thêm một trang khác từ file PDF, bạn chỉ cần giữ trang đó mở trong Acrobat Reader DC trong khi chụp ảnh màn hình từ PowerPoint.

Thêm nội dung PDF vào bản trình bày PowerPoint

Bạn nên sử dụng phương pháp thủ công này để thêm file PDF vào PowerPoint nếu nội dung văn bản không quá nhiều hoặc nếu chỉ thêm một vài hình ảnh. Bạn chỉ cần sao chép và dán nội dung PDF vào bản trình bày. Các bước thực hiện như sau:

1. Mở file PDF trong trình đọc PDF như Acrobat Reader DC.
2. Nhấp vào công cụ selection ở trên cùng để chọn văn bản và hình ảnh trong file.
3. Chọn và đánh dấu văn bản bạn muốn thêm vào bản trình bày.
4. Nếu bạn muốn thêm hình ảnh từ file PDF này vào bản trình bày thì chỉ cần nhấp vào hình ảnh để đánh dấu.
5. Nhấn phím tắt Ctrl + C trên bàn phím để sao chép nội dung đã chọn vào khay nhớ tạm.
6. Đi tới bản trình bày PowerPoint của bạn và nhấn Ctrl + V để dán nội dung từ file PDF.

Nếu vì lý do nào đó mà phím tắt không hoạt động, bạn có thể sử dụng menu Edit để sao chép nội dung từ các file của mình. Trong trường hợp bạn không thể chọn nội dung PDF thì có thể chụp ảnh màn hình phần muốn sao chép và dán vào PowerPoint.

Chuyển đổi file PDF thành bản trình bày PowerPoint

Nếu bạn muốn thêm tất cả các trang file PDF vào bản trình bày thì bạn nên chuyển đổi toàn bộ file PDF của mình thành bản trình bày PowerPoint . Điều này rất dễ thực hiện và có thể thực hiện được trong Acrobat Reader DC cũng như các dịch vụ trực tuyến.

Dưới đây là cách sử dụng dịch vụ trực tuyến Smallpdf để biến file PDF thành bản trình bày PowerPoint:

 

1. Mở trình duyệt và truy cập trang PDF sang PPT trên trang Smallpdf.
2. Nhấp vào Choose Files để upload file PDF từ máy tính của bạn hoặc chỉ cần kéo và thả file đó vào bảng điều khiển. Nếu file PDF của bạn nằm trên Dropbox hoặc Google Drive thì hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên và chọn một dịch vụ thích hợp để đăng nhập bằng tài khoản đó.
3. File PDF của bạn sẽ chuyển đổi thành file PowerPoint.
4. Khi chuyển đổi xong, nhấp vào Download để tải xuống file đã chuyển đổi.
5. Khởi chạy bản trình bày mới và bạn có thể tự do thêm, chỉnh sửa và xóa các slide khỏi tài liệu mới được chuyển đổi.

Thêm file PDF vào PowerPoint trên máy Mac

Nếu bạn sử dụng PowerPoint trên máy Mac thì sẽ không thể thêm file PDF vào bản trình bày dưới dạng một đối tượng như được mô tả ở trên. PowerPoint sẽ hiển thị lỗi vì liên kết đối tượng của Office không được hỗ trợ đầy đủ trên macOS.

Để khắc phục hạn chế này, bạn cần thêm nội dung từ file PDF của mình vào bản trình bày theo cách thủ công như tôi đã hướng dẫn ở trên. Một cách khác là liên kết đến file PDF từ các slide. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào menu Insert  và chọn Hyperlink.

PowerPoint của bạn bây giờ sẽ là một tập tin PDF và sẽ giữ lại nhiều hình thức ban đầu của nó chỉ trong một định dạng khác nhau. Điều này rất lý tưởng cho việc gửi email hoặc chia sẻ trực tuyến.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm việc với nhiều hình ảnh trong PowerPoint

Hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn có thêm các tùy chọn khi cần thêm PDF và bài thuyết trình của mình. Đừng quên tham gia Gitiho.com ngay hôm nay nhé, chúng tôi còn nhiều thủ thuật tin học văn phòng khác chờ bạn khám phá.